企業(yè)檔案大力開發(fā)與利用的戰(zhàn)略管理實(shí)施

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，大力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)制度中實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作的中心任務(wù)和基本目的。企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求生存、求發(fā)展、求壯大，不斷創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和物質(zhì)財(cái)富，要求科學(xué)管理、正確決策和建立科學(xué)的組織管理機(jī)制，這些都離不開對(duì)企業(yè)檔案的依賴。如何做好企業(yè)檔案工作，大力開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作和發(fā)展提供有效服務(wù)，是企業(yè)每位檔案工作者都應(yīng)該思考的問(wèn)題。近年來(lái)，我公司利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

一、戰(zhàn)略管理理論對(duì)企業(yè)檔案開發(fā)利用的影響

1.企業(yè)檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀。隨著企業(yè)對(duì)檔案開發(fā)利用重視程度的深入，我國(guó)企業(yè)在檔案開發(fā)利用的研究中取得了一定成效，數(shù)字化的檔案管理模式為企業(yè)的發(fā)展構(gòu)建了良好的平臺(tái)。如何在現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)上挖掘檔案文本中潛在的有效信息還需要依靠企業(yè)戰(zhàn)略管理理念來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、激活企業(yè)檔案。

2.戰(zhàn)略管理理論融入企業(yè)檔案開發(fā)利用的可行性。企業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不確定性以及企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的加劇要求企業(yè)管理者提高檔案管理意識(shí)，在檔案開發(fā)與利用時(shí)更加謹(jǐn)慎，以免一著不慎滿盤皆輸。將企業(yè)戰(zhàn)略管理思想引入檔案開發(fā)利用工作中成為企業(yè)檔案工作人員研究的重點(diǎn)。合理配置檔案資源，運(yùn)用戰(zhàn)略思維對(duì)企業(yè)檔案的開發(fā)利用進(jìn)行規(guī)劃指導(dǎo)，能夠有效規(guī)避企業(yè)生存發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)檔案管理中融入戰(zhàn)略管理理論對(duì)于檔案的開發(fā)利用工作有一定的預(yù)見性和目的性，可以在保證質(zhì)量與效率的同時(shí)避免盲目開發(fā)利用造成的浪費(fèi)，提高企業(yè)檔案開發(fā)利用的績(jī)效。

二、企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略制定與實(shí)施

1.企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略環(huán)境分析。企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略環(huán)境與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)緊密聯(lián)系，企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需求要求企業(yè)不斷更新內(nèi)在檔案信息、時(shí)刻關(guān)注競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況、動(dòng)態(tài)安排日常管理工作，及時(shí)調(diào)整企業(yè)內(nèi)部管理方式。企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略環(huán)境受到政治法律因素、經(jīng)濟(jì)因素、社會(huì)人文因素、資源與能力和技術(shù)因素的影響。

2.企業(yè)檔案開發(fā)利用的SWOT戰(zhàn)略分析。根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略SWOT分析方法對(duì)企業(yè)檔案開發(fā)利用進(jìn)行優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅分析，有利于企業(yè)充分掌握和利用有利條件和機(jī)遇，控制或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和威脅，從而降低企業(yè)戰(zhàn)略制定的風(fēng)險(xiǎn)，在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。

