檔案管理中的信息安全風(fēng)險及其防范措施研究

一、引言

檔案是社會發(fā)展的重要記錄，具有豐富的信息資源，涵蓋了歷史、科學(xué)、文化、藝術(shù)等各個領(lǐng)域的知識和經(jīng)驗，為后人提供了寶貴的參考。在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時代，檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。隨著信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理的方式發(fā)生了巨大變革，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。然而，這種轉(zhuǎn)變也帶來了一系列新的信息安全風(fēng)險。檔案管理中的信息安全問題不僅關(guān)系到檔案的真實性、完整性和可用性，還可能對商業(yè)機密、個人隱私以及國家安全產(chǎn)生影響。因此，深入研究檔案管理中的信息安全風(fēng)險及防范措施具有重要的現(xiàn)實意義。本文將對檔案管理中信息安全風(fēng)險的類型進行分析，在此基礎(chǔ)上提出有效的風(fēng)險防范措施，提高檔案管理的安全性和可靠性，以應(yīng)對日益復(fù)雜的信息安全挑戰(zhàn)。

二、檔案管理中信息安全風(fēng)險的類型

（一）技術(shù)風(fēng)險

軟件兼容性風(fēng)險是檔案管理中的重大安全隱患。當(dāng)前，單位檔案管理系統(tǒng)存在嚴(yán)重的兼容性問題。這種兼容性問題將嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性，致使電子檔案無法正常讀取、存儲或傳輸，進而極大地降低了檔案管理和利用效率，對單位業(yè)務(wù)的正常開展構(gòu)成阻礙。

硬件故障也是一個不可忽視的風(fēng)險因素。存儲檔案數(shù)據(jù)的硬盤、服務(wù)器等硬件設(shè)備在長時間運行過程中，可能會因為老化、質(zhì)量問題或者意外情況而出現(xiàn)故障。硬盤的損壞可能導(dǎo)致大量檔案數(shù)據(jù)丟失，服務(wù)器的故障可能使檔案管理系統(tǒng)無法正常運行，從而影響檔案的查詢和利用。如果沒有及時有效的備份措施，這些數(shù)據(jù)可能永遠無法恢復(fù)，給單位帶來不可估量的損失。

網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險日益嚴(yán)峻。在數(shù)字化時代，檔案管理越來越依賴于網(wǎng)絡(luò)。然而，網(wǎng)絡(luò)也為檔案安全帶來了諸多風(fēng)險。檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，容易被攔截、篡改或竊取。網(wǎng)絡(luò)攻擊者可能通過網(wǎng)絡(luò)釣魚、惡意軟件、拒絕服務(wù)攻擊等手段，影響檔案管理系統(tǒng)的正常運行，獲取檔案信息，使檔案管理系統(tǒng)陷入癱瘓，無法為用戶提供服務(wù)。

（二）人為風(fēng)險

人為風(fēng)險是檔案管理中信息安全的重要威脅之一。操作失誤是常見的人為風(fēng)險。檔案管理人員在日常工作中，可能會出現(xiàn)誤刪重要檔案數(shù)據(jù)、錯誤配置系統(tǒng)參數(shù)等情況。在進行檔案數(shù)據(jù)遷移時，檔案管理人員如果操作不規(guī)范，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞；在對檔案管理系統(tǒng)進行維護時，如果進行了錯誤的設(shè)置，就會影響系統(tǒng)的正常運行。這些操作失誤會影響檔案的完整性和可用性。

部分檔案管理人員安全意識也相對淡薄。在日常工作中，一些檔案管理人員對信息安全的關(guān)注不夠，增加了檔案信息安全的風(fēng)險。例如在一些特定場景中，檔案管理人員可能因?qū)ぷ髁鞒痰膱?zhí)行不夠嚴(yán)謹(jǐn)，而給潛在的安全隱患以可乘之機。同時，缺乏安全意識也可能導(dǎo)致對新出現(xiàn)的安全風(fēng)險認(rèn)識不足，無法及時采取有效的防范措施。

