基層法院檔案管理數(shù)字化建設(shè)新途徑

摘 要：基層法院的訴訟案件數(shù)量呈現(xiàn)持續(xù)增多的趨勢，涉及多種類型的檔案，在很大程度上增加了檔案管理的工作難度。當前，部分基層法院檔案管理容易受到人員能力、管理制度和管理方式方法等多種因素的影響，依然存在較多不足之處，直接影響了檔案利用效率?；诖耍恼轮饕獙鶎臃ㄔ簷n案管理數(shù)字化建設(shè)的新途徑進行深入探究，以期為相關(guān)人員提供有效參考。

關(guān)鍵詞：基層法院；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；新途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

基層法院的檔案內(nèi)容豐富多樣，需要管理人員合理應(yīng)用多種先進技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化管理流程，全面提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平，進而更好地服務(wù)人民群眾。但是，在現(xiàn)有的管理工作條件下，基層法院檔案管理工作中存在的各類問題較為普遍且亟待解決。

一、基層法院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.有利于提高管理效率

基層法院檔案管理至關(guān)重要，需要管理人員提高檔案管理的數(shù)字化水平和檔案的利用效率。數(shù)字化檔案資源在存儲、使用等多個方面具有較為顯著的優(yōu)勢，有利于檔案管理人員通過硬盤、光盤和數(shù)據(jù)庫等更好地存儲檔案信息，有效減輕工作量，提高工作質(zhì)效。比如，基層法院可以借助先進技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，錄入檔案目錄和全文等，形成完善的檢索和導(dǎo)航系統(tǒng)，以便相關(guān)人員更加快速和準確地檢索所需資料，獲得理想的檔案管理效果。

2.有利于保護檔案原件

在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案管理人員可以利用掃描器將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，進一步保護檔案原件。以往的紙質(zhì)檔案在應(yīng)用過程中需要人工翻閱，必要時還需要復(fù)印檔案原件，不可避免地給其帶來一定損壞。而電子檔案在應(yīng)用中可以有效解決這些問題，更好地保護檔案原件。

3.有利于節(jié)約管理成本

在基層法院檔案管理中需要充分考慮其經(jīng)濟性，提高數(shù)字化建設(shè)水平的同時減少浪費，有效節(jié)約檔案管理成本，全面擴大檔案管理覆蓋面。檔案管理數(shù)字化建設(shè)有利于基層法院更好地分配管理資源，充分凸顯重要檔案材料的應(yīng)用，減輕檔案管理的壓力，更加滿足檔案管理數(shù)字化發(fā)展的實際需求。

二、基層法院檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的困境

1.復(fù)合型人才匱乏

新時期人民群眾法律意識日益增強，使得各基層法院的案件數(shù)量越來越多。但基層法院的人員編制有限，缺乏足夠的檔案學專業(yè)人才，面臨著專業(yè)人員不足、檔案管理效率較低等困境。同時，部分檔案管理人員缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，掌握的相關(guān)檔案管理知識和技能不夠全面，從而在數(shù)字化建設(shè)中難以有效解決工作中遇到的問題。此外，較多基層法院缺乏數(shù)字化技術(shù)水平高、檔案管理業(yè)務(wù)能力強的復(fù)合型人才，單位通常采取外包的方式，通過專業(yè)的檔案服務(wù)機構(gòu)數(shù)字化處理其相關(guān)檔案資料。但是，這些人員在實際工作，對基層法院的相關(guān)檔案類別、著錄標準規(guī)范等不了解，增加了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的錯誤率。

2.軟硬件設(shè)備設(shè)施有待完善

在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中離不開先進的軟硬件設(shè)備設(shè)施。但是，較多基層法院的硬件設(shè)備設(shè)施投入不足，缺乏專門的服務(wù)器、移動硬盤、數(shù)據(jù)機房和掃描儀等先進的設(shè)備設(shè)施。部分基層法院缺乏充足的財力和物力，在檔案管理數(shù)字化設(shè)備設(shè)施配置方面存在較多不足，難以滿足數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)需要，在一定程度上阻礙了檔案管理數(shù)字化建設(shè)。此外，部分基層法院應(yīng)用的軟件系統(tǒng)功能較少，在上下級法院之間缺乏有效聯(lián)系，數(shù)據(jù)難以有效銜接，并存在一些技術(shù)壁壘，給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來困境。

