基于可持續(xù)發(fā)展理念談醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與提升

摘 要：醫(yī)院檔案管理是否秉承可持續(xù)發(fā)展理念，對(duì)于有效管理醫(yī)護(hù)人員，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院社會(huì)服務(wù)效益的長(zhǎng)久發(fā)展具有舉足輕重的積極意義。文章在分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題基礎(chǔ)上，提出了醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與提升的建議與對(duì)策，從而有助于醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)與創(chuàng)新。

關(guān)健詞：醫(yī)院檔案管理 可持續(xù)發(fā)展 信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：F061.5；G271 "文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2025）01-226-02

引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院臨床醫(yī)技科室及醫(yī)院職能部門(mén)于醫(yī)療護(hù)理活動(dòng)中形成并具有存儲(chǔ)、交流和科研價(jià)值的各類(lèi)檔案，諸如人事檔案、教學(xué)科研檔案、患者病歷檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等均在醫(yī)院檔案的管理范疇之內(nèi)。醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)，承載醫(yī)院的全方位信息。如何克服醫(yī)院檔案管理過(guò)程中的不足與弊端，助力醫(yī)院的醫(yī)療科研并為醫(yī)院的管理決策提供參考，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的全面發(fā)展與提升，成就醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展，已經(jīng)成為擺在醫(yī)院檔案管理工作者面前的繞不開(kāi)的一道必答題。

一、影響和制約醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與提升的不利因素

在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，檔案管理工作作用明顯，不可小覷。縱觀醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀，存在諸多制約檔案管理全面發(fā)展與提升的不利因素，存在諸多影響醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的問(wèn)題與弊端，具體體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）可持續(xù)發(fā)展的理念未根植于一些醫(yī)院高層及檔案管理人員思想深處

檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，無(wú)論各類(lèi)文件，還是賬簿圖表，還是錄音錄像，無(wú)一不承載著醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員、管理人員、科研攻關(guān)人員攻克醫(yī)療難題、貼心服務(wù)患者的點(diǎn)滴汗水，無(wú)一不見(jiàn)證著醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的鏗鏘步伐。可以肯定地講，醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與升級(jí)與醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展息息相關(guān)、水乳相融，理應(yīng)引起醫(yī)院上上下下的高度重視。然而，令人遺憾的是，現(xiàn)實(shí)情況下，一些醫(yī)院的高層或檔案管理人員在內(nèi)心深處卻對(duì)醫(yī)院檔案管理可促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的極端重要性缺乏足夠清醒的認(rèn)知，且忽視檔案管理在醫(yī)療科研、患者服務(wù)等方面的重要作用，未能將檔案管理的全面發(fā)展與升級(jí)作為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的根本任務(wù)來(lái)對(duì)待，未能把檔案管理上升到關(guān)系人民群眾健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展的高度而加以把握，目光常聚焦在能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的科室或部門(mén)，而對(duì)不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的檔案管理難得瞅上幾眼，更談不上在資金、設(shè)施、人才上的鼎力扶持，使醫(yī)院檔案管理工作無(wú)形中處于可有可無(wú)的狀態(tài)并遭到冷遇，在很大程度上制約了醫(yī)院檔案管理的全面提升，影響了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案管理設(shè)施不配套，制約醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展

由于對(duì)檔案管理的重視程度不夠，許多醫(yī)院檔案管理設(shè)施不配套問(wèn)題凸顯，硬件設(shè)備配置距離數(shù)字化機(jī)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也相去甚遠(yuǎn)。部分醫(yī)院檔案室破小且狹窄，難以滿(mǎn)足檔案管理、檔案保存和設(shè)施更新的需要；有些醫(yī)院不具數(shù)字化檔案室的基礎(chǔ)，如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、終端設(shè)備等硬件設(shè)施太過(guò)陳舊，不利于檔案的有序和全面留存，嚴(yán)重影響著檔案管理的效率與質(zhì)量；一些醫(yī)院未采取有效的通風(fēng)、防潮、防塵措施，環(huán)境控制系統(tǒng)不具穩(wěn)定性，檔案受潮、發(fā)霉及損壞等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生；有些醫(yī)院檔案室安全監(jiān)控狀況堪憂(yōu)，不僅監(jiān)控?cái)z像頭安裝留有死角，而且入侵報(bào)警和火災(zāi)報(bào)警兩大系統(tǒng)的定期檢測(cè)執(zhí)行不到位，難以確保檔案室的萬(wàn)無(wú)一失和有效監(jiān)控；有些醫(yī)院檔案室仍未配置智能密集架等智能設(shè)施，檔案的自動(dòng)定位、檔案的自動(dòng)識(shí)別及檔案的自動(dòng)取放還停留在計(jì)劃層面，嚴(yán)重制約了檔案的管理效率。