與外部機構(gòu)進行檔案數(shù)據(jù)交換時，若不遵守合作要求，也會帶來諸多風(fēng)險。一方面，這可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露，使單位的機密信息落入他人之手。這不僅會損害單位的核心利益，還可能導(dǎo)致其他問題。另一方面，一些數(shù)據(jù)可能被他人惡意利用，用于非法活動或不正當(dāng)競爭，給單位帶來難以估量的損失和法律風(fēng)險。

（三）管理風(fēng)險

監(jiān)管不力是管理風(fēng)險的一個重要方面。如果對檔案管理工作的監(jiān)督不到位，就無法及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對檔案管理系統(tǒng)的運行狀態(tài)缺乏定期的檢查和維護，可能導(dǎo)致系統(tǒng)存在的安全隱患得不到及時排除。此外，監(jiān)管不力還可能導(dǎo)致對檔案安全事件的反應(yīng)遲緩，無法及時采取有效的措施進行應(yīng)對，從而使損失進一步擴大。

應(yīng)急響應(yīng)機制不足也是管理風(fēng)險的重要體現(xiàn)。在檔案管理中，難免會遇到各種突發(fā)情況，如系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等。如果沒有有效的應(yīng)急預(yù)案和快速的應(yīng)急響應(yīng)能力，就可能無法及時有效地應(yīng)對這些突發(fā)情況，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。

（四）自然風(fēng)險

在檔案管理中，自然災(zāi)害構(gòu)成了重大的自然風(fēng)險。地震作為一種突發(fā)且極具破壞力的自然現(xiàn)象，對檔案的威脅不容小覷。強烈的地震能夠在瞬間摧毀檔案存儲設(shè)備，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)丟失或無法讀取。在檔案管理中，水災(zāi)、火災(zāi)所帶來的風(fēng)險也不可忽視。對于電子檔案而言，被水浸泡的存儲設(shè)備可能出現(xiàn)短路等故障，在這種環(huán)境下電子設(shè)備的性能和穩(wěn)定性也會受影響，可能出現(xiàn)故障進而無法正常讀取數(shù)據(jù)；而被火燒毀的存儲設(shè)備更是無法恢復(fù)，使數(shù)據(jù)存儲面臨風(fēng)險。

三、檔案管理中信息安全風(fēng)險的防范措施

（一）強化技術(shù)支持

面對檔案管理中的信息安全風(fēng)險，強化技術(shù)支持至關(guān)重要。

1.建立完善的硬件設(shè)備維護和管理體系

定期對存儲檔案數(shù)據(jù)的硬盤、服務(wù)器等硬件設(shè)備進行全面檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在問題。采用硬件冗余技術(shù)，如磁盤陣列、雙機熱備等，提高硬件設(shè)備的可靠性。建立異地備份中心，將重要檔案數(shù)據(jù)備份到不同地理位置上，防止因自然災(zāi)害等不可抗力因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。

2.加強網(wǎng)絡(luò)安全防護

一是檔案數(shù)據(jù)加密。（1）數(shù)據(jù)存儲加密。對存儲在檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，使用強大的加密算法對數(shù)據(jù)進行加密存儲，確保即使數(shù)據(jù)被非法獲取也無法破解。（2）保密字段管理。將敏感信息設(shè)置為保密字段，防止信息泄露。（3）數(shù)據(jù)傳輸加密。采用安全的數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議對檔案數(shù)據(jù)進行加密傳輸。

二是部署專業(yè)的防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和防病毒軟件，對網(wǎng)絡(luò)流量進行實時監(jiān)控和過濾，阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問和惡意攻擊。采用加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中進行加密，確保數(shù)據(jù)保密性和完整性。建立網(wǎng)絡(luò)訪問控制機制，嚴(yán)格限制對檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問系統(tǒng)。

