聲像檔案“單套制”管理研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和數(shù)字時(shí)代的到來，聲像檔案的管理方式正經(jīng)歷著深刻的變革。本文以廣州市城市建設(shè)檔案館為例，深入探討了聲像檔案“單套制”管理的可行性、實(shí)施策略及效果評估，揭示了“單套制”管理在降低保管成本、提高檔案數(shù)字化效率以及提升檔案檢索利用體驗(yàn)等方面的優(yōu)勢，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；單套制管理；數(shù)字化；檔案檢索

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

聲像檔案作為城市建設(shè)檔案的重要組成部分，記錄了城市發(fā)展的歷史變遷和重大事件，具有極高的歷史、文化和科學(xué)價(jià)值。然而，當(dāng)下聲像檔案的形成已經(jīng)完成了數(shù)字化文件的全面覆蓋轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)載體的聲像檔案變成了原始檔案的復(fù)制件，傳統(tǒng)的“雙套制”管理模式不僅增加了檔案形成單位的工作壓力及檔案編著保管的成本，還限制了檔案的數(shù)字化進(jìn)程和檢索利用效率。因此，探索和實(shí)施聲像檔案“單套制”管理，成為當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域的重要課題。

一、研究背景與意義

廣州市城市建設(shè)檔案館從20世紀(jì)80年代開始接收聲像檔案，經(jīng)過40年的積累，館藏聲像檔案照片數(shù)量超過30張，錄像時(shí)長超過11萬分鐘，錄音檔案超過2000分鐘。數(shù)量龐大的聲像檔案為城市的規(guī)劃、建設(shè)、管理及市民生活提供了豐富的影像資料，但由于長期以來一直實(shí)行聲像檔案“雙套制”管理模式，即聲像檔案形成部門需要向城建檔案館移交一套模擬聲像檔案（錄像帶、錄音帶、照片底片）和一套數(shù)字化聲像檔案（光盤或硬盤），導(dǎo)致館藏聲像檔案實(shí)體數(shù)量巨大，保管成本高昂，檔案數(shù)字化效率低下，檔案檢索利用體驗(yàn)不佳。

1.聲像檔案“雙套制”管理效率低下，檔案成果質(zhì)量不高

按照現(xiàn)在的技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用現(xiàn)狀，檔案形成單位在形成聲像檔案的過程中已經(jīng)完全采用了數(shù)字化的方式拍攝已經(jīng)形成的數(shù)字視音頻文件就是最原始的聲像檔案，而雙套制的檔案形成反而是從數(shù)字聲像文件中復(fù)制出檔案的復(fù)制件。現(xiàn)在還采用雙套制接收檔案，一方面，是增加了檔案形成單位的負(fù)擔(dān)，另一方面，在形成數(shù)字檔案復(fù)制件的時(shí)候也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在依然采用雙套制歸檔檔案并排架保管，和以往采用雙套制制作檔案原件的數(shù)字化復(fù)印件，以方便檔案利用，在行為邏輯上是背道而馳的，質(zhì)量參差不齊的檔案實(shí)體復(fù)制件，反而嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字成果的質(zhì)量和利用效果。

2.館藏聲像檔案載體數(shù)量龐大，保管成本高昂

由于聲像檔案載體形態(tài)的特殊性，對保管環(huán)境要求較高，需要恒溫、恒濕、防磁和防塵等，導(dǎo)致保管成本較高。一方面，由于聲像檔案載體材料的物理和化學(xué)性質(zhì)，隨著時(shí)間的流逝，聲像檔案載體會(huì)逐漸老化、變質(zhì)，甚至導(dǎo)致檔案信息丟失，需要定期實(shí)施檔案載體轉(zhuǎn)換，增加了檔案保管的成本；另一方面，由于聲像數(shù)字文件形成過程方便，技術(shù)手段普及且成本低廉，大部分市面使用的手機(jī)和數(shù)碼拍攝設(shè)備設(shè)施形成的數(shù)碼照片和視音頻文件，都能滿足現(xiàn)行數(shù)碼照片檔案和錄音錄像檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，致使現(xiàn)在聲像檔案的數(shù)量以倍數(shù)的增加。在這種情況下再繼續(xù)強(qiáng)調(diào)推行“雙套制”管理，大幅增加了特種庫房的保管負(fù)擔(dān)。

