公立?？漆t(yī)院合同檔案管理的現(xiàn)狀及對策探討

[摘 要]經(jīng)濟的高速增長促進(jìn)了我國公共事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，公立?？漆t(yī)院作為公共事業(yè)的重要組成部分，肩負(fù)著護佑人民群眾健康的重任。合同檔案資料作為公立?？漆t(yī)院運營管理中的依據(jù)憑證，在促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展、維護醫(yī)院合法權(quán)益方面發(fā)揮著重要作用。然而，公立?？漆t(yī)院在檔案管理和投入方面與公立綜合醫(yī)院存在差距，在合同檔案管理方面更是存在諸多不足。本文以Y口腔專科醫(yī)院為例，基于合同檔案的特點、作用和管理現(xiàn)狀中存在的問題，提出針對性的建議，以期為公立?？漆t(yī)院合同檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供有益參考。

[關(guān)鍵詞]?？漆t(yī)院；合同檔案管理；對策

2023年12月18日，財政部國家衛(wèi)生健康委、國家醫(yī)保局、國家中醫(yī)藥局等4部門印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》對合同管理作出明確要求。文件指出：公立醫(yī)院要“完善合同管理，明確合同管理歸口部門、合同各相關(guān)部門職責(zé)權(quán)限，加強合同合法性審查、授權(quán)管理、合同簽署和履行管理[1]”。醫(yī)院合同檔案作為記載履行合同全部情況的文字資料，對維護合同雙方權(quán)益，規(guī)范醫(yī)院日常管理，實現(xiàn)管理和長遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮著極其重要作用[2]。隨著公立?？漆t(yī)院規(guī)模擴張與其他單位的合作往來日益頻繁，逐漸形成了醫(yī)學(xué)裝備合同、醫(yī)學(xué)科研技術(shù)服務(wù)合同、基建合同、信息化合同等，合同種類和數(shù)量的增多對合同檔案管理提出了更高的要求。目前，我國公立?？漆t(yī)院由于發(fā)展歷程較短，?？菩暂^強，機構(gòu)設(shè)置單一，普遍存在對合同檔案管理缺乏重視、管理系統(tǒng)滯后等問題。本文以Y口腔專科醫(yī)院為例，從合同檔案管理的特點及作用、存在問題和有效措施及建議三個方面進(jìn)行分析，旨在探討如何在高質(zhì)量發(fā)展背景下提高公立專科醫(yī)院合同檔案管理的效率和質(zhì)量。

一、醫(yī)院合同檔案管理的特點及作用

（一）醫(yī)院合同檔案的特點

合同檔案，作為醫(yī)院檔案中不可或缺的一環(huán)，無論是?？七€是綜合醫(yī)院，都顯得尤為關(guān)鍵。這些檔案的首要特點便是其法律性。一旦合同簽署完成，它便在法律層面上為雙方構(gòu)筑起一道堅實的約束之墻，確保雙方能夠平等地享有各自的權(quán)利，履行應(yīng)盡的義務(wù)，并在違約時承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。這種法律效應(yīng)，正是合同檔案與其他檔案資料的顯著區(qū)別所在；其次，合同檔案還具備憑證性。在醫(yī)院的日常運營中，合同文本往往扮演著至關(guān)重要的角色。無論是涉及款項支付、違約處理還是責(zé)任履行，合同檔案都能提供有力的憑證，確保醫(yī)院運營的順利進(jìn)行?？梢哉f，合同檔案不僅是醫(yī)院法律事務(wù)的基石，更是醫(yī)院運營管理的得力助手；最后是不確定性。相較于病歷檔案，合同檔案具有一定的不確定性，需定期檢查履約情況并視情況修訂合同，合同檔案管理人員也需及時整理歸檔補充協(xié)議等文件，確保合同完整性[3]。

