淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性及優(yōu)化策略

摘 要：隨著醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備已成為現(xiàn)代醫(yī)院診療、科研和教學(xué)不可或缺的重要資源。醫(yī)療設(shè)備的性能和安全性直接影響到患者的診療效果和醫(yī)院的運(yùn)營效率。隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷升級，設(shè)備種類日益豐富也給醫(yī)院管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，如何有效管理醫(yī)療設(shè)備檔案成為醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。醫(yī)療設(shè)備檔案管理不僅關(guān)乎設(shè)備的使用、維護(hù)與更新，還在提升醫(yī)療安全性和促進(jìn)設(shè)備使用效率以及降低醫(yī)院運(yùn)營成本等方面起到重要作用，通過對醫(yī)療設(shè)備檔案的系統(tǒng)管理，可以確保設(shè)備的使用安全、維護(hù)記錄的完整性及相關(guān)數(shù)據(jù)的可追溯性。文章探討了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性、現(xiàn)狀問題以及優(yōu)化策略，以期為醫(yī)院管理者提供理論依據(jù)和實(shí)踐指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；使用效率；安全性；管理制度

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過程中，醫(yī)療設(shè)備在現(xiàn)代醫(yī)療體系中扮演著至關(guān)重要的角色，是臨床科室開展各項(xiàng)診療活動的重要保障。大型醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量和先進(jìn)技術(shù)在一定程度上能夠體現(xiàn)醫(yī)院診斷治療的硬實(shí)力，也能對醫(yī)院綜合實(shí)力的提升帶來較大的影響。醫(yī)療設(shè)備作為醫(yī)院的核心資產(chǎn)，設(shè)備的管理水平直接關(guān)系到醫(yī)療質(zhì)量、患者安全及醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)療設(shè)備檔案資料是設(shè)備管理過程中不可或缺的重要組成部分，也是設(shè)備使用、維護(hù)的重要參考因素，有效的檔案管理有利于發(fā)揮檔案信息資源在醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是通過對醫(yī)療設(shè)備從論證、計(jì)劃、采購、安裝驗(yàn)收、使用、維護(hù)、維修到報廢等各個階段的全面記錄和管理，能夠有效提高設(shè)備的使用效率，降低運(yùn)營成本，保障醫(yī)療安全。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的概念

1.醫(yī)療設(shè)備檔案的定義

醫(yī)療設(shè)備檔案是指與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的信息記錄和文件的集合，通常包括設(shè)備的論證報告、購置申請、招標(biāo)采購文件、采購合同、安裝驗(yàn)收、使用記錄、維修記錄、檢測報告和報廢材料等各方面的資料。這些檔案不僅完整記錄了設(shè)備的基本信息，如品牌、型號、序列號、合格證、使用說明書和注冊證等，還涵蓋設(shè)備采購材料、質(zhì)保期、使用記錄、維修保養(yǎng)記錄和計(jì)量檢測報告等合規(guī)采購及使用文件。醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和維護(hù)是醫(yī)療機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，能夠?yàn)樵O(shè)備的有效管理提供重要依據(jù)。

2.醫(yī)療設(shè)備檔案管理的定義

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是指對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)信息收集、整理、歸檔、保存和利用的過程。有效的醫(yī)療設(shè)備檔案管理可以為醫(yī)院在設(shè)備采購和更新?lián)Q代等決策過程中提供有力的證據(jù)和參考，通過持續(xù)記錄設(shè)備的使用情況和維護(hù)保養(yǎng)歷史，管理人員能夠更準(zhǔn)確地判斷設(shè)備的剩余價值和未來的使用潛力，有利于醫(yī)院制訂合理的設(shè)備更新和替換計(jì)劃。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義

1.提升醫(yī)療安全性

醫(yī)療設(shè)備是現(xiàn)代醫(yī)療體系中不可或缺的組成部分，其性能和可靠性直接關(guān)系到患者的安全和治療效果。醫(yī)療設(shè)備檔案不僅是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，還是醫(yī)療質(zhì)量控制的重要組成部分，有效的檔案管理能夠確保設(shè)備的正常運(yùn)行。醫(yī)療設(shè)備投入使用后，隨著使用年限的增加難免會出現(xiàn)磨損或老化，定期的檢查和維護(hù)不僅能夠延長設(shè)備的使用壽命，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，還能有效防止因設(shè)備故障引發(fā)的醫(yī)療安全隱患，也可以在醫(yī)療事故發(fā)生時幫助醫(yī)院厘清責(zé)任，在糾紛中占據(jù)主動地位，減少不必要的損失。

