高?；n案管理工作的再認(rèn)識(shí)

摘 要：高?；n案是校園建設(shè)的歷史見證，是管理部門開展審核、稽查、管理、驗(yàn)收以及學(xué)校將來維修乃至改建擴(kuò)建的重要依據(jù)。不僅對(duì)同類項(xiàng)目建設(shè)有借鑒的樣板作用，也是維護(hù)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)。因此了解基建檔案的管理現(xiàn)狀、掌握其內(nèi)容、特性，對(duì)做好歸檔工作很有必要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高?；?再認(rèn)識(shí)

1 高校基建檔案概念

高?；n案就是高等院校為了建設(shè)校園、美化適宜教學(xué)科研的工作環(huán)境、創(chuàng)造濃厚的學(xué)術(shù)文化氛圍而實(shí)施的一系列基本的重大的建設(shè)工程項(xiàng)目而產(chǎn)生的一些有保存價(jià)值的可以借鑒利用的歸檔資料，簡(jiǎn)稱為高?；n案。這些歸檔資料既有在基建工程進(jìn)展過程中直接形成的、有保存價(jià)值的行政審批文件、校園內(nèi)歷屆建筑物、構(gòu)筑物的各類設(shè)計(jì)和施工圖表，也有地上、地下水電暖氣管線等基本鋪設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維護(hù)、檢修活動(dòng)的直接記錄，還有一些聲像載體等材料。這些基建文件、規(guī)劃施工圖表等檔案是高校校園建設(shè)與發(fā)展的成長(zhǎng)見證和真實(shí)的歷史記錄。

2 基建檔案的“八個(gè)”內(nèi)容

高?；n案因基建工程項(xiàng)目不同，檔案內(nèi)容也有差異，一般可分為八大類：

1）依據(jù)性文件：主要是上級(jí)批復(fù)的項(xiàng)目建議書、任務(wù)計(jì)劃批文、審批表。規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門審批的文件。

2）基礎(chǔ)性文件：包括工程地質(zhì)、水文、氣象、地震勘察報(bào)告、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告及其說明文件，以及征地、拆遷安置等文件。

3）工程設(shè)計(jì)文件：包括項(xiàng)目的方案、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)及審批等文件。

4）工程管理文件：包括建筑紅線圖、建筑工程規(guī)劃許可證、施工許可證、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包合同、協(xié)議書、產(chǎn)權(quán)證書。

5）工程施工文件：土建工程及水、電、煤氣、暖氣等設(shè)備的安裝工程施工文件。具體有：（1）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求，圖紙會(huì)審紀(jì)要，設(shè)計(jì)變更及材料代用單等文件材料。（2）施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、技術(shù)措施、安全措施;（3）原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料;隱蔽工程驗(yàn)收記錄、混凝土、砂漿等配合比例以及試驗(yàn)報(bào)告，混凝土、砂漿試壓報(bào)告、鋼材機(jī)械性能試驗(yàn)報(bào)告，水泥、磚檢驗(yàn)報(bào)告、混凝土工程施工記錄、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄;（4）工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定報(bào)告、全部竣工圖紙;（5）單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)及綜合評(píng)定、觀感質(zhì)量評(píng)定等文件材料，工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料，施工技術(shù)總結(jié)等。（6）備案文件。

6）基建財(cái)務(wù)文件：包括工程預(yù)算、工程竣工結(jié)算、設(shè)計(jì)變更通知、審計(jì)結(jié)論、審計(jì)報(bào)告書等文件資料。

7）監(jiān)理文件：包括監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知、監(jiān)理工程評(píng)價(jià)及工程例會(huì)紀(jì)要。

8）施工圖紙。包括總平面布置竣工圖，建筑工程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖，室內(nèi)外各種管線設(shè)計(jì)圖，裝飾工程竣工圖;供水、排水工程圖，強(qiáng)電弱電鋪設(shè)工程圖，通風(fēng)、空調(diào)工程設(shè)計(jì)圖，以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖等。

3 高?；n案的“五”性與歸檔工作的關(guān)系

由于高校投資主體的多元化和管理的多重性，增添了檔案管理工作的復(fù)雜性和社會(huì)性。對(duì)高校基建檔案自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性都提出了較高要求。如果要對(duì)基建檔案的建設(shè)與管理開展與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化改進(jìn)，了解并抓住基建檔案的特點(diǎn)是十分必要的。

