基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)檔案信息化管理

科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為人類生活中不可缺少的一部分，其在企業(yè)管理中的應(yīng)用越來越廣泛。在傳統(tǒng)條件下，對企業(yè)檔案進行存檔時往往采用紙質(zhì)材料作為載體，如今已經(jīng)不能滿足當(dāng)前新時期下社會對企業(yè)更全面的需求。而基于“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用后產(chǎn)生的電子信息系統(tǒng)則改變了原有保存方式，解決了存儲空間上存在的諸多問題。因此，為了適應(yīng)時代發(fā)展需要以及實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理優(yōu)化配置等目標(biāo)要求，必須將信息化技術(shù)應(yīng)用于實踐當(dāng)中加以運用，并予以完善和創(chuàng)新，以提升企業(yè)整體管理質(zhì)量與效率，使其在相關(guān)領(lǐng)域更好地發(fā)揮作用。

由于對“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才、發(fā)展不均衡等原因，當(dāng)前我國部分企業(yè)對電子信息系統(tǒng)利用不夠重視，甚至忽視了對其進行科學(xué)合理的利用與開發(fā)，這也使得部分企業(yè)檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案處理方式進行資料分類和存檔保存工作。在這一背景下，文章主要研究“互聯(lián)網(wǎng)+”在企業(yè)檔案管理工作中起到的作用，并提出可行性建議，希望為今后相關(guān)工作提供參考意見，加快我國信息化建設(shè)進程，提高企業(yè)管理水平，促進企業(yè)檔案信息化管理工作順利實施。

轉(zhuǎn)變思想觀念，增強企業(yè)檔案信息化管理意識

企業(yè)的檔案管理工作性質(zhì)決定了它是一個綜合性、綜合性很強的管理過程。所以，在進行企業(yè)檔案數(shù)字化的管理過程中，管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，樹立企業(yè)檔案信息化管理意識，要充分認(rèn)識到計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)信息化建設(shè)工作的有效輔助作用，并且在信息化發(fā)展過程當(dāng)中逐漸形成了“以電子信息技術(shù)為基礎(chǔ)”和“以數(shù)據(jù)處理為主線、綜合管理為輔”等多種新思路，將計算機技術(shù)充分應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中，從而實現(xiàn)電子信息化辦公。

具體來說，在進行企業(yè)檔案管理工作中，要重視企業(yè)檔案管理人員思想意識上的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，如通過舉辦一些專家學(xué)者的專題講座，提高管理人員對相關(guān)理論學(xué)習(xí)以及操作技能掌握程度，也可以通過網(wǎng)絡(luò)，如利用微信公眾號和微博平臺等平臺、電視等媒體宣傳與推廣電子辦公技術(shù)等，增強其對企業(yè)檔案管理工作的理解與認(rèn)識，使其能夠更好地運用到日常管理當(dāng)中去，提高工作效率并取得良好的效果。同時，要加強企業(yè)人員對于“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用的積極性并樹立起“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，從而更好地推動企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進程。例如，企業(yè)要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等信息化手段進行電子辦公，以便在實際工作中積極引導(dǎo)工作人員轉(zhuǎn)變思想觀念。

提高檔案管理人員的專業(yè)能力

企業(yè)的檔案管理是一項專業(yè)性較強、技術(shù)要求較高的工作，涉及工作人員、管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門。在企業(yè)中，檔案管理人員的專業(yè)能力直接影響著企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，其不僅要具備良好的文字處理、邏輯判斷和分析等方面知識，還要有較強的綜合素質(zhì)。因此，在企業(yè)檔案管理過程中，必須加強對工作人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)水平。

