檔案管理智能化的實踐困境與發(fā)展路徑

一、引言

目前，大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術在各領域得到廣泛應用，檔案管理領域也不例外。然而，當前部分檔案管理部門在檔案管理智能化實踐過程中還面臨著諸多困境。一方面，檔案管理部門推動檔案管理向智能化方向轉型升級需引進先進技術手段，若技術過于落后，容易造成數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)不兼容問題，影響檔案管理智能化的進程。另一方面，人才短缺、資金投入有限和標準規(guī)范不完善等問題，也不利于檔案管理部門開展檔案管理智能化工作。在這一背景下，有必要對檔案管理智能化面臨的現(xiàn)實困境以及如何實現(xiàn)突破等相關問題進行研究和探討。

二、檔案管理智能化的重要意義

（一）提高檔案管理效率，實現(xiàn)高效管理

在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)檔案管理模式難以滿足檔案管理智能化的現(xiàn)實訴求。智能化檔案管理系統(tǒng)借助先進技術手段實現(xiàn)了檔案自動化管理，極大地提升了檔案管理的效率。

1.檔案收集和整理過程實現(xiàn)自動化

智能化檔案管理系統(tǒng)可以對不同來源的檔案信息進行自動識別，如電子文檔、掃描件、數(shù)據(jù)庫記錄等，然后根據(jù)預先設定的分類路徑對其進行分類和整理。一些先進的檔案管理系統(tǒng)能夠在幾秒內處理上千份文檔。

2.檔案檢索和查詢變得更便捷

智能檢索算法能夠根據(jù)用戶檢索要求，如關鍵詞或其他特定條件，在龐大的數(shù)據(jù)庫中精準定位到所需檔案。用戶不再需要大量時間翻閱紙質檔案，只需輸入關鍵詞就能夠獲得所需要的檔案信息，使檔案檢索由原來的幾十分鐘縮短到幾秒鐘，進一步提升了工作效率。以成都市檔案館為例，其將人工智能、大數(shù)據(jù)等技術融入檔案管理之中，建立了智慧檔案庫房，基本實現(xiàn)了檔案庫房定位三維化、檔案存儲位置圖形化、檔案出入庫物聯(lián)網(wǎng)化，同時引入了人工智能輔助鑒定系統(tǒng)，提升了檔案開放審核的效率。

（二）提高檔案管理質量，實現(xiàn)精準管理

1.智能識別提升了檔案信息錄入的精準性

光學字符識別（OCR）技術可以將紙質檔案中的文字快速轉換為電子文本，準確率超過95%。同時，圖像識別技術可以對各類照片、圖紙檔案進行自主分類標注，提升了檔案信息的提取效率，也確保了檔案管理的精準性以及檔案信息的完整性。

2.數(shù)據(jù)分析技術能夠實現(xiàn)檔案的精準定位

系統(tǒng)可以根據(jù)用戶查詢習慣，為用戶提供個性化檔案信息服務，還可以對檔案管理過程中存在的問題進行分析，并提出針對性的解決措施。

3.智能化檔案管理系統(tǒng)可以設置層級分明的管理權限

不同層級的訪問權限對應不同的檔案信息，只有具有相應訪問權限的人員才可以訪問相關檔案信息，這樣既保證了檔案信息的安全，也實現(xiàn)了檔案信息的精準訪問控制。

（三）保障檔案信息安全，實現(xiàn)智慧管理

檔案管理智能化有助于提升檔案信息的安全性。智能化檔案管理系統(tǒng)可以借助多種技術手段為檔案數(shù)據(jù)安全提供技術支持。

1.對檔案數(shù)據(jù)進行高強度加密

智能化檔案管理系統(tǒng)可以對檔案數(shù)據(jù)進行高強度加密，高級加密標準（AES）可以有效地防止檔案數(shù)據(jù)在傳輸共享過程中被不法分子竊取并破解。

2.對檔案數(shù)據(jù)庫工作情況進行實時監(jiān)測

一旦發(fā)現(xiàn)異常訪問、黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等現(xiàn)象，智能化檔案管理系統(tǒng)會根據(jù)信息加密層級發(fā)出相應警報，方便檔案管理人員及時處置。同時，系統(tǒng)還會記錄用戶訪問日志，便于事后追溯問責。

3.實現(xiàn)檔案的自動備份和恢復

智能化檔案管理系統(tǒng)可以自動對新收集到的檔案信息進行備份，即便發(fā)生人為操作失誤或硬件故障等問題，檔案數(shù)據(jù)也能夠被迅速找回。

三、新時期檔案管理智能化面臨的現(xiàn)實困境

（一）技術水平更新不足

檔案管理向智能化方向轉型升級迫切需要先進的技術手段，然而目前仍面臨著諸多困境。

1.檔案管理智能化建設基礎薄弱

檔案管理智能化是一個系統(tǒng)工程，涉及管理思維、管理方式、管理工具以及管理體系等方面，在此過程中，技術的嵌入是關鍵，需要克服現(xiàn)有的檔案管理智能化水平不高的問題。

