“總分館”制下的藏品管理系統(tǒng)建設思路

摘 要：南京市博物總館是全國最先嘗試、成功運行“總分館”創(chuàng)新體制的博物館。不同于單館藏品管理系統(tǒng)，“總分館”制下的藏品管理系統(tǒng)建設具有更多的特殊性，既要解決單館藏品的管理問題，還要解決多館之間的藏品資源共享互通、跨館藏品業(yè)務處理等難題。文章主要論述了總館藏品管理系統(tǒng)建設過程中遇到的技術難題，探索了“總分館”制下的藏品信息化管理方法。

關鍵詞：總分館；藏品信息化；藏品管理系統(tǒng)；博物館

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2025.02.014

博物館構建以藏品為核心的信息化管理體系是博物館建設和發(fā)展的重要方向，也是推動博物館智慧化、高質化發(fā)展的必然舉措?，F(xiàn)階段的藏品管理系統(tǒng)已經(jīng)遠遠超越了單純的表格化統(tǒng)計工具，成了智能化、可視化的綜合性管理平臺。技術賦能藏品管理業(yè)務高質量發(fā)展，但各大博物館建設藏品管理系統(tǒng)時，仍會面臨許多復雜的實際問題。南京市博物總館是全國第一家基于“總分館”創(chuàng)新體制的博物館，既有綜合類博物館，也有專題類博物館，面臨著多館藏品資源調度、多庫區(qū)管理、復雜的人員結構等諸多難題?？傪^藏品管理系統(tǒng)建設不僅涉及藏品管理問題，還涉及資源聯(lián)動、資源共享和權限設置等問題。本文就總館藏品管理系統(tǒng)建設過程中遇到的技術難點進行論述，探索“總分館”制下的藏品信息化管理新思路。

1 藏品信息化管理發(fā)展

信息技術變革了藏品管理方式，每一項新技術都為藏品管理能效提升提供了新的解決方法。自1984年上海博物館率先使用計算機進行藏品編目以來，我國藏品信息化管理工作已經(jīng)有了四十年的經(jīng)驗，大致經(jīng)歷了由紙質化管理到電子化管理、由表格式管理到數(shù)據(jù)庫式管理、由本體信息管理到大數(shù)據(jù)綜合管理三個階段，目前正向智慧化、大數(shù)據(jù)化管理方向發(fā)展。信息化技術為博物館藏品信息化管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。藏品信息化管理有效提升了博物館藏品業(yè)務效率和便捷度：一是提供了信息化檢索方式，徹底改變了傳統(tǒng)的藏品編目卡片和多種編目機制并行的笨辦法；二是豐富了藏品資源的分類方法，完善了藏品資源類型，有效支撐了高質研究、辦展需求；三是提升了藏品信息更新的時效性，減少了信息不一致問題；四是為實時監(jiān)控藏品動態(tài)提供了可能；五是促進了藏品智慧化管理發(fā)展，為更深層次的藏品數(shù)據(jù)挖掘、資源共享聯(lián)動提供了可能。近年來，藏品數(shù)據(jù)價值得到了各大博物館的重視，大數(shù)據(jù)、知識圖譜等成熟技術在文博領域得到了廣泛應用，虛擬現(xiàn)實、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術也為博物館藏品的深度研究、深度融合，提供了更強大的技術支撐。

2 藏品管理系統(tǒng)建設思路

現(xiàn)階段，我國的博物館管理方式還沒有系統(tǒng)的標準，各地博物館的藏品管理方式具有差異性，很難保障藏品管理系統(tǒng)的標準化建設。所以，基于上述現(xiàn)狀，總館藏品管理系統(tǒng)建設首先需要確立標準化建設的理念，在遵循藏品管理規(guī)范和庫房管理規(guī)范等國家規(guī)范的前提下，既要滿足通用性，又要貼合總館的實際工作，這樣才能實現(xiàn)藏品資源的高效管理?？傪^藏品管理系統(tǒng)建設主要從業(yè)務管理思路和信息化建設思路兩個方面出發(fā)（圖1）。

