基于檔案利用視角下高校檔案資源共建體系研究

摘 要：檔案資源建設(shè)是高校做好檔案利用工作的前提和基礎(chǔ)。文章基于檔案利用的視角，梳理高校檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀及原因，分析構(gòu)建高校檔案資源共建體系的必要性和原則。文章提出了將前端控制和后端反饋相結(jié)合，即“收”“管”相結(jié)合，服務(wù)于“用”，建立多方聯(lián)動(dòng)的高校檔案資源體系，旨在從工作體制機(jī)制、檔案資源質(zhì)量管控、人力資源互補(bǔ)、知識(shí)交融、治理效能優(yōu)化等多維度，推動(dòng)高校檔案事業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；資源；共建

檔案資源建設(shè)是高校做好檔案利用工作的前提和基礎(chǔ)。目前，伴隨國(guó)家檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，高校檔案事業(yè)發(fā)展處于大有可為的重要戰(zhàn)略機(jī)遇期，同時(shí)也面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，對(duì)檔案資源建設(shè)工作提出了更高的要求。本文將檔案的“收”“管”相結(jié)合，服務(wù)于“用”。從檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀出發(fā)，將前端控制理論和后端反饋調(diào)節(jié)理論相結(jié)合，提出后端檔案管理部門(mén)提前介入指導(dǎo)前端相關(guān)歸檔部門(mén)工作，從源頭上豐富館藏?cái)?shù)量、提升館藏質(zhì)量，通過(guò)知識(shí)交融、資源互補(bǔ)、人才交流、實(shí)踐交互和強(qiáng)化互通，以共建方式達(dá)到全方位檔案資源建設(shè)的目的，規(guī)范高校檔案資源體系，高質(zhì)量支撐檔案利用服務(wù)體系。

一、高校檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀及原因剖析

1.歸檔意識(shí)薄弱

通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前的檔案管理工作中歸檔人員存在思想模糊、認(rèn)知不足以及歸檔工作拖延、滯后等情況。一是由于檔案價(jià)值的體現(xiàn)具有隱蔽性和滯后性的特點(diǎn)，工作人員未能及時(shí)意識(shí)到檔案資源在高校建設(shè)與發(fā)展中的參考和憑證作用及其文化價(jià)值，造成信息遺漏或信息缺失等問(wèn)題；二是在實(shí)際工作流程中往往以事項(xiàng)的行政職能完畢為結(jié)束點(diǎn)，而忽視了最后一步的歸檔工作，隨著時(shí)間的推移，歸檔工作出現(xiàn)累積與滯后的情況，從根本上影響了檔案資源體系的建設(shè)。

2.檔案收集方式被動(dòng)

目前，各高校采用的歸檔方式雖各有不同，但大多數(shù)仍為“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)立卷”的模式，檔案管理部門(mén)作為最后一環(huán)，僅體現(xiàn)了保管的工作職能。未能充分體現(xiàn)在歸檔事項(xiàng)與歸檔范圍方面的主動(dòng)權(quán)，在整理標(biāo)準(zhǔn)的審核權(quán)上存在不足，在檔案收集過(guò)程中交流不充分，未能落實(shí)指導(dǎo)的工作職責(zé)，在檔案資源建設(shè)上未能及時(shí)全面做到應(yīng)歸盡歸，出現(xiàn)“收”“管”脫節(jié)分離，檔案收集被動(dòng)化的狀況。

3.檔案資源難以滿足利用需求

一是檔案資源建設(shè)不全面，有限的檔案資源在檔案編研過(guò)程中無(wú)法展開(kāi)年度橫向與事項(xiàng)縱向等多維度對(duì)比，從而切割了檔案之間的連續(xù)性和關(guān)聯(lián)性，影響檔案利用工作的開(kāi)展，很難全面體現(xiàn)檔案的服務(wù)屬性；二是檔案收集不齊全等帶來(lái)的館藏資源量少，直接導(dǎo)致檔案利用率低與利用面窄，加之存在檔案資源開(kāi)發(fā)力度低與開(kāi)發(fā)形式單一等情況，使得館藏資源的價(jià)值難以被挖掘，也就難以滿足利用者的多樣化需求。

4.檔案人才短缺

伴隨檔案工作對(duì)現(xiàn)代化的需求，檔案人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)仍存在短板，此現(xiàn)象在高校中表現(xiàn)尤為突出。首先，檔案專(zhuān)職管理人員配備不足，人員結(jié)構(gòu)不平衡。在現(xiàn)有的法律法規(guī)中均未明確表述高校專(zhuān)職檔案管理人員的數(shù)量要求，高校檔案工作人員配比數(shù)無(wú)法得到保證，年齡和學(xué)歷結(jié)構(gòu)等無(wú)法滿足工作需求，與高校高質(zhì)量發(fā)展不相匹配；其次，高校各歸檔部門(mén)的檔案員多為兼職人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏。同時(shí)，因崗位變動(dòng)等原因造成人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致工作銜接不順暢與不到位，檔案不能及時(shí)歸檔，容易出現(xiàn)丟失等情況。

