淺析提高人事檔案管理公共服務(wù)效能的策略

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和公共服務(wù)體系的不斷完善，社會各界對人事檔案管理公共服務(wù)能力的要求日益提升。盡管部分人事檔案管理部門已采取多項改善措施，但當(dāng)前服務(wù)效能仍顯不足，難以滿足廣大民眾日益增長的需求。文章基于人事檔案公共服務(wù)的準(zhǔn)確定位，深入剖析了當(dāng)前檔案公共服務(wù)現(xiàn)狀及其存在的不足之處，針對這些不足，文章提出了相關(guān)策略，通過技術(shù)創(chuàng)新與管理優(yōu)化，推動人事檔案管理公共服務(wù)向更高效、更便捷和更安全的方向發(fā)展，以更好地滿足社會需求，提升民眾的滿意度。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；公共服務(wù)效能

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

長期以來，我國對人才培養(yǎng)的戰(zhàn)略地位給予了高度重視，積極構(gòu)建多元化人才吸引與集聚機制，并緊密結(jié)合國內(nèi)外發(fā)展態(tài)勢與人才工作實際，發(fā)表了一系列重要論述，為人才事業(yè)發(fā)展指明了方向。人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)敏銳捕捉信息技術(shù)發(fā)展的契機，勇于革新傳統(tǒng)管理模式與服務(wù)手段，拓寬服務(wù)路徑，促進檔案信息的互聯(lián)互通與資源共享，確保每位檔案持有人能夠充分享有其檔案信息的知情權(quán)與使用權(quán)，從而全方位提高人事檔案管理服務(wù)的效能與水平。

一、人事檔案管理公共服務(wù)的定位

人事檔案管理公共服務(wù)在現(xiàn)代社會核心定位于全面服務(wù)流動人員群體，這一群體廣泛涵蓋了畢（結(jié)）業(yè)生、就業(yè)轉(zhuǎn)失業(yè)者、外埠進京落戶者、復(fù)退軍人、農(nóng)轉(zhuǎn)非勞動力以及所有因特定需求需管理或利用個人檔案的個人。這些檔案作為個人成長與經(jīng)歷的全面記錄，詳盡地反映了個人的學(xué)歷層次、政治立場、道德品質(zhì)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、工作業(yè)績、法律遵守情況以及家庭背景和社會關(guān)系等關(guān)鍵信息，是個人職業(yè)規(guī)劃與生活決策中的重要參考依據(jù)。人事檔案管理公共服務(wù)的宗旨是通過持續(xù)優(yōu)化檔案管理流程與革新服務(wù)模式，為人才的自由流動搭建便捷的橋梁，進而促進人力資源的高效配置與合理流動。在當(dāng)前國家發(fā)展戰(zhàn)略的指引下，該服務(wù)積極響應(yīng)政策號召，致力于提供高效和便捷的檔案服務(wù)解決方案，以穩(wěn)定就業(yè)市場、優(yōu)化營商環(huán)境，為社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展貢獻力量。為確保檔案信息的真實性與完整性，人事檔案管理公共服務(wù)全面完善檔案內(nèi)容，為流動人員的職業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。該服務(wù)受到黨委組織部門、檔案主管部門、財政部門及人力資源和社會保障部門等多方監(jiān)管與指導(dǎo)，通過政策制定、經(jīng)費支持和業(yè)務(wù)監(jiān)督等多元化手段，共同維護人事檔案管理公共服務(wù)的規(guī)范性、有效性與權(quán)威性。

二、人事檔案管理公共服務(wù)面臨的困境

1.檔案管理人員的綜合素養(yǎng)不高

在人事檔案管理公共服務(wù)實踐中，人員綜合素養(yǎng)偏低是因為多層面的認識不足與資源投入?yún)T乏所致。部分單位對人事檔案管理的核心價值缺乏深刻理解，未能將其視為推動組織發(fā)展與人才戰(zhàn)略實施的關(guān)鍵，導(dǎo)致管理層面的輕視與忽視。這種態(tài)度上的偏差，阻礙了檔案管理工作的深入實施，間接影響了檔案管理隊伍的構(gòu)建與發(fā)展。由于管理層對人事檔案管理的重要性認識不足，未能給予足夠的資源與支持，包括專業(yè)人員的配置與培訓(xùn)等。有的單位人事檔案管理工作由非專業(yè)人員甚至臨時工承擔(dān)，缺乏必要的專業(yè)知識、技能與經(jīng)驗，難以勝任復(fù)雜而細致的檔案管理工作。這種人員配置的不合理，降低了檔案管理工作的效率與質(zhì)量，限制了檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升空間，形成了惡性循環(huán)。綜合素養(yǎng)不高還體現(xiàn)在其服務(wù)意識與創(chuàng)新能力的欠缺上。由于缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)機會，他們難以跟上時代發(fā)展的步伐，未能及時掌握先進的檔案管理理念與技術(shù)手段。在提供公共服務(wù)時，會因能力不足而無法滿足用戶的多樣化需求，影響了人事檔案管理公共服務(wù)的整體效能與社會認可度。

