城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題探討

唐燕

摘 要：在城建檔案利用服務(wù)中，網(wǎng)絡(luò)化逐步融入到數(shù)字化城建檔案，互聯(lián)網(wǎng)成為了數(shù)字信息交流的新平臺(tái)，讓城建檔案的利用與信息交流形式有了巨大變化。同時(shí)，利用更加先進(jìn)的掃描壓縮、縮微還原、復(fù)圖復(fù)印、彩繪打印、拷貝刻錄等聯(lián)機(jī)設(shè)備，能夠滿足社會(huì)各領(lǐng)域?qū)Τ墙n案的需求。因此，通過(guò)加快數(shù)字化城建檔案建設(shè)，能夠讓城建檔案利用服務(wù)再上新臺(tái)階。本文主要就城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際情況，提出合理改善措施。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化；信息技術(shù)；城市化

自我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立以來(lái)，新時(shí)期社會(huì)進(jìn)步飛快，城市建設(shè)也獲得了廣闊的發(fā)展空間，城市化腳步越來(lái)越快。城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)中，建筑工程規(guī)模和數(shù)量不斷增加，為了確保城市建設(shè)活動(dòng)有序開(kāi)展，需要全面開(kāi)展城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和便捷存儲(chǔ)，為城市建設(shè)規(guī)劃提供更為科學(xué)合理的參考依據(jù)，推動(dòng)城市化建設(shè)和發(fā)展。由此看來(lái)，加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開(kāi)展具有一定參考價(jià)值。

1城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)具有十分廣闊發(fā)展前景的行業(yè)，在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，仍然有許多缺陷和不足有待進(jìn)一步完善。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于傳統(tǒng)的城建檔案管理方法需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，需要人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時(shí)，由于檔案資料自身具有分散性特點(diǎn)，所以對(duì)信息資源的整合和查找只能依靠人工實(shí)現(xiàn)，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統(tǒng)性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區(qū)域，檔案館之間的檔案資料調(diào)度和查閱較困難，需要占用大量的存儲(chǔ)空間。數(shù)字化城建檔案能夠有效改善此類問(wèn)題，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享和存儲(chǔ)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。

2城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1檔案查詢利用方式落后

城建檔案仍然采用原來(lái)的查詢利用方法，無(wú)法提升檔案信息服務(wù)的時(shí)效性與社會(huì)效益。很多地區(qū)的檔案館主要依靠用戶親自上門查找和電話咨詢，檔案檢索也是一級(jí)一級(jí)查找，很不方便。檔案利用以用戶復(fù)制、摘抄、閱讀等為主，檔案服務(wù)以用戶主動(dòng)上門查詢?yōu)橹鳎瑱n案利用部門工作被動(dòng)，積極性不強(qiáng)。這種低效、被動(dòng)、落后的服務(wù)，影響了檔案利用的時(shí)效性，阻礙了檔案社會(huì)效益的提升。

2.2管理信息的泄露

城建檔案是城市規(guī)劃、城市建設(shè)的重要依據(jù)，為城市規(guī)劃提供有效的歷史信息，為城市建設(shè)給予必要的指導(dǎo)。但城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對(duì)外公布的資料外，大部分資料是要進(jìn)行嚴(yán)密管理的，不得泄露。但利用數(shù)字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會(huì)對(duì)城建檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，對(duì)信息進(jìn)行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對(duì)于紙質(zhì)檔案資料的管理，數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應(yīng)重視信息的安全。