3.檔案檢索利用體驗(yàn)不佳，無法滿足用戶需求

由于館藏聲像檔案數(shù)量龐大，且檔案載體形態(tài)多樣，導(dǎo)致檔案檢索利用難度較大。用戶需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力在檔案檢索和查找上，且由于檔案載體材料的限制，用戶無法直接獲取檔案內(nèi)容，帶來了極大的不便。同時(shí)，由于部分單位的檔案“雙套制”管理成果質(zhì)量不高，檔案載體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不達(dá)標(biāo)，用戶在利用實(shí)體檔案過程中反而經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞、文件失真等問題，嚴(yán)重影響了用戶的利用體驗(yàn)。

二、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

1.國內(nèi)研究現(xiàn)狀

近年來，國內(nèi)學(xué)者對聲像檔案“單套制”管理開展了廣泛的研究。一些學(xué)者指出，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，傳統(tǒng)的“雙套制”管理模式已難以滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。他們建議通過實(shí)施“單套制”管理，降低保管成本，提高檔案數(shù)字化效率。同時(shí)，一些學(xué)者還探討了數(shù)字化檔案系統(tǒng)的構(gòu)建和檢索平臺的設(shè)計(jì)等問題。例如，上海市浦東新區(qū)檔案局在全國率先取消了“紙質(zhì)照片+錄像片光盤”的傳統(tǒng)接收模式，實(shí)現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案部分?jǐn)?shù)字化“單套制”接收。這一創(chuàng)新舉措不僅提升了建設(shè)單位報(bào)送項(xiàng)目竣工檔案的便利性，還推動(dòng)了檔案信息化的進(jìn)程。

2.國外研究現(xiàn)狀

國外在聲像檔案“單套制”管理方面也取得了顯著的進(jìn)展。一些國家已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了聲像檔案的全面數(shù)字化管理，并建立了完善的數(shù)字化檔案系統(tǒng)和檢索平臺。這些系統(tǒng)不僅提供了高效的檔案檢索和利用服務(wù)，還實(shí)現(xiàn)了檔案的遠(yuǎn)程共享和協(xié)作。例如，加拿大的許多檔案館和圖書館都采用了數(shù)字化單套制管理方式，以確保聲像檔案的長期保存和廣泛利用；新西蘭的國家圖書館和檔案館也實(shí)施了單套制管理策略，專注于聲像檔案的數(shù)字化和在線訪問；法國的國家圖書館和其他文化機(jī)構(gòu)也采用了單套制管理方式，以保護(hù)和利用聲像檔案資源。

三、研究過程

1.館藏聲像檔案調(diào)研

本文對廣州市城市建設(shè)檔案館館藏聲像檔案開展了全面深入的調(diào)研。調(diào)研內(nèi)容包括目前館內(nèi)對接收聲像檔案的來源，聲像檔案的形成過程，聲像檔案的數(shù)量、種類、載體形態(tài)、保管環(huán)境以及數(shù)字化進(jìn)展等方面。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，廣州城建檔案館已建立了館內(nèi)聲像檔案管理系統(tǒng)，歸檔的聲像檔案已經(jīng)全面完成了數(shù)字化工作。同時(shí)，建設(shè)工程聲像檔案還在采取雙套制接收進(jìn)館，檔案形成單位一方面在“廣州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案監(jiān)督、指導(dǎo)及驗(yàn)收業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”直接上傳聲像電子文件進(jìn)入系統(tǒng)管理，另一方面，還需提交紙質(zhì)檔案照片冊和光盤。 “雙套制”模式導(dǎo)致館藏聲像檔案數(shù)量翻倍，進(jìn)一步加劇了檔案保管和利用的壓力。

2.聲像檔案“單套制”管理方案制定

針對館藏聲像檔案存在的問題，本文提出了實(shí)行聲像檔案“單套制”管理的方案。

（1）明確檔案接收范圍和要求

根據(jù)《城市建設(shè)檔案分類大綱》和《城市建設(shè)檔案歸檔范圍與保管期限表》的要求，明確城建檔案館接收聲像檔案的種類和范圍，要求檔案形成部門在移交檔案時(shí)僅移交數(shù)字化聲像檔案，不再移交模擬聲像檔案。數(shù)字化聲像檔案應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求，包括文件格式、清晰度和聲音質(zhì)量等方面。

