摘 要:隨著數(shù)字化技術(shù)的普遍應(yīng)用,智慧醫(yī)院建設(shè)成為當(dāng)前炙手可熱的研究課題。文章基于智慧醫(yī)院建設(shè)實(shí)踐,分析了公立醫(yī)院電子檔案管理中存在的體制機(jī)制、系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)整合和智能應(yīng)用等問題,并有針對(duì)性地提出“標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)、技術(shù)賦能、協(xié)同共享、安全保障”的優(yōu)化路徑。實(shí)踐證明,這些優(yōu)化措施將有效提高公立醫(yī)院電子檔案管理水平,為智慧醫(yī)院建設(shè)提供有力支撐。
關(guān)鍵詞:智慧醫(yī)院;公立醫(yī)院;電子檔案;路徑優(yōu)化;數(shù)據(jù)治理
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
一、智慧醫(yī)院建設(shè)背景下電子檔案管理的重要性
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中,智慧醫(yī)院建設(shè)已成為新時(shí)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。受大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)驅(qū)使,加快推進(jìn)智慧醫(yī)院電子檔案管理建設(shè),既符合時(shí)代需要,也順應(yīng)了行業(yè)發(fā)展大勢(shì),具有建設(shè)的必要性。首先,在臨床診療層面,電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)患者就醫(yī)的全流程數(shù)字化記錄以及科學(xué)、智能地分析數(shù)據(jù),如電子檔案管理的臨床決策支持系統(tǒng),能夠輔助醫(yī)生完成疾病診斷,并為醫(yī)生制定治療方案提供有效建議。醫(yī)生通過登錄電子檔案系統(tǒng),借助智能化的決策系統(tǒng),專業(yè)分析病人病歷、檢驗(yàn)檢查和醫(yī)學(xué)影像等臨床數(shù)據(jù),制定科學(xué)的診療方案。實(shí)踐表明,這一輔助決策系統(tǒng)能夠充分發(fā)揮人機(jī)交互作用,從而降低醫(yī)療事故的差錯(cuò)率;其次,在醫(yī)院管理層面,電子檔案為醫(yī)院精細(xì)化管理提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。例如,在醫(yī)療質(zhì)量管理環(huán)節(jié),電子檔案系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)各科室的醫(yī)療質(zhì)量指標(biāo),及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正質(zhì)量問題。醫(yī)院管理者通過電子檔案系統(tǒng)的智能分析功能,能夠掌握門診量、住院率和手術(shù)并發(fā)癥等關(guān)鍵指標(biāo)的變化趨勢(shì);最后,在區(qū)域醫(yī)療協(xié)同層面,電子檔案突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地域限制,實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息的高效共享。比如,在分級(jí)診療過程中,基層醫(yī)院醫(yī)生可以實(shí)時(shí)調(diào)閱上級(jí)醫(yī)院的診療記錄,了解患者既往病史。
二、公立醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.管理體制機(jī)制分析
公立醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)的重要載體,其電子檔案管理呈現(xiàn)出鮮明的體制特征,實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn),當(dāng)前存在以下突出問題:首先,行政化的管理模式制約了創(chuàng)新活力。公立醫(yī)院電子檔案管理工作要嚴(yán)格遵循衛(wèi)生行政部門的部署開展,管理模式相對(duì)剛性和固化,導(dǎo)致公立醫(yī)院難以根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整管理模式,如電子檔案系統(tǒng)在升級(jí)改造過程中,需要經(jīng)過上級(jí)部門的層層審批,從而降低了信息化建設(shè)的效率和進(jìn)度;其次,市場(chǎng)化運(yùn)作機(jī)制不健全。公立醫(yī)院受制于事業(yè)單位管理體制,在電子檔案管理方面的投入意愿不強(qiáng),資源配置效率偏低,特別是在人才引進(jìn)、技術(shù)創(chuàng)新等方面,缺乏有效的激勵(lì)約束機(jī)制,因而難以建立與市場(chǎng)接軌的運(yùn)行機(jī)制;再次,部門協(xié)同機(jī)制亟待完善。公立醫(yī)院的檔案管理部門與臨床科室、信息科和醫(yī)務(wù)科等關(guān)鍵部門之間的溝通協(xié)作不暢,存在“信息孤島”現(xiàn)象,各科室之間的相關(guān)數(shù)據(jù)無法有效共享,直接影響電子檔案的及時(shí)性和完整性,導(dǎo)致不能充分發(fā)揮電子檔案的管理效能。
