新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程優(yōu)化與效率提升研究

摘 要：文章聚焦新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程優(yōu)化與效率提升研究，從文件生命周期理論、信息資源管理理論和流程再造理論三個(gè)方面闡述了學(xué)校文書檔案管理流程優(yōu)化的理論基礎(chǔ)，分析了新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程優(yōu)化與效率提升的重要性，并提出了優(yōu)化路徑和提升策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案；流程優(yōu)化；效率提升

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在新時(shí)代的宏大背景下，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，學(xué)校作為知識的搖籃和人才培養(yǎng)的重要基地，其管理的科學(xué)性與高效性至關(guān)重要。文書檔案管理作為學(xué)校管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，猶如一座承載著學(xué)校歷史記憶、教學(xué)成果和管理經(jīng)驗(yàn)的寶庫。隨著信息技術(shù)日新月異、教育改革不斷推進(jìn)以及社會對教育質(zhì)量要求的日益提高，傳統(tǒng)的學(xué)校文書檔案管理流程已難以滿足現(xiàn)實(shí)需求。管理流程中可能存在的收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、存儲分散以及檢索困難等問題，不僅影響了檔案的利用價(jià)值，還制約了學(xué)校管理的效率與決策的科學(xué)性。鑒于此，對新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程實(shí)施優(yōu)化，提升其管理效率，具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。本研究將深入剖析當(dāng)前學(xué)校文書檔案管理流程中存在的問題，結(jié)合新時(shí)代的特點(diǎn)和需求，探索切實(shí)可行的優(yōu)化策略，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校文書檔案管理的高效化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展和教育事業(yè)的進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

一、新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程優(yōu)化的理論基礎(chǔ)

1.文件生命周期理論

文件生命周期理論認(rèn)為文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的生命過程，包括產(chǎn)生、現(xiàn)行使用、暫時(shí)保存和永久保存等階段。在學(xué)校文書檔案管理中，依據(jù)這一理論可以對不同階段的文書檔案實(shí)施有針對性的管理。在文件產(chǎn)生階段，應(yīng)確保文件的格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確完整；在現(xiàn)行使用階段，應(yīng)加強(qiáng)文件的流轉(zhuǎn)和審批管理，提高文件的使用效率；在暫時(shí)保存階段，應(yīng)合理選擇保存方式和存儲介質(zhì)，確保文件的安全；在永久保存階段，應(yīng)按照檔案管理的要求實(shí)施整理、歸檔和保管，為學(xué)校的歷史研究和決策提供可靠依據(jù)。

2.信息資源管理理論

信息資源管理理論強(qiáng)調(diào)對信息的收集、整理、存儲、傳播和利用實(shí)施全面管理。學(xué)校文書檔案作為一種重要的信息資源，應(yīng)用該理論可以優(yōu)化管理流程。通過建立科學(xué)的信息收集機(jī)制，廣泛收集學(xué)校各方面的文書檔案信息。運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)開展整理和存儲，提高檔案管理的信息化水平。搭建便捷的信息傳播平臺，方便師生和管理人員查詢和利用檔案信息。注重對檔案信息的深度挖掘和利用，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理提供有力支持。

3.流程再造理論

流程再造理論主張對企業(yè)或組織的業(yè)務(wù)流程實(shí)施根本性的再思考和徹底的再設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等關(guān)鍵性指標(biāo)的顯著改善。在學(xué)校文書檔案管理中，引入流程再造理論可以對現(xiàn)有管理流程實(shí)施全面評估和優(yōu)化。去除煩瑣的環(huán)節(jié)和重復(fù)的工作，簡化檔案管理流程。明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，提高管理效率。運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)流程的自動化和智能化，提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

二、新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程優(yōu)化與效率提升的重要性

1.為學(xué)校決策提供準(zhǔn)確依據(jù)

學(xué)校的發(fā)展離不開科學(xué)合理的決策，而準(zhǔn)確、全面的信息是決策的基礎(chǔ)。優(yōu)化后的文書檔案管理流程能夠確保檔案的及時(shí)收集、整理和歸檔，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理層能夠快速獲取所需的歷史數(shù)據(jù)、教學(xué)成果和師資情況等信息，為制定學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃教學(xué)改革以及實(shí)施人事調(diào)整等重大決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。