Strength（優(yōu)勢(shì)）分析：檔案的真實(shí)可靠性是檔案開發(fā)利用工作順利進(jìn)行的保證，信息化的時(shí)代背景推動(dòng)了企業(yè)檔案開發(fā)利用的工作進(jìn)程，信息環(huán)境的有機(jī)聯(lián)系為檔案開發(fā)利用工作提供了有利條件，專業(yè)性軟件的研究應(yīng)用使得檔案的開發(fā)利用工作日趨規(guī)范化。我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，取得了顯著的成績(jī)，利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元。①發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。例如徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部電氣專業(yè)人員王某利用公司檔案。2020年12月18日，徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部王某由于徐州公司電氣設(shè)備并網(wǎng)需要，來(lái)到檔案室要求借閱徐州公司百萬(wàn)機(jī)組項(xiàng)目核準(zhǔn)文件、百萬(wàn)機(jī)組并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、徐州公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、徐州公司電力業(yè)務(wù)許可證等檔案，這包括徐州公司科技檔案和文書檔案，我熟悉檔案室館藏，精通檔案業(yè)務(wù)，迅速調(diào)出檔案案卷0400-8000-001（國(guó)華徐電2×1000MW建設(shè)工程項(xiàng)目核準(zhǔn)文件及申請(qǐng)報(bào)告）及2011-290-3-049（徐州發(fā)電廠并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議）等檔案，王某辦理相關(guān)檔案借閱手續(xù)后借出復(fù)印掃描，檔案為憑，檔案為保證徐州公司電氣設(shè)備并網(wǎng)發(fā)電運(yùn)行提供有力保障。再如徐州公司財(cái)務(wù)部主任馬某利用公司百萬(wàn)機(jī)組基建檔案。2017年8月10日，徐州公司財(cái)務(wù)部主任馬某由于徐州公司貸款等業(yè)務(wù)來(lái)到檔案室找到我，要求借閱徐州公司2×1000MW建設(shè)工程啟動(dòng)并網(wǎng)鑒定書、竣工驗(yàn)收鑒定書及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等基建檔案。徐州公司是國(guó)有大型企業(yè)，2×1000MW建設(shè)工程于2011年投產(chǎn)發(fā)電，徐州公司科技檔案種類繁多，包括2×1000MW建設(shè)工程基建檔案、小型基建檔案、征地檔案、重大技術(shù)改造檔案、科研檔案等，是徐州公司建廠40余年來(lái)歸檔保存的珍貴歷史記錄，具有重要的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。徐州公司科技檔案管理人員要求素質(zhì)較高，具有吃苦耐勞、任勞任怨和刻苦鉆研業(yè)務(wù)的精神。我科技檔案業(yè)務(wù)嫻熟，熟悉館藏，迅速調(diào)出0400-8080-008（國(guó)華徐電2×1000MW建設(shè)工程竣工驗(yàn)收鑒定書及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）等案卷15卷（件），馬某辦理檔案借閱手續(xù)后借出檔案利用并于8月18日歸還，科技檔案起到了應(yīng)有的作用。又如做好徐州公司電除塵防坍塌專項(xiàng)排查和迎檢配合工作。按照國(guó)家能源局、江蘇省能監(jiān)辦《關(guān)于上海外高橋發(fā)電有限責(zé)任公司電除塵坍塌事故的通報(bào)》和國(guó)家能源集團(tuán)《關(guān)于堅(jiān)決防止火電廠電除塵坍塌事故的通知》要求，國(guó)家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司也要對(duì)徐州公司進(jìn)行專項(xiàng)檢查，為配合江蘇公司專項(xiàng)排查和迎檢配合工作，2022年2月28日，徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部脫硫?qū)I(yè)工程師梁某到檔案室要求查找施工單位浙江某公司的施工組織設(shè)計(jì)及方案類竣工資料檔案以及兩臺(tái)百萬(wàn)機(jī)組電除塵器合同檔案、招投標(biāo)檔案等，檔案人員熟悉館藏，業(yè)務(wù)熟練，迅速調(diào)出2016-641-146、0400-8032-030等科技檔案案卷，以便徐州公司迎檢配合江蘇公司專項(xiàng)檢查工作等。②提供檔案為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如1997年、2007年、2017年我公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了綜合檔案科大量檔案資料，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。近年來(lái)，我公司利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

