高校科研實施GJB9001C-2017標準管理評審要點

【摘要】隨著國家大力實施質量強國戰(zhàn)略，越來越多的高校積極主動建立基于GJB9001標準的質量管理體系，管理評審作為運行質量管理體系過程中一項關鍵的質量活動，是對高校自身質量管理體系建設的重要保障手段，本文通過分析高校在實施管理評審時存在的問題和原因，進而提出通過選擇合適的評審方法、增加管理評審的機會、提供真實的評審輸入和輸出信息以及采取有效的糾正和預防措施等達到開展管理評審的真正目的。

【關鍵詞】高?？蒲衸質量體系|管理評審

隨著國防科技工業(yè)的快速發(fā)展，高校承擔國防科研項目和生產(chǎn)任務日益增多，在國家大力實施質量強國戰(zhàn)略的背景下，深入開展質量提升行動，越來越多的高校積極主動建立基于GJB9001標準的質量管理體系，以確保國防科研項目順利實施，推動自身國防科研的質量保障體系的建設和維護，保障國防科研產(chǎn)品的質量和性能。

GJB9001C-2017《質量管理體系要求》標準作為裝備科研生產(chǎn)領域的一種強制性認證制度[1]，是在充分借鑒最新的國際標ISO9000：2015及國家標準GB/T19001-2016的內(nèi)容，系統(tǒng)總結GJB9001B標準在建立、運行、控制、改進等方面的經(jīng)驗教訓的基礎上，緊密結合國內(nèi)外、軍內(nèi)外先進的質量管理理念和管理模式的創(chuàng)新性質量管理體系標準[2]。

一、管理評審目的和特點

（一）目的和特點

管理評審作為運行質量管理體系過程中一項關鍵的質量活動，是對高校自身質量管理體系建設的重要保障手段，其目的是保證質量管理體系持續(xù)運行的適宜性、充分性和有效性，以達到規(guī)定的質量目標，并與高校的戰(zhàn)略方向保持一致。

管理評審是將體系作為討論和審查對象，審查體系的規(guī)定是否完全滿足法規(guī)標準、是否充分全面、是否對高校預期的質量目標有促進、是否存在阻礙、是否存在可以持續(xù)改進、提高的地方。管理評審工作屬于體系的PDCA的A環(huán)節(jié)，是持續(xù)提高的階段，具有長遠性和戰(zhàn)略性，以及從戰(zhàn)略的眼光和高度審時度勢、隨機應變、科學決策學校的發(fā)展方向。學校通過開展管理評審，有助于質量管理體系的有效運行和持續(xù)改進。

（二）評審程序

1.計劃

管理評審分為定期管理評審和專題管理評審，定期管理評審一般一年一次（不超過12個月），通常是結合年度工作總結時開展。如果學校產(chǎn)品和服務發(fā)生重大質量事故，質量管理體系發(fā)生重大變化，外部審核或其他法律法規(guī)規(guī)定的審核時發(fā)現(xiàn)質量管理體系有嚴重不合格時，學校應及時進行專題管理評審。

質量體系管理部門制定評審計劃，明確本次管理評審工作的相關安排，經(jīng)管理層審核批準，發(fā)給參加評審的有關部門和課題組。管理評審的計劃按照GJB9001C-2017標準的要求通常包括：評審時間、目的、范圍和依據(jù)、參加評審的部門（人員）、評審內(nèi)容及評審輸入文件的準備等，“管理評審計劃”需提前半個月下達。

2.輸入

管理評審的輸入是指在進行管理評審過程中，需要收集、分析和討論的信息和數(shù)據(jù)。這些輸入是為了對學校的管理體系、活動和過程進行全面、客觀和有效評估，從而發(fā)現(xiàn)問題、確定改進方向和采取措施，包括進行必要的變更[3]。

各職能部門按管理評審計劃的要求及各自的質量職責，準備專題文件和資料，輸出內(nèi)容應當涵蓋上年度管理評審中糾正和預防措施的實施情況，與體系相關的內(nèi)外部因素的變化是否識別，有關質量管理體系績效信息，人、財、物等資源是否充分性，應對風險和機遇所采取的措施是否有效，產(chǎn)品質量經(jīng)濟性分析，如何改進等。

