數(shù)字化背景下干部學(xué)院聲像檔案管理路徑探析

一、引言

2023年9月，中共中央印發(fā)了修訂后的《干部教育培訓(xùn)工作條例》（下文簡(jiǎn)稱《條例》），對(duì)于進(jìn)一步推進(jìn)干部教育培訓(xùn)工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，具有十分重要的意義。《條例》指出，“要建立完善干部教育培訓(xùn)檔案，如實(shí)記載干部參加教育培訓(xùn)情況和考核結(jié)果”，這對(duì)干部學(xué)院檔案工作包括聲像檔案管理，提出了更高、更明確的要求。干部學(xué)院聲像檔案是在課堂教學(xué)、現(xiàn)場(chǎng)考察、交流研討等教育培訓(xùn)實(shí)踐中，直接形成的圖片和音視頻資料，是最為客觀真實(shí)且形象生動(dòng)的檔案資料，對(duì)于干部學(xué)院培訓(xùn)課程開發(fā)、學(xué)員管理、師資人才培養(yǎng)、科研與智庫建設(shè)等工作，具有文書檔案無法替代的重要作用，保存利用價(jià)值很大。數(shù)字化背景下，由于聲像檔案本身的數(shù)字載體屬性，其保存利用價(jià)值更為凸顯，檔案部門要緊跟新時(shí)代發(fā)展步伐，探索改進(jìn)管理模式和方法舉措，積極推動(dòng)聲像檔案在干部教育培訓(xùn)實(shí)踐中發(fā)揮更大作用。

二、干部學(xué)院聲像檔案管理現(xiàn)狀

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，干部學(xué)院檔案館室普遍保存有較大數(shù)量的聲像檔案，有干部培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、授課視頻，也有參觀考察和交流研討等全過程影像資料，這些資料為豐富館藏檔案提供了重要渠道來源。但在聲像檔案的整理歸檔、存儲(chǔ)管理、開發(fā)利用等方面，還存在一些不容忽視的問題，與數(shù)字化背景下干部學(xué)院高質(zhì)量發(fā)展要求還有較大差距。

（一）聲像檔案數(shù)字化管理制度不健全

科學(xué)完善的管理制度是聲像檔案數(shù)字化工作規(guī)范有序開展的前提基礎(chǔ)。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，部分干部學(xué)院沒有健全符合本單位專業(yè)特色的聲像檔案管理制度，沒有專門制定印發(fā)聲像檔案管理職責(zé)分工和考核獎(jiǎng)懲制度文件，業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門職責(zé)區(qū)分不明晰。有些單位缺少聲像檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)要求，工作實(shí)施過程中存在隨意性、零碎化等問題。有些單位對(duì)于數(shù)字轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)備份等聲像檔案日常管理缺少具體操作規(guī)程，工作開展缺乏制度約束，導(dǎo)致聲像檔案征集、歸檔和利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫檔斷續(xù)不銜接、敷衍隨意不規(guī)范等現(xiàn)象。

（二）聲像檔案業(yè)務(wù)人員能力素質(zhì)不過硬

部分單位檔案業(yè)務(wù)人員未經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)，本職崗位技能不夠精練，難以獨(dú)立承擔(dān)聲像檔案專項(xiàng)業(yè)務(wù)，部分技術(shù)業(yè)務(wù)需要依托第三方機(jī)構(gòu)外包服務(wù)。大多數(shù)單位已經(jīng)投入使用聲像檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，但部分業(yè)務(wù)人員還不能熟練完成批量上傳、歸類檢索等基礎(chǔ)操作；還有部分人員由于信息化專業(yè)知識(shí)匱乏、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能不精，難以適應(yīng)聲像檔案數(shù)字化管理需要，存在“不會(huì)干、干不好”問題。另外，也有部分人員認(rèn)為檔案管理崗位不易“顯山露水”、難以“出名掛號(hào)”，存在愛崗敬業(yè)意識(shí)不強(qiáng)、積極進(jìn)取精神不足等問題，缺乏主動(dòng)性創(chuàng)造性，工作思路還局限于傳統(tǒng)文書檔案為主的管理模式，不能適應(yīng)數(shù)字化背景下新的形勢(shì)任務(wù)需要。

