檔案管理駛向“智”變快車道

高校檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程、教學(xué)科研成果、師生個(gè)人信息等內(nèi)容，檔案內(nèi)容在高校歷史傳承、教學(xué)評估、科學(xué)研究等領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用。隨著高校教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量呈爆炸式增長，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子檔案、音頻檔案、視頻檔案等多種檔案類型，傳統(tǒng)檔案管理方式不能滿足現(xiàn)代高校建設(shè)對檔案管理提出的需求。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理提供全新的思路，所以現(xiàn)分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用與影響，旨在為推動高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供有益借鑒。

高校檔案不僅是高校歷史發(fā)展的見證，更是高校發(fā)展的重要資源。傳統(tǒng)檔案管理方式以人工操作為主，檔案管理效率低下，容易出現(xiàn)檔案信息錯誤等問題，未能充分發(fā)揮檔案管理的重要價(jià)值。而大數(shù)據(jù)技術(shù)借助強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的自動化采集、儲存與分析，有利于提高檔案管理效率。同時(shí)，高校能借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，可以發(fā)現(xiàn)潛在的價(jià)值信息，進(jìn)而為高校的專業(yè)教學(xué)、科學(xué)研究與管理工作提供支持。為此，應(yīng)該分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用與影響，助力高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

檔案數(shù)據(jù)的采集與儲存

一方面，檔案數(shù)據(jù)的采集與儲存是高校檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在以上環(huán)節(jié)中應(yīng)用，推動檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。高校通常有著教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理等多個(gè)管理系統(tǒng)，借助大數(shù)據(jù)能實(shí)現(xiàn)這些系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，尤其是通過發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢自動采集相關(guān)數(shù)據(jù)。例如，將教學(xué)管理系統(tǒng)中的課程建設(shè)信息、科研管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目申報(bào)信息傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)，這樣能在減少人工錄入工作量的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)集中儲存。另一方面，高?？梢岳么髷?shù)據(jù)技術(shù)開展檔案儲存管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效管理。高校可以將檔案數(shù)據(jù)儲存在專業(yè)的云儲存服務(wù)器上，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整儲存容量，當(dāng)出現(xiàn)硬件故障等情況時(shí)自動恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。與此同時(shí)，高校在分布式文件系統(tǒng)支持下開展更先進(jìn)的檔案管理，即將檔案數(shù)據(jù)分散存儲在多個(gè)存儲節(jié)點(diǎn)上，通過分布式文件系統(tǒng)管理節(jié)點(diǎn)快速定位數(shù)據(jù)所在的存儲節(jié)點(diǎn)，然后進(jìn)行檔案信息的讀取，保障檔案數(shù)據(jù)的訪問操作效率。

檔案數(shù)據(jù)的分析與挖掘

大數(shù)據(jù)可以在檔案數(shù)據(jù)的分析與挖掘中應(yīng)用，運(yùn)用數(shù)據(jù)倉庫等分析工具對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析。首先，輔助教學(xué)管理決策。通過對學(xué)生的課程成績、考勤記錄、作業(yè)完成情況等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，高校能了解學(xué)生在專業(yè)學(xué)習(xí)過程中的表現(xiàn)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，高校能找出教學(xué)存在的薄弱環(huán)節(jié)，為課程設(shè)置、教學(xué)大綱與教學(xué)方法優(yōu)化提供數(shù)據(jù)分析支持。其次，支持科研管理。高校利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展科研項(xiàng)目評估，重點(diǎn)對科研項(xiàng)目的申報(bào)書、進(jìn)展報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，更好地分析項(xiàng)目的可行性、創(chuàng)新性和預(yù)期成果，有利于在篩選高質(zhì)量科研項(xiàng)目基礎(chǔ)上合理分配資源。最后，優(yōu)化學(xué)生管理。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，高校能分析學(xué)生的圖書借閱記錄、社團(tuán)活動參與情況、校園卡消費(fèi)等檔案數(shù)據(jù)，在了解學(xué)生行為習(xí)慣的基礎(chǔ)上提供個(gè)性化服務(wù)。對畢業(yè)生的就業(yè)單位、薪資待遇、專業(yè)對口情況等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，能了解不同專業(yè)的就業(yè)情況，給專業(yè)設(shè)置與人才培養(yǎng)方案優(yōu)化提供參考。