3.輸出

通過評審會議對各部門編制的輸入資料進行評議，對不適宜體系持續(xù)發(fā)展的問題提出糾正和預防措施。評審結束后，最高管理者應作出決策，質量體系管理部門負責會議的記錄，根據(jù)會議討論的情況，編制評審報告，其內(nèi)容包括：評審的范圍和依據(jù)、時間、主持人和參加人員、評審的綜述及評審的結論（包括對質量管理體系適宜性、充分性和有效性的評價，對方針、目標適宜性的評價）、為確保質量管理體系有效性的持續(xù)改進而作出的有關決定和改進要求。

4.改進

管理評審報告中提出的改進意見，由責任部門負責填寫改進措施表，制定具體改進措施并予以實施，學校的質量體系管理部門要對責任部門實施糾正和預防措施的情況進行跟蹤檢查，跟蹤情況填入改進措施表，并向最高管理者報告驗證的結果。

一般來說，管理評審報告中明確的改進要求較為宏觀，因此，責任部門一般都要制定較為詳細的改進計劃或實施方案。若責任部門直接在工作中按改進要求改進，但未能提供相關成文信息（包括文件和記錄），則難以有說服力，不僅在接受外部審核時難以讓人信服，就算是驗證改進要求執(zhí)行情況的學校質量管理部門，也很難驗證通過。對于管理評審中提出糾正、預防措施，質量管理部門應重點監(jiān)視、跟蹤其改進情況。責任部門實施完相關整改要求后，質量管理部門應進行驗證，并要求責任部門提供相關證據(jù)，方可關閉該問題。

二、高校實施GJB9001C-2017標準管理評審存在問題及原因

高校的主要任務是教書育人和科學研究，因其在辦學目標、編制體制、人員管理等方面的特殊性，實施管理評審是容易出現(xiàn)領導層不重視和參與積極性不高、評審會議走過場、評審計劃和輸入不全面、評審輸出脫離學校實際等各方面問題。

（一）領導層重視度和參與度不高

在高校的質量管理體系組織機構架構中，通常最高管理者為校長，管理者代表或分管質量校領導為分管科研的副校長，校領導不僅要負責涉及學校整體發(fā)展的重要工作，還要分管其他職能部門和二級學院，質量知識匱乏，對質量工作不夠重視，無法將質量工作融入學校的發(fā)展任務中，甚至缺席評審會議。導致其他職能部門和課題組同樣不重視管理評審，讓管理評審成為應付走過場，難以實現(xiàn)管理評審的真正目標。

（二）評審計劃不周全

在《質量管理體系要求》GJB9001C-2017標準中規(guī)定：“最高管理者應按照策劃的時間間隔對組織的質量管理體系進行評審，以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，并與組織的戰(zhàn)略方向保持一致[4]。產(chǎn)品和服務發(fā)生重大質量事故，組織的質量管理體系發(fā)生重大變化，組織應及時進行專題管理評審”。在實際操作中，通常都能做到定期即在年度開展管理評審，但是由于學校人員編制方面等原因，負責質量的管理人員通常都是身兼數(shù)職，還要負責國防科研項目管理和保密管理等工作，而忽視在某些特定時刻要進行“專題管理評審”計劃的情況，導致管理評審實施不及時。

（三）評審輸入內(nèi)容不全面

《質量管理體系要求》GJB9001C-2017標準9.3.2中明確規(guī)定管理評審輸入應考慮八個方面的內(nèi)容，由于高校人員和科研項目種類眾多，而涉及到體系的人員和需要按照標準執(zhí)行的科研生產(chǎn)項目極少等特殊性，在高?？蒲猩a(chǎn)實施標準的實際體系運行中，容易發(fā)生遺漏現(xiàn)象，輸入內(nèi)容不全面主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.與高校相關的內(nèi)外部因素的變化不及時識別