2.改善醫(yī)療質(zhì)量控制

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)療質(zhì)量控制體系的重要一環(huán)。通過對醫(yī)療設(shè)備的采購、資質(zhì)證照、使用記錄、維修記錄、性能檢測及計(jì)量檢測等信息的詳細(xì)記錄和管理，可以保證設(shè)備在使用過程中的可追溯性和可控制性。記錄了醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家、使用說明和注意事項(xiàng)的醫(yī)療設(shè)備檔案，在保障設(shè)備正常運(yùn)行中發(fā)揮重要的作用。設(shè)備工程師可以通過查閱醫(yī)療設(shè)備使用檔案，評估設(shè)備性能的變化，及時發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備使用中潛在的風(fēng)險隱患，制訂詳細(xì)的預(yù)維護(hù)和保養(yǎng)計(jì)劃，明確設(shè)備維護(hù)的時間節(jié)點(diǎn)、內(nèi)容和負(fù)責(zé)人，確保每一臺設(shè)備都能按照既定的維護(hù)計(jì)劃保養(yǎng)，減少因設(shè)備問題導(dǎo)致的醫(yī)療事故，從而降低醫(yī)療事故的風(fēng)險，不僅為醫(yī)療安全提供保障，還能為醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。另外，對于特種設(shè)備的使用，如高壓滅菌器、制氧機(jī)等，檔案管理更是必不可少，它能幫助醫(yī)院確保這些設(shè)備的使用符合規(guī)范，從而保障患者的安全。

3.提高設(shè)備使用效率

醫(yī)療設(shè)備通常涉及高額投資，其使用調(diào)配需要高效協(xié)調(diào)。高效地使用設(shè)備可以縮短患者的就醫(yī)時間，提高診療效率，提升患者的滿意度，特別是在醫(yī)院資源緊張的情況下，醫(yī)療設(shè)備的合理配置和有效管理顯得尤為重要。

合理有效的檔案管理能夠幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)優(yōu)化資源配置，在實(shí)際使用中，通過建立詳細(xì)的設(shè)備使用記錄，醫(yī)療設(shè)備管理部門能夠及時掌握設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，獲取設(shè)備的使用歷史數(shù)據(jù)和維護(hù)情況，并對設(shè)備的使用頻率和時間等進(jìn)行分析，進(jìn)而優(yōu)化設(shè)備的調(diào)配和使用計(jì)劃。比如，在季節(jié)性疾病高峰期可以將使用需求較高的設(shè)備優(yōu)先安排到相應(yīng)的科室，而在低峰期，設(shè)備可以調(diào)配到其他需要的科室使用。這樣的動態(tài)管理可以讓醫(yī)療設(shè)備得到充分利用，避免了設(shè)備閑置或短缺的問題，最大程度地發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的使用潛力，加大固定資產(chǎn)盤活力度，提高設(shè)備利用率，避免資源浪費(fèi)，降低運(yùn)營成本。設(shè)備的高效使用還能夠提升醫(yī)療服務(wù)的及時性和有效性，減少患者等待時間，改善患者就醫(yī)體驗(yàn)，提升患者就醫(yī)的滿意度。

4.促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部的協(xié)作與溝通

醫(yī)療設(shè)備的管理主要涉及采購、使用和維護(hù)等多個部門，包括臨床科室、醫(yī)務(wù)科、醫(yī)療設(shè)備科及國有資產(chǎn)管理科等部門，良好的跨部門協(xié)作能夠提高信息流通的效率，確保各部門在設(shè)備管理中的信息共享。在檔案的建立、更新和使用過程中，各部門需要相互協(xié)作、溝通。例如，設(shè)備管理部門定期收集臨床科室對設(shè)備的使用反饋，更新檔案中的相關(guān)信息，促進(jìn)了部門之間的工作聯(lián)動和信息流通。通過建立跨部門溝通機(jī)制，能夠及時掌握設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行相應(yīng)的處理，從而降低設(shè)備故障率，提高醫(yī)療服務(wù)的安全性和有效性。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.當(dāng)前管理模式的特點(diǎn)及存在的問題

當(dāng)前的檔案管理呈現(xiàn)出多樣化和規(guī)范化并存的特點(diǎn)。許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理上采取了相對傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式，這種方式雖然在一定程度上能夠滿足基本的管理需求，但在數(shù)據(jù)檢索、信息共享方面存在明顯的不足。紙質(zhì)檔案的易損性和存儲空間的限制使得醫(yī)療設(shè)備檔案的管理效率受到影響，而且紙質(zhì)文檔的修改和更新也較為煩瑣，容易導(dǎo)致信息滯后或者缺失，影響醫(yī)療設(shè)備的使用和維護(hù)。