3.管理制度落實不到位

制度是檔案管理工作的基礎(chǔ)保障和依據(jù)，有利于進一步提高檔案管理工作的標準規(guī)范化水平。但是，部分基層法院在檔案管理工作中存在規(guī)章制度制定不完善和落實不到位等問題，使得制度形同虛設(shè)，給檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作未能帶來良好的作用。同時，對檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺乏有效的監(jiān)督管理，難以將各項制度落實在實踐中，造成整體工作質(zhì)量和效率較低。

4.數(shù)字化管理方式缺乏創(chuàng)新

數(shù)字化管理方式較為落后，缺乏創(chuàng)新是許多基層法院檔案管理中普遍存在的問題，使得檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程較慢，并存在較多技術(shù)壁壘。比如執(zhí)行案件的歸檔需要在流程管理系統(tǒng)中操作結(jié)案完畢，由執(zhí)行系統(tǒng)輸送到一體化辦案辦公平臺，其間推送需要一定的時間，不能及時推送，造成歸檔不及時。此外，在基層法院檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，在檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)、分類管理、電子檔案利用和安全管理等多個方面存在較多問題，阻礙了相關(guān)工作順利開展。

三、基層法院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的新途徑

1.加強復(fù)合型人才隊伍建設(shè)

基層法院檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展是必然趨勢，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員提高重視程度，持續(xù)更新工作理念，強化數(shù)字化建設(shè)意識，并緊跟時代發(fā)展步伐，做到與時俱進。在此過程中，基層法院應(yīng)加大宣傳力度，采取多元化措施提升宣傳效果，幫助法院工作人員正確認識檔案數(shù)字化管理的必要性，使全院上下思想達成一致，共同提高數(shù)字化建設(shè)水平。比如，基層法院可以定期開展培訓、會議交流等活動，以網(wǎng)絡(luò)直播、短視頻宣傳和檔案館精品課程等多種方式高效宣傳。將線上和線下的宣傳方式靈活組合使用，獲得理想的宣傳效果，轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的管理理念。同時，基層法院可以在年度工作計劃中，將相關(guān)數(shù)字化管理制度要求全部列入其中，并結(jié)合實際工作中遇到的問題展開針對性調(diào)整，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息共享運用模式。

在復(fù)合型管理人才隊伍建設(shè)的過程中，不僅要更新人員的管理意識，還需要基層法院通過多樣化措施提高人員的綜合能力和素質(zhì)。對此，基層法院應(yīng)創(chuàng)新培訓方案，豐富培訓內(nèi)容，融入更多的檔案管理數(shù)字化新知識、新技術(shù)、政策要求、法律法規(guī)和職業(yè)道德等多樣化培訓內(nèi)容，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時，基層法院可以通過線上教育模式，創(chuàng)新培訓形式，提升培訓工作質(zhì)量。此外，基層法院還可以通過招聘方式，選用更多復(fù)合型人才，提高人才隊伍的數(shù)字化管理能力，使得檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化和專業(yè)化發(fā)展。

基層法院可以制定完善的人員考核制度，并實施相配套的激勵和獎懲制度，提升人員自主學習和進步的主動性，幫助管理人員在實際工作中樹立創(chuàng)新意識，積極創(chuàng)新檔案管理工作，并通過制度調(diào)動人員工作和創(chuàng)新的積極性，建設(shè)一支復(fù)合型人才隊伍。