1）項(xiàng)目過程的完整性。基建檔案是在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的。包含了從醞釀項(xiàng)目的建議書，到開展項(xiàng)目的可行性研究、編制初步設(shè)計(jì)，到根據(jù)實(shí)際情況更改設(shè)計(jì)文件、開展地質(zhì)勘察、再到設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同，開展工程施工，最后竣工驗(yàn)收等整個(gè)過程形成的文件材料。如果檔案材料完整齊備，就能清楚地展現(xiàn)出整個(gè)工程的來龍去脈。如果檔案材料缺失，就會(huì)造成斷層情況，給今后檔案查找利用工作造成障礙。

2）項(xiàng)目文件來源的廣泛性?；?xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書到工程全面竣工驗(yàn)收，其材料來源涉及政府各部門的審批、設(shè)計(jì)部門的論證設(shè)計(jì)、施工單位的建設(shè)、監(jiān)理單位的監(jiān)理、質(zhì)檢部門的質(zhì)量評(píng)定以及供貨單位提供建筑材料和建筑設(shè)備的驗(yàn)收檢驗(yàn)材料，最后還有安全、消防等部門的鑒定性文件。這使得基建材料的來源具有了廣泛性、復(fù)雜性。廣泛性增加了文件收集工作的工作量;復(fù)雜性很容易造成缺檔、漏檔的隱患。這些都容易加大歸檔工作的難度。

3）項(xiàng)目文件數(shù)量的龐大性?；?xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專業(yè)技術(shù)活動(dòng)形成的檔案要多得多。項(xiàng)目文件數(shù)量的龐大性不僅增加了檔案收集工作的成本，往往也給檔案員的歸檔移交工作帶來很多不必要的麻煩，增添了檔案管理工作的難度。

4）項(xiàng)目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性?；n案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性雖說提高了基建檔案管理工作的層次和品位，但也相應(yīng)地增加了基建檔案管理工作的難度，同時(shí)也對(duì)管理人員的素質(zhì)提出了較高要求。特別是對(duì)后期歸檔組卷工作，如果具備建筑學(xué)、檔案學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)，面對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目龐大的一堆資料，組卷工作就顯得駕輕就熟;否則就有些力不從心，猶豫反復(fù)。文件材料的復(fù)雜性對(duì)排序編制頁碼工作、材料圖紙裝訂工作也是一個(gè)個(gè)令人棘手的難題。

5）項(xiàng)目檔案形成相對(duì)于工程進(jìn)度的滯后性。基建檔案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，它真實(shí)地反映基建工程內(nèi)容、過程和特征。基建竣工并不等于檔案收集工作結(jié)束，相反，基建工作竣工，只能說明檔案收集工作開始。作為基建檔案管理的特殊性，建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)，按照竣工檢查程序整理好資料進(jìn)行驗(yàn)收。當(dāng)驗(yàn)收工作完成，工程項(xiàng)目經(jīng)過各方鑒定、檢測(cè)、整改后，所收集基建檔案必須提交給審計(jì)部門審計(jì)。審計(jì)通過后，才能按照高校檔案管理要求，根據(jù)歸檔清單對(duì)文件材料做進(jìn)一步排列、整理。符合要求才能移交給檔案館歸檔。這說明檔案形成的整個(gè)過程相對(duì)于基建工程進(jìn)度有著一種必然的滯后關(guān)系。這種滯后性，如果利用及時(shí)，文件材料收集及時(shí)完備，則有利于歸檔工作;如果缺乏檔案意識(shí)，或者領(lǐng)導(dǎo)不重視，文件材料收集不及時(shí)，或者拖延無期，就會(huì)造成文件丟失，給歸檔工作帶來損失、造成遺憾。

4 高?；n案管理現(xiàn)狀

4.1 管理現(xiàn)狀

1）歸檔管理機(jī)制約速力有限。雖然國(guó)家頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，但由于基建工程涉及多個(gè)部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致歸檔工作落實(shí)不力，歸檔人員力不從心，不得不被動(dòng)應(yīng)付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期現(xiàn)象頻發(fā)。

2）檔案意識(shí)淡薄，歸檔質(zhì)量不高。在傳統(tǒng)觀念中，人們對(duì)管理過程中產(chǎn)生的文件材料缺乏存檔意識(shí)，往往隨便處置。沒有認(rèn)識(shí)到這些文件材料的重要性。高?；ü芾聿块T和各工程建設(shè)單位對(duì)立卷歸檔工作認(rèn)識(shí)水平不一、重視程度不等，對(duì)檔案的收集、編制隨意性很大。由于這些傳統(tǒng)觀念的影響，導(dǎo)致實(shí)際建檔工作存在許多問題。首先，歸檔的文件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件很多是復(fù)印件，如果不追溯原件、蓋章不全、缺乏簽訂時(shí)間，會(huì)失去原有的憑證作用。其次，文件歸檔材料不全、紙張大小不統(tǒng)一。在實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)某些工程檔案不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，其中設(shè)計(jì)變更、施工紀(jì)錄等散失較為常見。個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。存在復(fù)印件多，存在沒有編制具體時(shí)間的文件、數(shù)據(jù)材料。

