區(qū)域性檔案數(shù)字資源共享研究與實(shí)踐

目前，我國(guó)檔案事業(yè)正處于戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出要加強(qiáng)區(qū)域檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源館際共建互通，推進(jìn)檔案信息資源跨層級(jí)、跨部門(mén)共享利用。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，人們對(duì)檔案信息和檔案文化的需求越來(lái)越高、越來(lái)越廣，加快檔案開(kāi)放共享、擴(kuò)大檔案利用途徑、提供高質(zhì)量的服務(wù)已然是當(dāng)務(wù)之急。

一、區(qū)域性檔案數(shù)字資源共享的現(xiàn)狀

近年來(lái)，技術(shù)手段的發(fā)展推動(dòng)了區(qū)域檔案數(shù)字資源共享共建，國(guó)內(nèi)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)相繼建立了檔案數(shù)字資源共享服務(wù)平臺(tái)，例如長(zhǎng)三角民生檔案跨區(qū)域一體化在線查檔平臺(tái)，居民可以查詢(xún)長(zhǎng)三角地區(qū)345家綜合檔案館中與自己相關(guān)的婚姻登記、獨(dú)生子女等民生檔案；上海市檔案館設(shè)計(jì)研發(fā)的“跟著檔案觀上?！睌?shù)字人文平臺(tái)，通過(guò)選擇年份和地點(diǎn)，便能在平臺(tái)上瀏覽不同時(shí)期上海重要點(diǎn)位的歷史。這些平臺(tái)將涉及民生、歷史的檔案數(shù)字資源的目錄或原文集成到統(tǒng)一的平臺(tái)上，以便于公眾進(jìn)行遠(yuǎn)程檔案查閱。

目前我國(guó)檔案數(shù)字資源共享模式可以概括為三種形式。第一種是檔案資源保存主體共享。這種類(lèi)別不涉及檔案數(shù)字資源目錄和原文數(shù)據(jù)的共享，各級(jí)檔案數(shù)字資源保存主體通過(guò)簽署協(xié)議的方式，共享地點(diǎn)和聯(lián)系方式，將檔案原文通過(guò)傳真、郵寄等方式跨區(qū)域傳送。在這種模式下，受理檔案館成為查檔群眾的代理查檔人，為群眾查找異地檔案提供方便。第二種是目錄集成共享。公眾可以登錄共享平臺(tái)查閱共享檔案數(shù)字資源目錄，雖然無(wú)法直接看到檔案原文，但有助于公眾成為信息主體，使其能更加深入、全面地了解檔案信息資源。第三種是目錄原文集成共享。公眾通過(guò)平臺(tái)可以直接看到檔案原文，有助于提升公眾查閱檔案的體驗(yàn)感，提高滿(mǎn)意度和認(rèn)可度。目前，各地都在搭建不同種類(lèi)的檔案數(shù)字資源共享平臺(tái)，來(lái)滿(mǎn)足社會(huì)各界檔案利用者的需求，但如何讓這些檔案資源得到更深入、更廣泛、更便捷地利用，是數(shù)據(jù)提供者、平臺(tái)搭建者所面臨的難題與挑戰(zhàn)。

二、區(qū)域性檔案數(shù)字資源共享建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）區(qū)域內(nèi)檔案信息化發(fā)展水平不均衡

受地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展水平等因素影響，目前對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行集中整合仍面臨一定程度的困難。不同類(lèi)別或不同層面的數(shù)據(jù)共享，都需要通過(guò)數(shù)字化加工，將傳統(tǒng)檔案資源轉(zhuǎn)換為可在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享的檔案數(shù)字資源。區(qū)域性的檔案資源共享要求本區(qū)域檔案數(shù)字化水平相對(duì)一致，但實(shí)際上市與市、縣與縣之間存在不同程度的發(fā)展差距，造成數(shù)字化水平不均衡、檔案數(shù)字資源匱乏等問(wèn)題。除了數(shù)字化水平發(fā)展不均衡外，各地區(qū)的檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備完善程度也存在差距，部分地區(qū)無(wú)法滿(mǎn)足搭建平臺(tái)的基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)要求，數(shù)據(jù)共享只能停留在表面。