2.提高學(xué)校管理效率

高效的文書檔案管理流程可以減少文件流轉(zhuǎn)的時(shí)間和環(huán)節(jié)，避免文件積壓和丟失。通過信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，方便各部門之間的信息共享和協(xié)同工作，提高學(xué)校管理的整體效率。例如，在教師職稱評定、學(xué)生學(xué)籍管理等工作中，能夠迅速調(diào)出相關(guān)檔案資料，加快工作進(jìn)度。

3.保護(hù)學(xué)校歷史文化遺產(chǎn)

學(xué)校文書檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程、文化傳統(tǒng)和教育成就，是學(xué)校寶貴的歷史文化遺產(chǎn)。優(yōu)化管理流程可以更好地保護(hù)這些檔案資料，防止其因自然老化、人為損壞或因管理不善而丟失。同時(shí)，通過數(shù)字化等方式對檔案實(shí)施保存和利用，能夠讓更多的人了解學(xué)校的歷史和文化，增強(qiáng)學(xué)校的凝聚力和文化底蘊(yùn)。

4.滿足新時(shí)代教育發(fā)展的需求

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和教育改革的不斷深化，新時(shí)代對學(xué)校管理提出了更高的要求。優(yōu)化文書檔案管理流程、提高管理效率是適應(yīng)新時(shí)代教育發(fā)展需求的必然選擇。例如，利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案信息進(jìn)行挖掘和分析，可以為教學(xué)質(zhì)量評估、學(xué)生個(gè)性化培養(yǎng)等提供有力支持，推動學(xué)校教育向更高水平發(fā)展。

三、新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程優(yōu)化的路徑

1.建立健全文書檔案管理制度

建立健全文書檔案管理制度是優(yōu)化新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程的關(guān)鍵一步。首先，應(yīng)明確檔案管理的目標(biāo)和原則，確保檔案工作始終圍繞學(xué)校的發(fā)展需求和教育教學(xué)核心任務(wù)展開。制定詳細(xì)的檔案收集制度，規(guī)定各部門須按時(shí)、按要求將產(chǎn)生的文書檔案移交檔案管理部門，保證檔案的完整性和連續(xù)性。在整理環(huán)節(jié)，確立統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，使檔案排列有序，便于查找。歸檔制度要嚴(yán)格規(guī)范，明確歸檔時(shí)間、范圍和質(zhì)量要求。對于保管制度，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值確定不同的保管期限和保管方式。同時(shí)，加強(qiáng)檔案庫房的管理，確保環(huán)境適宜、安全可靠。利用制度要在保障檔案安全的前提下，簡化利用手續(xù)，為師生和管理人員提供高效、便捷的服務(wù)。此外，還需建立監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案管理工作開展評估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。通過健全的文書檔案管理制度，為學(xué)校檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的制度保障，推動檔案管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

2.推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)

推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)新時(shí)代要求、提高學(xué)校檔案管理效率的重要舉措。一方面，要加大對檔案信息化建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件和硬件設(shè)備設(shè)施。利用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲和管理，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和便捷性。通過數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅節(jié)省存儲空間，還能有效防止檔案的損壞和丟失；另一方面，要加強(qiáng)檔案信息安全建設(shè)。建立嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制機(jī)制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問檔案信息。采用數(shù)據(jù)加密、備份等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全可靠。同時(shí)，積極開展檔案信息化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，使其能夠熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)開展日常工作。此外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程查詢，為學(xué)校各部門和師生提供更加高效的服務(wù)。推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)，將為學(xué)校的發(fā)展提供有力的信息支持和保障。

3.加強(qiáng)文書檔案管理人員培訓(xùn)