Weakness（劣勢(shì)）分析：檔案的分散性擴(kuò)大了管理范圍、加重了企業(yè)檔案開發(fā)利用的負(fù)擔(dān)，信息的回溯性影響了企業(yè)檔案開發(fā)利用的效率，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平及設(shè)備設(shè)施的缺乏制約了企業(yè)的檔案開發(fā)利用。當(dāng)然，檔案工作人員知識(shí)技能水準(zhǔn)的偏低對(duì)企業(yè)檔案的開發(fā)利用起到桎梏作用。我們徐州發(fā)電公司的做法是：建廠初期，我廠一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長(zhǎng)達(dá)10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作造成很大困難。實(shí)踐中的教訓(xùn)和隨著《檔案法》的實(shí)施，使全廠各級(jí)人員對(duì)檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認(rèn)識(shí)。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長(zhǎng)任期目標(biāo)》和企業(yè)升級(jí)達(dá)標(biāo)規(guī)劃之中，建立檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。廠領(lǐng)導(dǎo)一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實(shí)到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過(guò)問(wèn)并切實(shí)幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問(wèn)題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學(xué)習(xí)、調(diào)研。二是充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理體系。在多次體制改革中，我廠在管理機(jī)構(gòu)和人員大幅度精簡(jiǎn)的情況下，仍然堅(jiān)持檔案管理只能加強(qiáng)、不能削弱的原則，不但強(qiáng)化了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而且調(diào)整充實(shí)了檔案人員，同時(shí)還健全了全廠檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使檔案工作進(jìn)一步加強(qiáng)。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。我廠每年列有10萬(wàn)元檔案資料專項(xiàng)費(fèi)用，用于檔案資料的收集和補(bǔ)充。1990年以來(lái)，又先后投資60多萬(wàn)元，統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅蟲殺菌機(jī)等專用設(shè)備。一個(gè)完整的、現(xiàn)代化檔案室，應(yīng)配齊密集架、防磁柜、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀、溫濕度計(jì)等。檔案管理的現(xiàn)代化不僅是設(shè)備配置的現(xiàn)代化，還包括管理技術(shù)、管理思想的現(xiàn)代化和管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，而這一切，都與科學(xué)技術(shù)的現(xiàn)代化息息相關(guān)。現(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，而工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化則是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。在企業(yè)檔案設(shè)備配置上，既要考慮先進(jìn)性，又要著眼適用性，一般來(lái)講，購(gòu)置軟件時(shí)，要著重考慮兼容性、擴(kuò)展性、容錯(cuò)性及是否便于升級(jí)的問(wèn)題，如我公司新近投資購(gòu)置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機(jī)、掃描儀、瀏覽器、軟件等設(shè)備。企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具備檔案專業(yè)知識(shí)。企業(yè)檔案干部應(yīng)精通外語(yǔ)及計(jì)算機(jī)知識(shí)。比如生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具備檔案專業(yè)知識(shí)。科技檔案工作很重要的一個(gè)目的，是使儲(chǔ)存的科技檔案充分地得到利用。這就要求科技檔案部門迅速、準(zhǔn)確地向利用者提供所需要的科技檔案。要做到這一點(diǎn)，我的體會(huì)是：一要“家底”清；二要工具全；三要懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)。熟悉檔案室所藏科技檔案，做好咨詢服務(wù)工作，編制各種得心應(yīng)手的檢索工具，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用，這是檔案干部的一項(xiàng)重要工作。近年來(lái)，我公司累計(jì)利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益，為企業(yè)發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

再如外語(yǔ)，掌握了英語(yǔ)，其收獲至少有以下方面：方便了檔案的整理。由于在檔案整理中有時(shí)有外文資料。如果檔案干部不懂外語(yǔ)，只能有求于翻譯先翻文件標(biāo)題，再由檔案干部整理。這樣不但工作效率低，手續(xù)繁瑣，而且在日常查找利用時(shí)遇到語(yǔ)言障礙還得有求于別人翻譯，十分不便。如今我們自己翻譯，就能融翻譯與整理工作于一體，獨(dú)立作業(yè)既快又好，而且在提供利用中，當(dāng)遇到利用者不懂外語(yǔ)時(shí)，我們還能為他們提供翻譯咨詢，從而更有效地達(dá)到利用的目的。在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業(yè)務(wù)知識(shí)，能熟練運(yùn)用《神華集團(tuán)公司（電力板塊）檔案管理業(yè)務(wù)手冊(cè)》對(duì)相關(guān)專業(yè)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類和整理，并能熟練運(yùn)用清華紫光圖檔管理系統(tǒng)的各種功能，進(jìn)行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)?？萍紮n案分類科學(xué)，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)?？萍加⒄Z(yǔ)水平和計(jì)算機(jī)水平有較大提高，利用業(yè)余時(shí)間較全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并掌握科技檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，工作得心應(yīng)手，具有很高的電力科技檔案管理水平。在《現(xiàn)代企業(yè)》《城建檔案》《辦公自動(dòng)化》等期刊雜志上面發(fā)表檔案學(xué)術(shù)論文200余篇。曾榮獲中國(guó)檔案學(xué)會(huì)第六次檔案學(xué)優(yōu)秀成果檔案學(xué)術(shù)論文類三等獎(jiǎng)，徐州市檔案學(xué)會(huì)2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文三等獎(jiǎng)。徐州市檔案學(xué)會(huì)2014、2015年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文獎(jiǎng)。51篇檔案學(xué)術(shù)論文評(píng)為中國(guó)檔案學(xué)會(huì)全國(guó)檔案工作者年會(huì)優(yōu)秀學(xué)術(shù)論文、入選學(xué)術(shù)論文。