2.1 業(yè)務管理思路

2.1.1 全生命周期管理模式

藏品全生命周期管理本質上就是實現(xiàn)藏品業(yè)務流程打通、數(shù)據(jù)打通，實現(xiàn)藏品的全程監(jiān)管。藏品全生命周期管理模式是對藏品從接收、鑒定、登賬、編目和建檔，到庫房管理、藏品提用、撤銷退出和統(tǒng)計，以及保養(yǎng)、修復、復制等全過程進行嚴格制度規(guī)定和全生命周期管理，將內部控制覆蓋到全部過程的每個細節(jié)，實現(xiàn)藏品業(yè)務的精細化管理。傳統(tǒng)的藏品管理系統(tǒng)主要是對藏品進行檔案登記式管理，未能涵蓋藏品登記前事項，以及藏品退出等管理機制；另外，藏品管理系統(tǒng)未能與館內的展覽、保護、研究、文創(chuàng)、服務等業(yè)務密切關聯(lián)，在藏品資源的交付上存在信息化斷檔。因此，總館藏品管理系統(tǒng)借鑒了南京博物院藏品管理系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗，將藏品管理納入全生命周期管理，實現(xiàn)藏品業(yè)務全流程打通。因為藏品業(yè)務涉及博物館的各個部門，所以自頂向下打通，需要統(tǒng)籌規(guī)范，除了業(yè)務邏輯上的打通與各系統(tǒng)之間藏品信息的實時交互外，還需要考慮各類硬件設施的打通問題。目前，總館藏品管理系統(tǒng)主要以時間軸的方式顯示藏品動態(tài)管理情況，是藏品各類動態(tài)（入藏、鑒定、展覽、修復等）的信息匯總，與藏品的實時性監(jiān)控還存在一定差距。智能終端的介入是實現(xiàn)藏品信息動態(tài)化管理的關鍵，如RFID技術是實現(xiàn)藏品快速識別的重要技術手段。藏品在運輸途中的監(jiān)管問題，也是博物館行業(yè)需要積極探索的地方。

2.1.2 分層級管理模式

分層級管理是實現(xiàn)藏品管理業(yè)務分層、權限分級、數(shù)據(jù)分類的必然選擇，以確保藏品管理系統(tǒng)權責分明、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全。

一是業(yè)務分層?！翱偡逐^”制下的藏品管理系統(tǒng)需要解決單館內、分館間、館際間藏品資源的調度問題；既要實現(xiàn)藏品資源的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一管控，又要實現(xiàn)藏品資源的靈活調度，促進藏品資源的共享互通?？傪^藏品管理系統(tǒng)采用了單系統(tǒng)多流程的處理方式，即將館內、館間、館際的藏品管理流程分隔開來，減小權限設置復雜度，做到流程分明、操作簡捷、審核高效。同時，將不同的藏品業(yè)務進行分層管理，將藏品保管、藏品利用、藏品查詢等業(yè)務分開，做到模塊復用，減少關聯(lián)耦合，易于維護更新。

二是權限分級。總館藏品管理系統(tǒng)基于系統(tǒng)模塊和功能點進行權限設置，主要分數(shù)據(jù)權限、對象權限和崗位權限三類。數(shù)據(jù)權限分為兩類控制方式：涉及業(yè)務流程的，通過工作流平臺進行控制；不涉及業(yè)務流程的，在界面中采用通用的控制方法。對象權限綜合對象角色和崗位職責，設置各對象所能訪問的功能模塊，主要設置了總賬管理員、庫管員、保管部主任、分管領導、普通人員等權限。崗位權限則根據(jù)崗位工作需求，設置用戶訪問權限，主要設置了保管部門和非保管部門、審批部門和非審批部門。

三是數(shù)據(jù)分類。總館藏品管理數(shù)據(jù)主要分為藏品臺賬數(shù)據(jù)、庫房數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、藏品關聯(lián)資料、異體字數(shù)據(jù)庫、墓葬數(shù)據(jù)，以及角色權限管理數(shù)據(jù)、系統(tǒng)設置數(shù)據(jù)等。根據(jù)數(shù)據(jù)安全和訪問權限，總館藏品管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行了分級、分類管理，進行授權訪問，確保藏品數(shù)據(jù)安全。

2.2 信息化建設思路

總館藏品管理系統(tǒng)開發(fā)的主要思路就是基于模塊化設計、前后端分離，實現(xiàn)模塊的“高內聚、低耦合”，提高代碼開發(fā)效率、復用性和可擴展性?；谶@樣的開發(fā)理念，總館藏品管理系統(tǒng)構建了大量相似的功能模塊，并通用定制化、差異化開發(fā)，增加了模塊的復用率。經(jīng)后期檢驗，證明這種理念是有效的。

2.2.1 三層架構理念

總館藏品管理系統(tǒng)基于Java技術進行開發(fā)，采用了MVC開發(fā)模式，是一種典型的三層架構，實現(xiàn)數(shù)據(jù)端、控制端、展示端分離。這種架構最大的好處是實現(xiàn)了前后端分離，提升了開發(fā)效率和代碼的可移植性。這樣前后端開發(fā)人員可以同步設計，縮短開發(fā)周期，相似的功能模塊只需簡單定制便可復用。

