工程物資集中采購過程中的風(fēng)險防控

目前，我國大多數(shù)工程企業(yè)在推動精細(xì)化管理的過程中，都開始實(shí)行物資集中采購制度，以進(jìn)行規(guī)范化管理。但是在采購過程中往往伴隨著一些風(fēng)險，給企業(yè)造成不良影響和經(jīng)濟(jì)損失。因此，如何有效規(guī)避風(fēng)險問題，推動工程企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，是當(dāng)前企業(yè)管理者需要慎重考慮的問題。本文通過分析工程物資集中采購的環(huán)節(jié)和風(fēng)險點(diǎn)以及風(fēng)險防控要點(diǎn)，從工程計(jì)劃風(fēng)險防控、成本風(fēng)險防控和供應(yīng)風(fēng)險防控等角度展開討論，指出加強(qiáng)風(fēng)險防控的策略，更好地推動工程物資集中采購管理工作，帶動現(xiàn)代企業(yè)的健康發(fā)展，以供參考。

工程物資集中采購的環(huán)節(jié)和風(fēng)險點(diǎn)

制定采購方案環(huán)節(jié)

物資需求計(jì)劃不準(zhǔn)確 物資需求計(jì)劃不準(zhǔn)確指的是在物資管理過程中，缺乏規(guī)范化科學(xué)化管理制度，在后期出現(xiàn)物資不確定的因素，導(dǎo)致物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不明確、數(shù)量不準(zhǔn)確、供貨時間不確定。而一般來說，大多數(shù)企業(yè)的物資需求計(jì)劃，往往是由工程部門根據(jù)施工圖和施工計(jì)劃來設(shè)計(jì)和編制的，容易在后期出現(xiàn)物資需求計(jì)劃與實(shí)際工作產(chǎn)生較大偏差的問題。

物資采購方案不合理 物資采購方案通常是由采購部門，按照建設(shè)單位和上級單位管理規(guī)定設(shè)計(jì)出來的。同時還結(jié)合了物資需求計(jì)劃、市場調(diào)查情況進(jìn)行分析。當(dāng)出現(xiàn)方案編制不合理或?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)的問題，容易出現(xiàn)物資采購組織方式不合規(guī)、資源浪費(fèi)成本支出較大、不能滿足實(shí)際需求的問題，影響物資采購方案指導(dǎo)工作的及時開展。

選定供應(yīng)商及簽訂合同環(huán)節(jié) 在選定供應(yīng)商及簽訂合同環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)兩種風(fēng)險問題：一個是供應(yīng)商誠信風(fēng)險。供應(yīng)商誠信風(fēng)險指的是：在部分工程企業(yè)選取的供應(yīng)商名單中存在著一些不合格的供應(yīng)商名單，管理者沒有及時對這些供應(yīng)商展開動態(tài)評估和市場調(diào)研，容易給后續(xù)的物資采購供應(yīng)管理工作帶來潛在風(fēng)險。另一個風(fēng)險問題是合同履約風(fēng)險，主要指的是合同規(guī)范文本不完善、合同文本針對性不強(qiáng)、關(guān)鍵性條款責(zé)任劃分不清以及合同評審過程中把關(guān)不嚴(yán)等，容易給企業(yè)帶來一定的法律風(fēng)險問題。

工程物資集中采購風(fēng)險防控的要點(diǎn)

計(jì)劃風(fēng)險防控 計(jì)劃風(fēng)險防控指的是相關(guān)部門需要加強(qiáng)工程與采購部門的有機(jī)聯(lián)合，要及時開展物資品種、數(shù)量、規(guī)格以及配送時間等數(shù)據(jù)信息的登記和溝通工作，嚴(yán)格落實(shí)物資分級采購制度。同時，完善應(yīng)急采購預(yù)案，采購部門也要按照采購權(quán)限和審批后的采購方案進(jìn)行分析和招標(biāo)溝通。

成本風(fēng)險防控 首先，相關(guān)部門要建立完善的價格信息資料庫，確保物資采購的價格標(biāo)準(zhǔn)全面準(zhǔn)確，提供準(zhǔn)確的參考價格，幫助企業(yè)進(jìn)行合理的預(yù)算和采購決策。其次，管理者應(yīng)加強(qiáng)采購人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其了解物資知識和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并掌握采購技巧。通過具備超前意識和綜合分析能力，判斷內(nèi)外部環(huán)境對物資價格的影響，并選擇適當(dāng)?shù)臅r間和方式進(jìn)行采購。最后，工程企業(yè)應(yīng)整合供應(yīng)鏈資源，搭建供應(yīng)鏈協(xié)作平臺，與上下游建立穩(wěn)定的供應(yīng)關(guān)系，構(gòu)建多方共贏的供應(yīng)鏈體系。