2.檔案管理缺乏規(guī)范化

規(guī)范化管理關(guān)乎檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，是衡量一個單位管理水平和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵指標(biāo)。一個健全且行之有效的檔案管理制度，能夠為檔案管理人員提供清晰明確的操作指南，確保從檔案的收集、整理、分類、編目、存儲到檢索、利用以及銷毀等全生命周期中的每一個環(huán)節(jié)都能按照既定的規(guī)范執(zhí)行，從而有效避免信息遺漏、錯誤分類或非法訪問等風(fēng)險，保障檔案信息的安全性與價值最大化。現(xiàn)實中部分單位在檔案管理制度建設(shè)方面存在明顯短板。有的單位尚未構(gòu)建一套全面覆蓋、細致入微的檔案管理制度體系，導(dǎo)致在實際操作中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。有的單位雖已有相關(guān)制度，但往往過于籠統(tǒng)、缺乏可操作性或未能與時俱進，面對新出現(xiàn)的檔案管理挑戰(zhàn)顯得力不從心。這種制度層面的滯后與不足，影響了檔案管理工作的規(guī)范性和效率，阻礙了檔案信息的共享與利用，限制了檔案價值的充分發(fā)揮。推動檔案管理規(guī)范化，需要不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性、合理性和可操作性，為檔案管理工作提供堅實的制度保障，確保檔案管理工作在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道上持續(xù)健康發(fā)展，為經(jīng)濟社會發(fā)展和人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

3.封閉式檔案管理

當(dāng)前，我國人事檔案管理模式深陷封閉式困境，極大地限制了檔案利用人員應(yīng)享有的服務(wù)范疇與權(quán)利保障。多數(shù)檔案管理部門仍固守計劃經(jīng)濟時代的陳舊框架，未能與時俱進地認識到檔案主體——檔案人所應(yīng)享有的基本權(quán)利，如知情權(quán)與使用權(quán)，從而導(dǎo)致檔案管理實踐未能真正踐行以人為本的理念。在這種封閉的管理模式下，無法自由查閱自己的檔案內(nèi)容，侵害了其合法權(quán)益。更有甚者，有的檔案管理人員濫用職權(quán)，擅自篡改檔案內(nèi)容，違背了職業(yè)道德，嚴(yán)重侵害了檔案人的隱私與利益。封閉式檔案管理的弊端在于對個人權(quán)益的侵害，更在于它阻礙了檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化進程與效能的提升。隨著社會服務(wù)需求的日益增長，傳統(tǒng)的封閉式管理模式已難以滿足時代發(fā)展的需要，應(yīng)打破封閉壁壘，推動人事檔案管理向開放化、法治化和服務(wù)化轉(zhuǎn)型，共同構(gòu)建一個人人享有知情權(quán)、使用權(quán)，且權(quán)益得到充分保障的現(xiàn)代人事檔案管理服務(wù)體系。

4.缺乏信息化管理

隨著科技的迅猛發(fā)展和全球信息化浪潮的推動，各行業(yè)均通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)了工作流程的革新與效率的大幅提升。在人才選拔、任用、評價及歷史記錄保存等重要的人事檔案管理領(lǐng)域，信息化建設(shè)卻顯得步履維艱，其滯后狀態(tài)拖累了檔案管理效率的提升，極大地影響了公共服務(wù)的質(zhì)量與覆蓋范圍。傳統(tǒng)的手工操作模式負擔(dān)沉重，效率低下，易因人為因素導(dǎo)致信息錯誤與遺漏，威脅到檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性。例如，檔案歸檔時的筆誤、分類時的混淆或者檢索時的耗時查找等，都直接影響到檔案信息的準(zhǔn)確性和及時性，進而影響到人事決策的科學(xué)性和公正性。同時，這種模式難以滿足現(xiàn)代社會對高效、即時服務(wù)的需求，限制了服務(wù)效率與質(zhì)量的提升。信息孤島現(xiàn)象與共享難題也阻礙了檔案資源的有效流通與整合，限制了人事檔案管理服務(wù)的社會化、開放化進程。因此，加速人事檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型已成為破局的關(guān)鍵，通過引入先進技術(shù)與管理理念，構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的全面數(shù)字化、高效處理與安全利用。