2.系統(tǒng)建設(shè)水平分析
(1)區(qū)域發(fā)展不均衡。一方面,經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的大型三甲醫(yī)院已建立較為完善的電子檔案管理平臺(tái),具備全流程數(shù)字化管理能力;另一方面,基層公立醫(yī)院的系統(tǒng)建設(shè)相對(duì)滯后,部分醫(yī)院甚至仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主。這種不均衡嚴(yán)重影響了區(qū)域醫(yī)療協(xié)同的效率。(2)系統(tǒng)功能參差不齊。即使在同級(jí)別公立醫(yī)院中,由于信息化建設(shè)起點(diǎn)和投入不同,系統(tǒng)功能的完備性和實(shí)用性也存在較大差異。調(diào)研顯示,約40%的二級(jí)以上公立醫(yī)院僅具備基礎(chǔ)的電子文檔存儲(chǔ)和檢索功能,高級(jí)應(yīng)用功能嚴(yán)重不足。(3)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。國(guó)家對(duì)公立醫(yī)院的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行尚未建立統(tǒng)一的政策依據(jù)和行業(yè)規(guī)范。因此,各公立醫(yī)院采用的數(shù)據(jù)格式、編碼規(guī)則和接口標(biāo)準(zhǔn)等各有不同,這種“標(biāo)準(zhǔn)化鴻溝”給醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通帶來阻礙,成為制約公立醫(yī)院電子檔案管理順利開展的重要瓶頸。
3.數(shù)據(jù)資源整合分析
區(qū)域醫(yī)療服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)資源整合和共享至關(guān)重要,要求公立醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)與多個(gè)外部系統(tǒng)對(duì)接,但在實(shí)際建設(shè)中存在諸多難題。(1)縱向整合需求。與上級(jí)衛(wèi)生主管部門、醫(yī)保系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接需求日益增長(zhǎng),但目前普遍存在的“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重制約了數(shù)據(jù)資源的縱向流轉(zhuǎn)。(2)橫向整合難題??v觀醫(yī)院的組織架構(gòu),發(fā)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間存在較多問題,制約了數(shù)據(jù)整合。比如,普遍存在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致、接口規(guī)范不統(tǒng)一和系統(tǒng)兼容性差等問題,直接影響了電子檔案的完整性和連續(xù)性。(3)區(qū)域共享受限。在推進(jìn)分級(jí)診療、遠(yuǎn)程醫(yī)療等新型服務(wù)模式過程中,跨機(jī)構(gòu)間的檔案信息共享面臨技術(shù)和管理的雙重制約,難以滿足醫(yī)療協(xié)同的實(shí)際需求。
4.智能化應(yīng)用水平分析
(1)基礎(chǔ)功能局限。大多數(shù)公立醫(yī)院的電子檔案管理仍停留在數(shù)字化存儲(chǔ)和基礎(chǔ)檢索層面。目前,醫(yī)院普遍采用的是傳統(tǒng)的關(guān)鍵字檢索方式,無法滿足臨床醫(yī)務(wù)人員快速、精準(zhǔn)獲取檔案信息的需求。 (2)智能化水平不足。在檔案分類、編目和歸檔等環(huán)節(jié)仍以人工操作為主,自動(dòng)化程度低,工作效率和準(zhǔn)確性難以保障。特別是處理海量的非結(jié)構(gòu)化醫(yī)療數(shù)據(jù),傳統(tǒng)的人工處理方式已難以應(yīng)對(duì),亟須探索更加高效、快捷的智能化操作方式。(3)深度應(yīng)用滯后。在臨床決策支持、科研分析和質(zhì)量控制等高級(jí)應(yīng)用場(chǎng)景中,電子檔案的智能化應(yīng)用明顯不足。例如,缺乏基于人工智能的檢索系統(tǒng)、知識(shí)圖譜分析工具等先進(jìn)功能,難以充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。
5.安全保障體系分析