（三）聲像檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

聲像檔案容易因自然環(huán)境變化而影響使用壽命，與文書檔案相比，聲像檔案對(duì)保管條件要求更為苛刻，對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所的清潔度、溫濕度和電磁防護(hù)等，均有特定標(biāo)準(zhǔn)要求。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，只有少數(shù)干部院校單獨(dú)設(shè)置了聲像檔案庫房或?qū)９瘢蟛糠謫挝粚⒙曄駲n案資料同文書檔案一并存放，未采用專業(yè)分類防護(hù)設(shè)施。由于設(shè)施不完善、管理不科學(xué)，造成了載體設(shè)備脆化破損、紙質(zhì)照片褪色折損、視頻光盤讀取率低等問題，嚴(yán)重降低了聲像檔案保存利用價(jià)值。

（四）聲像檔案載體數(shù)字轉(zhuǎn)換不完整

近年來，國家檔案局多次發(fā)布關(guān)于聲像檔案數(shù)字化規(guī)范性文件，明確了聲像檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)要求。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分干部學(xué)院未實(shí)現(xiàn)聲像檔案全面數(shù)字化，部分聲像資料仍以磁盤、光盤等形式存儲(chǔ)歸檔。有些單位檔案管理系統(tǒng)中只存儲(chǔ)資料光盤目錄信息，沒有把載體內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；有些單位雖然部分完成數(shù)字轉(zhuǎn)換，但未通過檔案管理系統(tǒng)將資料上傳到云數(shù)據(jù)庫。也有部分干部學(xué)院聲像檔案雖已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但數(shù)據(jù)備份僅依靠后臺(tái)服務(wù)器，缺乏多層或異地備份，后期數(shù)據(jù)量持續(xù)增長容易造成系統(tǒng)負(fù)載過重、風(fēng)險(xiǎn)防范能力減弱。

三、加強(qiáng)干部學(xué)院聲像檔案管理的對(duì)策

（一）建立健全聲像檔案管理機(jī)制

建立健全聲像檔案管理機(jī)制，是推動(dòng)數(shù)字化背景下聲像檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的前提基礎(chǔ)。

1.明確部門職責(zé)分工

根據(jù)國家檔案局聲像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，結(jié)合干部學(xué)院教育培訓(xùn)工作特點(diǎn)，從聲像檔案收集整理、開發(fā)利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，分層分類制定相應(yīng)的管理制度和操作流程。對(duì)于比較重要的制度措施，要制定形成規(guī)范性文件，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、業(yè)務(wù)分工和考核獎(jiǎng)懲，以增強(qiáng)文件的權(quán)威性、操作性，為聲像檔案優(yōu)質(zhì)管理提供有效制度保障。

2.制定完善業(yè)務(wù)管理體系

干部學(xué)院檔案管理部門與培訓(xùn)業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)溝通，根據(jù)上級(jí)文件要求和本職業(yè)務(wù)工作需要，合理合規(guī)地研究確定聲像檔案歸檔范圍、保管期限、業(yè)務(wù)流程；擬制形成聲像檔案整理移交、查詢借閱、安全保密等工作制度，并對(duì)移交數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和文字說明列表進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，確保聲像檔案數(shù)字化管理有明確規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)。

3.強(qiáng)化監(jiān)督推進(jìn)工作落實(shí)

把聲像檔案管理工作納入本單位建設(shè)總體規(guī)劃和工作計(jì)劃，與干部教育培訓(xùn)工作同步籌劃思考、同步開展實(shí)施，著力實(shí)現(xiàn)檔案管理融入單位中心工作。要根據(jù)部門職責(zé)制定相應(yīng)考核標(biāo)準(zhǔn)，與年度工作績效考核掛鉤，督促落實(shí)全員檔案管理責(zé)任，把外在約束轉(zhuǎn)化為內(nèi)在要求，積極推動(dòng)數(shù)字化背景下聲像檔案管理工作規(guī)范有序開展。

