淺談科技業(yè)務(wù)綜合檔案的信息化管理

摘要：實(shí)現(xiàn)科技業(yè)務(wù)從申報(bào)、受理、評(píng)審、立項(xiàng)審批、簽訂合同、撥款、中期管理、項(xiàng)目驗(yàn)收、資料歸檔等全流程的電子化管理， 提高科技服務(wù)工作的水平，提高科技業(yè)務(wù)綜合檔案的利用率。

關(guān)鍵詞：科技業(yè)務(wù)；綜合檔案；信息化

1 科技業(yè)務(wù)綜合檔案信息化管理的必要性

科技業(yè)務(wù)綜合檔案是科技服務(wù)部門為開(kāi)展科技業(yè)務(wù)工作而建立的，目的是實(shí)現(xiàn)科技業(yè)務(wù)從網(wǎng)上申報(bào)、推薦、審批立項(xiàng)、合同簽訂、項(xiàng)目管理及驗(yàn)收、資料歸檔等全流程的電子化管理，并與上級(jí)科技業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，從而提升業(yè)務(wù)管理的水平和效率，實(shí)現(xiàn)科技業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化?？萍紭I(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)信息化管理，不僅提高科技業(yè)務(wù)工作人員的工作效率、處理能力，還極大地加強(qiáng)部門之間的溝通和資源共享，密切與社會(huì)各界的聯(lián)系，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

2 科技業(yè)務(wù)綜合檔案信息化管理的目標(biāo)要求

信息化管理主要目標(biāo)要求是達(dá)到覆蓋整個(gè)科技項(xiàng)目檔案的管理業(yè)務(wù)流程，并提供與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)交互的接口，主要體現(xiàn)以下功能指標(biāo)和性能指標(biāo)兩方面：

2.1 功能指標(biāo)

1、項(xiàng)目申請(qǐng)管理：項(xiàng)目申請(qǐng)?zhí)顚?，提交?xiàng)目申請(qǐng)，管理項(xiàng)目申請(qǐng)，個(gè)性化項(xiàng)目申請(qǐng)查詢/統(tǒng)計(jì)。

2、項(xiàng)目評(píng)審：項(xiàng)目申請(qǐng)內(nèi)部初評(píng)，項(xiàng)目申請(qǐng)初篩與查重，專家網(wǎng)上評(píng)審，線下評(píng)審意見(jiàn)代錄，評(píng)審數(shù)據(jù)查詢/統(tǒng)計(jì)。

3、在研項(xiàng)目管理：內(nèi)部項(xiàng)目批準(zhǔn)，個(gè)性化項(xiàng)目查詢/統(tǒng)計(jì)，項(xiàng)目跟蹤管理，項(xiàng)目網(wǎng)志。

4、經(jīng)費(fèi)管理：管理項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，經(jīng)費(fèi)查詢，經(jīng)費(fèi)劃撥。

5、系統(tǒng)管理：申報(bào)企業(yè)信息管理，推薦單位管理，人員職能與權(quán)限管理，專家?guī)旃芾恚畔l(fā)布，通知與信息訂閱，數(shù)據(jù)備份/恢復(fù)。

6、監(jiān)察管理：監(jiān)察數(shù)據(jù)發(fā)送流程，實(shí)現(xiàn)與市監(jiān)察系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)對(duì)接。

7、 采用MVC 開(kāi)發(fā)模式，基于組件開(kāi)發(fā)技術(shù)。

8、支持“用戶名+密碼”和數(shù)字證書(shū)兩種系統(tǒng)登陸方式，支持?jǐn)?shù)據(jù)加密傳輸。

9、實(shí)現(xiàn)與短信息和郵件平臺(tái)無(wú)縫集成。

10、支持可擴(kuò)展、可定制架構(gòu)，支持表單定制、流程定制、報(bào)表定制，開(kāi)發(fā)配置工具，實(shí)現(xiàn)各類系統(tǒng)可配置。

2.2 性能指標(biāo)

