人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理策略研究

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展速度持續(xù)加快，人才流動(dòng)的范圍和數(shù)量也顯著增加，給企事業(yè)單位的人事管理工作帶來(lái)諸多挑戰(zhàn)，特別是針對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案管理，面臨著眾多管理難題。人事檔案管理工作是維護(hù)醫(yī)院穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)發(fā)展的關(guān)鍵手段之一，可以為醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策奠定信息依據(jù)。但從實(shí)際角度分析，雖然多數(shù)醫(yī)院意識(shí)到了人事檔案管理的重要性，也相應(yīng)采取了一系列管理措施，但其體現(xiàn)的成效卻并不顯著，普遍存在一些尚未完善的問題。基于此，文章針對(duì)人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理開展研究，深入分析人才流動(dòng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理提出的新要求以及存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)科學(xué)、有效的管理策略，以期為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：人才流動(dòng)；醫(yī)院管理；人事檔案管理

中圖分類號(hào)：R197.322 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人事檔案是指醫(yī)院人力資源部門以有關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)記錄各類數(shù)據(jù)信息的一種文字資料，其內(nèi)容不僅切實(shí)滿足醫(yī)院的人事檔案制度標(biāo)準(zhǔn)，還能夠?yàn)獒t(yī)院審核以及考察干部等工作提供精準(zhǔn)、真實(shí)的信息依據(jù)。當(dāng)前，受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化快以及競(jìng)爭(zhēng)激烈等因素的影響，各級(jí)醫(yī)院人才流動(dòng)現(xiàn)象持續(xù)加劇，不僅給人事管理造成了眾多難題，還大幅提高了醫(yī)院的人才流失概率。因此，為有效保證各級(jí)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，助力醫(yī)院真正實(shí)現(xiàn)人才建設(shè)目標(biāo)，相關(guān)管理者應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作給予高度重視，精準(zhǔn)把握人才流動(dòng)這一時(shí)代機(jī)遇，主動(dòng)革新自身的管理理念與模式，積極將科學(xué)先進(jìn)的信息化、數(shù)字化技術(shù)融入人事檔案管理工作中，并深層探索人事檔案價(jià)值，正確領(lǐng)悟人事檔案對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的必要性，制定科學(xué)、高效、合理的人事檔案管理體系，以有效提高醫(yī)院人事檔案的管理水平以及檔案資源的利用效率。

一、人才流動(dòng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理提出的新要求

在以往的發(fā)展趨勢(shì)中，醫(yī)療行業(yè)一直屬于穩(wěn)定性以及可靠性相對(duì)較高的行業(yè)，醫(yī)務(wù)人員也通常聚集在固定醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，其人才結(jié)構(gòu)極為穩(wěn)定，人事檔案管理也比較簡(jiǎn)單，普遍是借鑒事業(yè)單位的人事檔案管理理念與模式，也不會(huì)產(chǎn)生較大的問題。但依照現(xiàn)階段的實(shí)際情況分析，各級(jí)醫(yī)院都在面臨人才流動(dòng)頻次及流動(dòng)量不斷增加的問題，且醫(yī)院的人才流入與流出也逐漸頻繁。因此，針對(duì)人才流動(dòng)背景下的醫(yī)院人事管理工作提出了以下新要求。

第一，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)拓寬自身的社會(huì)化視野，正面應(yīng)對(duì)和掌握人才流動(dòng)頻繁的情況，并分別于人才流入與流出后做到不完全棄檔，而是將有關(guān)資料予以封存處理或是不斷更新人才檔案信息，確保人事檔案資料的完整性以及時(shí)效性。

第二，醫(yī)院檔案管理部門需要時(shí)刻關(guān)注人才流入的各種現(xiàn)象，務(wù)必積極拓寬檔案信息資源采集途徑，以此為醫(yī)院人力資源部門及時(shí)掌握和評(píng)估人才實(shí)況提供便利條件。

第三，檔案管理部門還需要注意非競(jìng)爭(zhēng)性人才的流動(dòng)情況，全面、詳細(xì)地掌握其流動(dòng)信息服務(wù)與信息合作狀態(tài)以及受上級(jí)衛(wèi)生行政部門調(diào)配、醫(yī)聯(lián)體內(nèi)正常人才流動(dòng)的實(shí)況。醫(yī)院檔案管理部門均應(yīng)該和人才以及人才接收單位建立檔案資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全方位流通，進(jìn)而有效提高人事檔案的利用效率。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理理念存在滯后性與局限性