2.2.2 模塊化設計

總館藏品管理系統(tǒng)采用面向服務的體系架構（SOA）進行組件化設計，將系統(tǒng)功能分成藏品管理、庫房管理、保護研究、展覽文創(chuàng)、查詢統(tǒng)計五大模塊，各模塊下再根據(jù)權限設置分設若干子模塊；構建檢索、統(tǒng)計、報表等通用功能模塊，增加功能的可復用性；建立業(yè)務信息點數(shù)據(jù)字典和通用編碼表，供各模塊調用，并分析各模塊（節(jié)點）之間的調用關系，避免重復設計和數(shù)據(jù)庫基表的重復定義。

2.2.3 分布式管理

分布式管理降低了功能模塊之間的耦合程度，為后期各類資源擴展、代碼功能提升提供了更高的靈活度，同時提高了系統(tǒng)的安全性?？傪^藏品管理系統(tǒng)的前后端、功能端、數(shù)據(jù)端分別部署于不同的服務器節(jié)點，實現(xiàn)藏品數(shù)據(jù)資源與藏品信息分離、存儲和備份分離。藏品管理系統(tǒng)通過對這些節(jié)點的資源、服務、數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的協(xié)調、控制和優(yōu)化，實現(xiàn)整個系統(tǒng)的高效、穩(wěn)定、可靠運行。

3 藏品管理系統(tǒng)關鍵性問題解決方案

3.1 標準化建設問題

藏品信息化建設最關鍵的就是標準化問題。標準化是實現(xiàn)藏品管理系統(tǒng)規(guī)范化建設、信息共享、資源互通的前提。在總館各分館藏品資源整合的時候，標準化建設的重要性就體現(xiàn)出來了。鑒于歷史原因，總館各分館的藏品編號編碼規(guī)范、藏品命名規(guī)范存在差別，甚至會出現(xiàn)藏品重號的問題，為了解決此類問題，藏品管理系統(tǒng)借鑒全國可移動文物普查平臺規(guī)范，確立了總館藏品統(tǒng)一編碼規(guī)范，同時將原藏品編碼作為子項，以保證與歷史數(shù)據(jù)一致，與文物普查數(shù)據(jù)保持一致。

藏品登錄指標是藏品管理的核心，也是藏品管理系統(tǒng)標準化建設的基礎。藏品信息指標體系主要由藏品屬性信息和藏品管理工作信息構成；同時，還包括與藏品及藏品管理工作密切相關的其他對象的信息，如藏品相關文檔、研究資料、影像資料信息等。總館藏品指標體系主要根據(jù)《中華人民共和國文物保護行業(yè)標準WW/T 0017-2013館藏文物登錄規(guī)范》、第一次全國可移動文物普查登錄指標和總館藏品管理指標綜合制定，主要由藏品本體屬性信息、管理信息和影像信息三部分構成。藏品本體屬性信息由“基本指標項”“擴展指標項”“其他指標項”三類構成。其中，“基本指標項”根據(jù)文物普查指標制定，實現(xiàn)館藏臺賬與普查臺賬的無縫對接；“擴展指標項”由更詳細的指標項構成，以滿足各類藏品的個性化登錄需求；“其他指標項”則根據(jù)實際工作中遇到的一些特殊要求，對藏品指標進行動態(tài)拓展，以滿足館內實際工作需要。管理信息由權限設置指標體系、藏品業(yè)務管理指標體系等構成，涉及藏品業(yè)務的審批管理、權限控制、統(tǒng)計分析等內容。影像信息則由影像指標構成，涉及普清影像、高清影像、三維模型、音頻文件、視頻文件、其他資源，用以構建總館藏品數(shù)據(jù)資源體系。

3.2 藏品數(shù)據(jù)資源整合問題

藏品數(shù)字資源是藏品資源的重要組成部分。傳統(tǒng)藏品管理系統(tǒng)因其功能限制，主要對藏品檔案和藏品照片進行管理，未能加強對藏品研究資料、影像資料的管理利用。所以，總館藏品管理系統(tǒng)單獨建設了“影像臺賬”子模塊，實現(xiàn)對藏品資源的集中管理，并通過唯一編號與藏品直接關聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的交叉檢索。用戶既能通過“影像臺賬”查找同類藏品的數(shù)據(jù)資料，也能通過檢索藏品查找到關聯(lián)的數(shù)據(jù)資料，為展覽、研究提供學術性支撐資料，同時增加數(shù)據(jù)資源的利用率。現(xiàn)階段總館的藏品資源管理顯得智慧化不足，還需進一步豐富數(shù)據(jù)資源標簽，拓展檢索維度，加強資源間的關聯(lián)性。

