公立醫(yī)院招標采購體系內部控制優(yōu)化研究

2023年底印發(fā)的《關于進一步加強公立醫(yī)院內部控制建設的指導意見》，強調要完善重點業(yè)務及高風險領域的內部控制措施。公立醫(yī)院的招標采購體系屬于較高風險領域，其內部控制還處于建設階段。本文結合對M公立醫(yī)院招標采購各環(huán)節(jié)的內部控制當前形勢的分析，探討醫(yī)院招標采購體系內部控制的優(yōu)化與完善，助力醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質量發(fā)展。

公立醫(yī)院招標采購體系內部控制現(xiàn)狀

公立醫(yī)院有公益性的基本原則，招標采購內部控制的目標還是為保證醫(yī)院招標采購活動合法合規(guī)，提高資源配置和使用效益。以M公立醫(yī)院為例細化分析其招標采購各環(huán)節(jié)內部控制現(xiàn)狀。

一、內部控制建設方面

M公立醫(yī)院自2018年9月起設置采購統(tǒng)一管理部門——采購部，并明確其職責、審批權限和程序。采購部負責全院統(tǒng)一采購，以及建設多維度采購管理制度、組織開展采購業(yè)務培訓學習等工作。

醫(yī)院成立采購與招標工作領導小組，由院長擔任組長，管理、采購、配送部門分管院領導任副組長，各職能部門負責人任成員，定期召開采購與招標會議，審定醫(yī)院有關采購與招標工作的重要文件、聽取重大項目的招標情況匯報，審定醫(yī)院重大項目采購與招投標實施方案、聽取并審議醫(yī)院年度采購預算執(zhí)行情況報告等。

醫(yī)院近年來修訂完善了院內采購實施細則、院內自主采購實施細則、采購與招標管理辦法、緊急采購管理辦法、招標代理機構管理辦法、合同（協(xié)議）管理辦法等招標采購管理制度。實際操作過程中，對于采購預算與計劃的銜接不夠緊密，部門預算較為籠統(tǒng)。

醫(yī)院采購部配備的人員，主要為非臨床專業(yè)的管理、財務方面人員。面對公立醫(yī)院涵蓋醫(yī)療設備器械耗材、建筑工程、信息、法律等多方面的招標采購工作，目前人員存在對內部控制建設的認識參差、招標采購經驗參差、對法律法規(guī)與行業(yè)專用知識的熟悉程度參差等問題。

二、風險評估方面

M公立醫(yī)院事前使用或管理部門制定采購需求時，存在調研不夠充分、市場競爭可能不夠充分的情形；事中項目評審過程中偶有評審專家不夠嚴謹的問題；事后招標采購檔案歸檔保管仍有待完善。

醫(yī)院有待形成系統(tǒng)針對招標采購環(huán)節(jié)的風險評估機制，并形成風險評估報告。未細分到藥品、醫(yī)療耗材、醫(yī)療設備、基建物資、后勤保障等各部門領域分類進行風險評估。

三、控制活動方面

M公立醫(yī)院采購部負責確定醫(yī)院各類采購項目的組織形式，選擇公開招標、邀請招標、單一來源等采購方式，要根據項目實際情況進行判斷。

醫(yī)院采購部負責審核使用或管理部門報送的采購申請，根據相關規(guī)定指導部門做好需求審查工作。但是醫(yī)院涉及的管理部門專業(yè)多且雜。在制定采購需求時，存在資格條件設置不合理不適配、突發(fā)情況急需、需求設置有指向性、以特定行政區(qū)域或特定行業(yè)的業(yè)績獎項作為加分條件等情況，進一步增加了采購部門工作量；管理部門在編制預算方面，調研論證工作如不夠充分，則對采購部審核工作要求更高。

醫(yī)院采購部有專人負責醫(yī)院招標項目相關文檔資料的立卷及歸檔工作，建立電子檔案，并按規(guī)定上傳采購相關資料。但目前停留在單純匯總層面，項目檔案的完整性、準確性有待查驗。

四、信息與溝通方面

M公立醫(yī)院已通過醫(yī)院管理系統(tǒng)，建立招標采購全流程。但流程較為煩瑣，各部門職能重合之處在銜接配合中有欠缺的部分。

在招標采購環(huán)節(jié)的信息化建設與內部控制的融入方面，因為數據互聯(lián)互通上較差，信息會存在脫節(jié)、遺漏的情形。

五、評價與監(jiān)督方面

M公立醫(yī)院暫未實現(xiàn)內部控制的自我評價體系的建立，不能及時發(fā)現(xiàn)內部控制中存在的問題。醫(yī)院為提高采購效率，簡化采購流程，在委托招標代理公司進行招標的項目時，會在審計或者國資部門的監(jiān)督下抽取院內評標專家參與評標。但對于院內評標專家的業(yè)務培訓和專業(yè)性考核暫未實現(xiàn)，評審專業(yè)能力欠缺保障。