2.3檔案收集滯后，內(nèi)容不全

城建管理部門在開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量城建文件資料，包括紙質(zhì)材料、電子文件材料等，如工程設(shè)計(jì)的CAD制圖等。但是在當(dāng)前報(bào)檔過(guò)程中，只報(bào)送了紙質(zhì)材料與聲像材料檔案，沒(méi)有報(bào)送電子文件材料，仍然采用傳統(tǒng)檔案報(bào)送管理方法，無(wú)法與城建管理部門數(shù)字化進(jìn)程保持同步。從檔案內(nèi)容上看，顯得不夠完整，連續(xù)性差，跟不上動(dòng)態(tài)發(fā)展的城市建設(shè)步伐。城建活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，工程管理、維修、改建、擴(kuò)建等都有著完整性與連續(xù)性特點(diǎn)，這些變化應(yīng)在檔案中準(zhǔn)確反映出來(lái)。特別是對(duì)綜合管網(wǎng)工程和地下管線等必須盡快補(bǔ)充完整，認(rèn)真記錄，為城市地理信息系統(tǒng)建設(shè)提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3數(shù)字化城建檔案建設(shè)的對(duì)策

3.1做好全面規(guī)劃

城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項(xiàng)十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對(duì)檔案館內(nèi)部的信息資源儲(chǔ)藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點(diǎn)，根據(jù)檔案類型有針對(duì)性地開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)。

3.2建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案的資源共享，需要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。建立城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，主要是包括對(duì)數(shù)字化檔案管理規(guī)范和信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網(wǎng)站管理的相關(guān)說(shuō)明。數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，可以為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供更為充分的參考依據(jù)。

3.3人力資源建設(shè)

很多地區(qū)在數(shù)字化城建檔案館建設(shè)期間，面臨著信息技術(shù)人員匱乏的問(wèn)題，所以應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，打造一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，確保其知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，具備豐富的檔案管理知識(shí)，并能夠勇于開(kāi)拓創(chuàng)新。安排上崗的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)要全面，信息意識(shí)敏銳，信息能力較強(qiáng)。此外，還要加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)工作力度，根據(jù)各層次與業(yè)務(wù)需求，讓相關(guān)人員盡快掌握新設(shè)備的使用方法，為數(shù)字化城建檔案的建設(shè)與運(yùn)行奠定人才基礎(chǔ)。

3.4基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字化城建檔案需要在一定空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上，建立應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)和空間數(shù)據(jù)庫(kù)，提升對(duì)城市建設(shè)的服務(wù)水平?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，其中硬件環(huán)境包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件平臺(tái)、辦公環(huán)境建設(shè)、現(xiàn)代化庫(kù)房建設(shè)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字化處理等設(shè)備。軟件建設(shè)應(yīng)考慮到實(shí)際需求，采用先進(jìn)技術(shù)，建立大規(guī)模并發(fā)訪問(wèn)的服務(wù)管理系統(tǒng)、大容量的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)。管理軟件不僅要有業(yè)務(wù)管理與檔案利用服務(wù)等功能，還要和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，形成數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)輸出等過(guò)程的應(yīng)用。在數(shù)字化城建檔案館建設(shè)過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是基礎(chǔ)，包括檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)。

3.5數(shù)字信息資源建設(shè)

從本質(zhì)上看，數(shù)字化城建檔案館是大信息容量系統(tǒng)，整合了各種類型的信息，包括對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)、管理，形成一個(gè)社會(huì)綜合信息資源庫(kù)，同時(shí)可以在海量信息數(shù)據(jù)庫(kù)中提取有價(jià)值的信息，讓社會(huì)各界對(duì)檔案信息資源的需求得到滿足。檔案來(lái)源與采集范圍如下：傳統(tǒng)城建檔案館館藏、立檔單位的文件材料、具備檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫(kù)和互聯(lián)網(wǎng)中有檔案價(jià)值的信息等。如ASCII的文本文件、專業(yè)圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數(shù)據(jù)形式，都在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立和存貯。地理信息也是數(shù)字化城建檔案的另一特征，主要以地理信息系統(tǒng)技術(shù)為支撐，建立地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，讓城市規(guī)劃建設(shè)管理現(xiàn)代化的辦公決策有可靠的依據(jù)。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過(guò)程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問(wèn)題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對(duì)性地開(kāi)展工作。

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