摘 要:隨著媒體融合縱深發(fā)展,媒體格局、輿論生態(tài)與傳播方式發(fā)生深刻變化,需要廣播電視媒體以內(nèi)容建設(shè)為根本、以先進(jìn)創(chuàng)新為支撐、以管理創(chuàng)新為保障,積極構(gòu)建發(fā)展新模式。檔案管理是管理工作的重要組成部分,需要廣電媒體深刻認(rèn)識(shí)并理解把握數(shù)字技術(shù)與數(shù)據(jù)形態(tài)、傳播形態(tài)等的辯證關(guān)系,逐步構(gòu)建以數(shù)據(jù)為中心的檔案管理模式,為廣電媒體的數(shù)智化轉(zhuǎn)型貢獻(xiàn)力量。文章立足信息化大背景,分析了廣播電視檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題,并從數(shù)字檔案協(xié)同開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)資源體系構(gòu)建、檔案管理制度建設(shè)、管理系統(tǒng)平臺(tái)搭建及專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)幾個(gè)方面,探究廣播電視檔案管理的有效策略,以期為相關(guān)工作的開(kāi)展提供參考。
關(guān)鍵詞:信息化;廣播電視;檔案管理
中圖分類號(hào):G221;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。數(shù)字媒介的快速發(fā)展促進(jìn)了大數(shù)據(jù)資源的整合,使媒體數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出復(fù)雜多變、重疊交叉的現(xiàn)象。在這樣的環(huán)境下,檔案的載體需求發(fā)生改變,逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)載體向電子化、數(shù)字化和信息化載體轉(zhuǎn)換,在促進(jìn)檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的同時(shí),也對(duì)廣電媒體的檔案管理和服務(wù)水平提出了更高要求。為了實(shí)現(xiàn)廣播電視檔案的積累整合、價(jià)值挖掘與拓展利用,廣電媒體應(yīng)緊抓信息化建設(shè)提質(zhì)增效契機(jī),運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)賦能檔案標(biāo)準(zhǔn)化、智能化管理,提高廣播電視檔案工作信息化、數(shù)字化和智能化水平以及電子文件歸檔與電子檔案管理能力,持續(xù)推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)。然而,一些廣電媒體對(duì)檔案管理與服務(wù)數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值認(rèn)識(shí)不清,在檔案管理中難以在現(xiàn)代信息技術(shù)加持下對(duì)分散無(wú)序的廣播電視檔案進(jìn)行科學(xué)的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)與利用,難以適應(yīng)新時(shí)代背景下檔案管理向信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)趨勢(shì)。
一、信息化背景下廣播電視檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題
1.系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)相對(duì)不足
檔案數(shù)字化管理與服務(wù)離不開(kāi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、信息化管理系統(tǒng)與線上管理平臺(tái)。然而,一些廣電媒體在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)工作中不注重與當(dāng)?shù)貦n案局、檔案館及化企業(yè)間的合作,難以充分發(fā)揮各主體優(yōu)勢(shì)推進(jìn)數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)和平臺(tái)的建設(shè),檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)缺乏技術(shù)、設(shè)備和人才的支持與保障。在這種情況下,廣電媒體難以實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期數(shù)據(jù)的整合,也難以根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程開(kāi)展信息化、智能化管理工作,檔案管理缺乏統(tǒng)一、高效的數(shù)字化管理工具。
2.數(shù)字檔案管理不夠規(guī)范
檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)需要建立健全檔案管理制度,運(yùn)用一定的流程標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范推動(dòng)檔案管理向信息化、數(shù)字化和智能化發(fā)展。因此,必須建立一套系統(tǒng)、完善的檔案管理制度,制定詳細(xì)且全面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則與實(shí)施策略。然而,一些廣電媒體在檔案管理中缺乏明確的數(shù)字化檔案管理目標(biāo)與健全的數(shù)字化檔案管理制度,難以在信息化背景下推動(dòng)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的記錄與整理流程和規(guī)范難以適應(yīng)信息化環(huán)境下的檔案管理工作,依賴傳統(tǒng)的檔案管理制度與規(guī)范,廣電媒體難以促進(jìn)檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)的有效統(tǒng)籌,制約了檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。
3.數(shù)字檔案利用效率不高