三、提高人事檔案管理公共服務(wù)效能的策略

1.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在當(dāng)前知識經(jīng)濟與數(shù)字化并進的背景下，檔案管理不再是簡單的資料歸集與保存，而是轉(zhuǎn)化為一項集專業(yè)性、技術(shù)性和服務(wù)性于一體的綜合性工作。面對專業(yè)人才短缺的現(xiàn)狀，單位應(yīng)將檔案管理人才隊伍建設(shè)納入組織發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃。在人才招聘環(huán)節(jié)，精準(zhǔn)把握行業(yè)需求，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)平臺的廣闊資源，吸引具備扎實檔案管理理論基礎(chǔ)、豐富實踐經(jīng)驗及良好信息素養(yǎng)的優(yōu)秀人才。加強與同行業(yè)單位的交流合作，通過人才互訪、項目合作等方式，實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補，共同推動檔案管理水平的整體提升。

人才引進之后，應(yīng)構(gòu)建一套完善的培訓(xùn)體系，涵蓋檔案管理基礎(chǔ)理論、信息技術(shù)應(yīng)用等多個維度，確保檔案管理人員能夠緊跟時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，掌握最前沿的管理技術(shù)與方法。比如通過舉辦培訓(xùn)班、研討會等形式，定期為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)交流的平臺，促進經(jīng)驗分享與技能提升。鼓勵檔案管理人員參加行業(yè)認證考試，如檔案專業(yè)職稱評定、信息安全管理認證等，以認證促學(xué)習(xí)，以學(xué)習(xí)促提升。還可以組織多樣化的交流活動，如檔案管理經(jīng)驗分享會、創(chuàng)新實踐案例展示等，為檔案管理人員搭建展示自我、交流思想的舞臺，激發(fā)他們的工作熱情與創(chuàng)造力。營造尊重檔案的良好氛圍，引導(dǎo)員工在日常工作中給予檔案管理更多的支持與配合，形成全員參與、共同推進檔案管理的良好局面。從多個方面入手，全方位提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合能力，為組織發(fā)展提供堅實的人才保障與智力支持。

2.完善檔案信息管理程序

針對干部人事檔案的獨特性與敏感性，應(yīng)量身設(shè)計信息化管理系統(tǒng)，提升人事檔案管理公共服務(wù)效能。該系統(tǒng)集成了用戶友好的交互界面，讓操作變得直觀便捷，融入數(shù)據(jù)安全技術(shù)，構(gòu)建信息防護網(wǎng)，確保每一份檔案都得到最高級別的保護。系統(tǒng)的可擴展性為未來功能的迭代升級預(yù)留了充足空間，能夠靈活應(yīng)對各種復(fù)雜多變的工作場景和需求。在構(gòu)建干部人事檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，采用結(jié)構(gòu)化存儲方式，對檔案信息開展精細化分類與整理，使得信息檢索變得迅速而準(zhǔn)確。通過強大的查詢引擎，用戶可以輕松實現(xiàn)跨類別、跨時間段的綜合查詢，大幅提高信息獲取的效率與精度。為保障數(shù)據(jù)安全，實施嚴(yán)格的訪問控制策略，采用多因素認證技術(shù)，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)。運用先進的加密技術(shù)加密處理電子檔案，防止數(shù)據(jù)在傳輸與存儲過程中被非法竊取或篡改。建立定期的安全審計與備份機制，對電子檔案開展全方位的安全檢查與數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在遭遇突發(fā)事件時能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障業(yè)務(wù)的連續(xù)性。緊密結(jié)合單位實際情況，制定科學(xué)、實用的管理制度，確保制度設(shè)計的合理性與可操作性。通過明確責(zé)任與約束機制，有效規(guī)范管理人員及領(lǐng)導(dǎo)者的行為，增強檔案管理的公信力與權(quán)威性。隨著信息技術(shù)的不斷進步與移動互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，積極探索利用新技術(shù)手段實現(xiàn)干部人事檔案的移動辦公與遠程訪問。開發(fā)移動應(yīng)用、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等方式打破地域限制，提升檔案管理的靈活性與便捷性。同時，引入智能化技術(shù)，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析等，進一步提高檔案管理的智能化水平，降低運營成本，推動檔案管理邁向高科技智能化的新時代。

3.重視公共服務(wù)平臺建設(shè)