2.檔案管理智能化技術更新滯后

雖然檔案管理智能化已經(jīng)成為必然趨勢，但是檔案管理部門現(xiàn)有的技術更新緩慢，無法滿足檔案管理智能化的現(xiàn)實需求，影響了檔案管理的質效。

3.檔案管理智能化系統(tǒng)兼容性差

不同檔案管理部門所引進的檔案管理系統(tǒng)和技術存在明顯差異，這就客觀上造成了系統(tǒng)之間難以實現(xiàn)全部檔案信息的有效兼容，導致檔案信息共享難以實現(xiàn)。

（二）高素質復合型人才短缺

檔案管理智能化發(fā)展離不開人才，然而目前高素質復合型人才短缺，成為制約檔案管理智能化發(fā)展的重要因素。

1.缺乏既懂檔案管理又掌握智能化技術的復合型人才

在檔案管理領域，部分檔案管理部門中具有智能化技術背景的人才占比非常有限，難以圍繞檔案管理智能化開展工作。

2.現(xiàn)有檔案管理人員技術培訓不到位

當前智能化技術發(fā)展迅猛，然而部分檔案管理人員并沒有及時接受相關技術培訓，對智能化技術理解不深、掌握不足，導致其在檔案管理操作過程中容易出現(xiàn)失誤，也就無法利用先進的技術進行檔案管理。

3.人才流失嚴重

與其他行業(yè)相比，檔案管理工作枯燥、重復，并且崗位薪資待遇和職業(yè)發(fā)展空間相對有限，導致優(yōu)秀人才流失問題嚴重，一些優(yōu)秀的檔案復合型人才可能會尋找更好的發(fā)展機會，也難以吸引高端技術人才加入檔案管理隊伍之中，這在一定程度上限制了檔案管理人才隊伍的建設，進一步影響了檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。

（三）資金投入有限

檔案管理智能化需要針對硬件設施和軟件系統(tǒng)進行全方位升級，在此過程中需要大量的資金投入，然而部分檔案管理部門資金投入有限，這在一定程度上影響了檔案管理智能化轉型的進程。

1.軟硬件設施成本高

智能化設備和軟件系統(tǒng)購置費用高昂，如服務器、存儲設備、檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析軟件等，這些硬件設施和軟件系統(tǒng)往往市場價格較高，對于一些資金有限的檔案管理部門而言，無疑是一筆巨大的開支。

2.設施維護與升級費用高昂

軟硬件設施也需要持續(xù)的資金投入，每年維護升級的費用較高，成為檔案管理部門巨大的經(jīng)濟負擔。

3.資金來源渠道窄

檔案管理部門爭取資金支持的渠道過窄。目前檔案管理智能化建設資金主要來源于政府專項資金或項目支持，然而對于一些檔案管理部門而言，自籌資金能力有限，能夠獲得資金的渠道過于單一，這使部分檔案管理部門在檔案管理智能化建設方面資金缺口較大。

（四）標準規(guī)范不統(tǒng)一

目前檔案管理智能化在實踐過程中還存在標準規(guī)范不統(tǒng)一的問題。

1.相關標準規(guī)范不完善

目前部分檔案管理部門在智能化建設方面還處于探索階段，缺少統(tǒng)一標準規(guī)范的意識，這就導致檔案信息在數(shù)據(jù)存儲格式、檢索方法、共享標準方面存在差距，不利于檔案信息的整合和共享。

2.統(tǒng)一的標準規(guī)范執(zhí)行不到位

即使在推進檔案管理智能化進程中形成了一定的標準和規(guī)范，在實際工作中這些標準規(guī)范很難執(zhí)行到位。例如，部分檔案管理部門為了節(jié)省成本，可能不會按照預定的標準規(guī)范開展工作，進而影響了后續(xù)工作的進程。

3.標準規(guī)范更新緩慢

隨著技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在不斷變化，標準的制訂和更新往往需要一段時間，這就出現(xiàn)了標準規(guī)范滯后性的問題，導致一些新技術、新方法無法發(fā)揮應有的作用。

四、新時期檔案管理智能化的發(fā)展路徑

（一）引進先進技術

當前，隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，唯有持續(xù)引進先進技術手段，優(yōu)化檔案管理流程與方法，方能更好地適應時代發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案管理向智能化方向轉型升級。