加強(qiáng)文書檔案管理人員培訓(xùn)對于優(yōu)化新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程至關(guān)重要。首先，應(yīng)注重專業(yè)知識培訓(xùn)。檔案管理涉及眾多專業(yè)領(lǐng)域，包括檔案學(xué)理論、檔案法規(guī)和分類整理方法等。通過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，使檔案管理人員深入了解檔案工作的本質(zhì)和要求，掌握科學(xué)的管理方法和技術(shù)，提升專業(yè)素養(yǎng)；其次，強(qiáng)化信息技術(shù)培訓(xùn)。在信息化時(shí)代，檔案管理人員必須熟練掌握各種檔案管理軟件和數(shù)字化技術(shù)。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括電子檔案的創(chuàng)建、存儲、檢索、維護(hù)以及信息安全防護(hù)等方面，確保檔案管理人員能夠適應(yīng)信息化管理的需求；再次，培養(yǎng)服務(wù)意識和創(chuàng)新能力。檔案管理的最終目的是為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。通過培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員樹立主動服務(wù)的意識，積極了解用戶需求，提供個(gè)性化的檔案服務(wù)。同時(shí)，鼓勵他們在工作中勇于創(chuàng)新，探索新的管理模式和方法，提高檔案管理的效率和質(zhì)量；最后，定期組織交流與分享活動。讓檔案管理人員有機(jī)會與同行交流經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，共同解決工作中遇到的問題。通過加強(qiáng)文書檔案管理人員培訓(xùn)，打造一支專業(yè)、高效和創(chuàng)新的檔案管理隊(duì)伍，為學(xué)校文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.優(yōu)化文書檔案收集和整理流程

優(yōu)化文書檔案收集和整理流程是提高學(xué)校文書檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)。在收集環(huán)節(jié)，應(yīng)建立廣泛的檔案收集渠道。明確各部門的檔案移交職責(zé)，制定詳細(xì)的移交時(shí)間表，確保檔案及時(shí)收集。同時(shí)，加強(qiáng)對重要活動、重大事件檔案的主動收集，避免遺漏有價(jià)值的檔案資料?？梢岳眯畔⒒侄危缃㈦娮訖n案收集平臺，方便各部門上傳檔案，提高收集效率；在整理環(huán)節(jié)，制定科學(xué)、合理的分類方案。根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，將文書檔案分為教學(xué)、科研和管理等不同類別，再實(shí)行細(xì)分，使檔案排列有序。采用標(biāo)準(zhǔn)化的整理方法，包括檔案編號、裝訂和編目等，確保檔案的規(guī)范統(tǒng)一。還應(yīng)引入先進(jìn)的檔案整理技術(shù)，如利用條形碼、RFID 等技術(shù)對檔案實(shí)施標(biāo)識和管理，方便快速查找和盤點(diǎn)。此外，還應(yīng)定期對檔案實(shí)施清理和鑒定。去除無保存價(jià)值的檔案，保留重要、有歷史意義的檔案，優(yōu)化檔案存儲空間。通過優(yōu)化文書檔案收集和整理流程，使檔案管理更加高效、規(guī)范，為學(xué)校的發(fā)展提供有力的檔案支持。

5.提高文書檔案利用服務(wù)的水平

提高文書檔案利用服務(wù)的水平是新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理的重要目標(biāo)。首先，應(yīng)建立便捷、高效的檔案查詢服務(wù)平臺。利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、預(yù)約和借閱，讓師生能夠隨時(shí)隨地獲取所需檔案信息。同時(shí)，優(yōu)化查詢界面和檢索功能，提高查詢的準(zhǔn)確性和速度；其次，開展檔案編研工作。深入挖掘檔案中有價(jià)值的信息，并實(shí)施整理和分析，編寫專題報(bào)告、大事記等編研成果，為學(xué)校的決策和研究提供參考依據(jù)。通過編研工作，不僅提高了檔案的利用價(jià)值，還能促進(jìn)檔案資源的深度開發(fā)；再次，加強(qiáng)檔案利用的宣傳和指導(dǎo)。通過舉辦檔案展覽、講座等活動，提高師生對檔案的認(rèn)識和利用意識。同時(shí)，為用戶提供檔案利用的指導(dǎo)和咨詢服務(wù)，幫助他們更好地了解檔案的內(nèi)容和利用方法；最后，建立用戶反饋機(jī)制。及時(shí)收集用戶對檔案利用服務(wù)的意見和建議，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。通過提高文書檔案利用服務(wù)的水平，使檔案真正成為學(xué)校發(fā)展的重要信息資源，為教學(xué)、科研和管理等各項(xiàng)工作提供有力支持。