二、構(gòu)建高校檔案資源共建體系的必要性

1.豐富檔案信息資源的客觀需要

高校檔案資源共建體系的建設(shè)能夠打破各部門(mén)間的信息壁壘，通過(guò)內(nèi)外部聯(lián)動(dòng)的方式促進(jìn)資源的互聯(lián)互通與共享利用。一方面，推動(dòng)檔案資源的齊全完整；另一方面，也能將檔案置于更大的信息群中，構(gòu)建檔案信息與外部信息的聯(lián)系，深入挖掘檔案價(jià)值。同時(shí)，檔案資源的擴(kuò)充也能反作用于資源共建體系的建設(shè)，形成良性循環(huán)。

2.提高檔案利用服務(wù)能力的必然需求

豐富館藏資源是提供高質(zhì)量檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)。一方面，建設(shè)覆蓋面廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣、結(jié)構(gòu)優(yōu)化和系統(tǒng)完整的檔案資源，全面記錄高校發(fā)展歷程，有助于提高信息化能力，有效滿足師生及校友對(duì)檔案信息和檔案文化的需求，提升檔案服務(wù)的便捷化；另一方面，通過(guò)數(shù)據(jù)治理等現(xiàn)代化方法來(lái)深層次挖掘加工檔案信息，發(fā)揮檔案為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供重要信息資源的作用，通過(guò)檔案的開(kāi)發(fā)利用更好地體現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值。

3.推動(dòng)高校高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求

檔案記錄和反映了學(xué)校創(chuàng)立、建設(shè)和發(fā)展的歷史全過(guò)程，是評(píng)估和衡量辦學(xué)質(zhì)量、管理水平以及編史修志的重要依據(jù)。檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法治校、促進(jìn)科學(xué)決策和提高辦學(xué)治校水平的必要條件，是開(kāi)展教學(xué)、科研和管理工作的重要參考，是保護(hù)學(xué)校和師生合法權(quán)益、維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的重要工作，對(duì)高校的發(fā)展具有不可估量的作用。檔案信息資源是檔案工作作用發(fā)揮的基礎(chǔ)，豐富的檔案資源能夠充分發(fā)揮檔案情報(bào)價(jià)值的作用，能夠有效地為高校教育管理、人才培養(yǎng)及學(xué)科研究提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供充分的信息數(shù)據(jù)支撐，全方位提高高校各項(xiàng)工作水平，推動(dòng)高校的高質(zhì)量發(fā)展。

4.建設(shè)高校文化育人體系的內(nèi)在需要

高校檔案是一所學(xué)校發(fā)展歷史和精神品格養(yǎng)成的歷史再現(xiàn)與信息記載，蘊(yùn)含了豐富的文化資源，是校園文化的物質(zhì)依據(jù)。高校校園文化是高校歷史文化的積淀，是高校檔案內(nèi)在精神的外化形式。高校檔案以育人為本職，以傳承校園精神為己任。作為一種特殊的教育資源，高校檔案資源共建體系的構(gòu)建能為高校文化建設(shè)與高校記憶留存提供豐富的原始材料，圍繞立德樹(shù)人根本任務(wù)，充分發(fā)揮檔案“存史、資政、育人”作用，為高校文化育人體系建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5.提高高校檔案治理水平的必然需要

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，“全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能”是在繼承和發(fā)展檔案的資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)的基礎(chǔ)上，首次提出檔案治理體系建設(shè)，并將其作為“四個(gè)體系”建設(shè)之首。在高校檔案工作中，治理體系主要指保障檔案工作順暢有效開(kāi)展的制度規(guī)范，使高校檔案工作朝著法治化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和精細(xì)化等方向穩(wěn)步開(kāi)展。高校檔案資源共建體系的建設(shè)，能夠進(jìn)一步加強(qiáng)“收、管、用”全流程管理，全員全過(guò)程依規(guī)范互動(dòng)式參與，拓展檔案資源范圍，提高檔案檢索效率，擴(kuò)寬檔案利用面，從而進(jìn)一步提高檔案治理水平和治理效能。

