數(shù)字化背景下高校干部人事檔案信息資源整合的路徑和策略研究

[摘 要]干部人事檔案是各級(jí)組織人事部門、教育部門在學(xué)籍管理、干部選拔、人事評(píng)聘、人才服務(wù)等工作中形成的反映干部個(gè)人思想政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作業(yè)績(jī)、家庭信息等情況的歷史記錄，在數(shù)字化的背景下，高校干部人事檔案扮演著重要角色，整合干部人事檔案信息資源對(duì)于提高工作效率、推動(dòng)組織人事工作有著至關(guān)重要的作用。筆者通過分析黨建、干部、人事工作等出現(xiàn)的信息共享不暢、信息更新不及時(shí)、信息不準(zhǔn)確等問題，提出在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，通過使用OCR技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行文字識(shí)別，提取出所需的信息資源，并以區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行加密、安全處理，達(dá)到信息資源的開發(fā)整合，為黨建工作、干部云平臺(tái)建設(shè)、干部提拔任用、職稱評(píng)聘、工資信息更新等工作提供共享與高效利用，最終達(dá)到保護(hù)紙質(zhì)檔案、提升工作效率、提高信息準(zhǔn)確率、解決溝通矛盾等目的。

[關(guān)鍵詞]干部人事檔案數(shù)字化；信息資源整合；檔案開發(fā)利用

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，高校干部人事檔案作為記錄干部個(gè)人各方面情況的重要?dú)v史資料，其信息資源的整合與利用顯得尤為關(guān)鍵。如果未能通過資源整合將檔案信息數(shù)據(jù)化，必然會(huì)影響到人事檔案的使用效率，甚至?xí)?duì)高校高質(zhì)量發(fā)展造成影響，此時(shí)就需要對(duì)高校干部信息資源開發(fā)的方式保持高度重視，采用行之有效的整合方式，保證各種信息的準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此為高校做好組織人事工作提供助力。

一、干部人事檔案管理現(xiàn)狀

高校干部人事檔案管理水平的好壞關(guān)系到教育教學(xué)質(zhì)量和學(xué)校管理效能，一些高校存在檔案信息不統(tǒng)一、不完整、不準(zhǔn)確等問題。目前來看，我國(guó)高校干部人事檔案管理工作在開展時(shí)面臨著一些挑戰(zhàn)和問題。一是高校干部人事檔案管理的信息化水平參差不齊。有的高校已經(jīng)建成了較為完善的信息化管理系統(tǒng)，管理信息化和水平較高；而有的高校在干部人事檔案管理這方面的信息化水平還比較低，很多方面的工作尚未形成信息化的管理體系。二是高校干部人事檔案存在信息共享不暢的問題。筆者發(fā)現(xiàn)，一些高校存在檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制不健全，缺乏有效的溝通渠道和信息共享平臺(tái)。這導(dǎo)致檔案信息的更新和傳遞滯后，無法滿足業(yè)務(wù)部門對(duì)實(shí)時(shí)信息的需求。例如：某高校干部人事檔案由組織部檔案室保管，無論是組織部的黨員管理、干部管理工作還是人事處的工資和人才培養(yǎng)工作均需要利用到檔案中記錄的干部信息，由于傳統(tǒng)方式的限制，當(dāng)檔案室對(duì)干部的“三齡兩歷一身份”認(rèn)定之后，無法及時(shí)有效地將修改過后的干部信息進(jìn)行實(shí)時(shí)共享和更新，從而導(dǎo)致記錄錯(cuò)誤信息的工資表、干部任免審批表、《入黨志愿書》等材料又反復(fù)回到檔案中。三是高校干部人事檔案工作存在檔案信息統(tǒng)計(jì)形式單一、方法落后、效率低下的問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管模式下，人工逐卷翻閱、提取干部的信息并錄入電子表格的方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且極易出錯(cuò)，嚴(yán)重影響了檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性[1]。

