基層單位檔案管理數(shù)字化的優(yōu)化策略

檔案資料數(shù)量的持續(xù)增長(zhǎng)，為新時(shí)期的檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式工作量大且效率低下，難以滿足當(dāng)前的工作需求。因此，數(shù)字化時(shí)代，加速檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為必然選擇。通過融合應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段，可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，最大化地發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，推動(dòng)基層單位檔案管理工作邁向更高水平?；诖?，本文首先探討基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義，隨后分析當(dāng)前基層單位在檔案管理數(shù)字化過程中所面臨的挑戰(zhàn)，最后提出一系列檔案管理數(shù)字化的優(yōu)化策略，旨在為相關(guān)從業(yè)人員提供有價(jià)值的參考。

一、基層單位檔案管理數(shù)字化的意義

（一）便于檔案查詢利用

基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)，得益于數(shù)字化技術(shù)的有力支撐，實(shí)現(xiàn)了檔案管理流程的優(yōu)化，確保了檔案資料的精準(zhǔn)分類、歸檔與安全保管。檔案管理人員在查詢檔案資料時(shí)，可以依托數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)線上即時(shí)查詢，打破了時(shí)間和空間的限制，高效、便捷地傳輸檔案信息，為單位各項(xiàng)工作的順利開展提供了堅(jiān)實(shí)的信息保障。[1]在新時(shí)代，眾多基層單位積極引入數(shù)字化技術(shù)，建立先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的動(dòng)態(tài)更新與完善，這對(duì)檔案資源的高效開發(fā)與充分利用具有重要的意義。

（二）保障檔案資料安全

在基層單位，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料在保管與利用過程中，常面臨著人為失誤、自然災(zāi)害等多重威脅，這些因素都會(huì)對(duì)檔案資料的安全構(gòu)成威脅。為了有效應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，加速檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)型顯得尤為重要。通過將大量檔案資料以數(shù)據(jù)形式細(xì)致分類并存儲(chǔ)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或云端，在此基礎(chǔ)上定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，即使系統(tǒng)故障，也能迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，從而顯著降低紙質(zhì)檔案因物理因素受損的風(fēng)險(xiǎn)，有力維護(hù)檔案資料的完整性。此外，通過建立先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并實(shí)施精細(xì)化的權(quán)限管理機(jī)制，可以根據(jù)不同需求靈活分配訪問權(quán)限。用戶僅能依據(jù)其被授予的權(quán)限訪問特定的檔案資料，未經(jīng)授權(quán)的人員則被嚴(yán)格禁止訪問超出其權(quán)限范圍的檔案資料。這一舉措極大地提升了檔案資料的安全性和保密級(jí)別，有效防止了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。[2]

（三）提高檔案管理效率

推進(jìn)基層單位檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對(duì)顯著提升檔案管理的效率與質(zhì)量具有至關(guān)重要的意義。借助數(shù)字化技術(shù)的強(qiáng)大支持，通過設(shè)計(jì)并實(shí)施自動(dòng)化的工作流程，能夠大幅度減輕人工操作的負(fù)擔(dān)，有效避免人為因素帶來的干擾，從而在提升檔案管理效率的同時(shí)，也確保了檔案管理的高質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理模式往往耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。相比之下，數(shù)字化檔案管理模式的實(shí)施則展現(xiàn)出顯著優(yōu)勢(shì)，依托系統(tǒng)內(nèi)置的高級(jí)篩選功能和關(guān)鍵詞搜索等便捷工具，用戶可以迅速且精確地定位到所需的檔案資料。這不僅極大地提高了檔案資源的利用效率，而且更加貼合基層單位日常工作的實(shí)際需求，為單位的運(yùn)營(yíng)與管理提供了強(qiáng)有力的信息支撐。[3]

二、基層單位檔案管理數(shù)字化中的問題

（一）配套數(shù)字化設(shè)備不足

在數(shù)字化時(shí)代，推動(dòng)基層單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。然而，部分基層單位受限于所在地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，面臨財(cái)政經(jīng)費(fèi)緊張的問題，這直接影響了檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。即便這些單位能夠采購(gòu)數(shù)字化設(shè)備，但由于后續(xù)缺乏足夠的資金支持用于設(shè)備的更新與維護(hù)，導(dǎo)致長(zhǎng)期使用陳舊設(shè)備來輔助檔案管理。這種做法不僅極大地降低了檔案管理的效率，還造成了資源的浪費(fèi)，進(jìn)而使整體的管理水平大打折扣。[4]此外，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的具體實(shí)施過程中，如果對(duì)檔案資料的數(shù)字化處理在數(shù)量上未能達(dá)到預(yù)期規(guī)模，或者在質(zhì)量上未能滿足高標(biāo)準(zhǔn)要求，都將導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際成效與預(yù)期目標(biāo)產(chǎn)生偏差，從而無(wú)法充分發(fā)揮數(shù)字化管理帶來的優(yōu)勢(shì)。

