事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)策略研究

摘 要：為了提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率，文章主要探討了檔案的數(shù)字化建設(shè)策略，闡述了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的不足及現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理存在的問題，分析了人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，并重點論述了構(gòu)建數(shù)字化建設(shè)目標、優(yōu)化檔案管理流程、統(tǒng)一管理標準及規(guī)范、優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲空間以及建立完善的備份機制等改善措施，旨在提高檔案管理的工作效率、增強檔案的安全性和促進信息共享，進而推動人事決策和管理的現(xiàn)代化進程。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化建設(shè)；管理策略；安全保障

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機遇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式因其存儲空間大、查閱困難、易損壞和安全性低等問題，已無法滿足現(xiàn)代化管理的需求。數(shù)字化建設(shè)成為提高檔案管理效率和安全性的必然選擇。然而，當前的數(shù)字化檔案管理模式在實施過程中仍存在管理人員意識和技能不足、技術(shù)設(shè)備落后和資金資源不足等問題。本研究通過分析這些問題，提出了構(gòu)建數(shù)字化建設(shè)組織體系、優(yōu)化檔案管理流程以及統(tǒng)一管理標準和規(guī)范等策略，以期為事業(yè)單位人事檔案管理提供切實可行的解決方案。

一、人事檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式主要依賴于實體文件的存儲和管理，需要大量的存儲空間，檔案室往往被堆滿，管理不便，且查閱效率較低，特別是在檔案數(shù)量龐大的情況下，查找特定文件需要花費大量時間。紙質(zhì)檔案易受環(huán)境因素影響，容易出現(xiàn)損壞、霉變或蟲蛀等問題，導(dǎo)致檔案內(nèi)容丟失或破損。紙質(zhì)檔案的安全性較低，容易丟失或被篡改，影響檔案的真實性和完整性，使得傳統(tǒng)檔案管理模式難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理需求，亟須向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化檔案管理模式在提高檔案管理效率和安全性方面具有顯著優(yōu)勢，但現(xiàn)階段的數(shù)字化管理模式仍面臨一些問題，具體表現(xiàn)為：

1.管理人員的意識和技能不足

很多管理人員對數(shù)字化技術(shù)的認識不夠深入，缺乏必要的技能培訓(xùn)，導(dǎo)致數(shù)字化操作中頻繁出錯。傳統(tǒng)管理理念的影響使得數(shù)字化轉(zhuǎn)型困難，一些管理者固守傳統(tǒng)觀念，對新技術(shù)持懷疑態(tài)度，阻礙了數(shù)字化進程。由于缺乏有效的溝通機制，技術(shù)人員和管理人員之間往往存在理解偏差和操作不協(xié)調(diào)，影響了檔案管理工作的效率和效果。

2.技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的限制

許多單位的設(shè)備設(shè)施老舊，技術(shù)水平落后，無法滿足高效數(shù)字化的需求。例如，老舊的掃描儀和存儲設(shè)備容易出現(xiàn)故障，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失和錯誤。數(shù)字化過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和錯誤的問題，不僅影響檔案信息的完整性和準確性，還增加了后期的維護和糾錯工作量。

3.資金和資源的不足進一步制約了數(shù)字化建設(shè)的推進

數(shù)字化建設(shè)需要大量的資金投入用于購買設(shè)備、軟件開發(fā)和技術(shù)培訓(xùn)，但許多單位的預(yù)算有限，無法提供充足的資金支持。同時，資源配置和支持不足也導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)進展緩慢，一些單位缺乏專業(yè)技術(shù)人員和必要的支持服務(wù)，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)難以持續(xù)開展。

二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.提高工作效率

數(shù)字化檔案通過電子存儲和管理，簡化了檔案的查閱和管理流程，只需輸入關(guān)鍵詞即可迅速定位所需文件，大幅縮短查閱時間。數(shù)字化管理減少了人工操作的環(huán)節(jié)，降低了人為錯誤的可能性。例如，在檔案錄入、存儲和傳輸過程中，數(shù)字化系統(tǒng)能夠自動校驗數(shù)據(jù)的準確性，確保檔案信息的完整性和準確性。數(shù)字化檔案的批量處理能力能夠顯著提高工作效率，管理人員可以同時處理大量檔案信息，極大地提高了檔案管理工作的效率。數(shù)字化檔案便于更新和維護，管理人員可以隨時對檔案進行修改和補充，確保檔案信息的時效性和準確性。

2.增強檔案的安全性

在增強檔案安全性方面，數(shù)字化技術(shù)能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損毀和丟失的風(fēng)險。首先，數(shù)字化檔案通過電子存儲，減少了物理損壞的可能性。紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，如潮濕、火災(zāi)或蟲蛀等，而電子檔案可以在安全的服務(wù)器或云存儲中保存，避免了這些物理風(fēng)險；其次，數(shù)字化檔案在傳輸過程中可以采用加密技術(shù)，確保檔案信息在傳輸過程中的安全性。通過加密傳輸，檔案信息可以避免在傳輸過程中被篡改或截獲，提升了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。?shù)字化檔案系統(tǒng)通常配備了完善的權(quán)限管理機制，只有授權(quán)人員才能訪問和修改檔案信息，確保檔案信息的機密性和完整性。同時，數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)多重備份，防止數(shù)據(jù)丟失。通過定期備份，檔案管理部門可以在數(shù)據(jù)意外丟失或損壞時迅速恢復(fù)檔案信息，確保檔案的持續(xù)可用性。