二、數(shù)字化背景下干部人事檔案的數(shù)據(jù)化和安全化

（一）0CR文字識(shí)別技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化

1.0CR文字識(shí)別技術(shù)在檔案中運(yùn)用的現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化時(shí)代的來臨，OCR文字識(shí)別技術(shù)開始被應(yīng)用在不同的方面，并在紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化方面發(fā)揮著越來越重要的作用。目前，這項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了令人矚目的進(jìn)展，能夠高效、精準(zhǔn)地將紙質(zhì)檔案中的文字、表格、圖像等內(nèi)容轉(zhuǎn)換為可編輯、可搜索的數(shù)字格式，并且直接儲(chǔ)存在電腦當(dāng)中。在實(shí)際應(yīng)用中，高校及其他機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始廣泛采用OCR技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和識(shí)別。這項(xiàng)技術(shù)不僅可以幫助機(jī)構(gòu)節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，避免檔案出現(xiàn)丟失等情況。與此同時(shí)，還能夠提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確性。通過將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，高?？梢愿颖憬莸毓芾?、共享和利用檔案信息，從而提升工作效率和服務(wù)水平。

2.實(shí)現(xiàn)信息資源提取的方法

利用OCR文字識(shí)別技術(shù)進(jìn)行信息資源提取，是當(dāng)前一種十分常見且有效的方式。首先，OCR技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)文檔中的文字內(nèi)容準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文檔，確保信息資源的數(shù)字化。在這個(gè)數(shù)字化的存儲(chǔ)過程中，人們可以通過掃描紙質(zhì)文檔并使用OCR軟件進(jìn)行文字識(shí)別來實(shí)現(xiàn)。其次，利用OCR技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的數(shù)據(jù)提取。工作人員可以設(shè)置OCR軟件的參數(shù)和規(guī)則，使其能夠快速地識(shí)別電子人事檔案中的關(guān)鍵信息，例如姓名、性別、出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱、家庭成員信息等，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的自動(dòng)化提取和分類。這樣的自動(dòng)化過程，能夠大大地提高工作效率，節(jié)省人力成本。此外，OCR技術(shù)被應(yīng)用在工作中，還可以實(shí)現(xiàn)多語言文字識(shí)別，可以準(zhǔn)確識(shí)別和提取不同語種的文檔內(nèi)容，滿足不同語種信息資源的處理需求。OCR文字識(shí)別技術(shù)還可以結(jié)合文本分析和挖掘技術(shù)，進(jìn)一步提高信息資源的利用價(jià)值。通過對(duì)提取的文本數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，可以發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢(shì)，為決策提供更加準(zhǔn)確的支持和參考。

3.元數(shù)據(jù)安全保存的必要性

元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的組織、數(shù)據(jù)域及其關(guān)系的信息，反映了數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、特征、關(guān)系、管理等。所以做好元數(shù)據(jù)的安全保存工作是十分必要的，對(duì)于高校而言，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)采取相應(yīng)的措施和技術(shù)手段，確保干部人事檔案元數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，這樣也能夠?yàn)閿?shù)據(jù)管理和利用提供保障。一是做好元數(shù)據(jù)安全保存工作，可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可信度。通過保存元數(shù)據(jù)，能夠快速地追蹤到數(shù)據(jù)的來源和歷史變更情況，為數(shù)據(jù)的使用提供可靠的參考依據(jù)。二是元數(shù)據(jù)的安全保存，也是保證數(shù)據(jù)管理具備合規(guī)性的基礎(chǔ)。通過合理地管理元數(shù)據(jù)，可以更好地監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的使用情況，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露和濫用問題，保障數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。三是元數(shù)據(jù)的安全保存工作，能夠使得數(shù)據(jù)的檢索和共享獲得可靠的支持。通過元數(shù)據(jù)的標(biāo)記和索引，人們能夠快速地定位到自身所需要的數(shù)據(jù)，提高了數(shù)據(jù)的可訪問性和可用性[2]。

（二）區(qū)塊鏈技術(shù)將數(shù)據(jù)安全化

1.區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案中運(yùn)用的現(xiàn)狀

干部的人事檔案是評(píng)定組織選拔和任用干部的重要指標(biāo)，內(nèi)容詳細(xì)記錄了干部在政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績(jī)成果、獎(jiǎng)懲情況等方面的信息。在高校干部的人事檔案中也包含了教職員工的科研成果、專業(yè)職稱評(píng)聘、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等信息，對(duì)于高校教師具有重要意義。當(dāng)前來看，部分高校因?yàn)橛兄銐虻馁Y金與人力支持，已經(jīng)開始嘗試將檔案信息存儲(chǔ)在區(qū)塊鏈上。通過將檔案信息以區(qū)塊的形式記錄在區(qū)塊鏈上，可以確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可信度。每個(gè)區(qū)塊都包含了前一個(gè)區(qū)塊的哈希值，這樣可以保證任何人都無法篡改已經(jīng)記錄在區(qū)塊鏈上的信息，保障了檔案信息的完整性和真實(shí)性。此外，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用還可以對(duì)檔案信息完成去中心化管理工作，主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理工作的開展，往往需要依賴中心化的機(jī)構(gòu)或部門對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，因此存在單點(diǎn)故障和數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。而采用區(qū)塊鏈技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)去中心化的檔案管理，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都存儲(chǔ)有完整的檔案信息，提高了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