（二）醫(yī)院合同檔案的作用

以Y口腔專科醫(yī)院為例，合同檔案在醫(yī)院的運營管理中扮演著至關(guān)重要的角色。它不僅對醫(yī)院的發(fā)展歷程、管理決策和風(fēng)險規(guī)避方面起著重要作用，還是記錄醫(yī)院發(fā)展歷程的重要佐證材料。合同檔案詳實地記錄了醫(yī)院在不同時期簽訂并執(zhí)行的事項，從基建項目的合同簽訂，到醫(yī)學(xué)科研技術(shù)服務(wù)的實施，再到大型醫(yī)療設(shè)備采購的決策，合同檔案客觀地展示了醫(yī)院的發(fā)展歷程，有助于為整理醫(yī)院歷史、編寫醫(yī)院志等提供佐證材料；此外，規(guī)范化管理合同檔案可輔助管理決策。合同檔案中包含了大型醫(yī)療設(shè)備采購、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等內(nèi)容，這些資料對新一輪的價格談判、標(biāo)價制定等方面具有指導(dǎo)作用，幫助醫(yī)院管理者作出科學(xué)決策；最后，合同檔案能協(xié)助醫(yī)院規(guī)避運營風(fēng)險。合同協(xié)議是雙方締約合作活動的重要證明材料﹐對合同類檔案進(jìn)行集中歸檔管理，并進(jìn)行統(tǒng)一集中編號登記管理，是做好合同檔案“要管”嚴(yán)管”“管好”的第一道閘口，也是避免合同遺失的最直接解決方案[4]。通過規(guī)范管理合同類檔案，醫(yī)院能夠在出現(xiàn)矛盾或糾紛時提供資料依據(jù)，捍衛(wèi)自身權(quán)益。

二、合同檔案管理中存在的問題

（一）合同檔案管理認(rèn)識不足

在專科醫(yī)院的運營管理之路上，合同檔案的管理往往被視為一項隱性且間接的工作，它不像經(jīng)濟效益和社會效益那樣一目了然，故而常被忽視。以Y口腔專科醫(yī)院為例，在傳統(tǒng)觀念的桎梏下，合同檔案管理由兼職人員兼任且缺乏專業(yè)化的技能。工作人員在忙碌的工作之余，難以全身心投入合同管理，導(dǎo)致資料歸檔進(jìn)度遲緩，補充協(xié)議的整理更新更是時常滯后。這些問題悄然影響著醫(yī)院合同信息的完整性和追溯性，使得寶貴的數(shù)據(jù)資料面臨遺失的風(fēng)險。一旦合同信息出現(xiàn)斷層或遺漏，醫(yī)院不僅可能遭受經(jīng)濟損失，還可能陷入法律糾紛的漩渦，給醫(yī)院的聲譽和長遠(yuǎn)發(fā)展帶來難以估量的影響。此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在合同管理領(lǐng)域的忽視與低投入現(xiàn)象，也導(dǎo)致了合同檔案管理工作在醫(yī)院整體運營中的逐漸邊緣化。部分領(lǐng)導(dǎo)將合同檔案管理視為簡單的文件歸檔工作，而忽視了其對于醫(yī)院合規(guī)運營、風(fēng)險防控以及決策支持等方面的重要作用。此外，由于資金投入不足，醫(yī)院無法配備先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下、質(zhì)量難以得到保證。

（二）受合同檔案管理機制的制約

醫(yī)院追求高質(zhì)量發(fā)展，離不開一套精細(xì)且完善的管理制度體系作為基石。以Y口腔?？漆t(yī)院為例，雖然已建立了《合同管理制度》，但這一制度在實際運營中卻顯得捉襟見肘。隨著公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的步伐加快，合同檔案管理方面的短板愈發(fā)凸顯。在Y口腔?？漆t(yī)院的日常運營中，由于合同管理體系的不完備，工作人員時常面臨諸多挑戰(zhàn)。流轉(zhuǎn)抄送環(huán)節(jié)不順暢，導(dǎo)致合同處理效率低下；整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，使得合同檔案難以有序管理；歸檔效率低下，更是讓工作人員倍感壓力。此外，因為管理機制不健全也引發(fā)了崗位職責(zé)執(zhí)行無法落實到位等問題。這些問題仿佛一道道謎題，困擾著Y口腔專科醫(yī)院的合同檔案管理人員。他們不僅要在本職工作之余應(yīng)對日常繁重的合同處理工作，還要在制度漏洞中摸索前行。這不僅讓工作人員倍感壓力，也對醫(yī)院的管理智慧與創(chuàng)新能力提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了破解這些謎題，Y口腔?？漆t(yī)院亟需對現(xiàn)有的合同管理制度進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化，以應(yīng)對日益復(fù)雜的合同處理工作。