檔案數(shù)據(jù)對(duì)于廣電媒體來(lái)說(shuō)具有重要的作用與獨(dú)特的價(jià)值。為了適應(yīng)新時(shí)代背景下廣電媒體高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要,應(yīng)充分挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值。然而,一些廣電媒體在檔案數(shù)字化建設(shè)中不注重通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)與平臺(tái)建設(shè)提升檔案管理與服務(wù)能力,制約了檔案信息的深度分析與精準(zhǔn)處理,致使廣電媒體難以在大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)的支持下,從檔案信息中快速總結(jié)發(fā)展成果、分析發(fā)展難題、梳理發(fā)展經(jīng)驗(yàn)及獲取發(fā)展靈感,數(shù)字檔案利用效率并不高,迫切需要廣電媒體提高數(shù)字檔案管理與服務(wù)能力。
二、基于信息化的廣播電視檔案管理策略
1.加強(qiáng)檔案建設(shè)整體部署,促進(jìn)數(shù)字檔案協(xié)同開(kāi)發(fā)
檔案管理信息化、數(shù)字化和智能化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,僅僅依賴媒體力量難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。為了促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí),廣電媒體應(yīng)分析自身發(fā)展?fàn)顩r,結(jié)合發(fā)展短期目標(biāo)與長(zhǎng)期規(guī)劃,在把握“根本點(diǎn)”、找準(zhǔn)“薄弱點(diǎn)”及夯實(shí)“發(fā)力點(diǎn)”的基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的整體部署,為促進(jìn)檔案資源建設(shè)保護(hù)、開(kāi)發(fā)利用提供方向指引與方案保障,推動(dòng)檔案管理數(shù)據(jù)賦能、業(yè)務(wù)協(xié)同、流程再造和手段創(chuàng)新。
廣電媒體應(yīng)建立合作機(jī)制,加強(qiáng)與本地檔案局、檔案館和企業(yè)的合作,充分發(fā)揮各主體的資源優(yōu)勢(shì)、平臺(tái)優(yōu)勢(shì)及宣傳優(yōu)勢(shì),為數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理系統(tǒng)、虛擬檔案室系統(tǒng)、檔案管理監(jiān)督平臺(tái)以及檔案信息資源共享云平臺(tái)等的建設(shè),提供技術(shù)支撐、資金保障與人才支持?;诖?,廣電媒體應(yīng)緊密結(jié)合數(shù)智媒體建設(shè)需要,結(jié)合管理創(chuàng)新要求制定檔案管理目標(biāo),依托高效便捷、立體多元和智慧精準(zhǔn)的檔案服務(wù),呈現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的重要作用與獨(dú)特價(jià)值,讓檔案管理成為媒體高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐,切實(shí)運(yùn)用系統(tǒng)化觀念和數(shù)字化手段,加快數(shù)據(jù)整合應(yīng)用和系統(tǒng)迭代升級(jí),通過(guò)多渠道、跨領(lǐng)域的交流合作,形成檔案管理新格局。
2.注重?cái)?shù)據(jù)收集整合,構(gòu)建數(shù)字資源體系
在傳媒領(lǐng)域,媒體數(shù)據(jù)一直作為新聞價(jià)值的重要呈現(xiàn)方式并被廣泛應(yīng)用。在信息化背景下,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)產(chǎn)生了更多的方式和手段,過(guò)去很多不可量化的對(duì)象,在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈和人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下得到了呈現(xiàn)。在檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)中,廣電媒體要注重?cái)?shù)據(jù)的收集與整合,實(shí)現(xiàn)媒體數(shù)據(jù)的智能化再造,以構(gòu)建檔案數(shù)字資源體系,為檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持與保障。
第一,廣電媒體應(yīng)進(jìn)行音頻、視頻和圖文等檔案資源的數(shù)據(jù)化處理。廣電媒體在長(zhǎng)期發(fā)展中累積了相當(dāng)數(shù)量的各類文書和技術(shù)材料的紙質(zhì)檔案,分散在各個(gè)部門保存,檔案信息相對(duì)零散,容易出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范、檔案利用率低等問(wèn)題。為此,廣電媒體應(yīng)按照國(guó)家檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后,拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料,然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集,自動(dòng)生成元數(shù)據(jù)信息,便于以虛擬化、數(shù)字化的形式進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)與呈現(xiàn)。在檔案采集中,應(yīng)校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料,并對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污和去黑邊等處理,由專人再次對(duì)檔案原件和數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔,確保檔案數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確、可靠。
廣電媒體應(yīng)打造數(shù)據(jù)中臺(tái),促進(jìn)各類檔案數(shù)據(jù)的整合與分析。廣電媒體應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源中臺(tái)建設(shè),借助數(shù)據(jù)中臺(tái)開(kāi)展數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、采集、處理、服務(wù)和分析等活動(dòng),實(shí)現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)的整合,促進(jìn)檔案資源互認(rèn)互信、合作共享。