1.加大技術引進力度

引進大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術，同時注重技術的迭代升級，以更好地滿足檔案管理智能化的需求。例如，嘉峪關市檔案館為每一卷（盒）檔案建立了“電子身份證”，實現(xiàn)了檔案的智能化檢索與管理，用戶可通過系統(tǒng)檢索快速定位檔案存放位置并遠程開啟柜架。

2.確保系統(tǒng)兼容性

在檔案管理智能化過程中，應加強各檔案管理部門之間的溝通和交流，盡量采取統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，以便更好地實現(xiàn)檔案信息的共建共享。

（二）重視人才培養(yǎng)與引進

人才是檔案管理智能化發(fā)展的核心要素。要推進檔案管理智能化轉型升級，必須重視人才培養(yǎng)與引進工作。

1.加強現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓

在課程內容設置上，以提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和智能化管理能力為重點，培訓內容應涵蓋數(shù)據(jù)分析技術、人工智能技術的實際應用以及智能化檔案管理系統(tǒng)的實踐操作等方面。通過系統(tǒng)培訓，檔案管理人員能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術并運用于工作之中，進而推動檔案管理智能化發(fā)展。

2.積極引進高素質的專業(yè)技術人才和管理人才

檔案管理部門應積極主動與高校、科研機構合作，聯(lián)合培養(yǎng)人才，引進具有信息管理、計算機科學、檔案學相關專業(yè)背景的優(yōu)秀人才，為檔案管理智能化升級儲備高素質人才，推動檔案管理工作創(chuàng)新。

3.建立良好的人才激勵機制

良好的人才激勵機制可以為高素質人才提供有競爭力的薪資待遇和職業(yè)發(fā)展空間，確保高素質人才留得住。同時，積極支持檔案管理人才參與各種學術研究和技術創(chuàng)新，對取得優(yōu)秀成績的人員給予嘉獎。

（三）多渠道籌集資金

充足的資金保障是檔案管理智能化建設的重要前提。

1.積極爭取政府財政支持

檔案管理部門要主動與上級部門溝通，匯報檔案管理智能化建設的必要性，并介紹階段性工作進展，提出專項資金申請，為檔案管理智能化建設提供資金支持，為檔案管理工作提供充足的資金保障。例如，宜賓市南溪區(qū)檔案館緊抓區(qū)檔案館新館建設契機，爭取到充足的項目資金，用于一次性完成傳統(tǒng)載體檔案“存量數(shù)字化”工作，有效提升了檔案管理水平。

2.積極尋求社會力量支持

檔案管理部門可以與信息技術企業(yè)和檔案服務企業(yè)展開多元合作，圍繞檔案管理智能化建設形成具體項目。信息技術企業(yè)可為項目落地提供技術和設備支持，檔案管理部門則可為企業(yè)提供檔案數(shù)據(jù)咨詢服務，實現(xiàn)互利共贏。另外，檔案管理部門還可以通過社會捐贈、基金會資助等方式，為檔案管理智能化轉型升級籌措資金，既能提升社會各界對檔案事業(yè)發(fā)展的重視程度，又能為檔案管理智能化建設添磚加瓦。

（四）完善標準規(guī)范

在檔案管理智能化建設過程中，建立統(tǒng)一的標準體系，能夠更好地促進檔案管理的智能化發(fā)展。

1.制訂統(tǒng)一的檔案管理標準規(guī)范

明確檔案數(shù)據(jù)的格式、存儲方式、檢索技術、檢索方法、安全要求，使檔案管理智能化工作有章可循。

2.加強對標準規(guī)范的宣傳與學習

對標準規(guī)范進行宣傳，確保檔案管理人員和檔案管理部門能夠按照相關標準開展檔案管理工作，確保標準規(guī)范執(zhí)行到位。

3.建立檔案管理智能化評估機制

要對檔案管理智能化建設成效進行定期評估。對發(fā)現(xiàn)的問題要高度重視并提出具體整改意見，評估內容應包含技術應用效果、技術應用問題、服務質量、用戶滿意度等多個方面。通過科學評估，更好地指導檔案管理智能化工作。

五、結語

檔案管理智能化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，對提高檔案管理效率、實現(xiàn)檔案精準化管理、保障檔案信息安全具有重要意義。為實現(xiàn)檔案管理智能化轉型升級，應從技術引進和升級、人才隊伍建設、資金渠道拓寬、標準規(guī)范建設等多個維度入手，多措并舉，助力實現(xiàn)檔案管理工作的智能化、高效化和可持續(xù)發(fā)展。

（作者簡介：侯杰，女，本科，自然資源部第二大地測量隊，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）