（二）規(guī)范實(shí)施聲像檔案流程管理

干部教育培訓(xùn)工作具有較強(qiáng)的周期性、階段性、動(dòng)態(tài)性，聲像檔案管理要主動(dòng)向課堂教學(xué)、參觀考察等活動(dòng)延伸，合理確定歸檔范圍，嚴(yán)格落實(shí)流程管理，確保檔案資料數(shù)據(jù)完整、安全可靠、具有價(jià)值。

1.注重把好收集整理“關(guān)口”

隨著聲像設(shè)備的技術(shù)進(jìn)步，聲像資料制作獲取更加快捷，“隨手拍”“隨時(shí)拍”成為普遍形象，這既為檔案征集拓寬了來源渠道，同時(shí)也對(duì)聲像資料選取甄別提出更高要求。要根據(jù)政策法規(guī)和干部教育培訓(xùn)工作特點(diǎn)，將具有保存價(jià)值的聲像資料納入歸檔范圍，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)向檔案部門移交。歸檔資料應(yīng)當(dāng)是原版原件，要求圖像清晰、聲音清楚。記錄或存儲(chǔ)聲像文件、目錄數(shù)據(jù)的原始載體，應(yīng)當(dāng)以離線方式歸檔。歸檔移交時(shí)，要對(duì)音視頻文件和電子載體進(jìn)行檢測(cè)，包括載體外觀、聲像內(nèi)容和病毒檢驗(yàn)，確保檔案完整性和安全性。

2.規(guī)范落實(shí)存儲(chǔ)管理要求

依據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)特殊要求，采取相應(yīng)安全措施，做好備份，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞或技術(shù)升級(jí)造成聲像檔案丟失。要定期對(duì)館藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核查，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期更新，適時(shí)遷移存儲(chǔ)信息，將數(shù)據(jù)資料從原存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)換到穩(wěn)定性更高的同類載體，防止因載體老化或損壞而造成數(shù)據(jù)丟失；對(duì)于存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，要做好主從熱備、定期備份、異地容災(zāi)等技術(shù)處理，確保檔案數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定。具備條件的單位，可建設(shè)應(yīng)用智能聲像檔案管理系統(tǒng)，提高管理效率，更好地保護(hù)和利用聲像資源。

3.積極拓寬查詢利用渠道

積極做好聲像檔案服務(wù)利用，為學(xué)院開展資料查詢、教學(xué)課程統(tǒng)計(jì)、教學(xué)成果評(píng)估等活動(dòng)提供有力的檔案支持。要建立完善在線數(shù)據(jù)庫，依托本單位檔案綜合管理系統(tǒng)，對(duì)聲像檔案資料進(jìn)行處理加工，讓存儲(chǔ)、發(fā)布、檢索、下載更為便捷高效。對(duì)存量館藏非數(shù)字格式聲像檔案，要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過專用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)備份?？商剿鬟\(yùn)用微信小程序，與聲像檔案信息系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接，在查詢、展覽、教育等方面，為學(xué)員提供“觸手可及、隨用隨取”的檔案移動(dòng)服務(wù)體驗(yàn)[1]。

（三）大力培養(yǎng)聲像檔案專業(yè)人才

加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員能力素質(zhì)培養(yǎng)，優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，是當(dāng)前干部學(xué)院聲像檔案建設(shè)提質(zhì)增效的迫切需要。

1.提升數(shù)字化專業(yè)技能

檔案管理數(shù)字化是大勢(shì)所趨，干部學(xué)院可采取“在崗實(shí)踐+脫產(chǎn)培訓(xùn)”方式，組織開展檔案數(shù)字化專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員掌握數(shù)據(jù)著錄、保存、檢索等專業(yè)知識(shí)，熟練掌握數(shù)據(jù)平臺(tái)系統(tǒng)的操作技能。積極開展異地業(yè)務(wù)交流，組織現(xiàn)場(chǎng)走訪參觀，學(xué)習(xí)借鑒成功做法和先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。注重與數(shù)據(jù)密集型企業(yè)和檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，通過現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、技術(shù)咨詢、跟訓(xùn)跟學(xué)等方式，不斷提升檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)技能。