（三）檔案管理信息化程度不夠，制約醫(yī)院全面發(fā)展與提升

一是部分醫(yī)院缺乏檔案管理意識(shí)，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備支持，檔案管理手段停留在傳統(tǒng)人工操作層面，紙質(zhì)檔案多于電子檔案，紙質(zhì)檔案易損壞、難保存、難查詢(xún)的問(wèn)題依然困擾著檔案管理人員，使得檔案管理作用的發(fā)揮受限，難以保證檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性，也難以保證醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與提升的迫切需求。二是電子化信息系統(tǒng)的建設(shè)不完善且滯后，導(dǎo)致檔案管理工作瓶頸的頻發(fā)，使得醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)不能及時(shí)有效地保存、交流和利用，嚴(yán)重制約了檔案的管理的效率和準(zhǔn)確性。三是檔案存儲(chǔ)分散，放大了檔案統(tǒng)一管理和檢索的難度。分散式管理是部分醫(yī)院慣于實(shí)行的檔案管理方式，使得醫(yī)院科室與部門(mén)之間的信息相互脫節(jié)，信息的有效結(jié)合與彼此成就成為一種奢望，給匯總醫(yī)院各類(lèi)信息帶來(lái)了阻力，也對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成了不利影響；四是檔案管理計(jì)算機(jī)化程度較低，許多醫(yī)院紙質(zhì)檔案使用量仍然較大，拔高了檔案管理的成本，也增加了醫(yī)療信息、醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)及醫(yī)療創(chuàng)新案例交流與借鑒的難度。五是由于檔案管理存在管理意識(shí)薄弱、制度不夠健全以及管理手段落后等原因，醫(yī)院檔案中蘊(yùn)含的豐富的醫(yī)療知識(shí)、科研成果、患者信息等寶貴資源往往被束之高閣，得不到充分的開(kāi)發(fā)和利用，不僅浪費(fèi)寶貴的資源，還限制了醫(yī)院在醫(yī)療科研、患者服務(wù)等方面的創(chuàng)新與發(fā)展。

（四）檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊，為醫(yī)院全面發(fā)展與提升帶來(lái)阻力

一是部分醫(yī)院輕視檔案管理工作，將檔案管理崗位定位為“福利崗”，配置檔案管理人員時(shí)較少考慮檔案管理實(shí)際，忽略檔案管理對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的極端重要性，往往把臨近退休的老職工放到檔案管理這一對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要的崗位上，使醫(yī)院檔案管理的專(zhuān)業(yè)性大打折扣。二是較少對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的思想道德、檔案管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的需求，使得檔案管理人員的思想與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)長(zhǎng)期停留在參差不齊層面、一時(shí)半會(huì)兒很難得到質(zhì)的升華。三是對(duì)檔案管理人員缺乏大力度的績(jī)效考核，使得檔案管理人員比拼向上的工作積極性受挫。如此種種，無(wú)一不放緩了醫(yī)院檔案管理規(guī)范化與科學(xué)化的步伐，變味了檔案管理服務(wù)于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的初衷。

（五）醫(yī)院檔案管理模式落后與管理制度不夠健全

一是部分醫(yī)院在檔案管理中，沒(méi)有制定統(tǒng)一的信息收集、信息儲(chǔ)存、信息交流及信息保密的管理標(biāo)準(zhǔn)，隨意性問(wèn)題突出，對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)了不同程度的干擾和影響。二是一些醫(yī)院尚未建立完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這主要體現(xiàn)在檔案分類(lèi)、歸檔、借閱、保密等方面的制度缺失或執(zhí)行不力，制度的不健全使得檔案管理工作難以做到有序、規(guī)范、高效地進(jìn)行，增加了檔案管理過(guò)程中的錯(cuò)誤和漏洞，甚至可能引發(fā)檔案信息的泄露和丟失。