學校所處的內(nèi)外部環(huán)境是不斷變化的，對于高校來說外部因素的變化有法律法規(guī)的變化、政策要求的變化、自然環(huán)境的變化、社會文化環(huán)境的變化、競爭力的變化等。內(nèi)部因素變化主要是針對“人、機、料、法、環(huán)”以及法律地位或組織結構的變化等，如：內(nèi)部人員變動，包括教職工的離職、退休及新員工的入職；科研生產(chǎn)設備設施的更新、改造；產(chǎn)品的升級換代；供應商的變更；科研生產(chǎn)環(huán)境場所的變化等。

由于普通高校需要按照GJB9001C-2017來開展科研生產(chǎn)的項目是極少數(shù)的，涉及到質量管理體系的科研生產(chǎn)人員大都不足百人，而體系是建立在學校層面，存在只識別涉及標準體系的科研生產(chǎn)的內(nèi)外部因素，而忽視體系外與學校相關的內(nèi)外部因素變化情況。

2.風險和機遇的識別不準確

學校在策劃質量管理體系時，需要對影響學校發(fā)展目標、戰(zhàn)略方向、質量管理體系等風險進行識別，從而確定需要應對風險和機遇的措施。對高校相關風險和機遇的識別不準確，會直接影響質量管理體系預期結果的實現(xiàn)，增加有利的影響，減少不利因素，實現(xiàn)持續(xù)改進等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。

3.過程績效指標和統(tǒng)計有遺漏

過程績效統(tǒng)計是管理評審輸入信息中涉及面最廣、信息量最大的一項工作，它需要對體系內(nèi)各部門所有與體系相關的工作設定明確的目標和指標，這些目標和指標應該與質量管理體系的要求相符，并能夠被量化和衡量。明確的目標和指標可以幫助教職工明確工作重點，提高工作效率。易出現(xiàn)遺漏的績效過程有風險和機遇策劃、知識管理、成文信息管理和質量信息管理等，其主要原因是對標準掌握不全面、理解不透徹以及工作的疏忽。

（四）評審輸出內(nèi)容不切實際

從外審時發(fā)現(xiàn)，專家在審核這些輸出記錄時，著重檢查管理評審記錄中高層參與的內(nèi)容，以此來判斷最高管理者和管理者代表對于質量管理體系的重視程度。資源需求是高校是否重視質量管理體系建設和體系運行有效性的重要參考值[5]，評審時避重就輕，避實就虛，“雷聲大雨點小”，提出的問題多，而落實改進的少；評審結論“兩張皮”內(nèi)外有別；評審輸出提出的改進措施比較抽象，多為“加強管理、提高意識、組織培訓等”；這些都是高校在管理評審的記錄中容易出現(xiàn)的問題。

三、高校實施GJB9001C-2017標準管理評審的優(yōu)化與改進

思想觀念是行為的先導，只有樹立現(xiàn)代質量管理觀念，通過長期地積累、學習和探索，才能不斷地在工作中發(fā)現(xiàn)并改進管理評審中存在的問題，達到開展管理評審的真正目的，從而實現(xiàn)體系的持續(xù)改進和有效運行。

（一）選擇合適的管理評審方法

管理評審方法的選擇應以有效和適宜，且能達到評審目的和要求為準則，一般有專題研討法和集體討論法。

專題研討法是通過匯總輸入信息，再進行綜合對比分析評價，對所需評審的內(nèi)容分成幾個小專題（如人員和物資、財務、設計開發(fā)、環(huán)境過程等），事先由各職能部門和課題組進行專題研討后，分別形成各類專題小報告，最后由質量體系管理部門匯總后報送最高管理者審定并決議，形成最終的總的管理評審報告。這種方法專業(yè)性強，有一定的深度，適合于體系范圍廣，涉及人員多的學校。

集體討論法是在評審會議前根據(jù)各職能部門和課題組匯總的輸入信息，由質量管理體系管理部門列出所有需要在評審會議上討論的實際或潛在的議題[6]，同時分發(fā)給相關職能部門和課題組，再通過在會議上進行討論，最后將討論的結果形成最終的評審報告[7]。這種方法要求最高管理者權衡利弊，最終作出明智且具有影響力的決策。此法適用體系范圍小，涉及人員少的學校。