（三）合同檔案管理模式陳舊

從當(dāng)下各家醫(yī)院的管理模式來看，大部分醫(yī)院普遍采用紙質(zhì)合同和電子檔案并行管理的方式，僅有少數(shù)?？漆t(yī)院成功實現(xiàn)了無紙化管理模式。以Y口腔?？漆t(yī)院為例，在今年才開始實施紙質(zhì)合同檔案歸檔與電子化檔案備案并行管理的情況下，該醫(yī)院的合同檔案管理模式明顯滯后于其他同類醫(yī)院。首先，該醫(yī)院現(xiàn)有的合同檔案系統(tǒng)并不具備在線合同流轉(zhuǎn)、抄送、到期提醒以及詳細(xì)內(nèi)容查閱等便捷功能，這些限制顯然制約了醫(yī)院在合同檔案管理方面的進(jìn)一步發(fā)展。其次，由于合同流程監(jiān)控不夠嚴(yán)密，醫(yī)院常常出現(xiàn)“手軟”“下次注意”“小事不計”“特殊情況”等處理方式，強調(diào)人情因素而忽視規(guī)范化審批流程，從而導(dǎo)致合同流程混亂、格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整等問題；最后，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，醫(yī)院對合同檔案管理僅停留在基礎(chǔ)備案歸檔水平，未能充分挖掘其價值，合同檔案資料的作用也未得到有效實現(xiàn)。

（四）合同檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)欠缺

目前，我國醫(yī)院合同檔案管理領(lǐng)域普遍面臨著專業(yè)人才匱乏的困境，尤其是在?？漆t(yī)院中，這一問題更為突出。由于大多數(shù)檔案管理人員并非檔案學(xué)專業(yè)出身，他們的專業(yè)背景往往與檔案管理相去甚遠(yuǎn)，這導(dǎo)致在合同檔案的收集、整理、保管和利用等方面難以確保高質(zhì)量的工作效果。在這種背景下，檔案的質(zhì)量難以得到有效保障，而管理人員在計算機知識、信息技術(shù)等方面的知識掌握不足，更是對合同檔案的創(chuàng)新管理和轉(zhuǎn)型發(fā)展構(gòu)成了嚴(yán)重阻礙。例如，在Y口腔專科醫(yī)院中，專業(yè)人才的缺乏已成為制約合同檔案管理工作發(fā)展的重要因素。一方面，醫(yī)院在合同檔案培訓(xùn)方面的機會相對較少，導(dǎo)致合同流轉(zhuǎn)人員對于合同檔案管理工作的認(rèn)識不夠深入，工作態(tài)度敷衍，專業(yè)技能也無法適應(yīng)合同檔案管理的快速發(fā)展需求。另一方面，現(xiàn)行的培訓(xùn)方式也較為單一，以參觀學(xué)習(xí)、聽培訓(xùn)課程或網(wǎng)課為主，難以達(dá)到預(yù)期的培訓(xùn)效果。綜上所述，我國公立專科醫(yī)院合同檔案管理工作在專業(yè)人才和技能培訓(xùn)方面仍存在著較大的不足，亟待通過加強人才培養(yǎng)和改革創(chuàng)新培訓(xùn)方式等手段，提升合同檔案管理的專業(yè)化水平和創(chuàng)新發(fā)展能力。

三、提升醫(yī)院合同類檔案管理的有效措施及建議

（一）轉(zhuǎn)變合同檔案管理意識

在國家治理時代的大潮中，檔案事業(yè)正在經(jīng)歷一場前所未有的變革，從傳統(tǒng)的管理型模式向現(xiàn)代治理型模式邁進(jìn)。這一轉(zhuǎn)變不僅是對檔案事業(yè)的挑戰(zhàn)，更是對整個社會的呼喚。作為社會運轉(zhuǎn)的重要一環(huán)，公立醫(yī)院在這場變革中必須身先士卒，緊跟時代步伐，革新合同檔案管理理念，實現(xiàn)從管理到治理的華麗轉(zhuǎn)身。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對合同檔案的重視程度及相應(yīng)的管理策略，在這場變革中顯得尤為重要。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強對合同檔案重要性的認(rèn)識，明確其在醫(yī)院運營、管理、決策中的關(guān)鍵作用。同時，加大投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，為合同檔案的規(guī)范化管理提供有力保障。其次，醫(yī)院應(yīng)配備專業(yè)的合同檔案管理人員，提升合同檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平。這些人員不僅要具備扎實的合同檔案管理知識，還要具備創(chuàng)新思維和解決問題的能力。最后，在國家治理時代的大背景下，醫(yī)院合同檔案管理理念的革新和治理模式的轉(zhuǎn)變是必然趨勢。只有緊跟時代步伐，不斷提升檔案管理水平，才能為醫(yī)院的穩(wěn)健運營和持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