（三）供應(yīng)風(fēng)險防控

工程企業(yè)應(yīng)建立完善供應(yīng)商管理辦法，優(yōu)先選擇供應(yīng)商庫中管理規(guī)范、交貨及時、履約信譽(yù)好、質(zhì)量可靠、財務(wù)狀況良好、售后服務(wù)水平高的優(yōu)秀供應(yīng)商，并通過統(tǒng)一的考核評價體系對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。同時，應(yīng)加強(qiáng)物資儲備預(yù)警管理，保證一定合理的安全庫存，在物資供應(yīng)過程中動態(tài)跟蹤進(jìn)展。

工程物資集中采購過程中風(fēng)險防控的策略

制定完善成熟的風(fēng)險防控機(jī)制 工程企業(yè)在物資集中采購的各個方面都面臨著不同的風(fēng)險威脅，相關(guān)部門需要不斷完善成熟的風(fēng)險防控機(jī)制，才能有效規(guī)避各類風(fēng)險問題，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

首先，管理者應(yīng)該準(zhǔn)確識別，并明確物資采購各環(huán)節(jié)的風(fēng)險點(diǎn)，并且嚴(yán)格按照風(fēng)險的發(fā)生概率和影響程度進(jìn)行分類。技術(shù)人員可以通過風(fēng)險評估和分析的辦法，有效實(shí)現(xiàn)工程企業(yè)的風(fēng)險規(guī)避和了解。

其次，管理者應(yīng)該基于風(fēng)險點(diǎn)的分類，構(gòu)建起一個風(fēng)險矩陣，系統(tǒng)化的整理和規(guī)避各類風(fēng)險問題，矩陣要根據(jù)不同風(fēng)險的優(yōu)先級、發(fā)生概率以及緊急程度進(jìn)行整理，以幫助技術(shù)人員制定出相應(yīng)的防控措施和應(yīng)對策略，例如：高概率、高影響的風(fēng)險需要更加緊急和有力的措施，才能進(jìn)行防范和控制。而低概率、低影響的風(fēng)險則可以采取更加靈活的規(guī)避方式。

最后，管理者需要結(jié)合企業(yè)的內(nèi)外部資源和外部合作伙伴的支持來進(jìn)行風(fēng)險規(guī)避。通過提升風(fēng)險防控機(jī)制成熟穩(wěn)定性特點(diǎn)的方式，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作和溝通，保證各部門能夠在風(fēng)險防控工作中密切配合，同時，與供應(yīng)商分包商等外部合作伙伴建立起良好的溝通渠道，有效識別并應(yīng)對潛在的物資采購風(fēng)險，提高企業(yè)整體的風(fēng)險管理水平。例如：工程企業(yè)管理者可以建立全面的風(fēng)險評估體系，及時利用信息化技術(shù)，完善數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過對供應(yīng)商、合同、物資質(zhì)量等方面進(jìn)行風(fēng)險評估的方式，細(xì)化風(fēng)險評估指標(biāo)，制定明確的評估流程和標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范，有效識別風(fēng)險點(diǎn)問題。同時，企業(yè)管理者還應(yīng)該注重提升員工的思想意識，定期開展培訓(xùn)活動和經(jīng)驗(yàn)交流，鼓勵員工及時參與風(fēng)險管理工作，并且對員工進(jìn)行激勵和獎勵，在企業(yè)內(nèi)部形成全員參與風(fēng)險管控的良好氛圍。

開展標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，降低風(fēng)險 開展標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理，有效降低風(fēng)險問題是企業(yè)降低物資集中采購過程中風(fēng)險問題的關(guān)鍵。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理則需要企業(yè)管理者建立企業(yè)統(tǒng)一規(guī)范、集中領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，逐步明確各個部門、級別的責(zé)任和權(quán)限，才能確保各級管理人員有效履行各自的職責(zé)，避免出現(xiàn)信息不暢、決策不準(zhǔn)確等問題帶來的干擾，從而不斷提升管理者和管理部門的管理效率和風(fēng)險控制能力。

一方面，管理者要構(gòu)建起規(guī)范、統(tǒng)一的管理制度、管理流程和物料編碼，有效制定出明確的規(guī)章制度，確保各個環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照固定的程序操作，減少人為因素帶來的風(fēng)險問題。而規(guī)范化的物料編碼，則可以提高物資管理的準(zhǔn)確性和效率，便于相關(guān)人員對物資進(jìn)行實(shí)時追蹤和控制，同時，規(guī)范化的管理流程還能提升工作效率，減少工作漏洞和錯誤。

另一方面，工程企業(yè)還應(yīng)該注重員工培訓(xùn)和技能提升，鼓勵技術(shù)人員熟練運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的管理工具和管理方法，同時，培養(yǎng)全體員工的專業(yè)知識和操作技能，幫助員工更好地了解和遵守管理制度，減少錯誤和失誤問題的發(fā)生。另外，工程企業(yè)還要借助信息化技術(shù)，建立起數(shù)字化管理系統(tǒng)，對物資采購過程展開全面監(jiān)控和實(shí)施反饋，從而提升風(fēng)險識別和處理的及時性。