第一，企業(yè)各級管理者必須重視人才隊伍建設(shè)、引進高素質(zhì)復(fù)合型人才。企業(yè)可以從兩個方面來著手：一方面，在招聘環(huán)節(jié)引進具有豐富工作經(jīng)驗和專業(yè)理論素養(yǎng)的人才加入企業(yè)檔案信息化隊伍之中并進行相應(yīng)的培訓(xùn)活動；另一方面則是從實際操作中不斷提升工作人員綜合能力與技術(shù)水平以滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”處理應(yīng)用需求。第二，企業(yè)應(yīng)積極組織開展培訓(xùn)活動，一方面企業(yè)應(yīng)定期組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)國家政策法規(guī)及管理辦法；另一方面加強業(yè)務(wù)知識教育，讓工作人員掌握計算機基本操作技能并熟練應(yīng)用，使其具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。其中，對新進員工的崗前培訓(xùn)。通過崗位輪換、學(xué)歷提升等方式提高工作人員綜合素質(zhì)。第三，構(gòu)建科學(xué)合理的考核體系，以促進工作人員不斷更新知識結(jié)構(gòu)、豐富自身修養(yǎng)以適應(yīng)新時期對檔案管理人員提出更高要求，使其能夠勝任信息化管理的工作內(nèi)容，提高檔案管理效率和質(zhì)量。第四，完善激勵制度：對于積極工作的人員給予合理獎勵，并結(jié)合個人發(fā)展方向制定相應(yīng)晉升計劃等措施來激發(fā)工作人員積極性和創(chuàng)造力；對于消極入職或者失職人員則應(yīng)采取相應(yīng)的處罰措施，以提高其工作效率，并在一定程度上抑制不良行為的發(fā)生。

進一步完善企業(yè)檔案管理工作

計算機技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也要與時俱進，對其進行優(yōu)化管理已成為必然趨勢。在這樣的背景下，企業(yè)應(yīng)不斷完善檔案管理工作，以適應(yīng)現(xiàn)代化“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對工作提出的新要求。

第一，加強企業(yè)檔案管理制度建設(shè)。明確各級領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，人員崗位責(zé)任分明。對各類文件進行分類存檔以及定期整理與保管等操作處理工作內(nèi)容都必須由專人負責(zé)并制定嚴(yán)格規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以保證“互聯(lián)網(wǎng)+”系統(tǒng)在企業(yè)人事管理應(yīng)用中有效發(fā)揮作用。

第二，制定相關(guān)規(guī)章條例及規(guī)范操作流程，強化對員工保密意識培養(yǎng)力度并建立起嚴(yán)格規(guī)范的檔案管理工作制度要求，明確規(guī)定各崗位人員要遵守保密工作規(guī)定和規(guī)章程序、操作流程及注意事項等內(nèi)容來提高檔案管理工作效率。同時也要加強檔案管理人員與工作人員之間相互監(jiān)督機制建設(shè)工作力度以及責(zé)任落實情況等方面內(nèi)容，以此來確保企業(yè)信息管理質(zhì)量提高，為信息化建設(shè)提供有力支持。

第三，建立完善建立健全完善的“互聯(lián)網(wǎng)+”處理平臺。企業(yè)在企業(yè)檔案管理中，應(yīng)該積極引進先進的電子化信息處理技術(shù)，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料進行信息化應(yīng)用。通過計算機軟件與多媒體網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段建立起完善、高效快捷、便捷準(zhǔn)確又安全可靠的信息傳輸系統(tǒng)。通過計算機技術(shù)對各類數(shù)據(jù)資料進行統(tǒng)計分析、存儲及傳輸?shù)裙ぷ鳎瑢n案中所蘊含內(nèi)容與相關(guān)要求結(jié)合起來并制定出符合本單位實際情況的文件格式以及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等。在實際工作過程當(dāng)中需要注意的是要保證系統(tǒng)運行環(huán)境安全穩(wěn)定可靠。同時還要做好檔案保管管理工作以及企業(yè)各科室間數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫?，完善信息資源共享機制的建立，確保信息傳遞及時準(zhǔn)確無誤，為今后開展相關(guān)業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)保障。

第四，在日常工作中要注重信息安全防范措施以及應(yīng)急預(yù)案建設(shè)等方面進行完善和改進。通過建立有效、科學(xué)合理的管理體系來實現(xiàn)數(shù)據(jù)化信息化處理模式下電子信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間相互融合、有機結(jié)合。

加大資源投入，完善相關(guān)設(shè)施

企業(yè)的發(fā)展離不開先進設(shè)備和技術(shù)，要想提高信息化應(yīng)用水平，必須加大對信息化資源管理的建設(shè)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際情況，適當(dāng)提升對企業(yè)檔案管理的投入，建立符合自己發(fā)展需求，具有現(xiàn)代化管理理念和技術(shù)水平、能夠為工作人員提供方便快捷服務(wù)的“互聯(lián)網(wǎng)+”管理系統(tǒng)。

