淺談企業(yè)人事檔案管理

王艷+吳曉玲

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，人事改革也成為企業(yè)謀求持續(xù)發(fā)展的必要途徑。企業(yè)在不斷的改革和發(fā)展過(guò)程中，人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用，它為企業(yè)的人事制度和用人觀念指明了方向。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案

人事檔案是企事業(yè)選人、用人、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、 選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料， 并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的， 是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)； 是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用， 保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施， 特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。

一、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的意義

（一）為人力資源開(kāi)發(fā)提供真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)

人事檔案是現(xiàn)代社會(huì)人存在的最有力的證明材料，其伴隨著人的一生成長(zhǎng)歷程，可以說(shuō)，人一生中所發(fā)生的重大事件在檔案中都有記錄，根據(jù)人事檔案的記載組織能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)新人，使人才各盡其職，揚(yáng)長(zhǎng)避短，得到充分顯示出它的價(jià)值，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，信息化是人事檔案管理工作的重要平臺(tái)和技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息資源的社會(huì)共享是人事檔案的發(fā)展方向，人事檔案管理信息化是一檔案原始資料信息為基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)一些信息軟件，利用現(xiàn)代化工具是人事檔案管理資源信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案的使用價(jià)值。

（二）有助于對(duì)人力資源進(jìn)行合理配置

隨著信息化健全，更好地促進(jìn)企事業(yè)單位的迅速發(fā)展。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)，促進(jìn)部門之間，系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和所用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為事業(yè)的發(fā)展迅速、合理的配置人力資源。

二、目前人事檔案管理中存在的問(wèn)題與不足

1、對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足近年來(lái)，隨著各項(xiàng)人事制度的不斷改善，很多單位對(duì)人事方面的工作越來(lái)越重視，但對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)與投入力度卻還存在一定不足。有些單位對(duì)人事檔案管理工作只停留在表面，認(rèn)為人事檔案管理工作難以獲取利益，認(rèn)為檔案管理工作不如其他工作重要，往往忽視人事檔案管理工作的重要性。而領(lǐng)導(dǎo)的這種不重視，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作投入不足，從而使其相關(guān)工作人員敷衍了事，致使人事檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)，不能更好地為單位人事隊(duì)伍服務(wù)。

2、檔案管理方式過(guò)于單一目前，我國(guó)企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)部門的人事檔案管理方式較為單一，都采用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類進(jìn)行管理，而不能根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)及具體情況采取不同的管理模式，這種過(guò)于單一的管理模式，使人事檔案管理千篇一律，缺乏特色。

3、人事檔案管理方法比較滯后目前，在人事檔案管理中，現(xiàn)代化管理方式運(yùn)用較少，其管理方法存在很大的滯后性，多數(shù)部門和企業(yè)仍采用傳統(tǒng)管理方法，工作比較繁瑣，且不易操作。當(dāng)前的人事檔案管理方法已不能很好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新要求，導(dǎo)致人事檔案的管理不能很好地對(duì)人才進(jìn)行全方面、深度的考核。

4、人事檔案管理人員的創(chuàng)新性不強(qiáng)，隨著社會(huì)與知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)都在不斷地進(jìn)行著創(chuàng)新與改革，以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。而人事檔案管理工作也需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新與改革，從而使更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的措施研究

1、加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)在新形勢(shì)下，要想提高人事檔案管理的效率，就要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的積極性，從而更好地促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。首先，要提高管理人員的對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)與重視。在單位中，管理層人員要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，以積極的態(tài)度來(lái)面對(duì)人事檔案管理，投入較多的精力來(lái)關(guān)注人事檔案管理。其次，要加大對(duì)人事檔案管理的投入力度，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的重視，提高工作人員待遇，從而不斷提升人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2、加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料的完善管理要加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料的完善，從而使人事檔案管理工作可以更好地與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。對(duì)人事檔案材料的管理，要在檔案資料具有真實(shí)可靠的前提下，不斷提升人事檔案資料的科學(xué)價(jià)值。對(duì)人事檔案資料的管理，要從收集、整理、歸檔等各個(gè)方面來(lái)規(guī)范地完成，對(duì)所有人事檔案材料的收集要具有真實(shí)性、可靠性，進(jìn)而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

3、建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，為了合理利用各種人力資源，從而更好地發(fā)揮其作用，企事業(yè)單位相關(guān)管理人員首先需要與時(shí)俱進(jìn)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，從而提高工作效率，延長(zhǎng)人事檔案的壽命。

加強(qiáng)人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實(shí)際工作中的作用，而人事檔案管理工作又是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性都比較強(qiáng)的工作，因此，我們要不斷加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而把人事檔案管理工作做得更好。

參考文獻(xiàn)：

[1]修云潔.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（06）.endprint