在質量管理體系的實際運行中，無論選擇哪種評審方法，會后都需要進行總結，形成記錄。

（二）及時識別與學校相關的各類因素

學校處于動態(tài)變化的社會環(huán)境中，內(nèi)外部因素隨時都在變化，內(nèi)部因素如組織機構的變更、設備老化、技術落后、資金短缺、競爭力差、產(chǎn)品質量出現(xiàn)異常狀況等，外部因素如新的法律法規(guī)出臺、行業(yè)政策變化、新的市場變化、產(chǎn)品的變更、新的競爭對手、突發(fā)事件等。各類因素的變化都會對質量管理體系產(chǎn)生影響，對學校帶來新的機遇和挑戰(zhàn)，質量管理部門需要實時跟蹤驗證。

（三）增加管理評審的機會

學校的質量管理部門應根據(jù)學校的變化調(diào)整管理評審的計劃，如管理層預先識別風險（包括法律風險、環(huán)境風險、安全風險和產(chǎn)品風險等），分析發(fā)生風險的概率及其影響，使風險消除或降低至可控范圍內(nèi)；體系發(fā)生重大變化等；都需要適時增加評審的機會，組織開展臨時性管理評審，以便及時評價質量方針和質量目標，以及體系的適宜性、充分性和有效性。

（四）提供真實的評審輸入和輸出信息

各職能部門和課題組應當圍繞質量管理體系的實際運行狀況提供輸入信息，只有為管理評審提供真實準確的輸入信息，才能確保開展有效的管理評審。評審輸出是評審會議結束后討論的結果，是學校管理層對質量管理體系共同作出的戰(zhàn)略性決議，應從體系的實際運行狀態(tài)總結出適合自身持續(xù)發(fā)展的改進[8]。

（五）采取有效的糾正和預防措施

評審會議后形成改進決定和糾正預防措施，通常包括質量方針和目標的改進、維持體系過程的有效性、與顧客要求有關產(chǎn)品相關的、資源需求等方面。這些改進可能是已發(fā)生問題的，也可能是潛在的問題，要根據(jù)不同的情況采取相應的措施。

實施糾正和預防措施的責任單位首先要認真分析原因，根據(jù)原因來制定計劃，可以是短期能解決的，也可以是需要較長期解決的。在糾正和預防措施實施過程中學校的質量體系管理部門要實時跟蹤驗證，重點關注是否在規(guī)定日期前制定了改進計劃、各項措施是否落實、效果如何、其過程是否形成記錄，并附上相應的證明附件，如會議記錄和照片、培訓簽到和記錄、培訓有效性評價、舉一反三情況、修改的文件及其審批記錄等，形成一套完整的記錄。

四、結語

高校在國防科研項目中實施GJB質量管理體系是當今高校向國防領域發(fā)展的必然選擇，這個實施過程要循序漸進，管理評審是GJB質量管理體系審核的關鍵部分，也是質量管理體系建設中自我改進和自我完善的關鍵。對高校而言，認識管理評審的重要性，實事求是地組織開展管理評審，是一個需要不斷優(yōu)化和逐步提高的過程。中國軍轉民

參考文獻

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[2]劉海龍.基于GJB9001C的質量管理體系運行有效性及提升策略研究[D].天津：天津大學，2020.

[3]陳祁.新資質認定評審準則要求下做好管理評審的輸入[J].化工管理，2024（16）：9-11.

[4]GJB9001C-2017.質量管理體系要求[S].

[5]劉征，羅林波，李想姣，等.高校質量管理體系建設中管理評審的幾點思考[J].商，2012（15）：199-200.

[6]蔡璇.淺析檢驗檢疫實驗室管理評審的關鍵控制點[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理，2008（2）：47-48.

[7]體系審核與管理評審常見問題點及其應對[EB/OL].[2020-05-17].http：//www.sohu.com/a/395827813_702317.

[8]陳佛星.XXX公司執(zhí)行EQS管理模式的實證分析[D].上海：復旦大學，2007.

（作者簡介：謝娟，南京工業(yè)大學科學研究院項目主管，工學碩士，研究方向為項目管理和質量體系）