2.實(shí)施項(xiàng)目化人才激勵(lì)

建立聲像檔案管理人才項(xiàng)目激勵(lì)機(jī)制，對(duì)業(yè)務(wù)技能過硬、工作成績突出人員，要適時(shí)給予充分的表彰獎(jiǎng)勵(lì)。要落實(shí)好檔案管理人員調(diào)職調(diào)級(jí)、獎(jiǎng)金福利、請(qǐng)假休假等各項(xiàng)待遇，把參加“示范檔案館”創(chuàng)建、檔案專項(xiàng)檢查等任務(wù)情況，作為業(yè)績考核時(shí)重要依據(jù)，激勵(lì)檔案管理人員在數(shù)字化業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型中擔(dān)當(dāng)作為。當(dāng)前，部分干部學(xué)院將檔案管理人員職稱評(píng)審與本單位專職人才聘用一并統(tǒng)籌計(jì)劃，對(duì)檔案從業(yè)人員起到了較好激勵(lì)作用。

（四）建設(shè)并完善聲像檔案基礎(chǔ)設(shè)施

隨著數(shù)字化管理深入推進(jìn)，聲像檔案數(shù)據(jù)存量大幅度增加，這對(duì)檔案館室的基礎(chǔ)建設(shè)和數(shù)字設(shè)備提出了更高的要求。

1.完善數(shù)字化管理系統(tǒng)

根據(jù)專業(yè)聲像檔案數(shù)據(jù)管理要求，開發(fā)建設(shè)安全可靠、便于利用的聲像檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)照片和音視頻等聲像檔案批量上傳、在線檢索、瀏覽查詢等功能。要積極推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)與本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教學(xué)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互鏈接，實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享，更好地為干部教育培訓(xùn)工作發(fā)揮支持和保障作用；涉密聲像檔案管理，必須遵守國家有關(guān)聯(lián)網(wǎng)保密規(guī)定，防止出現(xiàn)失泄密問題。

2.配置標(biāo)準(zhǔn)化場(chǎng)館設(shè)備

數(shù)字化背景下，聲像檔案庫房設(shè)計(jì)更需考慮數(shù)字設(shè)備運(yùn)維要求，選址應(yīng)充分考慮環(huán)境條件、便捷程度、通風(fēng)效果等因素，滿足保密性、安全性、穩(wěn)定性等多項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。要按照最新政策法規(guī)，落實(shí)防火、防潮、防磁等技術(shù)措施，配置專業(yè)安防系統(tǒng)，如視頻監(jiān)控、門禁系統(tǒng)以及消防設(shè)施等；庫房內(nèi)應(yīng)配置專業(yè)防磁柜，將磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等聲像檔案載體單獨(dú)存放；要安裝空調(diào)和溫濕度調(diào)控設(shè)備，確保庫房具備恒溫、恒濕等保管條件，防止因檔案載體潮濕發(fā)霉而導(dǎo)致數(shù)據(jù)損毀或丟失。江蘇蘇州干部學(xué)院利用學(xué)院整體搬遷和轉(zhuǎn)型升級(jí)機(jī)會(huì)，對(duì)檔案庫房進(jìn)行重新定位設(shè)計(jì)和規(guī)劃建設(shè)，為創(chuàng)建省級(jí)示范檔案館提供了較好基礎(chǔ)保障，這一做法對(duì)其他同類別檔案館建設(shè)具有參考借鑒價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳勇，姚燕珠.微信小程序在檔案移動(dòng)服務(wù)中的應(yīng)用研究[J].檔案與建設(shè)，2023（1）：70-72.

作者單位：江蘇蘇州干部學(xué)院