3.制訂數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃

在檔案管理中，應(yīng)明確數(shù)據(jù)恢復(fù)的目標(biāo)和優(yōu)先級。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要程度和緊急程度進行科學(xué)劃分。對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和重要檔案，應(yīng)給予最高優(yōu)先級，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠優(yōu)先進行恢復(fù)，以保障單位的核心業(yè)務(wù)不受影響。通過綜合考量檔案數(shù)據(jù)的價值、對業(yè)務(wù)的支撐作用以及時間敏感性等因素，建立起合理的數(shù)據(jù)恢復(fù)優(yōu)先級體系，為后續(xù)的數(shù)據(jù)恢復(fù)工作提供明確的方向和指導(dǎo)。

確定科學(xué)合理的備份方案。選擇合適的備份方式和存儲介質(zhì)至關(guān)重要。應(yīng)綜合考慮本地備份、異地備份和云備份等多種方式的優(yōu)勢與不足，根據(jù)實際情況進行靈活組合。同時，確定備份的頻率和時間點也應(yīng)審慎決策。對于重要的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)采用高頻率的備份方式，以最大程度上降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

制訂詳細的數(shù)據(jù)恢復(fù)流程，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)工作高效、有序進行。明確各部門人員在數(shù)據(jù)恢復(fù)過程中的職責(zé)，建立起協(xié)調(diào)一致的工作機制。在恢復(fù)過程中，嚴(yán)格按照既定流程進行操作，確保每一個環(huán)節(jié)都準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)混亂和錯誤情況。對數(shù)據(jù)恢復(fù)的各個步驟進行精心規(guī)劃和規(guī)范，確?；謴?fù)工作的準(zhǔn)確性和完整性。

實踐中，應(yīng)密切關(guān)注檔案管理中相關(guān)技術(shù)的動態(tài)變化，及時引進新技術(shù)，升級檔案管理系統(tǒng)，以確保檔案系統(tǒng)的兼容性。同時，根據(jù)新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，對檔案管理系統(tǒng)進行有針對性的升級和優(yōu)化。以龍巖市檔案館為例，該檔案館持續(xù)強化其硬件設(shè)施與技術(shù)支持體系，針對在數(shù)據(jù)存儲與備份環(huán)節(jié)顯現(xiàn)的不足之處，積極采取措施加速服務(wù)器存儲能力的擴展與升級，并大力推進在線定時備份機制及災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的構(gòu)建進程。2024年，龍巖市檔案館投資總額約80萬元，用于全面配置存儲設(shè)備及強化網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，確保在線存儲能力足以應(yīng)對未來五年以上數(shù)據(jù)量的增長需求。此外，該檔案館還遵循在線存儲、離線備份、異地備份及異質(zhì)備份的多元化策略，實施了五套數(shù)據(jù)備份方案，此舉為檔案數(shù)據(jù)的保存、信息安全以及存儲環(huán)境的穩(wěn)固性構(gòu)筑了強有力的保障框架。

（二）健全檔案管理體系

健全檔案管理體系是保障檔案信息安全的基礎(chǔ)。明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和存儲規(guī)范，根據(jù)檔案性質(zhì)、重要程度等因素進行分類，分別制訂相應(yīng)存儲和管理措施。建立嚴(yán)格的檔案借閱規(guī)范，明確借閱流程和審批權(quán)限，防止檔案被隨意借閱和泄露。明確檔案銷毀要求，對于過期或無用檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀，銷毀過程嚴(yán)格監(jiān)督，確保檔案不會被非法恢復(fù)。

增強人員安全管理意識至關(guān)重要。對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，增強其安全意識和提升操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括與檔案安全相關(guān)的法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作規(guī)范等方面。嚴(yán)格控制人員訪問權(quán)限，根據(jù)不同崗位和職責(zé)設(shè)置不同訪問權(quán)限。落實人員考核和獎懲制度，對檔案管理人員工作表現(xiàn)進行考核，對安全工作表現(xiàn)突出的人員進行獎勵，對違反安全規(guī)定的人員進行處罰。

