事業(yè)單位規(guī)范化與標準化地開展檔案管理工作的研究

摘 要：文章旨在探討如何推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標準化。通過對當前檔案管理工作中存在的問題展開分析，提出了一系列有針對性的策略和措施。同時，結合實際案例闡述了規(guī)范化與標準化開展檔案管理工作的重要性和積極影響，為事業(yè)單位提高檔案管理水平提供了有益的參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標準化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

事業(yè)單位檔案管理工作作為重要的社會服務事業(yè)和公共管理事業(yè)，其價值不容忽視。檔案承載著豐富的歷史信息，既是事業(yè)單位發(fā)展歷程的忠實記錄，又是重要的依據，可以為當前的決策提供借鑒。通過深入研究分析以往的檔案資料，總結經驗教訓，能夠為今后制定發(fā)展規(guī)劃提供有益的作用。同時，檔案管理工作優(yōu)質，服務社會價值顯著。比如，把具體的檔案材料向社會公開，對增強事業(yè)單位工作的透明度、公信力以及促進社會了解和監(jiān)督都有很大的幫助。但在檔案管理工作的實際操作中面臨的挑戰(zhàn)也不少。一方面，是檔案管理工作抓得不夠緊，在人力、物力、財力等方面的投入力度不夠；另一方面，在檔案的收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)上管理流程缺乏規(guī)范性，隨意性較強。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現狀及問題

1.管理意識淡薄

有些事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視。

一是有的單位對檔案管理工作的重要意義認識不夠。對核心業(yè)務部門往往投入更多的精力和資源，認為檔案管理工作只是輔助性工作，對單位的發(fā)展和運行并無直接的作用，這種短視的觀點導致檔案管理工作在經費分配、技術引進以及人員配備等方面得不到應有的重視和支持。

二是普通職工對檔案管理工作的重要性也缺乏足夠的認識。他們認為檔案管理只是簡單的資料收集和保管，沒有認識到檔案對單位決策、業(yè)務開展和歷史傳承等方面的重要價值及其蘊含的豐富信息。在日常工作中，對檔案的形成、積累和移交等工作抓得不夠緊，檔案材料處置隨意性大。比如某事業(yè)單位在開展一項重要課題總結時，由于前期對有關檔案資料的收集整理不夠重視，導致在撰寫總結報告時對課題的成效和問題評估不夠全面和準確，對項目的完善和后續(xù)的決策制定造成了一定的難度。

2.管理制度不完善

檔案管理工作能夠規(guī)范、有序地開展，健全的檔案管理制度是重要保證。但是，目前很多機構在檔案管理體系上的不足是顯而易見的。在檔案收集環(huán)節(jié)，由于缺少明確的規(guī)定和標準，致使一些重要的檔案資料收集不及時，造成檔案資料不完整或不準確，甚至一些重點業(yè)務活動檔案往往因收集責任人不明確而被遺漏或丟失。在整理環(huán)節(jié)上，分門別類、編碼標準不統(tǒng)一，使整理檔案工作顯得雜亂無章。不同部門、不同人員對檔案的查找和利用可能會采取不同的方式，造成工作難度極大。在檔案的保管上，對檔案保管環(huán)境、安全保護措施等方面的規(guī)定不夠細致，不能切實保證檔案的安全和完整。個別單位檔案庫房簡陋，缺少必要的設施，達不到防火、防潮或防蟲等要求，給檔案的存儲增加了一定的危險性。對檔案查閱、借閱流程規(guī)定不明、審批手續(xù)煩瑣等利用環(huán)節(jié)要求不夠明確，造成檔案利用效率不高。有的單位連檔案利用登記反饋制度都沒有建立，不能有效跟蹤評估利用檔案的情況，如某事業(yè)單位在開展檔案庫房搬遷工作中，由于檔案的搬運、保管制度不夠完善，致使部分檔案在搬運過程中發(fā)生混亂、丟失現象，造成單位的損失難以挽回。

3.技術手段落后

許多事業(yè)單位的檔案管理信息化程度極低，在數字化時代，仍然嚴重依賴手工操作、紙質檔案的傳統(tǒng)管理方式。手工操作不但效率較低，而且人為操作也容易出錯。在整理、編目和檢索檔案過程中，難以滿足快速、準確獲取檔案信息的需要，工作量大，且耗費時間長。紙質檔案管理辦法弊端較多，易受火災、水災或蟲蛀等環(huán)境的影響，造成卷宗毀損或遺失。同時，對紙質檔案的存儲空間有較高的要求，庫房壓力也隨著檔案數量的不斷增長而加大。檔案管理信息化程度不高，造成查檔難、利用難。缺乏有效的電子檢索系統(tǒng)，在大量紙質檔案中尋找一份檔案，需要耗費大量時間和精力。此外，各科室之間的檔案信息交流不暢，檔案的數字化共享無法實現，工作協(xié)同性和效率受到影響，如某事業(yè)單位因多年前的檔案還存放在紙質檔案中，且無電子索引，需要查閱一份多年前的檔案資料，在庫房里找了好幾天，工作進度受到嚴重影響。