引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，提升信息化風(fēng)險管理水平 隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)面臨的信息安全風(fēng)險也在日益嚴(yán)峻，管理者需要引入現(xiàn)代技術(shù)手段，例如：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，幫助企業(yè)更好地應(yīng)對和管理這些風(fēng)險。先進(jìn)的技術(shù)手段可以幫助企業(yè)提升信息傳遞和處理的效率與準(zhǔn)確性，增強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險預(yù)警與決策支持的能力，同時，也能夠幫助企業(yè)更好地提升信息化風(fēng)險管理水平，保證企業(yè)運(yùn)營的安全性和穩(wěn)定性。首先，相關(guān)部門需要通過建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將企業(yè)內(nèi)部不同環(huán)節(jié)的物資管理信息進(jìn)行連接和共享，實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞和共享，減少信息傳遞過程中的誤差和延遲。同時，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還可以提供實(shí)時監(jiān)控和追蹤功能，幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對潛在的風(fēng)險。其次，相關(guān)部門需要借助云計(jì)算技術(shù)，為工程企業(yè)提供彈性的存儲和計(jì)算資源，方便企業(yè)存儲和管理大量的物資管理數(shù)據(jù)。通過將數(shù)據(jù)存儲在云端，可以避免因本地設(shè)備故障或數(shù)據(jù)丟失導(dǎo)致的信息丟失風(fēng)險。此外，云計(jì)算還可以支持多用戶同時訪問和協(xié)同操作，提高工作效率和風(fēng)險管理能力。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以分析和挖掘海量的物資管理數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險預(yù)測和決策支持。通過對歷史數(shù)據(jù)和實(shí)時數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險模式和規(guī)律，提前采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險防范。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以為企業(yè)提供更準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)和報表分析，幫助管理層制定科學(xué)的決策和戰(zhàn)略。例如：數(shù)據(jù)挖掘功能。在工程企業(yè)中，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以應(yīng)用于項(xiàng)目風(fēng)險管理。通過收集和整理項(xiàng)目相關(guān)的各種數(shù)據(jù)，如供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)、施工進(jìn)度數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢測數(shù)據(jù)等，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，找出不同因素對項(xiàng)目風(fēng)險的影響程度，預(yù)測可能出現(xiàn)的風(fēng)險事件，并評估其潛在影響。同時，還可以識別出不同項(xiàng)目階段的風(fēng)險特征和規(guī)律，為管理層制定相應(yīng)的風(fēng)險防控策略和應(yīng)對措施提供參考。

優(yōu)化管理程序，規(guī)避主要風(fēng)險點(diǎn) 優(yōu)化管理程序是規(guī)避物資集中采購過程中主要風(fēng)險點(diǎn)的關(guān)鍵措施，相關(guān)部門需要提升整體的風(fēng)險管理水平，就要在企業(yè)內(nèi)部及時開展管理提升活動，定期優(yōu)化風(fēng)險評估體系，例如：管理者要對風(fēng)險評估方法、指標(biāo)體系、評估工具進(jìn)行細(xì)化和升級，進(jìn)一步保證對各個風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行全面準(zhǔn)確的評估。

一方面，管理者要借助信息化手段，完善風(fēng)險預(yù)警防控機(jī)制，利用信息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)實(shí)時監(jiān)測和物資采購過程中關(guān)鍵指標(biāo)和風(fēng)險信號的分析，通過建立有效地預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險問題，并且采取有效的防控措施，利用數(shù)據(jù)支持，幫助企業(yè)分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因，同時加以解決，避免出現(xiàn)類似風(fēng)險問題。

另一方面，管理者要優(yōu)化管理程序，增強(qiáng)關(guān)鍵風(fēng)險管控工作的力度。企業(yè)管理者要重點(diǎn)關(guān)注物資采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)險點(diǎn)，建立起嚴(yán)格、有效的流程和標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范，加強(qiáng)對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控，例如：在供應(yīng)商評估、合同簽訂、物資驗(yàn)收等方面，都需要進(jìn)行管控和分析，降低風(fēng)險的發(fā)生概率和影響程度。企業(yè)還應(yīng)該加大對全員的培訓(xùn)和教育力度，提高員工對采購風(fēng)險的認(rèn)知和重視程度，構(gòu)建起全員參與風(fēng)險管控的良好氛圍和企業(yè)文化。

總體來說，為有效規(guī)避風(fēng)險問題，減少企業(yè)的成本支出，工程企業(yè)在開展物資集中采購的過程中，要建立采購內(nèi)部控制和風(fēng)險管理體系，識別和評估采購風(fēng)險，制定風(fēng)險防控和應(yīng)對措施，明確采購風(fēng)險防控的責(zé)任單位和責(zé)任人，通過不斷加強(qiáng)采購管理隊(duì)伍建設(shè)和職業(yè)道德教育，提高采購管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和技能水平，通過精細(xì)化管理、規(guī)范化運(yùn)作，確保采購體系受控，提前防范化解各類采購風(fēng)險。

（作者單位： 中鐵物資集團(tuán)東北有限公司）