構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)。廣電媒體要遵循國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn),并制定相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),促進(jìn)檔案資料庫(kù)從物理存儲(chǔ)維度升級(jí)到智能數(shù)據(jù)庫(kù)精準(zhǔn)搜索維度,促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)以網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接,為信息化檔案管理平臺(tái)建設(shè)提供有力支撐。
對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化編目,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的隨時(shí)可存、可管和可用。廣電媒體要對(duì)視頻、音頻和圖文等信息進(jìn)行多模態(tài)標(biāo)記和編目,將一次輸入轉(zhuǎn)為多重輸出,使檔案管理人員能夠借助語(yǔ)言識(shí)別、人臉識(shí)別、OCR識(shí)別、場(chǎng)景切分、標(biāo)簽、內(nèi)容摘要和分類等進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)的快速提取,促進(jìn)廣播電視數(shù)據(jù)的智能化再造。
3.加強(qiáng)制度建設(shè),促進(jìn)檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
檔案管理信息化建設(shè)需要廣電媒體加強(qiáng)制度保障體系建設(shè),通過(guò)制定廣播電視文件材料歸檔制度、廣播電視檔案管理使用制度等,規(guī)范檔案材料的分類歸檔和查詢借閱,確保數(shù)字檔案館運(yùn)行順暢。為了促進(jìn)檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,確保各個(gè)崗位能夠根據(jù)相應(yīng)的工作流程與操作規(guī)范開(kāi)展檔案管理工作。一方面,廣電媒體要制定科學(xué)化、完善化的管理制度,對(duì)崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理及實(shí)體檔案管理等工作進(jìn)行有效統(tǒng)籌;另一方面,應(yīng)規(guī)范組織、流程、采集和驗(yàn)收等工作,有效開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。
例如,在場(chǎng)地管理制度中,廣電媒體應(yīng)規(guī)范人員出入工作場(chǎng)地以及場(chǎng)地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、證件、現(xiàn)場(chǎng)物品和監(jiān)控設(shè)備等管理。具體來(lái)說(shuō),可以就“工作人員出入工作場(chǎng)地”設(shè)計(jì)操作規(guī)范“在檔案加工場(chǎng)所嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、U盤和相機(jī)等可存儲(chǔ)設(shè)備。在加工期間所需要的電子設(shè)備、存儲(chǔ)裝置嚴(yán)禁攜帶出加工場(chǎng)所”“在檔案電子化加工工作結(jié)束后,所有在其間使用、具有存儲(chǔ)功能的設(shè)備,都要將存儲(chǔ)介質(zhì)移交檔案館接收,嚴(yán)禁帶出。在加工期間產(chǎn)生的廢棄資料要統(tǒng)一交由檔案館管理”等。
再如,在崗位管理中,廣電媒體應(yīng)明確數(shù)字化檔案管理中各個(gè)崗位的工作目標(biāo)和職責(zé),并形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)以及獎(jiǎng)懲辦法。第一,廣電媒體應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)崗位業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定工作流程和操作規(guī)范,對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過(guò)程進(jìn)行有效控制;第二,廣電媒體還應(yīng)建立問(wèn)題反饋機(jī)制,以對(duì)檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正;第三,崗位相關(guān)人員在發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí),應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)事人還應(yīng)寫出書面報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任,并按照事件性質(zhì)和情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。同時(shí),廣電媒體還應(yīng)結(jié)合崗位需要,定期開(kāi)展員工培訓(xùn)教育工作,構(gòu)建“線上+線下”的混合式員工培訓(xùn)模式,使數(shù)字化檔案管理人員能夠借助專家講座、學(xué)習(xí)研討會(huì)、線上直播課及外出參觀學(xué)習(xí)等形式學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理知識(shí)與技能,不斷提高檔案管理的信息化、數(shù)字化管理能力,使其能夠更好地適應(yīng)崗位要求,為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)提供人才保障與智力支撐。
在檔案數(shù)據(jù)采集規(guī)范制定中,廣電媒體應(yīng)保存多元數(shù)據(jù),注重細(xì)節(jié),力求程序規(guī)范,對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一道工序的技術(shù)要點(diǎn)、注意事項(xiàng)作出明確規(guī)定。同時(shí),在檔案數(shù)據(jù)錄入后,檔案管理人員還應(yīng)審核數(shù)字文件,避免出現(xiàn)遺漏、重復(fù)錄入等情況,杜絕不清楚、無(wú)法辨認(rèn)的數(shù)字文件,最大限度地展現(xiàn)檔案原貌。此外,還應(yīng)做好檔案驗(yàn)收規(guī)范,制定檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案內(nèi)容、格式等進(jìn)行檢查。