4.檔案管理人員素質參差不齊

影響檔案管理工作質量的一個關鍵因素就是檔案管理人員的素質。目前，事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識不足、業(yè)務技能不強的問題。有些檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)出身，對檔案管理的基本原理、方法和技術等方面缺乏系統(tǒng)的理論知識，理解不深。在實際工作中對影響檔案管理質量和效率的規(guī)范流程和標準還不能很好地操作。此外，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的訓練和學習機會。由于單位對檔案管理工作不夠重視，很少給檔案管理人員參加業(yè)務培訓和學習交流的機會，造成他們不能及時掌握現代檔案管理工作的新要求與新技術，知識和技能更新滯后，很難適應現代化的檔案管理工作，如某事業(yè)單位引進了一套先進的檔案管理軟件，但檔案信息化管理工作仍然進展緩慢，原因是檔案管理人員缺乏相關培訓和操作經驗，軟件功能發(fā)揮不出來。

二、推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標準化開展的策略

1.增強管理意識

在推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標準化的進程中，增強管理意識是首要任務。通過多種有效的宣傳和培訓手段，可以顯著提高事業(yè)單位全體人員對檔案管理工作重要性的認識。

在宣傳方面，可以利用單位的宣傳欄、電子顯示屏和工作群等渠道，定期發(fā)布關于檔案管理工作的重要性、意義以及相關成果的信息。例如，展示一些因檔案管理工作出色而對單位發(fā)展產生積極影響的案例，或者介紹檔案在解決歷史遺留問題、支持決策制定等方面的關鍵作用。同時，可以組織開展檔案管理主題的宣傳周或宣傳月活動，通過舉辦講座、發(fā)放宣傳資料等形式，深入普及檔案管理的知識和作用。培訓工作應具有針對性和系統(tǒng)性。針對檔案管理人員，可以邀請專家開展專題講座，著重闡述檔案管理與單位戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務發(fā)展之間的緊密聯(lián)系，以及如何從管理層面給予支持和推動。對于普通員工，可以開展基礎的檔案管理知識培訓，讓他們了解檔案的形成、收集和整理等流程以及自身在檔案管理工作中的職責。此外，還可以組織實地參觀檔案管理工作先進單位，讓員工親身感受開展規(guī)范化、標準化的檔案管理帶來的好處，并將檔案管理工作納入單位的發(fā)展戰(zhàn)略和工作計劃，從制度層面保障其重要地位。在制定發(fā)展戰(zhàn)略時，應明確檔案管理工作的長期目標和階段性任務，如在一定時期內實現檔案管理的信息化升級，或者達到特定的檔案管理規(guī)范化標準。工作計劃中應詳細列出檔案管理工作的具體安排，包括資源配置、工作進度和考核指標等，確保檔案管理工作與單位的其他業(yè)務工作同步推進、協(xié)調發(fā)展。

例如，某事業(yè)單位在制訂年度工作計劃時，將檔案管理信息化建設列為重點項目之一，明確了投入的資金、預期達到的信息化水平以及相關責任人，并將其完成情況納入部門和個人的績效考核，從而有效地推動了檔案管理工作的開展。

2.完善管理制度

建立健全涵蓋檔案全生命周期的管理制度，對于實現事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標準化至關重要。在檔案的收集環(huán)節(jié)，應明確規(guī)定各類檔案的收集范圍、時間節(jié)點和責任人。例如，對于科研項目檔案，應在項目結題后的規(guī)定時間內由項目負責人將相關資料完整地移交至檔案部門，對于行政公文檔案，規(guī)定由辦公室專人定期收集。同時，建立收集工作的監(jiān)督機制，確保重要檔案無遺漏。整理環(huán)節(jié)需要制定統(tǒng)一、科學的分類和編碼標準?？梢愿鶕挝坏臉I(yè)務特點和檔案的屬性，采用分類法或主題法等實行分類，并賦予唯一的編碼，以便于快速檢索和管理。比如，將財務檔案按照年度和項目實行分類編碼，將人事檔案按照部門和職位實行分類編碼。此外，規(guī)范檔案的裝訂、標注等整理工作的具體要求，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。保管環(huán)節(jié)應明確檔案的存儲環(huán)境要求、安全防護措施和定期檢查制度。檔案庫房要具備良好的防火、防潮、防蟲和防盜等設備設施，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。建立檔案的定期盤點和檢查制度，及時發(fā)現并處理檔案可能出現的損壞與丟失等問題。比如，規(guī)定每月對檔案庫房展開一次全面檢查，每季度進行一次檔案盤點。利用環(huán)節(jié)要優(yōu)化檔案的查閱、借閱流程，簡化審批程序，并建立嚴格的登記和反饋制度。明確規(guī)定不同級別和類型檔案的查閱和借閱權限，利用信息化手段實現線上申請和審批，提高效率。借閱檔案時，要求借閱人詳細登記借閱信息，并在規(guī)定時間內歸還。建立檔案利用的反饋機制，收集利用者的意見和建議，以便不斷改進檔案管理工作。比如，某事業(yè)單位制定了詳細的《檔案管理制度》，明確規(guī)定檔案的收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)的操作流程，并在實際工作中嚴格執(zhí)行。通過這種方式，該單位的檔案管理工作實現了有章可循，提高了工作的規(guī)范性和效率。

