科研單位財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的思考

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及通訊技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，信息化管理在調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、優(yōu)化資源配置、提高管理水平等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。立足我國科研單位財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，借助信息化技術(shù)來優(yōu)化工作流程、提升管理效率是新時(shí)期科研財(cái)務(wù)管理工作一個(gè)重要的目標(biāo)。本文以G研究院XT系統(tǒng)建設(shè)為例，分析了G研究院推進(jìn)財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的背景、意義及存在問題，并提出完善財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)策略，以供參考。

為推動(dòng)科技強(qiáng)國戰(zhàn)略，近年來我國政府對科研經(jīng)費(fèi)的投入一直保持穩(wěn)步增長態(tài)勢，科研院所作為科技研發(fā)的主力軍，面對日漸龐大的項(xiàng)目數(shù)量和項(xiàng)目資金，在科研“放管服”背景下面臨諸多管理上的挑戰(zhàn)。盡管當(dāng)前有眾多科研單位在信息化管理建設(shè)方面進(jìn)行了一定的探索，但在實(shí)踐過程中依然存在許多問題，如系統(tǒng)構(gòu)架不合理、模塊功能欠佳、數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性、審批權(quán)限不清晰、無法做到閉環(huán)管理等，離科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理目標(biāo)還存在較大距離。探索構(gòu)建更加高效、透明、智能的一體化信息管理系統(tǒng)，是順應(yīng)改革創(chuàng)新發(fā)展要求、提高科研財(cái)務(wù)管理工作效率的重要目標(biāo)。

本文以G研究院XT管理系統(tǒng)建設(shè)為研究案例，具體分析了G研究院推進(jìn)財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的背景、意義及存在的問題，并針對性地提出XT管理系統(tǒng)建設(shè)的有效策略。

一、G研究院推進(jìn)財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的背景及意義

（一）G研究院推進(jìn)財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的背景

G研究院作為省級科研院所，近幾年所承擔(dān)的國家、省級、市級科研項(xiàng)目大大小小已達(dá)一千多個(gè)，項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)已超過2.5億元。隨著人才數(shù)量、項(xiàng)目數(shù)量及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的不斷增長，G研究院的財(cái)務(wù)工作量和核算壓力越來越大，特別是從2019年實(shí)行新政府會(huì)計(jì)制度后，平行記賬方式下的年底項(xiàng)目支出核算、報(bào)表編制需花費(fèi)更多時(shí)間、精力。長期以來G研究院使用用友U8賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行收支核算，財(cái)務(wù)報(bào)銷采用線下審批、手工入賬方式，由于業(yè)務(wù)量大，財(cái)務(wù)人員在資金使用進(jìn)度把控及數(shù)據(jù)處理時(shí)效性方面十分被動(dòng)，這種狀況無法做到對科研項(xiàng)目進(jìn)行精細(xì)化管理，也不利于項(xiàng)目的順利推進(jìn)和資金的有效監(jiān)管。

（二）G研究院推進(jìn)財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)的意義

自2018年下半年開始，G研究院經(jīng)過多地調(diào)研后決定開發(fā)一款適合本單位管理的財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)（即XT管理系統(tǒng)）來提升單位整體工作效率。經(jīng)過兩年多時(shí)間的模塊搭建、數(shù)據(jù)遷移、功能測試和試用優(yōu)化，2021年起XT管理系統(tǒng)已在單位正式運(yùn)行。該系統(tǒng)集科研、人事、財(cái)務(wù)、辦公、資產(chǎn)管理多模塊于一體，在很大程度上扭轉(zhuǎn)了各部門傳統(tǒng)單一的管理模式，在創(chuàng)新工作方法、提高服務(wù)質(zhì)量等方面具有一定的推廣意義。

首先，財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。構(gòu)建財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)后，G研究院各部門間能在同一平臺(tái)辦理業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)流程再造，審批流程得到進(jìn)一步精簡，辦事效率獲得較大提高。比如G研究院下屬各研究所采購或管轄的固定資產(chǎn)，可在系統(tǒng)資產(chǎn)管理模塊中完成資產(chǎn)采購、登記、報(bào)廢、處置、轉(zhuǎn)移申請、出入庫等全鏈條審批手續(xù)。財(cái)務(wù)報(bào)賬模塊則能與各項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)銜接，經(jīng)辦人員所錄入的每一筆支出數(shù)據(jù)，系統(tǒng)都會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)科目的收支余額統(tǒng)計(jì)，若存在預(yù)算不足的情況，系統(tǒng)則會(huì)發(fā)出預(yù)警，有效從源頭實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目成本的事前控制，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也能夠?qū)?xiàng)目的支出情況與完成進(jìn)度做到心中有數(shù)。