3.3 跨館所藏品調度問題

傳統(tǒng)的藏品管理方法往往無法滿足跨館協(xié)作的高效需求，“總分館”制解決了分館間的藏品資源調用問題，但仍不免存在信息共享滯后的情況。藏品信息的動態(tài)同步是實現(xiàn)藏品信息快速更新的關鍵。現(xiàn)階段，總館所有藏品業(yè)務實現(xiàn)在線統(tǒng)一管理，各分館藏品業(yè)務實時動態(tài)在線顯示、實時反映藏品狀態(tài)信息，所有使用人員都能及時了解到藏品的借調狀態(tài)、藏品的保存狀況，并及時跟進相關業(yè)務。通過藏品資源信息共享、藏品借用預約申請等機制，降低了聯(lián)合辦展的管理難度；藏品出入庫在線動態(tài)管理，為后期的藏品出庫跟蹤預留接口，實現(xiàn)對藏品的全程監(jiān)管。

3.4 藏品系統(tǒng)動態(tài)管理問題

藏品管理系統(tǒng)的動態(tài)管理：一是要解決系統(tǒng)信息更新的時效性；二是要解決業(yè)務關聯(lián)的問題。藏品管理系統(tǒng)的動態(tài)性與藏品業(yè)務的高效性密切相關，在“總分館”制下，藏品信息的一致性顯得非常重要，建立完善的信息共享、關聯(lián)機制，能夠保障藏品信息的實時有效。

3.4.1 狀態(tài)信息更新

傳統(tǒng)的藏品管理系統(tǒng)是檔案式管理系統(tǒng)，藏品信息更新周期慢，數(shù)據(jù)資源難以有效關聯(lián)，嚴重阻礙了藏品業(yè)務的高效開展?？傪^藏品管理系統(tǒng)采用了動態(tài)更新機制，藏品狀態(tài)信息與藏品業(yè)務直接動態(tài)關聯(lián)，提升了藏品管理系統(tǒng)的動態(tài)性、信息更新的時效性。隨著藏品業(yè)務開展，藏品的狀態(tài)信息和位置信息自動更新，這樣保管人和使用人便能夠實時看到準確的藏品狀態(tài)信息。

3.4.2 資源動態(tài)關聯(lián)

總館藏品資源管理采取“集中”加“分散”管理模式，既可由“影像臺賬”管理人員進行集中管理，也可由保管人員進行單獨管理。兩種管理模式由藏品編號唯一識別，既解決了藏品與資源動態(tài)關聯(lián)問題，又解決了資源的集中管理問題，提高了管理能效。藏品利用信息以“記錄”的形式保存到藏品時間軸中，并與藏品檔案直接關聯(lián)，動態(tài)生成藏品檔案報表。

3.4.3 跨系統(tǒng)關聯(lián)問題

因為網(wǎng)絡、基礎環(huán)境設施等障礙，部分系統(tǒng)無法與藏品管理系統(tǒng)直接打通。鑒于此，技術人員保留了單獨的數(shù)據(jù)接口，為系統(tǒng)升級改造留下了可能。

3.5 藏品的檢索與統(tǒng)計

檢索功能在藏品管理系統(tǒng)中扮演著至關重要的角色，它不僅是系統(tǒng)最基礎的功能，也是確保藏品能被精確搜索并支持業(yè)務高效運作的關鍵?？傪^藏品管理系統(tǒng)確立了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源存儲規(guī)范，并為全館提供唯一的檢索入口，實現(xiàn)跨館式數(shù)據(jù)檢索。此外，系統(tǒng)還針對各類業(yè)務需求，設置獨立的嵌入式檢索框，以方便使用者更快、更精準地定位藏品。

在藏品數(shù)量相對較少時，檢索性能可能不是很顯著。但是隨著藏品數(shù)量的增長，檢索性能的好壞便成了影響效率的關鍵因素。檢索性能主要通過檢索速度和命中率兩個指標衡量。為了優(yōu)化檢索效率，總館藏品管理系統(tǒng)采取了以下措施：一是增加檢索索引，通過優(yōu)化數(shù)據(jù)庫索引，提高檢索效率（圖2）；二是增加圖片預處理功能，實現(xiàn)預覽圖片自動壓縮，減少數(shù)據(jù)加載量；三是采用分級分類索引，提升檢索的準確性和效率；四是建設專題庫，增加藏品宏觀分類，縮小檢索范圍（圖3）。

4 總結與展望

藏品信息化管理的進步依賴于技術與管理等諸多方面，需要持續(xù)地研究和創(chuàng)新。每一項新技術都為博物館藏品信息化管理工作提供了新思路?？傪^藏品管理系統(tǒng)建設是“總分館”制下的一次創(chuàng)新嘗試，有效地解決了總館藏品信息化管理工作中的一些實際問題，如全生命周期管理、標準化建設、資源的整合與共享及動態(tài)管理等，但仍有許多難題需要深入研究。通過技術提升博物館管理能效是博物館高質發(fā)展的必然趨勢，但技術必須貼合博物館發(fā)展實際。同時，博物館也需要注重管理方式的改革創(chuàng)新，這樣技術與管理才能相輔相成，共同促進文博行業(yè)的高質發(fā)展。

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