在與外部機構(gòu)進行檔案數(shù)據(jù)交換時，必須建立嚴(yán)格規(guī)范的流程，以確保數(shù)據(jù)交換的安全和合規(guī)。明確雙方在數(shù)據(jù)交換過程中的權(quán)利和義務(wù)，簽訂具有法律效力的保密協(xié)議，為數(shù)據(jù)交換提供堅實的法律保障。在數(shù)據(jù)交換前，對接收方的資質(zhì)和安全保障能力進行全面審查，確保其具備足夠的技術(shù)實力和安全措施來保護所交換的數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)交換過程中，采用先進的加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進行加密傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。

（三）謹(jǐn)慎選擇檔案存儲環(huán)境

在檔案管理工作中，謹(jǐn)慎選擇檔案存儲設(shè)備的放置地點，遠離自然災(zāi)害頻繁發(fā)生的區(qū)域，是第一道安全防線，能夠從根本上減少風(fēng)險隱患。具體而言，電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)選在遠離自然災(zāi)害頻發(fā)的風(fēng)險地區(qū)，同時加強對檔案存儲環(huán)境的建設(shè)，切實提升其抗震、防洪、防火等能力，構(gòu)建起堅實可靠的存儲環(huán)境。通過這些努力，能夠為檔案安全提供保障。

針對可能出現(xiàn)的各種自然災(zāi)害和突發(fā)情況，制訂詳細完善的應(yīng)急預(yù)案是第二道安全防線。明確具體的應(yīng)急響應(yīng)流程以及各部門的職責(zé)分工，定期組織應(yīng)急演練，不斷提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。應(yīng)急預(yù)案的制訂與執(zhí)行，為檔案安全構(gòu)筑起了一道有力的應(yīng)急防線。

（四）加強人才隊伍建設(shè)

人才在檔案管理工作中占據(jù)重要地位。為促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)構(gòu)建一支結(jié)構(gòu)優(yōu)、素質(zhì)高、能力強的檔案人才隊伍。

其一，通過引進人才優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。通過公招、引進、遴選等途徑，選拔一批理論水平高、科研能力強、學(xué)術(shù)造詣深的專家型檔案人才，優(yōu)化檔案工作隊伍。

其二，通過加強培訓(xùn)提升在職人員綜合能力。組織專家課堂講、現(xiàn)場跟班練、線上自主學(xué)等方式，加強檔案工匠型人才、青年業(yè)務(wù)骨干培養(yǎng)力度。

其三，通過“老帶新”激發(fā)發(fā)展動力。充分發(fā)揮老同志傳幫帶作用，讓檔案管理人員在日常工作中熟悉業(yè)務(wù)、豐富經(jīng)驗。鼓勵檔案人才干事創(chuàng)業(yè)，形成引得進、留得住、用得好的檔案人才發(fā)展環(huán)境。

四、結(jié)語

在檔案管理中，信息安全至關(guān)重要，一旦發(fā)生風(fēng)險，會造成嚴(yán)重后果，導(dǎo)致重要檔案數(shù)據(jù)丟失，使歷史記錄無法追溯，影響決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性；還會造成檔案被篡改，破壞檔案的真實性和完整性，進而影響檔案的權(quán)威性。為防范這些風(fēng)險，應(yīng)強化技術(shù)支持，不斷更新安全防護技術(shù)；完善安全管理體系，加強制度建設(shè)和監(jiān)督執(zhí)行；制訂科學(xué)的數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在意外發(fā)生時能迅速恢復(fù)檔案。未來，要持續(xù)關(guān)注信息技術(shù)發(fā)展趨勢，提前布局應(yīng)對新風(fēng)險，為檔案信息安全提供堅實保障。

（作者簡介：蘇日塔拉圖，男，本科，內(nèi)蒙古赤峰市林西縣民族事務(wù)委員會，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）