2.實(shí)現(xiàn)檔案信息安全的方法

區(qū)塊鏈技術(shù)作為一種去中心化技術(shù)，具有不可篡改的特性。將其運(yùn)用于干部人事檔案管理領(lǐng)域，可以有效保障人事檔案信息的安全性。首先，利用區(qū)塊鏈技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的加密存儲(chǔ)，每個(gè)檔案信息都以區(qū)塊的形式記錄在區(qū)塊鏈上，并經(jīng)過加密處理，只有授權(quán)用戶才能解密訪問，確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護(hù)。其次，區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化管理機(jī)制，為高校檔案信息的安全性提供了保障，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都存儲(chǔ)有完整的檔案信息，即使有些節(jié)點(diǎn)的部分受到損壞或攻擊，其他節(jié)點(diǎn)仍然可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性。因此，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用，可以為高校建立起安全、可靠的人事檔案信息管理系統(tǒng)，通過加密存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)不可篡改和去中心化管理等方法，也能保證檔案信息的安全性[3]。

三、高校干部人事檔案信息資源整合的路徑和策略

在數(shù)字化背景下，高校干部人事檔案的信息資源整合工作非常重要，需要通過合理的措施來實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，為檔案管理及開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。具體來說，對(duì)于檔案信息資源的整合，需要從以下方面著手。

（一）制定檔案信息資源整合方案

在高校干部人事檔案信息資源的整合工作中，需要先做好方案制定，明確基本的目標(biāo)和方案，為相關(guān)工作的開展創(chuàng)造基本的前提條件。首先，要明確干部人事檔案信息資源整合的目標(biāo)。對(duì)于高校而言，干部人事檔案信息資源，是服務(wù)于檔案管理、人事管理、職稱晉升、思政黨建等方面的重要資源。在對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行整合時(shí)，就需要以這些方面的需求為導(dǎo)向，進(jìn)一步明確檔案信息資源整合的目標(biāo)，包括整合特定類型的信息、特定時(shí)間段的信息等。只有明確目標(biāo)，才能為工作開展指明方向。其次，制定干部人事檔案信息資源整合的方案。在明確工作目標(biāo)的基礎(chǔ)上，需要制定相應(yīng)的工作方案，這就需要明確搜集、整理檔案信息資源的時(shí)間、方式、人力安排、流程和步驟、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等。將這些方面的要求進(jìn)行細(xì)化明確，形成具體的工作方案，可以對(duì)干部人事檔案信息資源的整合起到指導(dǎo)作用。

（二）檔案信息資源的收集與整理

在明確整合目標(biāo)和方案的基礎(chǔ)上，就可以進(jìn)一步切入到具體的工作實(shí)踐當(dāng)中。首先，進(jìn)行干部人事檔案信息資源的收集。干部人事檔案信息資源所涉及的內(nèi)容其實(shí)很多，但是目前檔案中所包含的信息資源，并沒有實(shí)現(xiàn)完全覆蓋，比如思政黨建這個(gè)方面，在檔案中的內(nèi)容就不多。所以，檔案管理人員需要先對(duì)當(dāng)前檔案中存在的信息疏漏進(jìn)行分析，然后針對(duì)性來搜集相關(guān)的信息資源。比如思政黨建方面的信息資源，就要通過思政黨建部門獲取相應(yīng)的信息，補(bǔ)充到檔案之中。對(duì)于一些其他方面的信息資源，也要盡可能搜集，確保信息資源完整。其次，要做好檔案信息資源的整理及歸檔。在搜集到相應(yīng)的檔案信息資源以后，需要進(jìn)行分類整理工作，根據(jù)信息資源的類型、時(shí)間、項(xiàng)目等方面進(jìn)行分類劃分，并根據(jù)文件的相似性將其歸類入檔。