公立醫(yī)院招標采購體系內部控制優(yōu)化研究

一、提升招標采購體系內部控制環(huán)境

（一）健全內部控制組織體系

公立醫(yī)院應充分發(fā)揮黨委的領導作用，招標采購內部控制建設與實施的第一責任人應明確為醫(yī)院黨委主要負責人。醫(yī)院成立采購與招標領導小組，由黨委書記、院長擔任組長，其他院領導任成員。下設由招標采購部門、管理部門、財務部門、法務部門、配送部門負責人組成的工作小組，定期召開采購與招標領導小組會議，討論研究醫(yī)院招標采購各項事宜。建立健全相應監(jiān)督機構，對招標采購各環(huán)節(jié)發(fā)揮審計等部門的監(jiān)督作用。

（二）完善采購管理制度

公立醫(yī)院應在合規(guī)的前提下，依據《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范》《公立醫(yī)院內部控制管理辦法》的要求，以質量優(yōu)先、價格合理、陽光操作、嚴格監(jiān)管的原則，結合醫(yī)療行業(yè)環(huán)境特點，借鑒兄弟醫(yī)院的成熟經驗，建立完善包含醫(yī)院的院內采購實施細則，采購預算管理辦法、采購與招標管理辦法、緊急采購管理辦法、招標代理機構管理辦法、合同（協(xié)議）管理辦法等采購管理制度。

公立醫(yī)院采購業(yè)務應合理設置關鍵崗位，明確崗位職責權限，實行輪崗制度，并明確輪崗周期，應確保采購需求制定與內部審批、招標文件準備與復核、采購執(zhí)行與監(jiān)督檢查等不相容崗位相互分離。屬于“三重一大”事項范圍內的招標采購項目，應當嚴格履行集體決策程序。

（三）增進招標采購內部控制文化建設

公立醫(yī)院應推動內部控制學習常態(tài)化、創(chuàng)新化，加強對采購人員內部控制知識、招標采購知識培訓。例如：內部控制知識培訓，需要結合醫(yī)療領域共性風險及本院的實際情況，在公立醫(yī)院內部定期開展，提高全體人員對醫(yī)療招標采購內部控制的認識。也可以邀請政府部門、會計師事務所、審計師事務所或者招標代理機構前來分享經驗，學習交流內部控制典型案例。針對招標采購知識培訓，應以自主學習溝通談判技巧、市場調研方法及醫(yī)療衛(wèi)生領域專業(yè)知識為主，集體學習討論補充；同時，也應強化崗位職業(yè)道德培養(yǎng)和風險廉潔警示教育。

二、建立醫(yī)院招標采購風險評估機制

建立有針對性的風險評估機制，公立醫(yī)院至少每年組織一次針對資金規(guī)模較大、廉政風險較高的招標采購領域的內部控制風險評估，梳理出各環(huán)節(jié)的風險點，并形成書面風險評估報告，減少腐敗事項的發(fā)生。

充分利用跟蹤審計，提升風險應對能力。評估整個招標采購過程，從事前、事中、事后多方面貫徹風險管理意識，預警可能存在的風險點，實現(xiàn)對風險的有效控制。通過更有針對性的風險應對，可以提升整個招標采購環(huán)節(jié)的質量與效率，獲取更高質量的醫(yī)療服務水平。

三、完善招標采購控制活動

（一）完善招標采購申請、參數編制環(huán)節(jié)

招標采購環(huán)節(jié)從前端申請就應從嚴要求，除填寫項目名稱、預算、申請用途與功能、技術指標、安裝使用地點外，還需明確是否需采購進口設備、采購產品的參考品牌、是否有配套耗材或試劑、成本效益情況、設備可行性論證報告等信息，并調查醫(yī)院是否有在用同類設備、收費情況及醫(yī)保支付政策，為招標采購的順利開展奠定基礎。

醫(yī)院各歸口管理部門在編制參數環(huán)節(jié)，應開展充分的市場調研。根據各公立醫(yī)院實際，在使用科室遞交技術參數后，50萬元及以上的采購項目考慮公開征集意見。通過對潛在投標人提出的參數傾向性方面的建議進行整理匯總，在與使用科室溝通確認后，對技術參數進行完善，提高采購效率，減少質疑率。