4.建設(shè)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng),提升管理與服務(wù)質(zhì)效
數(shù)字技術(shù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)廣播電視檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)存儲(chǔ)、識(shí)別與管理,還能推動(dòng)平臺(tái)與內(nèi)容的協(xié)同發(fā)展。為了充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值,廣電媒體應(yīng)加快廣播電視檔案全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能升級(jí),加快系統(tǒng)與平臺(tái)建設(shè),持續(xù)提高檔案管理與服務(wù)能力,初步形成整體智治、高效協(xié)同、主動(dòng)服務(wù)以及安全可控的智慧檔案工作新格局。
加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)、虛擬檔案室系統(tǒng)、檔案管理監(jiān)督平臺(tái)和檔案信息資源共享云平臺(tái)等的建設(shè),促進(jìn)檔案管理向信息化、數(shù)字化和智能化發(fā)展。比如,在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中,廣電媒體可以從管理和運(yùn)營(yíng)兩個(gè)方面構(gòu)建檔案管理體系,促進(jìn)檔案工作各環(huán)節(jié)的高效協(xié)同。在管理方面,設(shè)置權(quán)限管理、內(nèi)容加密、電子庫(kù)房管理、規(guī)則自定義、借閱管理和在線查閱等板塊;在運(yùn)營(yíng)方面,設(shè)置目錄著錄、目錄批量導(dǎo)入、批量掛接、單條掛接、關(guān)鍵詞檢索和全文檢索等板塊。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì),促進(jìn)檔案數(shù)字化管理。
制定信息化檔案管理流程,借助結(jié)構(gòu)有序的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、高效管理。廣電媒體應(yīng)確定檔案調(diào)卷、整理著錄、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、文檔歸還及數(shù)據(jù)備份的檔案數(shù)字化加工流程圖,實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的快速準(zhǔn)確地創(chuàng)建、錄入和存儲(chǔ),加強(qiáng)檔案管理核心業(yè)務(wù)的在線辦理,如檔案整理、實(shí)體檔案利用管理、實(shí)體檔案保管、檔案調(diào)研、檔案統(tǒng)計(jì)以及檔案鑒定等,有效提高檔案數(shù)據(jù)智能處理水平?;诖耍瑥V電媒體可以借助網(wǎng)絡(luò)和內(nèi)部系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)多用戶同時(shí)訪問(wèn)和瀏覽信息,提升檔案管理質(zhì)效。
注重檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控,提高檔案數(shù)據(jù)安全防范能力。廣播電視應(yīng)創(chuàng)建科學(xué)的可信存儲(chǔ)和驗(yàn)證體系,并采取一定的安全措施進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)加密和權(quán)限控制。比如,閱檔授權(quán)、定期備份、詳細(xì)記錄閱檔過(guò)程以及采用加密信道傳輸?shù)?,確保檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)用的安全性與可靠性。同時(shí),還要借助檔案管理監(jiān)督平臺(tái)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、識(shí)別、分析、防范和控制工作,盡量將檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)控制在源頭,提升檔案管理的安全性。
促進(jìn)檔案利用知識(shí)化,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值充分挖掘與應(yīng)用。廣電媒體應(yīng)組織并連接各類信息載體與信息來(lái)源,以檔案利用需求為導(dǎo)向,借助檔案信息資源共享云平臺(tái)為用戶提供個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù),促進(jìn)檔案資源的充分應(yīng)用,讓檔案成為媒體創(chuàng)新性高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之,基于信息化背景開(kāi)展廣播電視檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實(shí)意義,其適應(yīng)了廣電媒體數(shù)智化轉(zhuǎn)型升級(jí)的現(xiàn)實(shí)需要,能夠?yàn)閺V電媒體的創(chuàng)新性高質(zhì)量發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持與保障。廣電媒體要清晰地認(rèn)識(shí)信息化背景下檔案管理與服務(wù)的價(jià)值,主動(dòng)強(qiáng)化數(shù)字化、信息化和智能化管理理念,主動(dòng)打造數(shù)字化、智能化和智慧化的廣電媒體數(shù)據(jù)智庫(kù)中心,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共建共享與高效流通,進(jìn)而充分挖掘檔案數(shù)據(jù)的潛藏價(jià)值,讓檔案資源不再局限于被動(dòng)儲(chǔ)存,而是主動(dòng)服務(wù)于廣電媒體的創(chuàng)新性高質(zhì)量發(fā)展,通過(guò)廣電媒體數(shù)智化建設(shè)不斷提升廣電媒體的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
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作者單位: 山東省濟(jì)寧市兗州區(qū)融媒體中心