3.促進信息共享

人事檔案的數(shù)字化建設(shè)促進了信息共享，提高了檔案的利用率，為人事決策和管理提供了有力支持。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案信息可以在不同部門和地區(qū)之間迅速傳輸和共享，打破信息孤島，提高檔案信息的可訪問性和利用率。數(shù)字化檔案的標準化管理使信息共享更加便捷，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和管理規(guī)范，檔案信息可以在不同系統(tǒng)和平臺之間無縫對接，確保信息的一致性和完整性。數(shù)字化檔案便于集成和分析，支持決策制定，管理人員可以通過數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，對大量檔案信息展開綜合分析，從中提取有價值的信息和規(guī)律，為人事決策提供科學(xué)依據(jù)。例如，通過對員工績效、培訓(xùn)記錄和職業(yè)發(fā)展路徑的分析，可以為人力資源管理提供有針對性的建議，優(yōu)化人事決策。數(shù)字化檔案的及時更新功能使信息共享更加準確，確保決策依據(jù)的時效性和可靠性。

三、人事檔案數(shù)字化建設(shè)提升措施

1.構(gòu)建數(shù)字化建設(shè)組織體系

在推進人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要建立完善的組織結(jié)構(gòu)體系，見圖1。

一是明確各部門的職責(zé)分工，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負責(zé)，提高工作效率和責(zé)任落實；二是建立跨部門的協(xié)調(diào)機制，促進各部門之間的溝通與合作，形成協(xié)同效應(yīng)。通過定期的聯(lián)席會議和工作匯報，各部門可以及時交流工作進展，解決存在的問題，共同推進數(shù)字化建設(shè)；三是引入專業(yè)的項目管理團隊，負責(zé)整體規(guī)劃和監(jiān)督實施，確保數(shù)字化建設(shè)按照既定目標和時間節(jié)點順利推進。項目管理團隊應(yīng)具備豐富的數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗，能夠在技術(shù)選擇、方案設(shè)計和實施步驟等方面提供專業(yè)指導(dǎo)；四是建立健全績效考核和激勵機制，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力。通過設(shè)定明確的績效指標和獎勵措施，鼓勵員工積極參與數(shù)字化建設(shè)，不斷優(yōu)化工作流程和提升服務(wù)質(zhì)量。

2.優(yōu)化檔案管理流程

制定標準化的管理流程，如圖2所示。首先，標準化流程能明確各環(huán)節(jié)的操作步驟和責(zé)任分工，減少人為操作的隨意性和錯誤率。例如，從檔案的錄入、審核到存儲、檢索，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)有詳細的操作規(guī)范和工作指引，確保管理人員按照統(tǒng)一的標準執(zhí)行；其次，標準化流程有助于提高工作效率。在標準化流程的指導(dǎo)下，管理人員可以快速掌握操作要領(lǐng)，減少培訓(xùn)時間和成本，提高工作效率。此外，標準化流程還可以促進信息的及時更新和維護。通過統(tǒng)一的流程，確保檔案信息在錄入和更新過程中得到及時、準確的處理，避免信息滯后和錯誤；再次，標準化流程有助于檔案管理的透明化和可追溯性，使每個操作環(huán)節(jié)都有記錄可查，方便管理人員在需要時核查和追溯，提升檔案管理的透明度和可靠性；最后，標準化流程為檔案管理的持續(xù)改進提供了基礎(chǔ)。通過定期的流程評估和反饋，發(fā)現(xiàn)流程中的不足和改進點，不斷優(yōu)化和完善檔案管理流程，提高整體管理水平。

3.管理制度標準化

制定標準化的管理制度是開展檔案數(shù)字化建設(shè)各項工作的基礎(chǔ)。

第一，明確各項工作的操作規(guī)范和標準。通過制定詳細的操作手冊和工作指引，確保檔案管理人員在檔案錄入、審核、存儲及檢索等環(huán)節(jié)按照統(tǒng)一的標準執(zhí)行，減少操作的隨意性和錯誤率。

第二，有助于提高工作效率和質(zhì)量。在制度的指導(dǎo)下，檔案管理人員可以快速掌握操作要領(lǐng)，提高工作效率和操作的準確性。

確保檔案信息的及時更新和維護，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和時效性。

提升檔案管理的透明度和可追溯性。每個操作環(huán)節(jié)都有記錄可查，檔案管理人員可以隨時核查和追溯，確保檔案管理的透明度和責(zé)任落實。

有助于檔案管理的持續(xù)改進和優(yōu)化。通過定期的制度評估和反饋，發(fā)現(xiàn)制度中的不足和改進點，不斷優(yōu)化和完善管理制度，提高整體管理水平。