四、新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理工作效率提升的策略

1.引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)是提升新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理工作效率的重要策略。首先，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能為檔案管理帶來新的突破。通過對海量檔案數(shù)據(jù)的收集和分析，可以挖掘隱藏在其中有價(jià)值的信息，為學(xué)校的決策提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。例如，分析歷年教學(xué)檔案可以了解教學(xué)趨勢和學(xué)生需求，從而優(yōu)化教學(xué)計(jì)劃；其次，人工智能技術(shù)的應(yīng)用，如智能分類和智能檢索極大地提高了檔案管理的自動化水平。智能分類系統(tǒng)可以根據(jù)檔案的內(nèi)容特征自動實(shí)施分類，極大地節(jié)省了人工分類的時(shí)間和精力。而智能檢索功能能夠理解用戶的自然語言查詢，快速準(zhǔn)確地定位所需檔案，提高查詢效率；最后，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用可以確保檔案的真實(shí)性和安全性。區(qū)塊鏈的分布式賬本和不可篡改特性，使得檔案一旦被記錄就無法被篡改，保證了檔案的原始性和可靠性，對于重要的學(xué)校文書檔案來說至關(guān)重要。引入這些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，將使學(xué)校文書檔案管理更加高效、準(zhǔn)確和安全，為學(xué)校的發(fā)展提供有力的支持。

2.優(yōu)化檔案管理工作流程

優(yōu)化檔案管理工作流程對于提高新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理工作效率至關(guān)重要。首先，簡化檔案收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)的手續(xù)能夠極大地提高工作速度。去除不必要的審批流程，采用電子表單和在線提交的方式，可以讓檔案的流轉(zhuǎn)更加順暢。例如，教師可以直接通過網(wǎng)絡(luò)平臺提交教學(xué)檔案，減少紙質(zhì)文件的傳遞和等待審批的時(shí)間；其次，建立標(biāo)準(zhǔn)化流程能夠確保檔案管理工作有序的開展。明確各個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，讓檔案管理人員和相關(guān)部門都清楚自己的職責(zé)和任務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)對流程的監(jiān)督和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并實(shí)施調(diào)整，保證檔案管理工作的質(zhì)量；最后，推行檔案管理的一站式服務(wù)能夠?yàn)橛脩籼峁O大的便利。將檔案的收集、整理、查詢和利用等功能集成到一個(gè)平臺，用戶可以在一個(gè)地方完成所有與檔案相關(guān)的操作，不僅提高了工作效率，還提升了用戶的滿意度。通過優(yōu)化檔案管理工作流程，學(xué)校可以更好地發(fā)揮文書檔案的作用，為教學(xué)、科研和管理等各項(xiàng)工作提供有力支持。

3.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是提高學(xué)校文書檔案管理工作效率的關(guān)鍵。一方面，要注重提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。通過定期組織專業(yè)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)最新的檔案管理理論和技術(shù)，掌握檔案數(shù)字化、信息化管理的方法，提高業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，還應(yīng)鼓勵他們參加學(xué)術(shù)交流活動，拓寬視野，了解行業(yè)動態(tài)；另一方面，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才。招聘具有檔案學(xué)專業(yè)背景以及熟悉信息技術(shù)的人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新活力。此外，建立激勵機(jī)制也很重要。設(shè)立獎勵制度，對工作表現(xiàn)突出的檔案管理人員給予表彰和獎勵，激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造性，從而打造一支專業(yè)、高效和有活力的檔案管理人員隊(duì)伍，為學(xué)校文書檔案管理工作的高效開展提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。

五、結(jié)語

新時(shí)代學(xué)校文書檔案管理流程的優(yōu)化與效率提升是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。通過建立健全管理制度、推進(jìn)信息化建設(shè)和加強(qiáng)人員培訓(xùn)等多方面的努力，學(xué)校文書檔案管理工作將邁上新的臺階，不僅有助于學(xué)校更好地保存歷史記憶、服務(wù)教學(xué)科研，還將為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供有力的支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣莉?qū)?探究學(xué)校文書檔案工作的重要性及開展方式[J].作家天地，2021（21）：143-144.

[2]謝蘭.淺析中職學(xué)校文書檔案管理優(yōu)化策略及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用[J].蘭臺內(nèi)外，2022（24）：70-71+58.

[3]馮春.信息化環(huán)境下關(guān)于文書檔案管理流程優(yōu)化的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2023（07）：61-63.

[4]周慶豐.基于學(xué)校文書檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐與思考[J].黑龍江檔案，2021（01）：40-41.

作者單位：西安市東元路學(xué)校

作者簡介：焦鸞（1978—），女，漢族，河南孟津人，本科，助理館員，研究方向：人事檔案與文書檔案管理。