（二）檔案管理理念滯后

在基層單位的日常管理工作中，檔案管理往往未能得到充分重視，相較于其他管理工作，它常處于邊緣化的位置，未能充分展現(xiàn)其應(yīng)有價(jià)值和積極作用。數(shù)字化時(shí)代，部分檔案管理人員的管理理念顯得滯后，對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)知存在偏差，導(dǎo)致檔案管理的效率受到了嚴(yán)重影響。若這種滯后的管理理念不能得到及時(shí)更新，不僅會(huì)阻礙實(shí)際工作的推進(jìn)，還會(huì)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生不利影響，進(jìn)而影響基層單位各項(xiàng)工作的正常開展。[5]

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)質(zhì)量不高

檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅要求引入相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，還需整合檔案資源以構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而為各項(xiàng)工作的開展提供堅(jiān)實(shí)的資源支撐。檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，離不開數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)與調(diào)用的支持。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)緊密圍繞實(shí)際需求，持續(xù)開發(fā)新的功能，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類存儲(chǔ)與及時(shí)更新，為檔案資源的高效開發(fā)與合理利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前基層單位面臨著檔案資料總量龐大且類型復(fù)雜的問題，這對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能設(shè)置提出了較高要求。部分基層單位在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上出現(xiàn)了定位不明確、技術(shù)水平不高、標(biāo)準(zhǔn)不明確等問題，這些問題在不同程度上降低了數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的質(zhì)效，阻礙了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。[6]

（四）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

數(shù)字化時(shí)代基層單位檔案管理人員除了應(yīng)具備專業(yè)能力以及責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)外，還要掌握數(shù)字化技術(shù)。檔案管理人員的能力在一定程度上影響到檔案管理的效率、質(zhì)量，因此，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要同步建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。然而目前部分檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)、數(shù)字化素養(yǎng)不高，未能將新的管理理念、方法和技術(shù)手段引入實(shí)際工作，以致數(shù)字化改革進(jìn)程緩慢，影響了基層單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。[7]

三、基層單位檔案管理數(shù)字化的優(yōu)化策略

（一）持續(xù)更新和完善數(shù)字化設(shè)施

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，無(wú)法一蹴而就，因此需要制訂合理的對(duì)策來提升其數(shù)字化水平。為了加快這一轉(zhuǎn)型進(jìn)程，基層單位應(yīng)當(dāng)增加資金投入，充分調(diào)研單位對(duì)數(shù)字化設(shè)備的需求，及時(shí)更新和完善這些設(shè)備，以輔助檔案管理工作高效進(jìn)行，并進(jìn)一步提高檔案資源的利用效率。具體來說，可以從以下幾點(diǎn)著手實(shí)施。

一是更新及維護(hù)數(shù)字化設(shè)備?；鶎訂挝粦?yīng)當(dāng)指派專門人員負(fù)責(zé)數(shù)字化設(shè)備的定期檢查與優(yōu)化工作，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。[8]數(shù)字化設(shè)備的更新應(yīng)依據(jù)基層單位的具體工作要求及資金狀況進(jìn)行靈活調(diào)整，涵蓋采購(gòu)、檢修、養(yǎng)護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，旨在提升設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定性的同時(shí)，延長(zhǎng)其使用壽命。此外，單位還需不斷對(duì)數(shù)字化設(shè)備的功能進(jìn)行維護(hù)與優(yōu)化，以更好地適應(yīng)檔案管理數(shù)字化升級(jí)的需求，進(jìn)而提升檔案管理效率。

二是引進(jìn)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。基層單位應(yīng)引進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)專注于檔案資料的收集、分類、歸檔、檢索及利用。根據(jù)具體工作需求，有針對(duì)性地開發(fā)管理系統(tǒng)，以提升檔案管理的效率。針對(duì)原有的紙質(zhì)檔案資料，采用電子掃描技術(shù)將其內(nèi)容錄入檔案庫(kù)，既保證了檔案資料的便捷利用，又減少了紙質(zhì)檔案原件的損耗，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步存儲(chǔ)與利用。同時(shí)，構(gòu)建數(shù)字化檔案資料共享平臺(tái)，使管理人員能夠在平臺(tái)上進(jìn)行檔案資料的傳輸、共享與利用；結(jié)合檔案管理工作的目標(biāo)與要求，實(shí)施授權(quán)管理模式，確保依據(jù)權(quán)限合理取用檔案資料，從而為檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供有力支持。