公立醫(yī)院作為承擔(dān)公共醫(yī)療服務(wù)職能的機(jī)構(gòu),在電子檔案安全管理方面面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。(1)技術(shù)防護(hù)不足。當(dāng)前很多公立醫(yī)院缺乏完整的安全防護(hù)體系,體現(xiàn)在數(shù)據(jù)加密、訪問控制和災(zāi)備恢復(fù)等關(guān)鍵技術(shù)環(huán)節(jié)存在明顯短板,疊加復(fù)雜多變的外部環(huán)境和安全形勢(shì),公立醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)和威脅不斷增大,存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患。(2)制度建設(shè)滯后。因缺乏統(tǒng)一完備的電子檔案安全管理制度和規(guī)范體系,公立醫(yī)院電子檔案在數(shù)據(jù)共享、隱私保護(hù)等新興領(lǐng)域缺乏明確的管理規(guī)范和操作指南,給平臺(tái)建設(shè)的落地實(shí)施增加了難度。(3)應(yīng)急機(jī)制缺失。大部分醫(yī)院未建立完善的安全事件應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制,一旦發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件,難以及時(shí)有效應(yīng)對(duì)。
6.專業(yè)人才隊(duì)伍分析
(1)人才結(jié)構(gòu)失衡。在現(xiàn)有的檔案管理人員隊(duì)伍中,大多數(shù)來自傳統(tǒng)的檔案專業(yè)背景。但在推進(jìn)智能化建設(shè)過程中,需要同時(shí)兼具信息技術(shù)和醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才,實(shí)現(xiàn)用新技術(shù)搭建智慧化醫(yī)院建設(shè)體系。(2)培養(yǎng)機(jī)制不健全。受限于公立醫(yī)院的管理體制,在人才培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制等方面阻力較大。比如,綜合型人才的職業(yè)發(fā)展通道不暢、薪酬待遇偏低等問題,一定程度上影響了專業(yè)人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性和發(fā)展的積極性。(3)繼續(xù)教育不足。新技術(shù)快速發(fā)展需要檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)地更新知識(shí)體系、提升專業(yè)技能,然而當(dāng)前公立醫(yī)院的培訓(xùn)體系不夠完善,培訓(xùn)課程的專業(yè)化程度不高,這些問題都嚴(yán)重制約了智慧醫(yī)院的建設(shè)。
三、公立醫(yī)院電子檔案管理的優(yōu)化路徑設(shè)計(jì)
1.構(gòu)建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系
(1)完善數(shù)據(jù)治理架構(gòu)。在智慧醫(yī)院建設(shè)的大背景下,對(duì)電子檔案管理提出了新要求。首先,要建立系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)治理體系,應(yīng)構(gòu)建涵蓋數(shù)據(jù)采集、處理和應(yīng)用的全流程標(biāo)準(zhǔn)框架。其次,要基于醫(yī)療行業(yè)特點(diǎn),制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)治理規(guī)范,確保數(shù)據(jù)規(guī)范以及切實(shí)可行。最后,還要建立常態(tài)化的評(píng)估機(jī)制,定期監(jiān)督考核數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況,確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。(2)統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)?;趪?guó)家衛(wèi)生健康信息標(biāo)準(zhǔn)和工作實(shí)踐,發(fā)現(xiàn)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性直接關(guān)乎數(shù)據(jù)能否被有效利用,主要體現(xiàn)在以下幾方面:一是要重點(diǎn)規(guī)范病歷文書、醫(yī)學(xué)影像和檢驗(yàn)檢查等臨床核心數(shù)據(jù)的基本格式,統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和描述規(guī)范;二是要制定一套統(tǒng)一的醫(yī)學(xué)術(shù)語和編碼規(guī)則,解決以往醫(yī)院各科室用詞不一致問題,確保數(shù)據(jù)可對(duì)標(biāo)、可比較;三是要設(shè)計(jì)靈活可擴(kuò)展的數(shù)據(jù)模型,既能滿足當(dāng)前的使用需求,又能為未來適應(yīng)不同類型的檔案管理預(yù)留建設(shè)模塊空間。(3)制定接口規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。為實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通,一是在內(nèi)部系統(tǒng)對(duì)接方面,要注重規(guī)范數(shù)據(jù)交換接口,明確數(shù)據(jù)傳輸格式、交換協(xié)議和安全要求,確保數(shù)據(jù)在各端口之間無縫流轉(zhuǎn);二是在外部系統(tǒng)對(duì)接層面,要立足區(qū)域醫(yī)療平臺(tái)和醫(yī)保系統(tǒng)等外部機(jī)構(gòu),制定符合實(shí)際的數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn),支持跨機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)協(xié)同;三是建立科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估機(jī)制,做好定期評(píng)估和監(jiān)督,確保接口標(biāo)準(zhǔn)得以有效執(zhí)行。