3）存檔圖紙不全?；?xiàng)目一般要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工四個(gè)階段，項(xiàng)目文件材料形成周期長(zhǎng)、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，從而增加了收集、整理檔案的難度。加之從文件材料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，要經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)都會(huì)影響圖紙的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性。筆者在整理基建圖紙過程中看到，有些竣工圖沒有竣工圖章、沒有相關(guān)責(zé)任人的審核簽字;有些有竣工圖章卻不符規(guī)格;存檔圖紙不全或被磨損，不能真實(shí)準(zhǔn)確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況等問題。尤其是一些建成年代較遠(yuǎn)的建筑物，隨著建筑物的老化，維修量大大增加。如果圖紙不全，將給維修、改建帶來困難。這些不符合歸檔要求的問題，隨著時(shí)間的推移，將會(huì)影響以后的建筑施工和維修，削弱了存檔文件的利用價(jià)值。

4）基建檔案的軟硬件建設(shè)不到位。基建檔案的軟件建設(shè)是指檔案隊(duì)伍的人才建設(shè)。目前高?；n案管理專職人員不足，普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識(shí)的人員。加上基建項(xiàng)目參建單位的檔案管理人員也很缺乏，專（兼）職檔案人員頻繁變動(dòng)。有些施工單位在基建交工后帶走大部分資料，或文件散失，造成檔案不完整。其次，兼職檔案員工作繁雜，對(duì)基建檔案顧及不周。從筆者在高校從事基建管理工作的實(shí)際情況看，基建部門對(duì)檔案管理也不熟悉，有的只是接受過幾天的短期培訓(xùn)。專業(yè)知識(shí)的欠缺讓兼職檔案員對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔等一系列工作力不從心。加之又承擔(dān)著其它繁重的業(yè)務(wù)工作，沒有時(shí)間和精力專注于基建檔案工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案行業(yè)的普遍運(yùn)用，檔案管理數(shù)字化、信息化已成行業(yè)趨勢(shì)。作為一名基建檔案管理工作者，應(yīng)能在了解基建工作流程的基礎(chǔ)上，掌握文字信息處理技能和熟悉數(shù)據(jù)庫技術(shù)。對(duì)有些工程浩大的建設(shè)項(xiàng)目，沒有相應(yīng)的信息化管理手段，建設(shè)單位和施工單位的工程項(xiàng)目資料很容易遺失。所以“人才短板”現(xiàn)象已經(jīng)成為基建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。

5）基建檔案的硬件建設(shè)投入不足。硬件主要指檔案管理的設(shè)備設(shè)施方面。因?yàn)榛n案材料繁雜、套數(shù)多。在借閱利用時(shí)，提供的檔案原件和復(fù)印件很容易破損。一旦破損就無其他備份可供復(fù)制。有些基建圖紙，為了避免在利用過程中遺失而造成缺漏問題，管理員把一個(gè)項(xiàng)目的同種圖紙裝訂在一起。這樣雖然保證了每一個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性，但圖紙又大又多，不方便利用，給借閱和復(fù)印帶來很多難度。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體由單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，呈多樣化趨勢(shì)。檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程越來越迅速。無論是管理觀念、控制手段，還是技術(shù)處理、運(yùn)用設(shè)備都有了很大變革。而目前高校在這方面還沒有引起重視，投入明顯不足。

4.2 原因分析

1）認(rèn)識(shí)不足，重視不夠一直以來，檔案管理部門對(duì)教學(xué)檔案、人事檔案、文書檔案和會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作比較重視，而高校的基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，檔案部門也缺乏宣傳，造成黨政工等機(jī)關(guān)工作人員的基建檔案意識(shí)淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想。當(dāng)基建項(xiàng)目竣工后，建設(shè)資料隨便鎖進(jìn)柜子里，方便自己查閱。隨著人員的更換，容易出現(xiàn)“人在資料在，人換資料失”的現(xiàn)象。

2）制度不嚴(yán)，要求不高雖然《檔案法》頒布實(shí)施了多年，但是一些高校有關(guān)基建檔案的收集、管理等方面的規(guī)章制度還不完善。有些雖有規(guī)章制度，但只有輪廓，缺乏可操作的細(xì)則。更重要的是，一些單位領(lǐng)導(dǎo)沒有把檔案工作納入年度工作考核計(jì)劃，沒有把崗位責(zé)任的考核與工資效益掛鉤。這樣對(duì)檔案管理隊(duì)伍就缺乏管理力度，也是造成檔案工作松散的因素之一。