其次，財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建能切實(shí)推進(jìn)“放管服”落地。財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠打破財(cái)務(wù)手工業(yè)務(wù)繁重、數(shù)據(jù)處理滯后的弊端，將眾多分散的業(yè)務(wù)集中起來整合成一個(gè)信息循環(huán)體系，有效實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的高效集成、資金風(fēng)險(xiǎn)的有效管控以及項(xiàng)目的精細(xì)化管理。此外，從創(chuàng)新服務(wù)角度出發(fā)，這種信息化管理模式能夠?yàn)榭蒲腥藛T在報(bào)銷、簽字等環(huán)節(jié)節(jié)約大量時(shí)間與精力，科研人員還可以通過科研項(xiàng)目管理模塊清晰了解到各自項(xiàng)目的收支結(jié)余概況及資金完成進(jìn)度等，對后期工作的開展能夠進(jìn)行充足的計(jì)劃和準(zhǔn)備。因此，該系統(tǒng)從“放管服”角度有效實(shí)現(xiàn)了“放寬管理權(quán)限、簡化流程管理、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”。

最后，財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建有利于促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。G研究院XT管理系統(tǒng)開發(fā)之前，單位的業(yè)財(cái)融合度較低，很多業(yè)務(wù)在辦理過程中會(huì)出現(xiàn)信息銜接不夠、審批進(jìn)度較慢的情況。如大部分新入職的科研人員對單位的財(cái)務(wù)管理制度、報(bào)賬流程等不夠熟悉，在報(bào)賬環(huán)節(jié)時(shí)常會(huì)被指出存在錯(cuò)誤，退單率很高，而財(cái)務(wù)人員對項(xiàng)目開展的環(huán)境與硬性要求缺乏專業(yè)性了解，從而對一些特殊業(yè)務(wù)難以進(jìn)行判斷與把控。財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)在一定程度上做到了制度與業(yè)務(wù)的相互嵌合，通過制度約束和過程管理打破信息壁壘，有力推動(dòng)科研管理工作的順利開展。

二、G研究院財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)建設(shè)存在的問題

（一）系統(tǒng)建設(shè)缺乏整體規(guī)劃

從近3年G研究院XT管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況看，該財(cái)務(wù)一體化管理系統(tǒng)有效提升了G研究院的工作效率，但由于系統(tǒng)建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，在實(shí)際使用過程中，仍存在模塊銜接不成熟、功能輻射面窄的情況，不能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用效能。如模塊的初始流程設(shè)置不合理，導(dǎo)致一些交叉業(yè)務(wù)、特殊業(yè)務(wù)不能通過一個(gè)審批程序完成。又如XT系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊與用友U8暫未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對接共享，涉及部門間內(nèi)轉(zhuǎn)和沖紅賬務(wù)XT系統(tǒng)無法進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入核算，導(dǎo)致兩個(gè)系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)差異，財(cái)務(wù)人員年末雙系統(tǒng)對賬仍需要花費(fèi)一定的時(shí)間和精力，并不能實(shí)現(xiàn)真正意義上的“松綁”。

（二）信息化意識(shí)不足，系統(tǒng)使用積極性不高

由于G研究院主要承擔(dān)科技研究工作，絕大部分工作人員的身份為科研人員，他們長期專注于課題研究和外業(yè)調(diào)查，對單位的報(bào)賬制度及財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)缺乏全面了解，在XT管理系統(tǒng)正式運(yùn)行前已習(xí)慣傳統(tǒng)手工填單報(bào)賬模式，面對新的一體化信息管理系統(tǒng)并沒有較高的使用熱情。絕大部分科研人員認(rèn)為，采用線下手工報(bào)賬方式，若發(fā)現(xiàn)科目或項(xiàng)目錯(cuò)誤，只需對單據(jù)進(jìn)行手動(dòng)重填簽字即可，而在財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)上線后，需要應(yīng)付更多的手續(xù)，如面臨系統(tǒng)撤單、身份切換、再次審批等問題，導(dǎo)致重報(bào)的時(shí)間會(huì)拉長，因此存在信息化意識(shí)不足、線上報(bào)銷畏難心理。