（二）引入前沿檔案管理理念

在檔案管理工作實(shí)踐中，工作理念的先進(jìn)性和合理性對(duì)實(shí)際工作的推進(jìn)起著決定性作用。因此，更新檔案管理理念顯得尤為重要。首先，基層單位管理者應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，積極主動(dòng)更新檔案管理理念，以此引領(lǐng)檔案管理人員形成規(guī)范的思維模式和行為習(xí)慣，為檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，基層單位需深化對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)檔案管理的重視力度，為檔案管理人員提供更多專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。在鞏固檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，不斷提升其數(shù)字化管理意識(shí)，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。除了定期組織檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，基層單位還可以通過舉辦交流會(huì)、座談會(huì)等形式多樣的活動(dòng)，廣泛傳播數(shù)字化檔案管理的先進(jìn)理念。[9]通過這些措施，能夠有效增強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作朝著更加科學(xué)、高效的方向發(fā)展。

（三）確保數(shù)據(jù)庫(kù)高質(zhì)量建設(shè)

在數(shù)字化時(shí)代，為了提升檔案管理數(shù)字化水平并為其提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持，基層單位應(yīng)采取以下措施。首先，應(yīng)明確檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制訂合理且統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范，確立元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以此指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)和處理流程，減少數(shù)據(jù)冗余，確保數(shù)據(jù)信息的一致性。結(jié)合檔案的年代、類型、密級(jí)等因素，劃分不同的數(shù)據(jù)庫(kù)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案資料的分類存儲(chǔ)與管理，便于數(shù)據(jù)的快速檢索、調(diào)用和處理，同時(shí)增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的可擴(kuò)展性，為后續(xù)功能擴(kuò)充和升級(jí)奠定基礎(chǔ)。其次，在檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中，管理部門需制訂嚴(yán)格的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范數(shù)據(jù)收集、掃描等環(huán)節(jié)，確保原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和全面性。實(shí)施雙錄入復(fù)核機(jī)制，為數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)錄入提供有力保障。定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新、維護(hù)和審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)偏差，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性。根據(jù)查詢需求設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)索引，并定期反饋數(shù)據(jù)庫(kù)查詢性能，以加快信息響應(yīng)速度。根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)信息的需求，定期升級(jí)服務(wù)器硬件，提升磁盤讀寫速度和內(nèi)存容量，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)性能的優(yōu)化。再次，鑒于基層單位存在大量保密等級(jí)較高的檔案信息，應(yīng)做好檔案信息的加密保護(hù)工作。選擇先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密算法，對(duì)敏感和重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。定期進(jìn)行檔案信息的備份保管，根據(jù)需求實(shí)施全量或增量備份，并制訂應(yīng)急處置方案，以便在數(shù)據(jù)損壞或丟失時(shí)能夠迅速恢復(fù)，減少重要資源的損失。開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口（如API接口），實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各部門系統(tǒng)和平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)傳輸與共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的無(wú)縫集成和協(xié)同運(yùn)作。最后，運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)海量檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，提煉出有價(jià)值的檔案信息，為部門管理和決策提供可靠依據(jù)，從而進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。[10]

（四）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

為了滿足基層單位檔案管理工作的要求，在引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段的同時(shí)，必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。首先，基層單位應(yīng)構(gòu)建專業(yè)的人才培養(yǎng)體系，定期組織檔案管理人員參與專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，內(nèi)容涵蓋檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)據(jù)保護(hù)、信息安全以及數(shù)字化檔案管理軟件操作等，旨在提升其專業(yè)能力和技能水平，確保他們能夠更好地勝任檔案管理工作。同時(shí)，根據(jù)工作需要，定期舉辦演練活動(dòng)，模擬檔案數(shù)字化處理流程，特別是針對(duì)數(shù)據(jù)丟失情況下的備份與恢復(fù)操作進(jìn)行演練，以增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)踐技能和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。其次，基層單位應(yīng)根據(jù)自身的人才需求，積極主動(dòng)地與高等院校建立合作關(guān)系，引進(jìn)那些既具備專業(yè)背景又擁有出色數(shù)字素養(yǎng)的復(fù)合型人才，從而為基層單位培養(yǎng)并輸送高素質(zhì)的檔案管理人才。最后，在單位內(nèi)部，可以設(shè)立晉升機(jī)制，并定期進(jìn)行考核評(píng)估，根據(jù)考核結(jié)果合理配置人才，從而切實(shí)提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在基層單位檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的背景下，為了提升檔案管理的質(zhì)效，應(yīng)持續(xù)加大對(duì)檔案管理數(shù)字化軟硬件設(shè)施的投入力度，增強(qiáng)數(shù)字化管理意識(shí)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)高質(zhì)量建設(shè)，加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。通過實(shí)施一系列有效措施，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與高效利用，從而為基層單位的管理和決策提供有力支持。

（作者簡(jiǎn)介：陳思路，女，本科，福建省南平市浦城縣南浦街道社區(qū)發(fā)展中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 葛星星）