3.提高管理技術水平

隨著信息技術的飛速發(fā)展，加大對檔案管理信息化建設的投入是推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標準化的必然選擇。首先，引入先進的檔案管理軟件。這類軟件通常具備檔案的錄入、分類、檢索和統(tǒng)計等功能，能夠大幅度提高檔案管理的效率和準確性?？梢赃x擇一款功能強大的檔案管理軟件，實現對檔案的快速錄入和自動分類，通過關鍵詞檢索能夠迅速找到所需檔案。數字化掃描設備也是必不可少的。可以將紙質檔案實行數字化掃描轉化為電子檔案，不僅可以節(jié)省存儲空間，還便于檔案的長期保存和利用。在選擇數字化掃描設備時，要考慮其分辨率、掃描速度和穩(wěn)定性等因素，以確保掃描質量和工作效率。同時，建立安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)。加強系統(tǒng)的安全防護，可以采取數據加密、訪問控制和備份恢復等措施，防止檔案信息被泄露和丟失。此外，要確保系統(tǒng)的兼容性和擴展性，能夠與單位內部的其他信息系統(tǒng)實行數據交互和共享。在推進檔案數字化管理的過程中，要注重數據質量的把控，嚴格檢查數字化后的檔案質量，確保圖像清晰、文字準確和數據完整。在數字化掃描后，應安排專人對掃描結果展開核對和修正，保證電子檔案的質量。還應加強對信息技術和設備的維護和更新。定期對檔案管理軟件升級，確保其功能不斷完善和性能的優(yōu)化。及時更換老化或損壞的設備，保證數字化工作順利開展。例如，某大型事業(yè)單位投入大量資金建設了數字化檔案管理平臺，實現了檔案的在線查閱、借閱和審批，極大地提高了工作效率和服務質量。同時，通過定期的數據備份和系統(tǒng)維護，保障了檔案信息的安全和穩(wěn)定。

4.加強檔案管理人員的培訓

定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓和學習交流活動，對提高其業(yè)務水平和綜合素質具有重要意義。培訓內容應涵蓋檔案管理的理論知識、實踐技能和最新的行業(yè)動態(tài)。在理論知識方面，包括檔案學基本原理、檔案法規(guī)政策、檔案管理的基本原則和方法等。實踐技能培訓則著重于檔案的整理、編目、數字化處理和信息檢索等實際操作技能。同時，還應關注行業(yè)的最新發(fā)展趨勢和技術應用，如大數據在檔案管理中的應用與區(qū)塊鏈技術對檔案安全的保障等。培訓方式應多樣化，可以邀請業(yè)內專家集中授課，組織參加專業(yè)的培訓班和研討會，也可以開展經驗分享和案例分析活動。此外，利用在線學習平臺，讓檔案管理人員能夠根據自己的時間和需求自主學習。學習交流活動也是提升能力的重要途徑?？梢越M織檔案管理人員到其他單位參觀學習，借鑒先進的管理經驗和方法。參加行業(yè)內的學術交流會議，了解最新的研究成果和實踐經驗。還可以建立內部的交流機制，如定期召開工作座談會，讓檔案管理人員分享工作中的心得和遇到的問題，共同探討解決方案。為了確保培訓效果，應建立培訓考核機制。對參加培訓的人員實行考核，評估其對培訓內容的掌握程度和應用能力。將考核結果與績效掛鉤，激勵檔案管理人員積極參加培訓，提高自身素質。例如，某事業(yè)單位定期組織檔案管理人員參加由檔案管理協(xié)會舉辦的專業(yè)培訓課程，并在內部開展“檔案管理之星”評選活動，評選出在工作中表現出色、培訓考核成績優(yōu)秀的人員，極大地調動了檔案管理人員的積極性和主動性，打造了一支專業(yè)化、高素質的檔案管理隊伍。

三、結論

推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標準化是一項長期而艱巨的任務。需要事業(yè)單位從意識、制度、技術和人員等多方面入手，不斷改進和完善工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為事業(yè)單位的發(fā)展和社會服務提供有力保障。

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作者單位：1.伊金霍洛旗蘇布爾嘎鎮(zhèn)綜合保障和鄉(xiāng)村發(fā)展中心

2.伊金霍洛旗人力資源綜合服務中心

3.伊金霍洛旗紅慶河鎮(zhèn)綜合保障和鄉(xiāng)村發(fā)展中心

4.烏審旗委決策咨詢服務中心

5.伊金霍洛旗干部人事檔案中心

作者簡介：魏偉（1991—）男，漢族，內蒙古鄂爾多斯人，本科，館員，研究方向：檔案管理；馮軍（1984—），男，漢族，本科，館員，內蒙古鄂爾多斯人，館員，研究方向：檔案管理。