三、構(gòu)建高校檔案資源共建體系的原則

1.完整性與系統(tǒng)性相結(jié)合的原則

檔案的“收”重于完整性，檔案的“整”重于系統(tǒng)性，完整性和系統(tǒng)性貫穿于檔案的全生命周期過(guò)程。檔案以完整為前提，在完整的基礎(chǔ)上遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定開(kāi)展系統(tǒng)整理，形成完整、系統(tǒng)、有序的檔案管理體系。在檔案的資源建設(shè)過(guò)程中，更應(yīng)重視其綜合考慮，分析其內(nèi)在聯(lián)系，確保檔案完整保存并形成系統(tǒng)性。例如，由各部門(mén)協(xié)同辦理事項(xiàng)，除注重事項(xiàng)本身系統(tǒng)性外，還要注重完整性的收集；再如，基礎(chǔ)性和常規(guī)性事項(xiàng)除注重完整性外，還要注重其縱向的年度連續(xù)性等。

2.后端需求和前端控制相結(jié)合的原則

從檔案價(jià)值利用關(guān)系時(shí)效性上看，檔案的利用服務(wù)往往是分期展開(kāi)，短期的利用在前端歸檔部門(mén)體現(xiàn)，長(zhǎng)期利用在檔案館終端體現(xiàn)，由于利用時(shí)段的差異導(dǎo)致對(duì)歸檔范圍認(rèn)知上存在偏差，這樣就出現(xiàn)斷層現(xiàn)象。為了檔案利用服務(wù)的全面性體現(xiàn)，基于利用服務(wù)需求理論的視角，需將兩者相結(jié)合，有效溝通，將前端和終端反映的信息充分融合后，反饋到實(shí)際的歸檔過(guò)程中，才能保證在資源建設(shè)的前期準(zhǔn)備中滿足“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”的要求。

3.職能化與特色化相結(jié)合的原則

檔案資源建設(shè)由歸檔部門(mén)的職能決定，職能相關(guān)的檔案有明確的歸檔范圍、歸檔期限等要求，關(guān)注度高，有延續(xù)性，規(guī)范性歸檔即可。但是，特色化檔案雖更具有保存價(jià)值，卻往往因不在明確的歸檔范圍內(nèi)，屬于其他歸檔事項(xiàng)，容易被忽視，甚至被遺忘而未歸檔。因此，在歸檔的過(guò)程中，檔案專(zhuān)業(yè)人員需與檔案形成部門(mén)展開(kāi)必要的交流和引導(dǎo)，遵循智能化和特色化相結(jié)合的原則，謹(jǐn)慎鑒別，以防漏歸、少歸現(xiàn)象的發(fā)生。

四、構(gòu)建高校檔案資源共建體系路徑探索

1.建立檔案“承包責(zé)任制”工作體系

高校檔案資源共建體系的建設(shè)需要轉(zhuǎn)型升級(jí)當(dāng)前檔案工作體系。從“收、管、用”三方面入手將檔案管理工作前置，檔案專(zhuān)職管理人員深入歸檔部門(mén)指導(dǎo)相關(guān)工作，保證檔案的齊全完整，達(dá)到豐富檔案信息資源，科學(xué)、高效管理檔案資源的目的，從而使檔案管理部門(mén)能夠有序開(kāi)發(fā)檔案資源，并有針對(duì)性地分析用戶(hù)需求，主動(dòng)服務(wù)與精準(zhǔn)服務(wù)，讓“收”與“管”融合，共同為“用”提供基礎(chǔ)。

2.形成全程“跟進(jìn)式監(jiān)督”工作模式

檔案是一種極具價(jià)值的信息資源，通過(guò)流程再造，讓檔案管理部門(mén)逐步完善檔案工作流程，不再局限于后端的審核，要在前端控制的基礎(chǔ)上，全程跟進(jìn)式監(jiān)督檔案運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確主體責(zé)任，建立科學(xué)、合理的工作流程和工作模式，促進(jìn)檔案工作順利開(kāi)展，更好地發(fā)揮檔案價(jià)值，為國(guó)家檔案資源體系建設(shè)服務(wù)。

3.構(gòu)建人才“交叉復(fù)合型”培養(yǎng)機(jī)制

當(dāng)前，高校檔案工作人員在一定程度上存在“閉門(mén)造車(chē)”的問(wèn)題，未能及時(shí)更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)和其他相關(guān)領(lǐng)域知識(shí)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案“數(shù)據(jù)化”離不開(kāi)信息技術(shù)的支撐。因此，高校檔案館要具備開(kāi)放性思維，以未來(lái)發(fā)展需求為導(dǎo)向，以“交叉復(fù)合型”人才培養(yǎng)為目標(biāo)，加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流與學(xué)習(xí)，利用高校資源開(kāi)展交叉學(xué)科學(xué)習(xí)，重構(gòu)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