5 對(duì)做好高校基建歸檔工作的再認(rèn)識(shí)

高?；n案是高校校園內(nèi)地上各種建筑物、構(gòu)筑物，地下鋪設(shè)的水電暖氣等各類管線的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工圖紙及文字記錄，以及竣工后使用、維護(hù)、檢修這些設(shè)施活動(dòng)的直接記錄。如果這些工程記錄保存的不全或缺失，將對(duì)未來的建設(shè)或維修工作遺患無窮。由此可知，做好高?；n案管理工作利在當(dāng)代、功在千秋。

1）高?；n案是高校的建設(shè)史、發(fā)展史。高校基建檔案記錄和反映了學(xué)校的基本建設(shè)情況，如實(shí)記載了校園內(nèi)每棟建筑物——從工程立項(xiàng)到工程竣工，這整個(gè)管理過程中形成的具有保存和查考價(jià)值的各種文字、圖表和聲像資料。還記載著學(xué)校的總體布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃。如清華、北大、武大等百年老校，我們不僅可從它的建筑物的基本情況了解到學(xué)校的發(fā)展歷史，也可從基建檔案中了解到學(xué)校在不同時(shí)期的發(fā)展規(guī)劃、辦學(xué)理念和發(fā)展規(guī)模。所以高校基建檔案是高?；窘ㄔO(shè)和發(fā)展的真實(shí)寫照。

2）高?；n案不僅是高校監(jiān)督部門對(duì)基建項(xiàng)目開展稽查、審計(jì)、驗(yàn)收、管理的憑證，也是學(xué)校將來改建擴(kuò)建和維修的重要依據(jù)。原建筑工程的地質(zhì)資料和施工設(shè)計(jì)圖書紙可為日后的改建、擴(kuò)建提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料;是日后快速、高效地維修提供了便捷的途徑和重要的保證。例如2019年9月，電工班在修復(fù)我院六教五樓樓道開水箱和損壞的照明燈時(shí)，由于線路復(fù)雜，電工來檔案室查閱2012年竣工的新實(shí)驗(yàn)樓照明配電系統(tǒng)圖紙，了解低壓配電系統(tǒng)、動(dòng)力配電系統(tǒng)、接地系統(tǒng)的線路走向，以及開關(guān)插座、配電箱的分布節(jié)點(diǎn)。由于資料保存完備，可以直接調(diào)出供電工參考。通過查閱并利用原設(shè)計(jì)圖的標(biāo)示，不僅節(jié)省了檢查線路的時(shí)間，而且節(jié)省了操作成本。

3）高?；n案還具有同類建設(shè)項(xiàng)目借鑒的樣板作用。例如我院在2019年6月籌建新教學(xué)樓時(shí)，教務(wù)處有關(guān)人員多次來檔案室查閱我校2012年竣工的新實(shí)驗(yàn)樓檔案資料。由于學(xué)校面積不大，正規(guī)劃的教學(xué)樓所處的地形、地貌、水文、氣象等情況大致相同。因此2012年竣工的新實(shí)驗(yàn)樓建筑施工、建筑結(jié)構(gòu)、水、電、暖、氣系統(tǒng)等設(shè)計(jì)情況都可以給工程人員籌建新教學(xué)樓提供借鑒。其設(shè)計(jì)依據(jù)、工程概況、標(biāo)高、墻體、屋面、門窗、裝修、節(jié)能設(shè)計(jì)等圖紙都給工程人員設(shè)計(jì)規(guī)劃新教學(xué)樓提供了具體而詳細(xì)的借鑒。

4）高?；n案還是高校管理層維護(hù)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)。由于歷史的原因，許多高校一直存在著與周邊單位或農(nóng)民邊界爭(zhēng)議的現(xiàn)象，特別是周邊農(nóng)民占用高校用地的現(xiàn)象一直困擾著高校。如我區(qū)某高校由于種種原因，周邊農(nóng)民一直占用該校的土地，多次協(xié)調(diào)均無法解決。最后找出有關(guān)政府當(dāng)年劃撥的有關(guān)歷史文件和征用土地證明，通過法律手段讓他們退出多年占用的土地，維護(hù)了學(xué)校的正當(dāng)權(quán)益。

為此，提高認(rèn)識(shí)，理清思路，科學(xué)管理，充分利用好基建檔案，是一件十分必要的管理工作。

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作者簡(jiǎn)介

楊國(guó)輝（1969-），男，本科，湖北汽車工業(yè)學(xué)院教師。研究方向：高?；n案管理工作研究，發(fā)文十多篇，參與編著2部，獨(dú)著1部。