（二）健全合同檔案管理機制

醫(yī)院只有通過不斷健全和完善合同檔案管理機制，打通管理流程的梗阻，明確崗位職責(zé)，才能高效有序地推進(jìn)各項工作。首先，針對醫(yī)院自身實際情況，建立一套切實可行的合同檔案管理體系是首要任務(wù)。這套體系應(yīng)涵蓋合同檔案的收集、整理、歸檔、利用以及保管等各個環(huán)節(jié)，確保每一份合同檔案都能得到妥善處理。同時，醫(yī)院需嚴(yán)格遵照該體系執(zhí)行，確保各項工作有序進(jìn)行。其次，明確合同檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其職責(zé)也是至關(guān)重要的。例如，合同承辦科室作為合同管理的核心部門，需對合同內(nèi)容、履約責(zé)任、合法合規(guī)性等方面進(jìn)行詳細(xì)洽談和確定，并對合同的真實性和合規(guī)性承擔(dān)主體責(zé)任。此外，醫(yī)院法律顧問需對各類合同范本進(jìn)行合法合規(guī)性審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)和工作需要，還需明確法定代表人的授權(quán)內(nèi)容，實行分級授權(quán)制度，確保合同管理的科學(xué)性和有效性。最后，為了避免合同篡改等風(fēng)險，建立相互監(jiān)督機制是不可或缺的。通過相互監(jiān)督，可以及時發(fā)現(xiàn)并糾正合同管理中的不當(dāng)行為，保障合同協(xié)議的健康平穩(wěn)履行。同時，這也有助于提升醫(yī)院合同管理工作的透明度和公信力，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

（三）創(chuàng)新合同檔案管理模式

創(chuàng)新合同檔案管理模式，是醫(yī)院提升管理效率、確保工作規(guī)范性的重要舉措。在傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理模式下，我們往往受限于過去的經(jīng)驗和習(xí)慣，難以應(yīng)對日益復(fù)雜多變的合同檔案管理需求。醫(yī)院必須深刻認(rèn)識到經(jīng)驗管理的弊端，勇于打破陳規(guī)，尋求新的突破，實現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。積極借鑒先進(jìn)的合同檔案管理經(jīng)驗，引進(jìn)先進(jìn)的管理模式和技術(shù)。領(lǐng)導(dǎo)層更應(yīng)轉(zhuǎn)變思維方式，摒棄過于依賴經(jīng)驗的做法，引入更多理性思考和系統(tǒng)化方法。同時，加大對合同檔案的投入力度，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，使其更加符合現(xiàn)代化、信息化的要求。

（四）加強合同檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

隨著醫(yī)院在高質(zhì)量發(fā)展的軌道上堅定前行，合同檔案管理人員在技術(shù)和能力層面所面臨的挑戰(zhàn)日益凸顯。為了應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，醫(yī)院應(yīng)積極開展多樣化的培訓(xùn)活動。首先，加大外出調(diào)研考察學(xué)習(xí)的力度，讓合同檔案管理人員有機會走出醫(yī)院，深入企業(yè)、檔案館等單位，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)手段。通過實地考察和交流學(xué)習(xí)，檔案管理人員可以拓寬視野，增長見識，為提升檔案管理水平奠定堅實基礎(chǔ)。其次，醫(yī)院應(yīng)定期開展合同檔案管理知識的培訓(xùn)和宣傳教育工作。可以邀請業(yè)內(nèi)專家來院舉辦講座、座談會等，為合同檔案管理人員傳授最新的檔案管理知識和技能。同時，醫(yī)院還可以通過內(nèi)部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等方式，為合同檔案管理人員提供持續(xù)學(xué)習(xí)的機會和平臺。最后，為確保培訓(xùn)效果，醫(yī)院還需對培訓(xùn)成果進(jìn)行考核。可以通過實際操作、案例分析等方式，檢驗合同檔案管理人員的學(xué)習(xí)成果和應(yīng)用能力。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的合同檔案管理人員，醫(yī)院應(yīng)給予表彰和獎勵，以激發(fā)其學(xué)習(xí)熱情和積極性。

結(jié)束語

綜上所述，我國公立口腔醫(yī)院應(yīng)深刻認(rèn)識到合同檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，以高度的責(zé)任感和使命感，構(gòu)建起一套完善、科學(xué)的合同管理制度。這不僅是對歷史的尊重，更是對未來的擔(dān)當(dāng)。同時，借助專業(yè)的合同檔案管理系統(tǒng)，我們可以精準(zhǔn)把握每一份合同的合法性和合規(guī)性，確保醫(yī)院的每一項經(jīng)濟活動都符合法律法規(guī)的要求。這不僅是對醫(yī)院自身利益的保障，更是對社會公眾信任的維護。此外，醫(yī)院應(yīng)與時俱進(jìn)，創(chuàng)新合同檔案管理模式，對合同檔案進(jìn)行開發(fā)利用，打造專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊伍，為醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展提供有力保障，共同書寫醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的明天。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：買丹媛（1992— ），女，回族，寧夏吳忠人，銀川市口腔醫(yī)院，助理館員，碩士。

研究方向：檔案管理。