（三）專業(yè)的信息化管理人才不足

財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)順暢運(yùn)行需要有專業(yè)的信息化管理人才的支持，這類人才不僅要掌握足夠的財(cái)務(wù)知識(shí)，還應(yīng)具備較強(qiáng)的信息化系統(tǒng)及信息化技術(shù)應(yīng)用能力。G研究院XT管理系統(tǒng)自上線以來，專業(yè)的信息化管理人才配備不足，只有信息管理中心與財(cái)務(wù)部門指定的兩三個(gè)工作人員對接系統(tǒng)運(yùn)行后續(xù)事宜，他們不僅要對新用戶進(jìn)行模塊功能介紹、線上操作指導(dǎo)，還要針對各種系統(tǒng)問題與軟件開發(fā)商進(jìn)行溝通、解決，有限的人力并不能提高XT管理系統(tǒng)的完善度和問題解決時(shí)效性。

（四）缺乏培訓(xùn)和溝通機(jī)制

財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)作為單位運(yùn)行的心臟，是一個(gè)龐大且復(fù)雜的應(yīng)用體系，但軟件終究替代不了人腦，在使用過程中總會(huì)遇到一些特殊情況或難題，這就需要使用各方積極溝通、配合，才能對其進(jìn)行完善、發(fā)揮出其最大效力。G研究院XT系統(tǒng)運(yùn)行后，缺乏一個(gè)長期有效的溝通和培訓(xùn)機(jī)制，時(shí)常會(huì)有科研人員在財(cái)務(wù)反饋系統(tǒng)操作方面存在問題，而且這些問題需要再次反饋給軟件開發(fā)商后才有答復(fù)和解決方案，很多系統(tǒng)使用者在填制基礎(chǔ)信息時(shí)對于格式、要求存在不一樣的理解和操作，在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范的情況下難以形成管理約束，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的順暢運(yùn)行。

（五）存在一定的系統(tǒng)安全隱患

自財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)運(yùn)行后，G研究院有效實(shí)現(xiàn)了部門間業(yè)務(wù)的快捷辦理，但卻忽略了網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全問題。盡管單位內(nèi)部工作人員都有自己獨(dú)立的賬號密碼，但是還是存在一些科技人員私自授權(quán)高校實(shí)習(xí)生、聯(lián)培生登陸本人賬號進(jìn)行單據(jù)填制、流程審批等情況，若存在不規(guī)范操作，極易引發(fā)基礎(chǔ)信息誤刪、數(shù)據(jù)被篡改等風(fēng)險(xiǎn)。

三、G研究院財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化策略

（一）深化系統(tǒng)功能開發(fā)與應(yīng)用

財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的成功與否，關(guān)鍵在于做好摸底和后期優(yōu)化工作，摸底主要是指掌握單位各部門對系統(tǒng)的使用需求，以明確系統(tǒng)建設(shè)方向，掌握軟件開發(fā)公司的實(shí)際情況，以選出能力強(qiáng)、報(bào)價(jià)合理、經(jīng)驗(yàn)豐富的單位與之合作。后期優(yōu)化則指在系統(tǒng)框架已定型、模塊功能已實(shí)現(xiàn)的狀態(tài)下，針對管理和使用需求對系統(tǒng)功能進(jìn)行再次深挖與優(yōu)化，從技術(shù)層面實(shí)現(xiàn)真正意義上的一體化管理。比如G研究院XT管理系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模塊中可采用系統(tǒng)兼容技術(shù)嵌入銀企直聯(lián)、影像掃描、賬務(wù)數(shù)據(jù)平移等功能進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，最大程度實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全鏈條閉環(huán)管理，提高部門工作效率。

（二）加大內(nèi)部宣傳，提高信息化應(yīng)用意識(shí)

為有效改善G研究院員工信息化意識(shí)不足的局面，G研究院應(yīng)做好以下工作以提升大家對財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的適應(yīng)性和使用的積極性。首先，管理部門要加大XT管理系統(tǒng)的宣傳，通過發(fā)布系統(tǒng)操作手冊、系統(tǒng)操作視頻或集中培訓(xùn)等方式，向科研人員傳達(dá)信息化管理的便捷性和高效性，讓其對系統(tǒng)能夠慢慢熟悉與接納，消除系統(tǒng)應(yīng)用抗拒心理。其次，要構(gòu)建良好的信息化運(yùn)行環(huán)境，如以配備科研財(cái)務(wù)助理為契機(jī)，加強(qiáng)對各部門科研財(cái)務(wù)助理的系統(tǒng)操作培訓(xùn)，在其充分掌握操作流程后，帶動(dòng)和幫助所管轄部門的信息化指導(dǎo)工作，以點(diǎn)帶面推進(jìn)單位信息化建設(shè)。最后，G研究院應(yīng)針對信息化運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)與軟件開發(fā)方做好服務(wù)對接，定期就系統(tǒng)問題進(jìn)行答疑或者優(yōu)化改進(jìn)，以提升信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