檔案的智能檢索與利用

在當(dāng)前的高校檔案管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的智能檢索與利用功能有著顯著應(yīng)用價(jià)值。首先，傳統(tǒng)檔案檢索往往依賴關(guān)鍵詞匹配，經(jīng)常出現(xiàn)檢索結(jié)果不準(zhǔn)確等問題，而在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下能實(shí)現(xiàn)智能化檢索，實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)的語義理解與模糊查詢。例如，當(dāng)用戶在檔案搜索框中輸入一個(gè)不太準(zhǔn)確的查詢詞時(shí)，系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下能開展語義分析，推測用戶的真實(shí)需求，從海量檔案中準(zhǔn)確找出相關(guān)內(nèi)容。其次，智能檢索有助于實(shí)現(xiàn)跨檔案類型的綜合查詢。因?yàn)楦咝５臋n案種類比較繁多，傳統(tǒng)檢索方式很難在不同類型檔案中查找特定的信息，而大數(shù)據(jù)技術(shù)能打破檔案類型之間的界限，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索，給用戶提供更全面的檢索信息。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度挖掘和個(gè)性化推送。高校在檔案管理過程中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能對檔案內(nèi)容進(jìn)行深入分析，也能發(fā)現(xiàn)不同用戶呈現(xiàn)的需求特點(diǎn)，以此推送相關(guān)的資源，給用戶提供更有價(jià)值的檔案管理服務(wù)。

檔案管理的隱私性保護(hù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理的隱私性保護(hù)方面實(shí)現(xiàn)有效應(yīng)用，確保高校檔案中的敏感信息得到有效保護(hù)。首先，數(shù)據(jù)加密技術(shù)。在檔案數(shù)據(jù)儲存過程中使用對稱密鑰，確保數(shù)據(jù)在存儲介質(zhì)上以密文形式存在，給檔案數(shù)據(jù)提供安全保障。在檔案數(shù)據(jù)傳輸過程中，可以采用SSL/TLS協(xié)議對網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行加密，這樣能防止檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取。其次，訪問控制與權(quán)限管理。在高校檔案管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化權(quán)限分配和動態(tài)訪問控制，通過多因素認(rèn)證技術(shù)增強(qiáng)訪問的安全性。例如，采用基于角色的訪問控制模型，將用戶劃分為不同的角色，不同角色有著特定的權(quán)限集合。最后，數(shù)據(jù)匿名化與脫敏處理。匿名化技術(shù)即去除或替換個(gè)人可識別信息，脫敏處理則是對敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行變形，在保障檔案數(shù)據(jù)可用性的基礎(chǔ)上降低敏感性，保障檔案數(shù)據(jù)的管理與利用效果。

大數(shù)據(jù)技術(shù)對高校檔案管理的影響

帶來的積極影響

1.提高檔案管理質(zhì)量

首先，大數(shù)據(jù)在檔案信息收集方面有著強(qiáng)大的應(yīng)用效果。通過與學(xué)校各個(gè)信息系統(tǒng)的對接，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)時(shí)收集各類檔案數(shù)據(jù)，避免傳統(tǒng)人工收集造成的滯后性，對各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動歸檔，提高檔案管理效率。其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案儲存方面有著重要的應(yīng)用價(jià)值，其分布式存儲技術(shù)為海量檔案數(shù)據(jù)提供可靠的存儲空間。當(dāng)前，高校檔案數(shù)據(jù)數(shù)量較為龐大，且呈現(xiàn)不斷增長趨勢，檔案儲存面臨容量有限與擴(kuò)展性較差等問題，而大數(shù)據(jù)技術(shù)能輕松解決檔案數(shù)據(jù)的儲存挑戰(zhàn)，即將檔案數(shù)據(jù)分散存儲在多個(gè)節(jié)點(diǎn)上，在提高檔案數(shù)據(jù)儲存容量的基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全性。最后，高校借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能實(shí)現(xiàn)智能化的檔案管理流程。既能利用機(jī)器學(xué)習(xí)算法對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動分類，又能利用智能檢索技術(shù)快速定位檔案信息，方便用戶開展檔案數(shù)據(jù)查詢。