（六）醫(yī)院檔案管理缺乏創(chuàng)新章識(shí)

在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，一些檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)淡薄，檔案管理敷衍了事，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，往往導(dǎo)致管理問(wèn)題的頻出，嚴(yán)重降低了醫(yī)院檔案的利用率；部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員視檔案管理創(chuàng)新為無(wú)物，創(chuàng)新意識(shí)明顯低下，更對(duì)檔案管理可促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要性缺乏清醒的認(rèn)知。重經(jīng)濟(jì)效益而輕檔案管理的直接后果便是，無(wú)法及時(shí)有效地歸提醫(yī)院醫(yī)療、科研信息資料到檔案中，既不利于醫(yī)院信息資源的積累與開(kāi)發(fā)，也嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案信息的充分利用。

二、促進(jìn)醫(yī)院檔案管理全面升級(jí)，助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的對(duì)策

醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與提升關(guān)系醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。針對(duì)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題與不足，醫(yī)院當(dāng)正視制約醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的諸多不利因素，果斷給予醫(yī)院檔案管理工作以合理的地位，及時(shí)豐滿(mǎn)醫(yī)院檔案管理工作助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的羽翼，具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：

（一）正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性是醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級(jí)的前提

醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與提升與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，與檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人的正確認(rèn)知密不可分。假如醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人都覺(jué)得檔案管理可有可無(wú)，勢(shì)必難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人要把對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知提高到事關(guān)醫(yī)院全面發(fā)展與提升的高度而加以認(rèn)識(shí)，提高到事關(guān)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和管理效率的層面而加以把握。要充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要作用，擺正檔案管理工作全面發(fā)展與升級(jí)的方向；要充分認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)醫(yī)療質(zhì)量與成本，對(duì)患者安全和科研教學(xué)的重要影響，糾正檔案管理可有可無(wú)的偏見(jiàn)；要充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化、智能化的時(shí)代性，從思想深處夯實(shí)檔案管理服務(wù)于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的根基。

（二）合格的檔案管理人才是醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級(jí)的保證

合格的檔案管理人才應(yīng)該具有高尚的職業(yè)道德、十分的敬業(yè)精神、專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)技能和耐得住寂寞的工作態(tài)度。要針對(duì)目前大部分醫(yī)院檔案管理人員知識(shí)面較窄、年齡結(jié)構(gòu)偏大等突出問(wèn)題，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案管理人員的素質(zhì)提升工作。要加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，特別是有發(fā)展前途檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，使這部分檔案管理人員盡快成長(zhǎng)為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化和智能化的主力軍；要?jiǎng)?chuàng)造條件吸引更多的檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的畢業(yè)生加入醫(yī)院檔案管理工作的大家庭中來(lái)，使醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)發(fā)生質(zhì)的變化；要給予檔案管理人員與其他管理人員同等的地位與待遇，使檔案管理人員是“二等公民”的偏見(jiàn)銷(xiāo)聲匿跡；要鼓勵(lì)激勵(lì)檔案管理人員通過(guò)自學(xué)或進(jìn)修嫻熟掌握檔案管理的新知識(shí)、新技術(shù)，為檔案管理的全面發(fā)展與升級(jí)儲(chǔ)備能量。一句話(huà)，就是要通過(guò)培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)型人才奠定醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級(jí)的基礎(chǔ)，助力醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級(jí)的基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)是提高醫(yī)院檔案管理效率，保障醫(yī)院患者信息安全，為醫(yī)院管理提供便利，為醫(yī)生提供準(zhǔn)確診斷和資料依據(jù)的利器，其重要性不言而喻。為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與升級(jí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)致力于檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化建設(shè)，為醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與升級(jí)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要整合醫(yī)院各類(lèi)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療、影像、實(shí)驗(yàn)室等信息系統(tǒng)的信息共享；要舍得投入財(cái)力物力，為檔案部門(mén)配置助力醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的軟、硬件設(shè)施，真正實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、自動(dòng)化和信息化管理，真正便捷各類(lèi)檔案信息的儲(chǔ)存、查詢(xún)與共享；要逐漸用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使紙質(zhì)檔案容易丟失和不易保存的風(fēng)險(xiǎn)不在；要通過(guò)管理權(quán)限設(shè)置，通過(guò)引入加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，為患者診療、用藥等隱私信息上一把安全鎖。