Opportunity（機(jī)會(huì)）分析：電子商務(wù)環(huán)境為檔案開發(fā)利用帶來(lái)契機(jī)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加速企業(yè)各部門信息交流，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的廣泛普及打造了一個(gè)完善的檔案信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)，以戰(zhàn)略眼光在現(xiàn)有企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)上，制定切實(shí)可行的總體規(guī)劃和具體措施，為檔案的開發(fā)利用提供更為廣闊的空間。我公司新近投資購(gòu)置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫連接，避免了檔案人員對(duì)現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過(guò)光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過(guò)凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

Threat（威脅）分析：我國(guó)現(xiàn)階段企業(yè)檔案意識(shí)還比較淡薄，企業(yè)的檔案開發(fā)利用力度不夠，檔案資源的開發(fā)利用過(guò)程存在潛在的安全隱患。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要有一支過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。我們確立了“普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)全員意識(shí)，健全考核機(jī)制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，我公司還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。要利用企業(yè)內(nèi)部的各類新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規(guī)、規(guī)章制度，弘揚(yáng)檔案工作先進(jìn)人物的事跡，宣傳利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益或節(jié)約開支等貢獻(xiàn)。適時(shí)利用社會(huì)公共新聞媒體，大力培養(yǎng)對(duì)外宣傳人員，建立激勵(lì)機(jī)制，搞好對(duì)外宣傳。

3.企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略實(shí)施。組織企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略設(shè)計(jì)工作需從以下幾方面入手：①對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略意圖進(jìn)行全面分析，從企業(yè)生產(chǎn)需求、工作需求、各類工作之間的聯(lián)系與所需人員專業(yè)知識(shí)技能的要求，指導(dǎo)檔案信息的分類；②整合企業(yè)信息資源相關(guān)部門對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)及日常工作需求做出掌控；③通過(guò)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)分析，制定檔案開發(fā)利用的工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范制度，形成科學(xué)的檔案開發(fā)利用工作模式；④在企業(yè)檔案開發(fā)利用戰(zhàn)略實(shí)施中設(shè)計(jì)合理的考核激勵(lì)模式，保證檔案開發(fā)利用工作的穩(wěn)定性和可靠性。⑤利用企業(yè)信息系統(tǒng)建立檔案開發(fā)利用數(shù)據(jù)庫(kù)，確保企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)施和執(zhí)行。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，深度發(fā)掘企業(yè)檔案所蘊(yùn)含的信息價(jià)值、合理的開發(fā)利用檔案資源，對(duì)于企業(yè)的績(jī)效及企業(yè)一系列的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有著重要的價(jià)值。展望企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，在企業(yè)戰(zhàn)略管理理念的指導(dǎo)下將企業(yè)檔案開發(fā)利用工作納入企業(yè)資源開發(fā)的范疇，定位于把企業(yè)檔案開發(fā)與知識(shí)管理有機(jī)融合的戰(zhàn)略層次，使其朝著科學(xué)合理的方向發(fā)展，進(jìn)而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

（作者單位：國(guó)家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司國(guó)能徐州發(fā)電有限公司檔案室）