2.打造智能化檔案管理平臺(tái)
(1)搭建微服務(wù)架構(gòu)平臺(tái)。構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)的核心在于通過設(shè)計(jì)先進(jìn)的微服務(wù)架構(gòu),將檔案管理功能模塊化,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的靈活擴(kuò)展和敏捷部署。在此基礎(chǔ)上,平臺(tái)通過統(tǒng)一的用戶訪問門戶和單點(diǎn)登錄機(jī)制,集成權(quán)限管理體系,為用戶提供一站式的檔案管理服務(wù)。(2)強(qiáng)化智能化功能應(yīng)用。平臺(tái)還可以引入人工智能等新技術(shù)手段,提高檔案管理智能化水平。例如,憑借OCR識(shí)別、自然語言處理等技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類和關(guān)鍵要素提取,大幅提高檔案處理的效率;再如,基于深度學(xué)習(xí)技術(shù),構(gòu)建醫(yī)療檔案知識(shí)圖譜,支持智能檢索和知識(shí)挖掘,為臨床科研提供精準(zhǔn)的信息支持。(3)創(chuàng)新移動(dòng)化應(yīng)用服務(wù)。智能化檔案管理的重要方向是開發(fā)功能完備的移動(dòng)端應(yīng)用,支持醫(yī)務(wù)人員能夠隨時(shí)隨地訪問并處理檔案,為決策的提質(zhì)增效提供依據(jù)。
3.建立區(qū)域醫(yī)療檔案協(xié)同機(jī)制
(1)構(gòu)建區(qū)域檔案共享平臺(tái)。為加速區(qū)域醫(yī)療資源整合和共享,應(yīng)當(dāng)推動(dòng)建立跨機(jī)構(gòu)的電子檔案共享機(jī)制。通過制定統(tǒng)一的共享規(guī)則和安全策略,實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院之間檔案資源的有序流轉(zhuǎn)。通過區(qū)域檔案目錄服務(wù),便于醫(yī)療機(jī)構(gòu)快速定位和獲取所需的檔案資源,支持分級(jí)診療和醫(yī)療協(xié)同。(2)完善協(xié)同工作規(guī)范。制定區(qū)域醫(yī)療檔案協(xié)同管理辦法,明確各參與方的權(quán)責(zé)劃分和工作流程。建立常態(tài)化的協(xié)調(diào)機(jī)制,定期組織相關(guān)單位開展業(yè)務(wù)交流和技術(shù)研討,促進(jìn)區(qū)域內(nèi)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
4.完善電子檔案安全保障體系
(1)健全管理制度體系。電子檔案的安全問題不容小覷,要加強(qiáng)電子檔案安全管理制度頂層設(shè)計(jì),制定詳細(xì)的操作規(guī)程和應(yīng)急預(yù)案。要明確各崗位的安全責(zé)任,加強(qiáng)人員安全意識(shí)教育,開展人員技能培訓(xùn)。要建立健全安全事件報(bào)告和處置機(jī)制,提高安全風(fēng)險(xiǎn)防控能力。(2)強(qiáng)化技術(shù)防護(hù)措施。應(yīng)當(dāng)從技術(shù)手段加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù),通過采用多層次安全防護(hù)架構(gòu),實(shí)施數(shù)據(jù)加密、訪問控制和操作審計(jì)等技術(shù)措施,防范數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問。通過建立健全災(zāi)備系統(tǒng),確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。
四、公立醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化路徑的實(shí)施對(duì)策
1.強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)和制度保障