五、構(gòu)建高校檔案資源共建體系的意義

1.有利于健全檔案工作體制機(jī)制

增強(qiáng)高校檔案館統(tǒng)籌謀劃和指導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，增加部門(mén)與檔案館的協(xié)同，加強(qiáng)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)履職能力建設(shè)。通過(guò)明確職責(zé)，理順關(guān)系，強(qiáng)化部門(mén)協(xié)同，鼓勵(lì)、引導(dǎo)與規(guī)范全員參與檔案事務(wù)，有利于全面建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制，細(xì)化檔案移交接收流程、明確檔案移交接收要求，健全檔案的價(jià)值鑒定和評(píng)估機(jī)制，確保有重要保存價(jià)值的檔案依法有序及時(shí)進(jìn)館，有利于優(yōu)化檔案工作檢查考核機(jī)制，建議各部門(mén)將檔案工作納入年度考核內(nèi)容。

2.有利于加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控

在共商共建中，推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，全面、有效地落實(shí)檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限三合一制度，規(guī)范建檔工作，提升歸檔文件質(zhì)量。落實(shí)檔案的執(zhí)法工作，加大檔案的監(jiān)督力度，推動(dòng)檔案工作融入各項(xiàng)業(yè)務(wù)全流程，有序開(kāi)展監(jiān)督檢查檔案規(guī)范化管理，提高內(nèi)部治理水平，為檔案的數(shù)字化建設(shè)和有效服務(wù)利用提供扎實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

3.有利于檔案人力資源互補(bǔ)

高校檔案資源共建體系的構(gòu)建需要高校各部門(mén)的共同合作，而人力資源是組織運(yùn)行的關(guān)鍵要素，人與人之間技能、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)等方面的差異能夠在組織中形成互補(bǔ)。通過(guò)構(gòu)建檔案資源共建體系，暢通人力資源流動(dòng)和人才交流渠道，按照取長(zhǎng)補(bǔ)短的原則，更合理地配置人力資源，通過(guò)相互促進(jìn)和支持，從而在一定程度上獲得更大的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，以提高工作效率，達(dá)到更好的工作效果。

4.有利于檔案知識(shí)相互交融

當(dāng)前，各部門(mén)兼職檔案員及其他人員還存在檔案意識(shí)薄弱、檔案知識(shí)缺乏等問(wèn)題。通過(guò)構(gòu)建檔案資源共建體系，可以增強(qiáng)各部門(mén)工作人員的檔案意識(shí)，提升對(duì)檔案的關(guān)注度和興趣度，從而豐富檔案知識(shí)。在此基礎(chǔ)上，將檔案知識(shí)和其他領(lǐng)域知識(shí)相互融合，從而找到知識(shí)要素之間的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，打破傳統(tǒng)觀念里的知識(shí)壁壘，消解沖突問(wèn)題，更好地促進(jìn)知識(shí)交融，探尋學(xué)科交叉的可能性。

5.有利于優(yōu)化改善檔案治理效能

高校檔案資源共建體系的建設(shè)能夠提高師生對(duì)檔案管理工作的重視程度，也能夠促進(jìn)檔案管理流程更加科學(xué)有效，加強(qiáng)檔案工作在高校高質(zhì)量發(fā)展中的助推作用。構(gòu)建高校檔案資源共建體系，借助技術(shù)、知識(shí)、人才等相互融合，為探索檔案治理新模式提供多方面的支撐，從檔案管理體制、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案人員配置等方面完善檔案管理工作，不斷優(yōu)化檔案治理體系，提升檔案治理效能。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)將前端控制和后端反饋相結(jié)合，融入檔案資源建設(shè)中，解決制約檔案資源建設(shè)中的觀念障礙、制度缺陷、技術(shù)瓶頸和人才短板等不利因素，拓展檔案資源收集范圍，著力全方位收集學(xué)校發(fā)展的檔案材料，做好相關(guān)材料歸檔和檔案接收、征集和整理工作，建立健全高等教育發(fā)展記憶工程，增強(qiáng)檔案資源質(zhì)量保障意識(shí)，壓實(shí)檔案資源質(zhì)量保障的責(zé)任，完善檔案資源質(zhì)量保障體系，形成檔案資源質(zhì)量保障文化，推動(dòng)高校檔案事業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)性發(fā)展。

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作者單位：常州大學(xué)

基金項(xiàng)目：江蘇省高校檔案研究會(huì)項(xiàng)目“高校檔案資源共建體系研究”，項(xiàng)目編號(hào)jsgdf2023-40；2024年度江蘇省高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究項(xiàng)目：高校校史資源開(kāi)發(fā)及其文化育人路徑研究（項(xiàng)目編號(hào)2024SJYB0933 ）。

作者簡(jiǎn)介：常愉（1981—），女，漢族，遼寧葫蘆島人，碩士，副研究員，主要從事高校檔案管理與研究。