2.完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

在數(shù)字化建設(shè)中，需要基層法院不斷完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，適當增加更多人力和物力資源，為各項工作高效、有序地開展提供有力的支撐和保障。在數(shù)字化硬件方面，基層法院應(yīng)當配置完善的檔案數(shù)字化加工設(shè)備、機房安防設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲和備份設(shè)備以及信息化安全巡檢設(shè)備等。同時，加強網(wǎng)絡(luò)安全巡檢和數(shù)據(jù)容災(zāi)備份等先進技術(shù)的應(yīng)用，進一步提升檔案信息資源的安全可靠性，避免受其他人為因素的影響，造成檔案數(shù)據(jù)被篡改和丟失等問題。此外，為了進一步完善檔案管理數(shù)字化軟件系統(tǒng)功能，需要基層法院結(jié)合實際工作做好調(diào)研和頂層設(shè)計工作，詳細分析電子檔案形成和管理等特點。結(jié)合國家相關(guān)標準規(guī)定，制定相應(yīng)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)標準，從而優(yōu)化軟件系統(tǒng)功能的設(shè)計，并綜合考慮檔案管理、業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)之間的內(nèi)在聯(lián)系，將兩者有效銜接。比如，在檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)的過程中，基層法院強調(diào)相關(guān)信息整合、處理和存儲，豐富信息檢索、導(dǎo)航和節(jié)約權(quán)限等功能。基層法院通過外包方式，借助服務(wù)機構(gòu)或者公司開展數(shù)字化掃描處理，需要全面監(jiān)督檢查圖像、著錄、裝訂和掛接質(zhì)量，提升電子檔案信息資料的精準性和完整性。例如，某法院結(jié)合檔案管理需求，構(gòu)建審批信息系統(tǒng)的統(tǒng)一服務(wù)平臺，促進當?shù)馗骰鶎臃ㄔ簷n案資源共享，為法官線上查詢電子檔案帶來較大便利，有效發(fā)揮檔案信息資源的最大應(yīng)用價值。

3.提高管理制度的執(zhí)行水平

為了有效提高檔案管理制度的執(zhí)行水平，需要基層法院制定完善的管理制度，并加大監(jiān)督力度，確保管理制度落到實處。在此過程中，基層法院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)提高重視程度，促進各部門人員在實際工作中主動配合與支持檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作。在制定基層法院檔案歸檔辦法的過程中，需要重點梳理檔案歸檔中存在的相關(guān)問題，并逐一列舉相對應(yīng)的歸檔標準要求，確保制度的可用性和有效性。此外，將檔案管理工作和員工的績效、福利待遇掛鉤，強化管理人員的責任感，并合理建設(shè)訴訟案卷歸檔負責制，將責任全部落實到個人。比如，部分基層法院實施“一審一助一書”的審判模式，在實際工作中書記員大多是編外人員，隊伍不穩(wěn)定，具有較強的流動性，實施審判員對訴訟案卷歸檔負責制，有利于督促書記員按照相關(guān)規(guī)章制度及時歸檔，提升案卷質(zhì)量。

在各項規(guī)章制度執(zhí)行的過程中，需要基層法院加大監(jiān)督力度，全過程跟蹤制度執(zhí)行過程，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理制度制定和實施中存在的不足，從而立足實際，針對性地開展制度調(diào)整和優(yōu)化，發(fā)揮制度在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的最大作用。

4.創(chuàng)新數(shù)字化管理方式

基層法院在檔案數(shù)字化管理工作創(chuàng)新中，需要合理建設(shè)數(shù)字檔案室，積極探索創(chuàng)新型的檔案服務(wù)模式，以多樣化的管理模式提高管理質(zhì)效。在此過程中，基層法院積極開展文書、視頻和照片等多種類型的檔案管理數(shù)字化工作，提高數(shù)字檔案室建設(shè)水平?；鶎臃ㄔ悍e極構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完善共享平臺，以便于管理人員遠程調(diào)檔，有效節(jié)約人力、財力和物力，使得電子檔案得以有效利用，促進檔案資源實時共享。通過數(shù)字化管理，便于當事人和代理人及時查閱檔案，在基層法院官網(wǎng)、某信公眾號、某博等多種類型的社交媒體科學增設(shè)相對應(yīng)的便民查檔窗口。在檔案信息查詢中，當事人身份信息通過驗證、代理人及時上傳介紹信和律師證等，通過基層法院檔案管理人員全面審核，實現(xiàn)在線查閱檔案信息。此外，當事人可以在附近的法院，通過基層法院管理人員進行身份驗證之后，借助內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)遠程查檔，有效節(jié)約人員的時間和精力，更加快速、準確地獲得所需檔案信息，避免在原審法院調(diào)檔。