（二）合理設置項目預算，合法合規(guī)選擇采購方式

醫(yī)療行業(yè)國產、進口產品價格差距大，種類規(guī)格繁多，也存在獨家或專利技術的情況，對項目預算的設置提出極高的要求。公立醫(yī)院在設置招標采購項目預算時，除可以通過前期征集潛在投標人報價外，還可以通過醫(yī)信達大數據平臺等信息化手段，對同類產品的價格進行收集比較。醫(yī)院還可以利用固定資產管理系統(tǒng)、HRP（醫(yī)院資源規(guī)劃）系統(tǒng)、SPD（醫(yī)院物流信息系統(tǒng)）系統(tǒng)，對在用的耗材、設備價格進行采集，為預算的制定提供更全面的支撐。當預算編制建立在充分的市場調研基礎上時，招標采購成本將得到有效地降低。公立醫(yī)院的各項招標采購活動，要嚴格遵守國家政策法規(guī)和各項醫(yī)院制度規(guī)定。

（三）明確內控目標，加強采購管理

公立醫(yī)院應盡快建立以預算為導向的招標采購體系，明確劃分各部門的職責和歸口管理。避免計劃外采購或者臨時采購過多過頻，影響采購效率及臨床使用。

委托招標代理公司的項目，招標采購文件應編制規(guī)范、合理，加強對評標專家的要求和審核，處理或協(xié)助處理采購招標過程中出現(xiàn)的投訴、質疑等有關問題，依法依規(guī)地開展工作。

（四）完善檔案管理，積極做好合同及供應商管理工作

公立醫(yī)院應有專人負責招標采購檔案整理和分析工作。一方面要準確完整地收集項目檔案數據，明確項目歸檔內容、歸檔年限等信息；另一方面也應分析項目進展情況，以便經濟高效地實現(xiàn)目標，為后續(xù)招標采購項目提供支持。

招標采購工作進入合同履約過程時，也應該做好監(jiān)督檢查工作，減少供應商未按招標要求提供產品、未按約定時間完成供貨、未提供有效資質證件情況的發(fā)生，避免對臨床科室日常使用造成影響。

供應商管理也是招標采購環(huán)節(jié)應完善健全的重要部分。通過建立包括營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、經營許可證、醫(yī)療器械注冊證、企業(yè)財務狀態(tài)、以往業(yè)績內容信息的供應商檔案，定期對其供貨質量及服務質量進行考核，實現(xiàn)管理目的，保障招標采購成果實現(xiàn)。

四、強化信息與溝通

建立公立醫(yī)院內部管理、采購、配送部門定期會商制度，相關部門既相互協(xié)調，也互相監(jiān)督，定期召開協(xié)調會解決流程不順暢的環(huán)節(jié)。充分將制度化的流程，利用信息化技術手段表單化，減少重復環(huán)節(jié)，促進信息有效傳遞。

推進公立醫(yī)院招標采購信息化建設與內部控制建設的融入。醫(yī)院將招標采購流程中涉及的部門的崗位職責、業(yè)務標準、制度流程等嵌入醫(yī)院信息系統(tǒng)，通過信息化的方式進行固化，做好不相容崗位的權限分離。公開透明以減少人為操縱數據或信息的可能性，保障各類信息系統(tǒng)之間達到數據共享，互聯(lián)互通。

公立醫(yī)院招標采購部門可以充分利用招標代理公司的信息資源優(yōu)勢，對醫(yī)院招標采購內部控制環(huán)節(jié)進行分析。通過編制季度工作簡報形式，介紹重大采購項目進展、剖析項目流標原因、收到質疑及處理情況。招標采購部將簡報向院領導匯報，并分發(fā)至各歸口管理部門，既有利于醫(yī)院領導了解招標采購各環(huán)節(jié)內部控制情況，也有利于各歸口管理部門完善各項工作。

五、評價與監(jiān)督

公立醫(yī)院招標采購的內部控制，應定期進行自我評價，如公立醫(yī)院內部評標專家?guī)鞂＜以u估，有條件時委托第三方機構對內部進行評價，并根據評價發(fā)現(xiàn)的問題制定整改措施，促使招標采購內控形成閉環(huán)管理。同時，充分利用各項監(jiān)督體系成果，建立與審計、基建等監(jiān)督機制聯(lián)動的監(jiān)督體系。多層次合力的監(jiān)督體系，為招標采購有序開展保駕護航。

總之，國家近年來不斷對公立醫(yī)院內部控制提出新的要求，招標采購領域作為公立醫(yī)院內部控制的重要一環(huán)，其意義不言自明。結合實際，探索公立醫(yī)院招標采購體系內部控制優(yōu)化的方向，能夠提高醫(yī)院服務效能和內部治理水平，為人民健康事業(yè)發(fā)展增添力量。（作者單位：安徽中醫(yī)藥大學第一附屬醫(yī)院）

（責任編輯：白利倩）