促進信息共享和利用。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和管理規(guī)范，確保檔案信息在不同系統(tǒng)和平臺之間無縫對接，提高檔案信息的利用率和共享效率。

4.優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)儲存空間

數(shù)據(jù)存儲空間的設(shè)計應(yīng)考慮存儲容量和擴展性，以滿足日益增長的檔案數(shù)據(jù)存儲需求。通過采用分布式存儲技術(shù)，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的橫向擴展，增加存儲容量，確保系統(tǒng)的靈活性和可擴展性。采用多副本存儲和容災(zāi)備份技術(shù)，確保在發(fā)生硬件故障或其他突發(fā)事件時檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。通過優(yōu)化存儲架構(gòu)和采用高性能的存儲設(shè)備，如SSD固態(tài)硬盤，提升數(shù)據(jù)的讀寫速度，減少存取延遲，確保檔案管理工作高效運行。數(shù)據(jù)儲存空間應(yīng)具備良好的數(shù)據(jù)管理功能，包括數(shù)據(jù)壓縮、去重和歸檔等，提高存儲效率和利用率。數(shù)據(jù)儲存空間的設(shè)計應(yīng)符合數(shù)據(jù)管理的規(guī)范和標準，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性。數(shù)據(jù)儲存空間的設(shè)計應(yīng)支持數(shù)據(jù)的長期保存和歷史版本管理，通過定期備份和版本控制，確保檔案數(shù)據(jù)的長期可用性和歷史記錄的完整性。

建立高效的信息搜索引擎，提高檔案信息的檢索效率，通過全文檢索、關(guān)鍵詞搜索和高級搜索等功能，檔案管理人員可以快速定位所需檔案，大幅縮短查找時間。搜索引擎應(yīng)具備強大的索引能力，能夠?qū)Ａ繖n案數(shù)據(jù)展開快速索引和分類，確保搜索結(jié)果的準確性和全面性。通過建立多維度的索引體系，如按照時間、類別和關(guān)鍵詞等索引，提升搜索的精確度和相關(guān)性。信息搜索引擎應(yīng)支持模糊搜索和智能推薦功能。通過模糊搜索，檔案管理人員可以在輸入部分信息的情況下獲取相關(guān)檔案，提高搜索的便捷性和友好度，而智能推薦可以根據(jù)用戶的搜索習(xí)慣和歷史記錄，推薦相關(guān)的檔案信息，提升用戶體驗和工作效率。

5.數(shù)字化檔案的備份與安全保障

建立完善的備份機制包括定期備份和實時備份兩種方式。定期備份通過每日、每周或每月的周期性備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和歷史版本管理；實時備份通過實時同步技術(shù)，將數(shù)據(jù)變動即時備份到存儲空間，防止突發(fā)性數(shù)據(jù)丟失。此外，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分布存儲在多個地理位置不同的存儲節(jié)點，以防止因自然災(zāi)害或設(shè)備故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。備份機制應(yīng)采用加密技術(shù)對備份數(shù)據(jù)實施加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的機密性和安全性。通過加密技術(shù)，只有授權(quán)人員才能訪問和恢復(fù)備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。備份機制應(yīng)包括定期的備份校驗和恢復(fù)演練。通過定期校驗，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)備份過程中可能出現(xiàn)的錯誤和問題。恢復(fù)演練通過模擬數(shù)據(jù)丟失的場景，驗證備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力和恢復(fù)速度，確保在實際數(shù)據(jù)丟失時能夠迅速有效地恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。備份機制應(yīng)具備良好的擴展性和可維護性，能夠隨著檔案數(shù)據(jù)量的增加和存儲技術(shù)的發(fā)展實施靈活調(diào)整和優(yōu)化。管理部門應(yīng)制定詳細的備份策略和應(yīng)急預(yù)案，確保備份機制的有效實施和持續(xù)改進。

四、結(jié)語

綜上，事業(yè)單位人事檔案的數(shù)字化建設(shè)是提高檔案管理效率和安全的重要手段。通過構(gòu)建數(shù)字化建設(shè)目標、優(yōu)化檔案管理流程、統(tǒng)一管理標準及規(guī)范、優(yōu)化數(shù)據(jù)儲存空間以及建立完善的備份機制，可以有效解決當前數(shù)字化檔案管理模式中存在的問題。數(shù)字化建設(shè)不僅能夠簡化檔案的查閱和管理流程，提高工作效率，還能通過加密和備份等技術(shù)手段，增強檔案的安全性和可靠性。數(shù)字化檔案的標準化管理和信息共享功能有助于提高檔案利用率，支持人事決策和管理的科學(xué)化。

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作者單位：淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心

作者簡介：盛琦（1989—），女，漢族，山東淄博人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理。