（2）制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

為了保障檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量和一致性，制定檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。同時(shí)，加強(qiáng)對數(shù)字化工作的監(jiān)督和管理，確保數(shù)字化工作按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范實(shí)施。廣州市城市建設(shè)檔案館已經(jīng)于2022年制定發(fā)布了地方標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)聲像電子文件收集與歸檔規(guī)范》，該標(biāo)準(zhǔn)旨在通過明確數(shù)字化過程中的關(guān)鍵要素和操作要求，確保聲像電子文件的有效管理和長期保存。

（3）健全檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案利用服務(wù)

建立完備的聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字聲像檔案的全過程管理。包括檔案接收、登記、數(shù)字化、質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)存儲和檢索利用等環(huán)節(jié)。通過系統(tǒng)化管理，提高聲像檔案數(shù)據(jù)利用的效率和質(zhì)量，優(yōu)化檔案檢索利用服務(wù)。一方面，降低聲像檔案電子文件管理的成本，建立檔案專題數(shù)據(jù)庫；另一方面，加強(qiáng)檔案數(shù)字化成果的利用和宣傳，提高檔案的知名度和利用率。

3.聲像檔案“單套制”管理方案實(shí)施

（1）加強(qiáng)與檔案形成部門的溝通和協(xié)作

為了保障檔案接收和數(shù)字化工作的順利開展，可以通過召開會(huì)議、下發(fā)通知和提供指導(dǎo)等方式，明確檔案接收和數(shù)字化的要求和流程，推廣現(xiàn)行地方技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，形成文本解答檔案形成部門的疑問和問題，促進(jìn)檔案接收和數(shù)字化工作的順利開展。

（2）建立檔案數(shù)字化工作流程和機(jī)制

根據(jù)《城市建設(shè)聲像電子文件收集與歸檔規(guī)范》，建立包括檔案接收登記、數(shù)字化參數(shù)設(shè)置、數(shù)字化過程監(jiān)控和質(zhì)量檢查驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。同時(shí)，建立數(shù)字化工作的考核和激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)數(shù)字化工作人員積極工作，提高數(shù)字化工作的效率和質(zhì)量。

（3）加強(qiáng)檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量管理

為了確保檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量，建立檔案形成過程中的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對照完善數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查制度、定期抽檢、對不合格的成果實(shí)施整改和返工等方面。同時(shí)，加強(qiáng)對檔案形成單位和數(shù)字化公司的監(jiān)督和管理，確保按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展工作，提高聲像檔案成果的質(zhì)量。

（4）推廣檔案數(shù)字化成果的應(yīng)用和宣傳

為了提高檔案的知名度和利用率，建立檔案專題數(shù)據(jù)庫、開展檔案展覽和宣傳活動(dòng)以及提供檔案數(shù)字化成果的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和利用等方面。同時(shí)，加強(qiáng)與相關(guān)部門的合作和交流，推動(dòng)檔案數(shù)字化成果在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等方面的應(yīng)用和推廣。

四、聲像檔案單套制管理實(shí)施策略

1.制度與標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

（1）建立健全聲像檔案單套制管理的相關(guān)制度，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和責(zé)任主體，確保管理工作有章可循。

（2）制定聲像檔案的收集、整理、歸檔、存儲和利用等標(biāo)準(zhǔn)，如《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《城市建設(shè)聲像電子文件收集與歸檔規(guī)范》，保證聲像檔案的質(zhì)量和一致性。

2.前端控制與全程管理

（1）從聲像檔案形成的源頭抓起，要求拍攝、錄制人員在產(chǎn)生聲像文件時(shí)，按照規(guī)定的格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等實(shí)施操作，保證聲像檔案的真實(shí)性和完整性。

（2）利用信息技術(shù)手段，對聲像檔案的形成、流轉(zhuǎn)和存儲等全過程實(shí)施監(jiān)控和記錄，實(shí)現(xiàn)全程可追溯。

3.數(shù)據(jù)安全保障

（1）采用先進(jìn)的存儲技術(shù)，如磁盤陣列、磁帶庫和云存儲等，對聲像檔案數(shù)據(jù)實(shí)施安全存儲，并定期實(shí)施數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（2）建立嚴(yán)格的訪問控制和權(quán)限管理機(jī)制，限制聲像檔案的訪問和操作權(quán)限，并采用加密技術(shù)對聲像檔案數(shù)據(jù)實(shí)施加密處理，防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。