另外，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)依據(jù)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立了一套相對完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程。包括設(shè)備的采購、驗(yàn)收、使用、維護(hù)與報廢等環(huán)節(jié)，并對每個環(huán)節(jié)的檔案管理提出了具體要求。通過規(guī)范化的流程，能夠確保設(shè)備信息的完整性和一致性，從而為設(shè)備的生命周期管理提供保障，但在實(shí)際操作中也存在標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不力、個別環(huán)節(jié)疏漏等問題。

2.檔案管理水平參差不齊

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的普遍現(xiàn)狀是管理水平參差不齊。在一些大型醫(yī)院，由于資源相對充足，管理制度相對完善，檔案管理工作開展較為規(guī)范，能夠有效保障醫(yī)療設(shè)備的使用和維護(hù)。部分醫(yī)院引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，能夠?qū)崟r更新設(shè)備的使用情況、維護(hù)記錄及故障報告。這些系統(tǒng)的應(yīng)用不僅提高了管理效率，還為設(shè)備追溯和責(zé)任追究提供了依據(jù)。但是部分基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，且缺乏專業(yè)人員和系統(tǒng)的檔案管理制度，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理常處于無序狀態(tài)。特別是在設(shè)備投入使用后，因相關(guān)部門責(zé)任管理不到位或管理粗放，缺乏系統(tǒng)、動態(tài)及全過程的檔案資料收集大局觀，以致有關(guān)設(shè)備使用、維修和報廢情況的資料僅有少許或無任何材料存檔。個別設(shè)備的檔案內(nèi)甚至只存檔有供應(yīng)商的配送資質(zhì)，采購合同、產(chǎn)品證照等重要資料未見存檔，設(shè)備使用、維護(hù)等記錄更無歸檔的意識。這種管理的缺失使得醫(yī)療設(shè)備的采購資料、使用情況難以追蹤，給設(shè)備的安全性和有效性帶來了隱患。

3.檔案管理信息化程度不足

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化水平相對滯后。盡管一些大型醫(yī)院已經(jīng)開始執(zhí)行信息化管理，引入電子檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用信息技術(shù)手段來提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，這些系統(tǒng)一般會具備檔案錄入、存儲、查詢與統(tǒng)計(jì)等基本功能，可以有效減少人工操作的錯誤率，提高數(shù)據(jù)處理的速度和效率。

但在部分基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)中由于資金、技術(shù)和人才的限制，未能推行信息化管理，檔案管理仍然依賴于紙質(zhì)記錄。這種傳統(tǒng)的管理方式不僅效率低下，還容易出現(xiàn)信息丟失、記錄錯誤等問題，難以滿足現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)的需求。個別工作人員對設(shè)備的使用記錄、維護(hù)記錄等信息填寫不夠重視，隨意性較高，檔案信息的更新往往滯后甚至缺失，無法及時反映設(shè)備的實(shí)際使用狀態(tài)，不僅影響了設(shè)備的使用效率，還在一定程度上增加了醫(yī)院的安全風(fēng)險。信息化管理的缺失也讓醫(yī)療設(shè)備檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析變得煩瑣，制約了醫(yī)院管理決策的科學(xué)性。

4.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷更新，相關(guān)的設(shè)備管理知識和技能也在不斷變化，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)缺乏專門的設(shè)備檔案管理人員，現(xiàn)有的工作人員往往需要承擔(dān)多重任務(wù)，難以專注于設(shè)備檔案的管理。在實(shí)際工作中，因醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視程度不高，導(dǎo)致個別醫(yī)務(wù)人員對設(shè)備檔案管理的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為設(shè)備檔案管理額外增加自己的工作負(fù)擔(dān)，對設(shè)備使用記錄和維護(hù)信息的填寫隨意性大，未能將醫(yī)療設(shè)備的使用記錄、維修保養(yǎng)情況等信息及時歸檔，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理工作流于形式，檔案的時效性和準(zhǔn)確性降低，無法真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

在執(zhí)行電子化檔案信息管理的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要運(yùn)用專業(yè)的檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，但部分檔案管理人員可能缺乏必要的專業(yè)知識和技能，不熟悉這些工具的操作，無法高效地實(shí)行檔案錄入、查詢和維護(hù)。另外，有的人員數(shù)據(jù)整理和分析能力欠缺，不能對醫(yī)療設(shè)備檔案中的大量數(shù)據(jù)有效的整理和分析，難以從中提取有價值的信息。