(1)建立多層聯(lián)動(dòng)的工作機(jī)制。公立醫(yī)院要成立由院領(lǐng)導(dǎo)牽頭、相關(guān)職能部門參與的電子檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)電子檔案管理優(yōu)化工作。明確檔案管理部門、信息科和醫(yī)務(wù)科等核心部門的工作職責(zé),建立協(xié)同配合機(jī)制。(2)完善配套制度建設(shè)。公立醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)電子檔案管理專項(xiàng)規(guī)劃,并將其作為醫(yī)院信息化建設(shè)總體規(guī)劃的重要組成。持續(xù)完善電子檔案收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)的管理制度,建立健全績(jī)效考核機(jī)制,將電子檔案管理工作體現(xiàn)在部門和個(gè)人績(jī)效考核之中。
2.加大資源投入和技術(shù)支撐
(1)優(yōu)化資源配置。先進(jìn)的電子檔案管理離不開人力、物力和財(cái)力等多方資源的合理配置。公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),保障系統(tǒng)建設(shè)、設(shè)備更新和人員培訓(xùn)等工作如期順利開展。同時(shí),應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注并加強(qiáng)檔案管理部門的軟硬件設(shè)施建設(shè),改善檔案工作環(huán)境和條件。(2)加強(qiáng)技術(shù)支撐。要與時(shí)俱進(jìn),靈活運(yùn)用新興技術(shù)賦能電子檔案建設(shè)。要積極引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等新技術(shù),提高電子檔案管理的技術(shù)水平。要建立技術(shù)創(chuàng)新工作機(jī)制,鼓勵(lì)開展技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新,探索智能化檔案管理新模式。要加強(qiáng)與技術(shù)服務(wù)商的合作,及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)中的技術(shù)問題。
3.提升人員素質(zhì)和服務(wù)能力
(1)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。要針對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的薄弱環(huán)節(jié),建立分層分類的培訓(xùn)體系,開展專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)和業(yè)務(wù)規(guī)范等方面的培訓(xùn)。要積極引導(dǎo)檔案管理人員參加繼續(xù)教育和專業(yè)交流,提高業(yè)務(wù)能力。(2)提升服務(wù)質(zhì)量。要充分發(fā)揮電子檔案的服務(wù)效能,創(chuàng)新服務(wù)模式,推進(jìn)檔案信息服務(wù)向主動(dòng)化、精準(zhǔn)化方向發(fā)展。通過建立檔案利用需求反饋機(jī)制,及時(shí)了解臨床科室、科研人員等用戶的實(shí)際需求,有針對(duì)性地改進(jìn)服務(wù)。
4.推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)和評(píng)估改進(jìn)
(1)強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。首先,制定完善標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施細(xì)則,并明確各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)在具體工作中的應(yīng)用要求。其次,建立標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制,定期開展檢查評(píng)估,確保標(biāo)準(zhǔn)有效落實(shí)。最后,通過示范引導(dǎo)、以點(diǎn)帶面的方式,推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)在全院范圍內(nèi)的統(tǒng)一執(zhí)行。(2)開展評(píng)估改進(jìn)。建立電子檔案管理優(yōu)化工作評(píng)估機(jī)制,定期開展自評(píng)和第三方評(píng)估。設(shè)立評(píng)估指標(biāo)體系,從管理規(guī)范性、系統(tǒng)可用性和服務(wù)滿意度等維度展開綜合評(píng)價(jià),形成管理閉環(huán),提升服務(wù)質(zhì)量。
五、結(jié)語
優(yōu)化公立醫(yī)院電子檔案管理,是智慧醫(yī)院建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。本文提出通過構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、打造智能化管理平臺(tái)、建立區(qū)域協(xié)同機(jī)制以及完善安全保障體系等路徑,能夠優(yōu)化公立醫(yī)院電子檔案管理工作。在具體實(shí)踐中,各醫(yī)院應(yīng)立足實(shí)際、因地制宜,循序漸進(jìn)地推動(dòng)電子檔案建設(shè)。
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作者單位:山東省濱州市優(yōu)撫醫(yī)院