首先，加大計算機硬件設(shè)施的投入。計算機設(shè)備是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，也是信息“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用與信息化建設(shè)的保障?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”在實際操作中需要大量電子設(shè)備支持才能正常運行并進行處理工作。企業(yè)要加大投入資金來開展數(shù)字化電子辦公設(shè)備建設(shè)以及完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部人員交流平臺，為廣大工作人員提供一個良好、便捷、高效的信息化服務(wù)環(huán)境。其次，建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、傳輸信息系統(tǒng)以及辦公自動化等基礎(chǔ)設(shè)施，來保證電子檔案管理過程實現(xiàn)高效性與安全性保障，同時加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全建設(shè)工作：一是加強計算機系統(tǒng)硬件設(shè)施設(shè)備維護與更新、提高電腦軟硬件水平及數(shù)據(jù)采集處理能力；二是做好數(shù)據(jù)庫備份、恢復(fù)功能以及對重要資料進行定期校驗，確保信息的完整性并及時提供數(shù)據(jù)支持。而且，要不斷開發(fā)新技術(shù)和產(chǎn)品以滿足檔案工作發(fā)展需求。

建立安全防護措施

在企業(yè)的檔案管理工作中，安全防護措施是一項重要且必要的工作。首先，應(yīng)建立起完善、嚴(yán)密而又行之有效的管理機制，加強對保密文件和電子數(shù)據(jù)等信息資源進行嚴(yán)格保護，對信息進行備份和加密。檔案一旦丟失或損壞后要及時上報上級部門。對于一些重要文件、資料等應(yīng)由專人負責(zé)保管并妥善保存以防止人為破壞；而對于有特殊要求或者是保密性比較高的文書材料以及電子文檔則可以采用多種數(shù)字化存儲方式結(jié)合傳統(tǒng)紙質(zhì)方式等多重保險來儲存，方便日后查詢。其次，加強對“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用過程中相關(guān)操作人員的安全教育與培訓(xùn)，確保其具備較高綜合素質(zhì)和能力水平，如在系統(tǒng)內(nèi)部實施一系列操作規(guī)范和管理方法，提高員工對信息化應(yīng)用的重視度。需要注意的是，計算機病毒問題是影響企業(yè)信息化建設(shè)進程和發(fā)展中最嚴(yán)重的問題之一，因此，在進行企業(yè)檔案管理工作的過程中，要加強工作人員對病毒、黑客以及非法訪問等方面知識的學(xué)習(xí)，并采取有效措施來解決這些問題。最后，建立起嚴(yán)格健全規(guī)章制度，并要求所有參與信息處理過程的員工必須遵守并且能夠及時反饋信息處理情況和結(jié)果的記錄，使其能真正發(fā)揮作用。強化對“互聯(lián)網(wǎng)+”系統(tǒng)應(yīng)用過程當(dāng)中可能會出現(xiàn)泄密風(fēng)險事件以及相關(guān)操作人員所造成后果的預(yù)防與處理方法制定并采取相應(yīng)防范對策，如強化操作人員與管理人員之間相互監(jiān)督、互相制約機制，來確保企業(yè)檔案管理工作能夠順利開展并且不會受到影響，從而保障整個工作環(huán)境安全穩(wěn)定、有序運行及高效運轉(zhuǎn)。

企業(yè)檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工作，其涉及企業(yè)信息、工作人員管理等各個方面，對企業(yè)的發(fā)展具有重大影響。而“互聯(lián)網(wǎng)+”能夠有效提高工作人員處理事務(wù)時效性和便捷度，同時有利于提升相關(guān)部門決策效率。對于工作人員而言，則可以有效簡化工作流程、節(jié)約時間成本，為其提供更多創(chuàng)新服務(wù)，以滿足社會需求。企業(yè)在進行企業(yè)檔案管理時，應(yīng)結(jié)合實際情況，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)來提高工作效率。

（作者單位：昆明韜迪企業(yè)管理有限公司）