四、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的優(yōu)化策略

1.建立健全檔案管理制度，制定規(guī)范化檔案收集流程

建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)高效管理的重要基礎(chǔ)，通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，能夠有效提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，為設(shè)備的安全使用和維護(hù)提供堅(jiān)實(shí)保障。根據(jù)設(shè)備檔案管理的相關(guān)規(guī)范和制度，對現(xiàn)有的檔案管理流程進(jìn)行全面評估。分析當(dāng)前檔案管理各環(huán)節(jié)中存在的不足，如設(shè)備采購材料、裝機(jī)驗(yàn)收、維護(hù)保養(yǎng)及設(shè)備報廢等環(huán)節(jié)檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)是否統(tǒng)一，現(xiàn)有模式收集的設(shè)備檔案信息是否一致，關(guān)鍵數(shù)據(jù)是否完整等，通過對這些環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理與規(guī)范，不僅能夠提高工作效率，還能確保檔案的準(zhǔn)確性和一致性。在制定詳細(xì)的操作規(guī)程時，除了確保規(guī)程涵蓋設(shè)備的整個生命周期，包括采購材料、驗(yàn)收入庫、使用記錄、保養(yǎng)維護(hù)及報廢等環(huán)節(jié)，還應(yīng)明確每個環(huán)節(jié)的責(zé)任科室、負(fù)責(zé)人、操作步驟、所需文檔及其保存方式等，這些文檔的規(guī)范化管理將為檔案管理提供清晰的依據(jù)。

2.推行信息化管理模式，提升設(shè)備檔案管理質(zhì)量

隨著智慧醫(yī)院信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)有越來越多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)將數(shù)字化檔案管理融入日常工作中。通過使用電子檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)對設(shè)備信息的集中管理和高效檢索。數(shù)字化管理的優(yōu)勢在于其能夠提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時性，降低人力成本，并且在數(shù)據(jù)備份和存儲方面具有更高的安全性，不僅提高了醫(yī)療設(shè)備的管理效率，還為設(shè)備的使用、維護(hù)和更新提供了更加科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。

在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置統(tǒng)一的管理流程和操作規(guī)范，可以增強(qiáng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可追溯性。采用信息化管理系統(tǒng)后，醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)對設(shè)備檔案全面的數(shù)字化管理，所有相關(guān)信息都可以通過電子系統(tǒng)進(jìn)行錄入、存儲和檢索。還可以通過系統(tǒng)對設(shè)備情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控，建立醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫后，可以隨時獲取設(shè)備的使用情況、維護(hù)記錄和性能數(shù)據(jù)。這種實(shí)時數(shù)據(jù)的獲取，不僅讓工程師能夠及時了解設(shè)備的狀態(tài)，還可以根據(jù)數(shù)據(jù)分析進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)，減少設(shè)備故障的發(fā)生。另外，通過其智能提醒功能，還可以自動生成設(shè)備維護(hù)和檢修提醒，提升了設(shè)備管理的主動性和預(yù)見性。信息分析和數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能也是在醫(yī)療設(shè)備管理過程中常用的功能，通過分析功能提供各類分析報表，如經(jīng)濟(jì)效益分析、折舊等。通過電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，可以統(tǒng)計(jì)設(shè)備的使用頻率、故障率等，從而為設(shè)備的采購和更新提供數(shù)據(jù)支持，優(yōu)化醫(yī)療資源的配置。

3.提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作質(zhì)量與檔案管理人員的專業(yè)程度息息相關(guān)，為規(guī)范檔案管理工作，必須加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和實(shí)際工作技能。在規(guī)范化檔案收集流程的執(zhí)行過程中，對檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)是必不可少的一環(huán)。想讓新流程順利實(shí)施，相關(guān)人員需要充分理解并掌握這些流程的內(nèi)容和目的。通過定期組織培訓(xùn)、開展模擬演練等方式，提高檔案管理人員對新流程的認(rèn)同感和執(zhí)行力，培養(yǎng)各環(huán)節(jié)人員的檔案管理意識，使其意識到規(guī)范化流程的重要性，從而在日常工作中自覺遵循。同時，設(shè)置專門的檔案管理員，使其專注于檔案管理及相關(guān)數(shù)據(jù)分析，通過對檔案管理員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其掌握電子化檔案管理系統(tǒng)的操作技能，提高數(shù)據(jù)搜集與分析能力，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢。

五、結(jié)束語

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要組成部分，對于提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率、降低運(yùn)營成本以及保障醫(yī)療安全具有重要意義。隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷進(jìn)步和管理理念的不斷創(chuàng)新，醫(yī)療設(shè)備檔案管理也面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院應(yīng)持續(xù)加強(qiáng)信息化建設(shè)，推動醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的智能化升級，推動醫(yī)療設(shè)備檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化和智能化發(fā)展，加強(qiáng)對醫(yī)療設(shè)備成本效益的分析和管理，確保醫(yī)療資源的合理配置和高效利用。

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作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)附屬武鳴醫(yī)院

作者簡介：萬奇靈（1987—），男，漢族，云南大理人，本科，館員，研究方向：綜合檔案管理與研究。