2.深度開發(fā)檔案資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校檔案資源的深度開發(fā)提供了強(qiáng)大支持。一方面，通過數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)，能從海量的檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，也能發(fā)現(xiàn)潛在的有價(jià)值信息。例如，通過對學(xué)生的專業(yè)學(xué)習(xí)檔案進(jìn)行分析，能深入了解學(xué)生在專業(yè)學(xué)習(xí)興趣、學(xué)習(xí)能力、競爭優(yōu)勢等方面的表現(xiàn)，給個(gè)性化專業(yè)教學(xué)探索提供檔案分析依據(jù)。另一方面，高校借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的可視化展示。在檔案管理過程中，高校能將復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)以直觀的圖表形式呈現(xiàn)，不僅方便用戶了解檔案信息，還可以展示高校的發(fā)展歷程。例如，高校利用大數(shù)據(jù)技術(shù)制作學(xué)校歷史沿革的可視化圖譜，讓師生直觀了解學(xué)校的歷史發(fā)展脈絡(luò)；通過制作科研成果分布圖，讓師生直觀了解學(xué)校的特色優(yōu)勢，從而增強(qiáng)高校建設(shè)的凝聚力。

3.促進(jìn)決策的科學(xué)化

在高校檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能促進(jìn)決策的科學(xué)化，分析如下。首先，通過對學(xué)生的專業(yè)課程學(xué)習(xí)成績、教學(xué)評價(jià)等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，高校能了解專業(yè)教學(xué)質(zhì)量，給后續(xù)課程優(yōu)化設(shè)置提供決策支持。例如，根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)，分析了解他們的多樣化需求，在整合教學(xué)資源的基礎(chǔ)上開設(shè)個(gè)性化選修課程，這樣能提高學(xué)生進(jìn)行知識學(xué)習(xí)的內(nèi)在動力。其次，大數(shù)據(jù)分析幫助高校了解科研團(tuán)隊(duì)的實(shí)力。通過對科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果產(chǎn)出等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，能評估科研團(tuán)隊(duì)的研究水平、創(chuàng)新能力與科技成果轉(zhuǎn)化能力，給后續(xù)科研項(xiàng)目管理提供檔案數(shù)據(jù)分析參考。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)為領(lǐng)導(dǎo)提供全面的信息支持。通過對歷年招生人數(shù)、就業(yè)跟蹤、師資隊(duì)伍建設(shè)等數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，管理層能了解高校整體的發(fā)展態(tài)勢，針對挑戰(zhàn)制訂有針對性的發(fā)展戰(zhàn)略。

潛在的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)

1.技術(shù)投入帶來的成本壓力

首先，在將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理時(shí)要進(jìn)行硬件設(shè)備的更新，這需要巨大的開支。例如，高校需要購置高性能的服務(wù)器、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這些設(shè)備的價(jià)格比較高昂，且隨著檔案數(shù)據(jù)數(shù)量的不斷增長，高校還應(yīng)該定期進(jìn)行系統(tǒng)升級，以滿足檔案數(shù)據(jù)儲存的需求。其次，軟件系統(tǒng)開發(fā)需要消耗大量的資金。例如，數(shù)據(jù)挖掘軟件的市場價(jià)格比較高，定制開發(fā)價(jià)格更高，更需要進(jìn)行不斷的升級維護(hù)，進(jìn)而消耗大量的資金成本。最后，專業(yè)人才培養(yǎng)也是一項(xiàng)重要的成本支出。高校在利用大數(shù)據(jù)開展檔案管理的過程中，需要培養(yǎng)一批既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)需要消耗大量的資金，高素質(zhì)人才引進(jìn)也需要花費(fèi)大量資金，進(jìn)而增加人力成本。

2.數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)難題

基于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案管理逐漸步入數(shù)字化時(shí)代，雖然大量的檔案數(shù)據(jù)以電子形式進(jìn)行儲存能夠提高管理效率，但也存在數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。一方面，高校檔案中包含大量的敏感信息，一旦信息泄露會給學(xué)校發(fā)展帶來嚴(yán)重的損失。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，高校檔案數(shù)據(jù)的儲存與傳輸更加分散，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)安全面臨更大的風(fēng)險(xiǎn)。例如，內(nèi)部人員因?yàn)椴僮麇e誤導(dǎo)致檔案隱私數(shù)據(jù)泄露，黑客通過網(wǎng)絡(luò)攻擊竊取檔案數(shù)據(jù)，因此，需要關(guān)注數(shù)據(jù)隱私安全。另一方面，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可能會侵犯個(gè)人隱私。雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)給高校檔案管理帶來諸多優(yōu)勢，但在大數(shù)據(jù)分析過程中可能會通過大量數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析，揭示個(gè)人的一些隱私信息，如通過學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案推斷學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)狀況。