在提高人事檔案管理公共服務(wù)效能中，重視并強化公共服務(wù)平臺的建設(shè)能夠深化檔案信息的價值挖掘，提升民眾獲取信息的便捷性與滿意度，充分滿足社會各界的多元化需求。構(gòu)建綜合性的檔案信息服務(wù)與應(yīng)用平臺，利用數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)人事檔案的全面數(shù)字化管理，降低傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶來的高昂成本，提高工作效率。通過整合各類檔案信息資源，打造一個集查詢、瀏覽等功能于一體的檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，打破時空限制，讓民眾能夠隨時隨地通過互聯(lián)網(wǎng)訪問所需信息。還應(yīng)注重用戶體驗，設(shè)計直觀友好的界面，簡化操作流程，確保不同年齡層、不同技術(shù)水平的用戶都能輕松上手。拓寬服務(wù)渠道，實現(xiàn)公共信息的透明化、公開化，積極探索多元化的服務(wù)模式，如開設(shè)在線咨詢服務(wù)、建立某信公眾號或小程序等，以更加靈活多樣的方式向公眾傳遞檔案信息。在公開信息的過程中，要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，同時尊重個人隱私，避免泄露敏感信息。通過引入先進的信息安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制和防火墻等，構(gòu)建全方位的安全防護體系。檔案權(quán)限管理作為保障檔案安全性的重要環(huán)節(jié)，其實施必須嚴(yán)謹、細致。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)管理人員的崗位性質(zhì)、職責(zé)范圍及安全需求，精心規(guī)劃不同的權(quán)限層級，確保每位用戶只能訪問其職責(zé)范圍內(nèi)的檔案信息。建立完善的權(quán)限復(fù)審機制，定期復(fù)查和調(diào)整權(quán)限設(shè)置，防止權(quán)限配置不當(dāng)或濫用情況的發(fā)生。引入操作日志機制，詳細記錄每一次檔案操作的時間、執(zhí)行者及具體行為，為后續(xù)的責(zé)任追溯提供有力支持。

4.研發(fā)線上服務(wù)系統(tǒng)，逐步完善功能模塊

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，傳統(tǒng)人事檔案管理的手工模式已難以滿足現(xiàn)代社會對高效、精準(zhǔn)服務(wù)的需求，全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為提升服務(wù)效能與適應(yīng)時代的關(guān)鍵。深度融合先進信息化技術(shù)，構(gòu)建高效、安全和智能的線上服務(wù)系統(tǒng)，革新管理流程。在研發(fā)過程中，堅持“以用戶為中心”的設(shè)計理念，通過不斷迭代與優(yōu)化，確保系統(tǒng)能夠無縫對接用戶的日常操作，降低學(xué)習(xí)成本，提高檔案使用效率。注重系統(tǒng)的可擴展性設(shè)計，預(yù)留接口與空間，以便未來根據(jù)業(yè)務(wù)需求快速添加新功能或模塊。融入高標(biāo)準(zhǔn)的安全架構(gòu)設(shè)計，采用先進的加密技術(shù)保護數(shù)據(jù)傳輸與存儲過程中的每一個環(huán)節(jié)。建立嚴(yán)格的訪問控制機制，確保只有授權(quán)用戶才能訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，還要定期進行安全審計與漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患。建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制，確保在遭遇自然災(zāi)害、技術(shù)故障等意外情況時，數(shù)據(jù)能夠迅速恢復(fù)，保障業(yè)務(wù)的連續(xù)性。構(gòu)建干部人事檔案數(shù)據(jù)庫是基礎(chǔ)，通過OCR識別、智能分類等技術(shù)實現(xiàn)檔案全面數(shù)字化，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。系統(tǒng)賦予強大的查詢、統(tǒng)計與分析能力，支持多維度快速檢索，提高了服務(wù)響應(yīng)速度與質(zhì)量。數(shù)據(jù)安全與隱私保護通過數(shù)據(jù)加密、訪問控制和定期審計等措施，建立了嚴(yán)格的數(shù)據(jù)使用與共享規(guī)范，防止未授權(quán)的訪問或信息被泄露。

四、結(jié)語

在新時代背景下，檔案管理部門需跟隨時代步伐，以強烈的責(zé)任感為動力，積極探索新興技術(shù)，通過提升信息化應(yīng)用水平顯著增強檔案管理效能。這一轉(zhuǎn)變是對技術(shù)進步的回應(yīng)，更是對檔案管理使命的深刻認識與強化。面對時代的變遷，人事檔案信息管理機構(gòu)需不斷創(chuàng)新管理模式與制度框架，全面提升其公共服務(wù)能力。

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作者單位：包頭市人力資源服務(wù)中心

作者簡介：陳燕（1976—），女，漢族，內(nèi)蒙古包頭人，本科，科員，研究方向：檔案專業(yè)。