（三）組建專業(yè)的財(cái)務(wù)信息化管理人才隊(duì)伍

人才是單位創(chuàng)新發(fā)展的重要資源，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)是推進(jìn)單位各項(xiàng)工作行穩(wěn)致遠(yuǎn)的重要舉措。為有效保障財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，G研究院應(yīng)建立人才儲(chǔ)備和人才賦能機(jī)制，如加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)既掌握信息化技術(shù)又懂財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，為其提供良好的薪資待遇和培養(yǎng)機(jī)制，確保單位科研信息化管理工作順利開展。其次，每年給予信息化人才隊(duì)伍在信息化建設(shè)和財(cái)務(wù)管理方面的知識(shí)更新機(jī)會(huì)，同時(shí)加強(qiáng)與同類單位信息化管理工作的交流和調(diào)研，緊跟時(shí)代知識(shí)及技術(shù)的發(fā)展，以使單位財(cái)務(wù)信息化管理建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)不斷超越。

（四）加強(qiáng)全員信息化應(yīng)用能力培訓(xùn)

信息化辦公是時(shí)代的產(chǎn)物也是改革的趨勢，在加強(qiáng)單位信息化系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)應(yīng)同步進(jìn)行信息化應(yīng)用能力的培訓(xùn)，二者相互作用相互協(xié)調(diào)，才能真正發(fā)揮出信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值。G研究院XT信息管理系統(tǒng)運(yùn)行過程中所出現(xiàn)的眾多問題都可以歸結(jié)到操作人員對系統(tǒng)運(yùn)用不熟練、系統(tǒng)應(yīng)用能力差這方面，因此加強(qiáng)全員信息培訓(xùn)、提升全員信息化應(yīng)用能力是當(dāng)前需要解決的問題。需要強(qiáng)調(diào)的是，XT管理系統(tǒng)作為一個(gè)綜合型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，對財(cái)務(wù)人員的系統(tǒng)應(yīng)用操作能力提出了更高的要求，因?yàn)樽鳛橄到y(tǒng)主要維護(hù)管理方，財(cái)務(wù)人員會(huì)時(shí)常遇到一些特殊情況和復(fù)雜問題，只有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，積累一定經(jīng)驗(yàn)才能更好地推進(jìn)工作。

（五）提高信息安全意識(shí)，維護(hù)系統(tǒng)安全

為確保財(cái)務(wù)一體化信息管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行，必須把系統(tǒng)安全建設(shè)擺在突出位置。G研究院作為純財(cái)政撥款事業(yè)單位，應(yīng)明確自身屬性及單位職責(zé)，從資金、技術(shù)、數(shù)據(jù)安全等角度出發(fā)，加大對信息、網(wǎng)絡(luò)安全的重視程度。首先，G研究院應(yīng)科學(xué)制定信息安全方面的相關(guān)制度，強(qiáng)化對系統(tǒng)安全的管理，除了定期對各部門安全員進(jìn)行培訓(xùn)、傳授信息安全知識(shí)外，還應(yīng)從技術(shù)角度做好財(cái)務(wù)、科研數(shù)據(jù)的自動(dòng)備份工作。其次，要建設(shè)和維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，明確數(shù)據(jù)安全管理要求，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻防護(hù)措施，重點(diǎn)管控涉密數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)被非法獲取。最后，要強(qiáng)化員工信息安全意識(shí)，不能隨意授權(quán)本單位以外人員登陸和操作系統(tǒng)，登錄系統(tǒng)時(shí)應(yīng)進(jìn)行密碼、身份驗(yàn)證，在安全認(rèn)證的情況下才能訪問系統(tǒng)。

結(jié)語：

綜上所述，為更好推動(dòng)單位財(cái)務(wù)一體化管理工作的開展，G研究院應(yīng)充分借助信息化技術(shù)加強(qiáng)科研財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，以創(chuàng)新管理模式為支點(diǎn)，構(gòu)建科學(xué)完善的財(cái)務(wù)一體化信息管理體系，突出財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合，為科技創(chuàng)新、單位發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。