（二）共享資源類(lèi)型單一，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

從共享資源類(lèi)型方面來(lái)看，有的地區(qū)實(shí)現(xiàn)了民生檔案資源共享，有的地區(qū)推行紅色檔案資源共享，可以說(shuō)，大多數(shù)地區(qū)都停留在對(duì)單一類(lèi)型檔案資源的共享上。并且，區(qū)域內(nèi)各種類(lèi)型的信息共享平臺(tái)數(shù)量繁多，群眾面對(duì)繁雜的平臺(tái)需要進(jìn)行甄別，不僅沒(méi)有為群眾解決問(wèn)題帶來(lái)方便，反而增添了負(fù)擔(dān)。如果將不同類(lèi)型的檔案資源共享在一個(gè)平臺(tái)上，統(tǒng)一接入端口，那么只需登錄一次，便可以查閱區(qū)域內(nèi)各種不同類(lèi)型的檔案數(shù)字資源。另一方面，共享主體在進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳時(shí)，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)據(jù)的描述缺乏統(tǒng)一規(guī)范，有些主體對(duì)數(shù)據(jù)的描述字段涵蓋廣，有些卻很簡(jiǎn)單，無(wú)法兼容。面對(duì)這一問(wèn)題，需要檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)組織者建立高包容、差異化的上傳模式，同時(shí)要做好一定的檢測(cè)，既保證資源的豐富性，又能夠還原各地檔案數(shù)字資源的管理格式。

（三）開(kāi)放審核力度低，共享數(shù)據(jù)范圍小、內(nèi)容少

2022年，國(guó)家檔案局頒布了《國(guó)家檔案館檔案開(kāi)放辦法》（國(guó)家檔案局令第19號(hào)），將各級(jí)國(guó)家檔案館檔案開(kāi)放期限從30年縮短至25年。各地根據(jù)新的辦法要求需要對(duì)館藏檔案進(jìn)行重新開(kāi)放審核，但開(kāi)放審核任務(wù)量大、人員少，工作進(jìn)度緩慢，成效并不顯著，導(dǎo)致目前各地開(kāi)放共享的數(shù)據(jù)范圍小、內(nèi)容少，很多時(shí)候群眾在平臺(tái)上無(wú)法查到自己想要查詢(xún)的內(nèi)容，平臺(tái)不能為群眾提供更深層次的利用服務(wù)。

（四）安全風(fēng)險(xiǎn)高

安全始終是檔案事業(yè)的根基和底線，建設(shè)檔案數(shù)字資源信息共享平臺(tái)是檔案工作適應(yīng)高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，可以大幅提高檔案部門(mén)的服務(wù)水平，但同時(shí)也給檔案安全工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)。一方面，從平臺(tái)本身安全考慮，如網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備配備不達(dá)標(biāo)、平臺(tái)安全技術(shù)措施不到位或權(quán)限控制不精準(zhǔn)都有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)在管理和傳輸中發(fā)生安全風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，從信息安全角度來(lái)講，檔案數(shù)字資源的開(kāi)放使用與隱私保護(hù)是對(duì)立統(tǒng)一的辯證關(guān)系，在考慮將館藏內(nèi)容“應(yīng)開(kāi)盡開(kāi)”的同時(shí)也要兼顧檔案內(nèi)容的隱私性、保密性和安全性。

（五）公眾參與度不高

一方面，平臺(tái)數(shù)據(jù)有限，覆蓋范圍小，不能滿(mǎn)足公眾不同的查檔需求，導(dǎo)致平臺(tái)利用率低。另一方面，有些地區(qū)的檔案數(shù)字資源共享利用平臺(tái)雖然已經(jīng)建設(shè)完成，但宣傳不夠，群眾知曉度低，平臺(tái)無(wú)法完全發(fā)揮便民服務(wù)的作用。