高校應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的建議

加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的投入

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，高校應(yīng)該合理加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的投入，從而不斷推進(jìn)檔案管理的大數(shù)據(jù)應(yīng)用。第一步，加大硬件設(shè)施投入。因?yàn)楦咝n案數(shù)據(jù)量龐大，且不斷增長，所以應(yīng)該投入資金升級服務(wù)器和存儲設(shè)備，如購置高性能的服務(wù)器集群，更好地滿足大數(shù)據(jù)處理需求。針對檔案數(shù)據(jù)的備份需求，高?？梢圆捎么艓靷浞莼蛟苽浞莸确绞蕉ㄆ趯n案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，這樣能防止檔案數(shù)據(jù)丟失。第二步，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)建設(shè)。高校應(yīng)該根據(jù)自身檔案管理需求采購專業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速采集、存儲、檢索和分析，提高檔案數(shù)據(jù)的處理效率。同時(shí)，高校可以開發(fā)定制化的數(shù)據(jù)分析工具，與其他信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，從而針對高校檔案管理特點(diǎn)深入挖掘檔案數(shù)據(jù)。第三步，培養(yǎng)專業(yè)人才隊(duì)伍。高校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)，側(cè)重對檔案管理人員進(jìn)行大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)知識、數(shù)據(jù)采集與存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)可視化技術(shù)等領(lǐng)域的培訓(xùn)指導(dǎo)，提高檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理的綜合能力。與此同時(shí)，通過引進(jìn)大數(shù)據(jù)專業(yè)人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，也能通過產(chǎn)學(xué)研合作項(xiàng)目與企業(yè)共同培養(yǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)人才，為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供高素質(zhì)人才保障。

健全數(shù)據(jù)安全保護(hù)機(jī)制

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校在享受大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作帶來的便捷的同時(shí)，需要關(guān)注隨之而來的數(shù)據(jù)安全問題，通過多種舉措健全數(shù)據(jù)安全保護(hù)機(jī)制。首先，建立多層級的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。高校應(yīng)該確保檔案存儲設(shè)備所在的數(shù)據(jù)中心具備良好的物理安全條件，嚴(yán)格監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)中心的溫度、濕度、電力供應(yīng)等環(huán)境因素，防止因物理環(huán)境問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞。同時(shí)，部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的用戶認(rèn)證，防止用戶越權(quán)操作。其次，強(qiáng)化數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。高校應(yīng)該制訂嚴(yán)格的數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，采取本地備份與異地備份相結(jié)合的檔案數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對備份數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查。最后，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全審計(jì)。針對大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用帶來的風(fēng)險(xiǎn)，高校應(yīng)該建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)制度，側(cè)重對檔案管理系統(tǒng)的用戶操作、數(shù)據(jù)訪問、系統(tǒng)變更等活動進(jìn)行全面的審計(jì)分析，當(dāng)發(fā)生安全事件時(shí)能進(jìn)行溯源調(diào)查。此外，高校也需要部署數(shù)據(jù)安全監(jiān)控系統(tǒng)，尤其需要對檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)流量、用戶行為、數(shù)據(jù)存儲等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，這樣能提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。

在高校檔案管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，在檔案數(shù)據(jù)采集與儲存、分析與挖掘、智能檢索與利用以及隱私性保護(hù)等領(lǐng)域有著廣泛應(yīng)用，促使從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化檔案管理模式。需要看到，在高校檔案管理中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)具有提高檔案管理質(zhì)量、深度開發(fā)檔案資源、促進(jìn)決策的科學(xué)化的積極影響，也存在技術(shù)投入帶來的成本壓力等潛在風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。所以，高校在探索檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，應(yīng)落實(shí)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的投入、健全數(shù)據(jù)安全保護(hù)機(jī)制等策略。