4.元數(shù)據(jù)管理

（1）高度重視元數(shù)據(jù)的采集和著錄工作，詳細(xì)記錄聲像檔案的背景信息、拍攝錄制參數(shù)、人物、時(shí)間和地點(diǎn)等元數(shù)據(jù)，為聲像檔案的檢索和利用提供有力支持。

（2）建立元數(shù)據(jù)與聲像檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，確保元數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確地指向?qū)?yīng)的聲像檔案，方便用戶快速定位和查詢所需的聲像檔案。

5.人員培訓(xùn)與技術(shù)支持

（1）加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉聲像檔案單套制管理的相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)方法，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。

（2）配備專業(yè)的信息技術(shù)人員，負(fù)責(zé)聲像檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和升級，及時(shí)解決技術(shù)問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

6.利用與服務(wù)優(yōu)化

（1）建立聲像檔案的檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索和時(shí)間檢索等，提高聲像檔案的檢索效率。

（2）根據(jù)用戶需求，對聲像檔案實(shí)行編輯、加工和整理，提供多樣化的利用服務(wù)，如復(fù)制、刻錄、在線瀏覽和下載等，充分發(fā)揮聲像檔案的價(jià)值。

7.跨區(qū)域協(xié)同合作

（1）核心思路：通過跨區(qū)域協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的共享和優(yōu)勢互補(bǔ)。

（2）建立平臺：利用信息技術(shù)手段，建立跨區(qū)域聲像檔案資源共享平臺。

（3）信息互通：加強(qiáng)信息互通，定期交流管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)成果。

（4）聯(lián)合保護(hù)：針對具有重要價(jià)值的聲像檔案，開展聯(lián)合保護(hù)和研究工作。

五、研究結(jié)果

1.降低保管成本

通過實(shí)行聲像檔案“單套制”管理，廣州市城市建設(shè)檔案館不再接收模擬聲像檔案，僅接收數(shù)字化聲像檔案，降低了檔案保管成本。同時(shí)，由于數(shù)字化聲像檔案占用空間較小，可以節(jié)省大量的庫房空間，降低庫房建設(shè)和維護(hù)成本。

2.提高檔案數(shù)字化效率

通過制定聲像檔案電子文件的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，建立檔案數(shù)字化的工作流程和機(jī)制，加強(qiáng)檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量管理，提高了檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。同時(shí)，由于不再接收模擬聲像檔案，減少了檔案數(shù)字化的工作量，進(jìn)一步提高了檔案數(shù)字化的效率。

3.優(yōu)化營商環(huán)境，提高檔案利用效率

通過開展“單套制”接收檔案的探索，一方面，減輕了檔案形成單位的工作負(fù)擔(dān)，減少重復(fù)勞動(dòng)，降低企業(yè)成本，獲得了企業(yè)的好評；另一方面，加強(qiáng)檔案數(shù)字化成果的應(yīng)用和宣傳，提升了檔案檢索利用體驗(yàn)。用戶可以通過多種途徑方便地檢索和獲取所需檔案內(nèi)容，提高了檔案的利用率和滿意度。

六、結(jié)語

通過對廣州市城市建設(shè)檔案館聲像檔案“單套制”管理的研究，揭示了“單套制”管理在降低保管成本、提高檔案數(shù)字化效率和提升檔案檢索利用體驗(yàn)等方面的優(yōu)勢。同時(shí)，也指出了實(shí)施過程中存在的問題和不足，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)建議。未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，聲像檔案“單套制”管理將成為檔案管理領(lǐng)域的主流趨勢。因此，需要繼續(xù)加強(qiáng)研究和探索，不斷完善和優(yōu)化聲像檔案管理模式和方法，為城市建設(shè)和歷史文化傳承提供更加高效、便捷的檔案服務(wù)。

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作者單位：廣州市城市建設(shè)檔案館

作者簡介：李海（1980—），男，漢族，湖南郴州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。