1、負(fù)載能力：典型使用模式下，支持同時(shí)在線用戶數(shù)≥1，000；

用戶響應(yīng)時(shí)間：除項(xiàng)目申請(qǐng)初篩與查重、各查詢/統(tǒng)計(jì)/報(bào)表生成相關(guān)頁(yè)面外，在典型硬件配置和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各頁(yè)面平均用戶響應(yīng)時(shí)間≤3s，最大不超過(guò)5s；

2、申請(qǐng)書(shū)數(shù)據(jù)抽取：在典型硬件配置和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，處理吞吐量≥2，000 份/每天。

3、 可靠性指標(biāo)

平均無(wú)故障時(shí)間（間斷運(yùn)行方式）≥3 個(gè)月

平均無(wú)故障時(shí)間（24*7 方式運(yùn)行）≥1 個(gè)月

3 科技業(yè)務(wù)綜合檔案信息化管理的內(nèi)容及措施

（一）針對(duì)科技業(yè)務(wù)管理的流程及規(guī)范作調(diào)整，增加科技創(chuàng)新項(xiàng)目、企業(yè)研究開(kāi)發(fā)費(fèi)用稅前扣除、專利相關(guān)業(yè)務(wù)申報(bào)等流程，以及實(shí)現(xiàn)省市申報(bào)單位和人員信息的數(shù)據(jù)共享，進(jìn)行基礎(chǔ)平臺(tái)用戶管理子系統(tǒng)、專家子系統(tǒng)等的升級(jí)改造。

（二）按照科技項(xiàng)目檔案管理要求，針對(duì)申報(bào)書(shū)、合同書(shū)、驗(yàn)收書(shū)、變更書(shū)等表格和材料格式進(jìn)行再配置修改，開(kāi)發(fā)科技業(yè)務(wù)綜合檔案管理系統(tǒng)未納入的科技創(chuàng)新項(xiàng)目等申報(bào)表格。

（三）依據(jù)科技管理的需求改進(jìn)處理流程。

（四）根據(jù)部門需求完善科技項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)和分析系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)分析。

（五）改進(jìn)科技管理基礎(chǔ)平臺(tái)以適應(yīng)針對(duì)科技業(yè)務(wù)事項(xiàng)的單級(jí)和多級(jí)科技管理部門的協(xié)同處理，建立適合的狀態(tài)通信機(jī)制，實(shí)現(xiàn)可配置的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)控制。

（六）建立相應(yīng)用戶控制機(jī)制和程序?qū)崿F(xiàn)用戶的數(shù)據(jù)共享。

（七）開(kāi)發(fā)監(jiān)察數(shù)據(jù)交換軟件，根據(jù)實(shí)際修改監(jiān)察數(shù)據(jù)發(fā)送流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)監(jiān)察的實(shí)時(shí)性。

4 科技業(yè)務(wù)綜合檔案信息化管理的社會(huì)效益

（一）提高科技業(yè)務(wù)綜合檔案管理質(zhì)量和效率，用查找、瀏覽、篩選命令顯示出所需項(xiàng)目檔案信息，利用檔案庫(kù)數(shù)據(jù)自行生成各類報(bào)表，節(jié)省大量手工操作填表時(shí)間。

（二）提高科技項(xiàng)目檔案的利用率，進(jìn)行檔案的查詢，可以按業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)名稱、申報(bào)專題、技術(shù)領(lǐng)域、推薦單位、年度等任意條件查詢相關(guān)科技項(xiàng)目檔案；科技項(xiàng)目基本情況的統(tǒng)計(jì)和查詢，檔案輸出，可以輸出單個(gè)檔案、全體檔案、各類檔案名冊(cè)等。省去了調(diào)卷、閱卷、摘抄材料等工序，為科技檔案管理人員和利用者節(jié)省了大量時(shí)間。

（三）延長(zhǎng)科技項(xiàng)目檔案材料的壽命。以計(jì)算機(jī)查詢?yōu)橹鳎瑥亩乖紮n案材料的利用率大大降低。減少了因重復(fù)調(diào)檔、閱檔、摘抄等工作所造成檔案的磨損，有效地延長(zhǎng)了科技項(xiàng)目檔案的壽命。

作者簡(jiǎn)介

阮健芳，館員，研究方向：檔案管理