三、區(qū)域性檔案數(shù)字資源共享對(duì)策

（一）探索有效機(jī)制，創(chuàng)新區(qū)域內(nèi)信息共享方式

區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)字資源共享對(duì)于參與方的檔案信息化程度具有一定要求，然而一定區(qū)域內(nèi)的各個(gè)檔案數(shù)字資源共享主體的數(shù)字化發(fā)展程度要達(dá)到一致是很困難的，如果等到所有參與主體都符合共享?xiàng)l件再建設(shè)平臺(tái)是不現(xiàn)實(shí)的。針對(duì)區(qū)域內(nèi)各主體發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，可以根據(jù)實(shí)際建立合適且可行的共享機(jī)制，如邯鄲市檔案館提出“水母式”共享機(jī)制。水母外形像一把透明傘，向四周伸出長(zhǎng)長(zhǎng)的觸手，水母的觸手主要用于捕捉食物和移動(dòng)，失去觸手的水母仍能生存，但其捕食能力和移動(dòng)效率會(huì)受到影響?！八甘健惫蚕頇C(jī)制的原理就是以一個(gè)區(qū)域內(nèi)條件成熟的檔案館作為傘狀體，提供基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器和平臺(tái)使用權(quán)限等，并采取技術(shù)手段做好安全防護(hù)，區(qū)域內(nèi)其他檔案館無(wú)需采購(gòu)軟件或硬件，只需要提供數(shù)據(jù)即可“零成本”加入，以此帶動(dòng)其他檔案館積極參與，豐富平臺(tái)內(nèi)容，推動(dòng)共享工作高效、迅速、有力、可控地發(fā)展。邯鄲市國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館以自身應(yīng)用系統(tǒng)為基礎(chǔ)，優(yōu)化系統(tǒng)共享利用功能，建立市、縣兩級(jí)館際共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)字資源共享服務(wù)。

（二）數(shù)據(jù)格式求同存異，在規(guī)范的基礎(chǔ)上保留差異

對(duì)于因數(shù)據(jù)描述格式不一導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法兼容的問(wèn)題，應(yīng)該在數(shù)據(jù)接入前做好充分的調(diào)研和分析，制定好數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將必填項(xiàng)以及字段要求逐一列出，同時(shí)要尊重各地區(qū)在檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的差異，在不影響整體利用的前提下求同存異。如邯鄲市檔案館在組織縣（市、區(qū)）檔案館提交數(shù)據(jù)時(shí)，發(fā)現(xiàn)各地檔案館在檔案整理時(shí)檔號(hào)結(jié)構(gòu)有的以年度為最低類(lèi)目，有的則以保管期限為最低類(lèi)目，排列編號(hào)各不相同，目錄著錄項(xiàng)存在字符長(zhǎng)短、機(jī)構(gòu)分類(lèi)不一致等問(wèn)題。如果要求所有上傳數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，那么部分地區(qū)則需要重新開(kāi)展數(shù)字化加工。結(jié)合工作實(shí)際，邯鄲市檔案館要求數(shù)據(jù)上傳方準(zhǔn)備的數(shù)字資源格式在符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，著錄數(shù)據(jù)必填項(xiàng)，對(duì)于數(shù)據(jù)格式存在的特殊情況，不做統(tǒng)一化要求。如大名縣檔案館與邯鄲市檔案館的全宗號(hào)組成結(jié)構(gòu)就存在差別，大名縣檔案館采用大寫(xiě)字母和數(shù)字的組合，邯鄲市檔案館則采用的是全數(shù)字組成結(jié)構(gòu)，考慮到全宗號(hào)結(jié)構(gòu)并不影響數(shù)據(jù)查閱，故對(duì)這一差異進(jìn)行了保留。同時(shí)通過(guò)擴(kuò)大字符數(shù)，解決了上傳數(shù)據(jù)項(xiàng)字段不統(tǒng)一的問(wèn)題。另外，邯鄲市檔案館將系統(tǒng)構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)集中在邯鄲市檔案館的服務(wù)器上，其中中心庫(kù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)用來(lái)配置加入系統(tǒng)平臺(tái)的各個(gè)檔案館訪問(wèn)地址等管理數(shù)據(jù)，各個(gè)綜合檔案館分別配置了數(shù)據(jù)庫(kù)，用于存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)。在各館數(shù)據(jù)庫(kù)下，檔案信息通過(guò)數(shù)據(jù)表存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)表采用“檔案標(biāo)識(shí)—全宗號(hào)—檔案類(lèi)型”的形式命名，如“arc—0019—jh”（“jh”即以件為基礎(chǔ)單位的簡(jiǎn)化整理類(lèi)型）規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，同時(shí)達(dá)到各全宗數(shù)據(jù)相互隔離的效果，避免著錄項(xiàng)因格式上存在細(xì)微差別而不能導(dǎo)入系統(tǒng)。