（三）檔案信息資源的識(shí)別和保存

在將檔案信息資源進(jìn)行歸檔以后，還需要進(jìn)行信息識(shí)別和保存。一方面，進(jìn)行檔案信息的識(shí)別。在資料分類整理完畢后，需要細(xì)致地對(duì)資料中的信息進(jìn)行甄別和鑒定。首要任務(wù)是驗(yàn)證資料信息的真實(shí)性，排除任何不真實(shí)的數(shù)據(jù)，并對(duì)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)，通過與相關(guān)單位或人員的溝通確認(rèn)其準(zhǔn)確性。同時(shí)，需要識(shí)別并消除重復(fù)的數(shù)據(jù)，以確保信息的唯一性和準(zhǔn)確性。此外，對(duì)檔案資料的歸類進(jìn)行審查，確保歸類的正確性。對(duì)于歸類錯(cuò)誤的資料，必須進(jìn)行調(diào)整并重新歸檔，以保證檔案的有序性和準(zhǔn)確性。另一方面，關(guān)于檔案資料的保存。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)確保其存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火且防潮，從而避免檔案受到損害。而對(duì)于數(shù)字化的檔案資料，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的防護(hù)工作，并進(jìn)行定期備份，以確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。

（四）構(gòu)建數(shù)字化管理體系

高校干部人事檔案的整合工作必須與時(shí)俱進(jìn)，向數(shù)字化、智能化的方向邁進(jìn)。首先，要積極推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。針對(duì)各類紙質(zhì)檔案，可借助OCR文字識(shí)別技術(shù)，精確提取并轉(zhuǎn)化其中的文字信息為數(shù)字化形式，從而實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化。其次，為了更有效地管理這些數(shù)字化檔案，高校應(yīng)構(gòu)建專門的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)應(yīng)集成檔案資料搜集、自動(dòng)分類、信息識(shí)別等多項(xiàng)功能，實(shí)現(xiàn)檔案處理的自動(dòng)化，從而大幅縮短處理時(shí)間，提高整體工作效率。最后，鑒于數(shù)字信息的易修改性，必須加強(qiáng)對(duì)原始數(shù)據(jù)的管理，以確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。在這方面，可以采用區(qū)塊鏈技術(shù)來增強(qiáng)原始數(shù)據(jù)的安全性。通過區(qū)塊鏈技術(shù)，能夠依托其唯一性和不可篡改性，為檔案原始數(shù)據(jù)提供堅(jiān)實(shí)的安全保障。

結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化背景下，高校干部人事檔案信息資源的整合是一個(gè)不斷迭代和發(fā)展的過程。未來，隨著科技的不斷進(jìn)步和高校管理模式的不斷創(chuàng)新，我們可以期待干部人事檔案信息資源整合的進(jìn)一步深化和完善。通過不斷加強(qiáng)跨部門合作、優(yōu)化數(shù)據(jù)管理機(jī)制、引入先進(jìn)的信息技術(shù)等手段，高?？梢詫?shí)現(xiàn)信息資源的共享和利用，提高管理效率和服務(wù)水平，為自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

參考文獻(xiàn)

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[2]歐陽海琴.高質(zhì)量發(fā)展背景下高校干部人事檔案信息資源開發(fā)利用面臨的困境及對(duì)策：以貴州大學(xué)為例[J].辦公自動(dòng)化，2023，28（4）：53-55，18.

[3]歷佳.普通高校干部人事檔案管理系統(tǒng)智能化模式建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2022（1）：67-68.

作者簡(jiǎn)介：楊永軍（1994— ），男，漢族，貴州福泉人，黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院，助理館員，本科。

研究方向：干部人事檔案管理，檔案信息化，檔案信息資源開發(fā)等。

王紹芬（1983— ），女，漢族，貴州凱里人，黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院，館員，本科。

研究方向：干部人事檔案管理。

陳琳（1983— ），女，侗族，貴州天柱人，黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副研究館員，本科。

研究方向：高校綜合檔案管理及利用。

李若寧（1990— ），男，苗族，貴州雷山人，黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，本科。

研究方向：臨床醫(yī)學(xué)職業(yè)教育教學(xué)。

基金項(xiàng)目：黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院2022年度院級(jí)科研課題“基于數(shù)字化背景下高校干部人事檔案信息資源整合的路徑和策略研究”（項(xiàng)目編號(hào)：22zyyjzd02）。