（四）創(chuàng)新是醫(yī)院檔案管理全面發(fā)展與升級(jí)的關(guān)鍵

醫(yī)院檔案管理的全面發(fā)展與升級(jí)與檔案管理工作的創(chuàng)新息息相關(guān)。一是創(chuàng)新管理理念。要樹(shù)立積極的管理價(jià)值觀，努力挖掘醫(yī)院檔案管理的潛在價(jià)值。二是創(chuàng)新管理環(huán)境。要建立數(shù)字化、智能化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，并為檔案管理人員改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理工作提供必要的現(xiàn)代化管理設(shè)施，提升檔案管理人員熟悉并熟練地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力與水平，使檔案管理人員得心應(yīng)手地接受檔案管理新技術(shù)、新知識(shí)和新手段的挑戰(zhàn)，并在挑戰(zhàn)中不斷成長(zhǎng)。三是創(chuàng)新服務(wù)方法。要改變以往檔案部門(mén)的被動(dòng)服務(wù)現(xiàn)狀，不斷延伸檔案管理工作的服務(wù)范圍，在堅(jiān)持檔案保密原則的前提下，盡可能地向醫(yī)院各部門(mén)甚至社會(huì)公開(kāi)除秘密檔案外的所有檔案，并為查閱檔案的患者、醫(yī)院內(nèi)部人員及社會(huì)機(jī)構(gòu)提供一切便利，以適應(yīng)患者、醫(yī)院內(nèi)部人員及社會(huì)機(jī)構(gòu)人員查詢(xún)病例和學(xué)術(shù)交流的需要。四是創(chuàng)新管理制度。要明確檔案管理人員的管理職責(zé)與工作權(quán)限，硬性規(guī)定規(guī)范檔案管理的具體操作，盡可能地規(guī)避檔案處理的隨意性。五是創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要參照IS09000質(zhì)量管理體系，建立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使醫(yī)院檔案管理包括檔案分類(lèi)、檔案編號(hào)、檔案目錄編寫(xiě)、檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案查閱檢索、檔案共享等在內(nèi)的各個(gè)環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可依，真正做到收集或借閱檔案有詳細(xì)的登記，閱讀檔案有專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所，檔案立卷有明細(xì)的規(guī)定，檔案?jìng)鬟f有相關(guān)的手續(xù)，檔案銷(xiāo)毀有靠譜的鑒別手段，檔案利用有良好的效果。六是創(chuàng)新管理手段。要在實(shí)現(xiàn)全面計(jì)算機(jī)管理檔案的同時(shí)，最大限度地運(yùn)用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一保管、實(shí)現(xiàn)檔案查閱的迅速便捷。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理的全面發(fā)展與升級(jí)事關(guān)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，只有摒棄檔案管理不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益、并不重要的錯(cuò)誤觀念，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的思想深處樹(shù)牢檔案管理全面發(fā)展與升級(jí)對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要的意識(shí)；在醫(yī)院全面發(fā)展與升級(jí)的過(guò)程中果斷摒棄影響和制約醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的諸多弊端，積極培養(yǎng)和儲(chǔ)備合格的檔案管理人才，及時(shí)配置和更新現(xiàn)代化檔案管理所需的各種設(shè)施，并創(chuàng)新檔案管理理念、創(chuàng)新管理環(huán)境、創(chuàng)新服務(wù)方法、創(chuàng)新管理制度，創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、創(chuàng)新管理手段，才有利于檔案信息利用率的提高，才能為患者、醫(yī)務(wù)工作者及社會(huì)提供貼心到位的服務(wù)，才能從多角度多層次為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展添磚加瓦。

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（作者單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 050000）

[作者簡(jiǎn)介：何蕾（1982—），男，副研究館員；*通訊作者：曹文波（1975—），男，研究館員。]（責(zé)編：若佳）