（三）突出開(kāi)放重點(diǎn)，更好服務(wù)人民群眾

面對(duì)開(kāi)放任務(wù)量大、人員少這一難點(diǎn)，可優(yōu)先選取利用率較高的民生類(lèi)檔案進(jìn)行開(kāi)放審核，滿(mǎn)足人民群眾對(duì)這部分檔案的查閱需求。如邯鄲市檔案館科學(xué)謀劃、周密部署，組織檔案開(kāi)放審核工作小組優(yōu)先對(duì)民生類(lèi)檔案較多的邯鄲市教育局、原邯鄲市勞動(dòng)局共6354件檔案進(jìn)行開(kāi)放審核，同時(shí)，組織各縣（市、區(qū)）檔案館優(yōu)先將民生類(lèi)檔案開(kāi)放后上傳至平臺(tái)，逐步推動(dòng)民生類(lèi)檔案優(yōu)先共享。此外，邯鄲市檔案館集中會(huì)審、修改完善了《邯鄲市檔案館接收辦法》和《邯鄲市檔案館檔案接收標(biāo)準(zhǔn)》，要求進(jìn)館單位移交涉密檔案目錄、到期開(kāi)放目錄和延期開(kāi)放目錄，確保進(jìn)館檔案的開(kāi)放審核符合相關(guān)規(guī)定，有效減少檔案館檔案開(kāi)放審核工作量，提升檔案開(kāi)放審核效率。

（四）多措并舉，提升平臺(tái)安全水平

提升檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備安全水平，健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系，切實(shí)保障檔案數(shù)字資源安全。一是在政務(wù)外網(wǎng)配備防火墻、入侵檢測(cè)、漏洞掃描、VPN、入侵防御、WEB防火墻、日志審計(jì)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。二是采取技術(shù)措施做好安全防護(hù)。利用防病毒、密碼管理、數(shù)字認(rèn)證、身份認(rèn)證、審計(jì)跟蹤等技術(shù)安全防護(hù)系統(tǒng)。三是數(shù)據(jù)傳輸把好保密關(guān)。對(duì)上傳到系統(tǒng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)嚴(yán)格審核、層層把關(guān)，確保符合在政務(wù)外網(wǎng)傳輸?shù)臈l件和檔案安全保密要求。

（五）加大宣傳力度，擴(kuò)大共享平臺(tái)的覆蓋面

一方面，要發(fā)動(dòng)各級(jí)檔案館積極參與，不斷豐富檔案數(shù)字資源，綜合各類(lèi)型檔案數(shù)據(jù)，保證有檔可用，有檔能用。另一方面，要加大社會(huì)宣傳，通過(guò)各種途徑做好共享平臺(tái)的宣傳工作，讓更多的群眾了解到平臺(tái)“誰(shuí)能查”“能查什么”“怎么查”等問(wèn)題，堅(jiān)持以人民為中心的發(fā)展思想，廣泛采納群眾的意見(jiàn)建議，不斷優(yōu)化完善工作機(jī)制、系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)類(lèi)別，將檔案資源充分利用起來(lái)，真正實(shí)現(xiàn)檔案為民所用、解民所急、化民所憂(yōu)，發(fā)揮檔案價(jià)值。

檔案資源共建共享是一項(xiàng)長(zhǎng)期的綜合性工作，要努力探尋創(chuàng)新、高效、實(shí)用的共享機(jī)制，建設(shè)智能、多樣、現(xiàn)代化的系統(tǒng)平臺(tái)，推動(dòng)檔案事業(yè)不斷高質(zhì)量發(fā)展。

河北省檔案局科技項(xiàng)目“區(qū)域性數(shù)字檔案資源共享研究與實(shí)踐”研究成果（項(xiàng)目編號(hào)：2024-X-13）

作者單位：邯鄲市檔案館 邯鄲市中心醫(yī)院