基層法院包含多種類型的檔案，需要管理人員開展分類管理，創(chuàng)新數(shù)字化管理方式。比如，對于基層法院訴訟卷宗而言，管理人員應(yīng)做好法院歷史訴訟案卷的全面梳理工作，及時補充相關(guān)資料，并通過數(shù)字化部門及時修復(fù)不完整的卷宗。同時，管理人員應(yīng)詳細整理目錄不全、順序不準確的卷宗，并重視新增加案卷的整理，強化基礎(chǔ)工作，提升檔案交接、整理、統(tǒng)計分析、存儲和借閱使用等各項工作質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的實時共享，提高檔案的開發(fā)利用率。此外，基層法院可以構(gòu)建全流程網(wǎng)絡(luò)歸檔平臺，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)立案到檔案信息歸檔的一鍵操作。利用一體化工作平臺，通過電子檔案數(shù)據(jù)充分呈現(xiàn)不同訴訟材料，促進基層法院案件辦理流程、檔案卷宗同步生成，有效簡化檔案管理流程，提高檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性?；鶎臃ㄔ簯?yīng)不斷完善案卷審核、評查制度，全面梳理相關(guān)立卷、整理和歸檔等重點環(huán)節(jié)，并制定統(tǒng)一的工作標準，從根源上提升法院檔案的質(zhì)量。

對于庭審音像資料而言，基層法院在管理過程中應(yīng)加大創(chuàng)新力度，進一步推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)。基層法院在審理案件的過程中，對于訴訟、聽證案件需要保持全過程錄音、錄像，并保障其連貫性、真實性和完整性。在閉庭之后，書記員需要將錄音、錄像按照相關(guān)標準規(guī)定刻錄為光盤，在案卷中保存，當作相應(yīng)案件的證據(jù)，并且詳細標注光盤的種類、數(shù)量等。在此過程中，應(yīng)當確保光盤內(nèi)容的有效性，并嚴厲追究惡意損壞光盤內(nèi)容的人員，做好追責問責，并利用存儲技術(shù)在計算機系統(tǒng)儲存，通過先進技術(shù)進行數(shù)據(jù)備份存放在異地。

在檔案數(shù)字化管理方式的創(chuàng)新中，不僅需要管理人員高度重視檔案的存儲和管理，還需要注重電子檔案的利用，發(fā)揮其最大的應(yīng)用價值。在電子檔案的利用中，需要結(jié)合相關(guān)標準要求，完善電子檔案查閱制度。在此過程中，基層法院應(yīng)構(gòu)建良好的工作環(huán)境，有效減少數(shù)字化管理建設(shè)進程中存在的風險，避免大量檔案信息外泄，給基層法院帶來更多風險。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)加大網(wǎng)絡(luò)安全管理力度，加強網(wǎng)絡(luò)控制，提升管理系統(tǒng)的安全性。管理人員可以借助防火墻、服務(wù)器和路由設(shè)備等，加強網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的防范，避免基層法院檔案管理受到網(wǎng)絡(luò)病毒的影響產(chǎn)生安全風險。同時，管理人員可以利用自動防御控制方式，有效規(guī)避檔案管理風險，科學構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，加強防火、防電等安全措施，優(yōu)化訪問安全策略的管理，解決服務(wù)器運行的環(huán)境問題，及時發(fā)現(xiàn)并清除系統(tǒng)漏洞，滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)需求。

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，基層法院應(yīng)采取統(tǒng)一的建設(shè)模式，創(chuàng)新管理方式，保證管理工作符合要求。同時，基層法院應(yīng)正確理解國家相關(guān)技術(shù)要求，明確檔案數(shù)字化管理的規(guī)范標準，并結(jié)合自身的實際情況和需求，優(yōu)化管理流程和內(nèi)容，滿足檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的需求，最終達到數(shù)字化建設(shè)目標，促進該工作順利開展。在檔案數(shù)字化管理中，基層法院應(yīng)合理協(xié)調(diào)安排相關(guān)資源，避免出現(xiàn)矛盾沖突，發(fā)揮各類資源的應(yīng)用價值，提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)效果，促進檔案資源共享，通過完善的檔案管理體系，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展提供良好的條件。

四、結(jié)語

基層法院檔案管理數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要，有利于提升檔案管理的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)檔案資源綜合利用，滿足基層法院發(fā)展的需求。對此，基層法院應(yīng)加強復(fù)合型管理人才隊伍建設(shè)，完善軟硬件設(shè)備設(shè)施，提高管理制度的執(zhí)行水平，并創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理方式，全面提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效率。

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作者單位：棗莊市嶧城區(qū)人民法院

作者簡介：徐金鳳（1973—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，主要從事檔案管理工作。