在新時(shí)代背景下，各級(jí)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)逐漸提升，服務(wù)隊(duì)伍也持續(xù)壯大，在醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)發(fā)展中便會(huì)產(chǎn)生眾多人事數(shù)據(jù)信息，該部分?jǐn)?shù)據(jù)信息均屬于人事檔案的寶貴資源，可以為醫(yī)院的人事檔案管理以及可持續(xù)建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)，所以，醫(yī)院人事檔案管理工作極為關(guān)鍵。但是，從實(shí)際角度分析，當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理普遍存在尚未完善的問題，各項(xiàng)管理工作和制度標(biāo)準(zhǔn)也并未真正落實(shí)到位，甚至還頻繁出現(xiàn)檔案信息丟失、檔案記錄遺漏、被惡意篡改與損毀等情況，而導(dǎo)致上述現(xiàn)象發(fā)生的主要原因之一，便是人事檔案管理人員并未對(duì)該項(xiàng)工作給予高度重視，遵循的人事檔案管理原則與標(biāo)準(zhǔn)均存在嚴(yán)重的滯后性和局限性，未對(duì)人事檔案管理有著深刻且正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致醫(yī)院不具備完善的人事檔案管理體系，人事檔案也無(wú)法充分發(fā)揮價(jià)值。加之醫(yī)院的人才流動(dòng)頻繁，產(chǎn)生的人事信息眾多，久而久之，便使得醫(yī)院的人事檔案管理工作效率一直得不到有效提高，嚴(yán)重限制了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的腳步。

2.人才流動(dòng)后的檔案交接工作不完善

在我國(guó)人事檔案管理制度體系的要求和規(guī)范下，針對(duì)各級(jí)單位的人才流動(dòng)，其原用人單位均應(yīng)該根據(jù)相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，把流動(dòng)人才人事檔案轉(zhuǎn)交至新用人單位，若是流動(dòng)人才還未明確新用人單位，則可以把人事檔案予以封存處理或轉(zhuǎn)移到負(fù)責(zé)人事檔案管理的當(dāng)?shù)匦姓C(jī)構(gòu)。流動(dòng)人才本人無(wú)法持有以及交接檔案，而是在流動(dòng)期間由新舊用人單位開展人事檔案的自主交接。但是，站在實(shí)際角度分析，大部分醫(yī)院針對(duì)人事檔案管理，普遍都在應(yīng)用傳統(tǒng)且存在滯后性的事業(yè)單位管理模式，除醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以外，檔案管理部門普遍不會(huì)自主交接流動(dòng)人才的人事檔案，只有人才有特殊需求并向醫(yī)院檔案部門遞交申請(qǐng)，檔案管理人員才會(huì)把相應(yīng)的人事檔案移交至人才所在地的公共就業(yè)機(jī)構(gòu)或人才服務(wù)行政機(jī)構(gòu)，新用人單位才可以得到人事檔案資料。該種人事檔案交接情況不僅存在交接效率低下的問題，還極易誘發(fā)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致人事檔案信息的真實(shí)性和全面性無(wú)法保障，甚至極易產(chǎn)生部分檔案遺失等問題。

3.人事檔案資源利用效率較低

當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)院在獲取人事檔案編制信息時(shí)都存在不完整以及不詳細(xì)的情況。因?yàn)槊课蝗瞬诺穆殬I(yè)生涯都不是一成不變的，各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生差異性人事檔案信息，只有全面、詳細(xì)的記錄醫(yī)院?jiǎn)T工人事檔案信息才能切實(shí)滿足相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)，助力醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。但是，全面記錄員工的人事檔案正遭遇眾多難題的困擾，如檔案信息不集中，分散在醫(yī)院的各個(gè)部門科室，檔案生成量持續(xù)提高等，使得醫(yī)院的信息采集和整合工作難度顯著提高。例如，有些醫(yī)院的人事檔案管理人員不具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理工作方法和要求也未形成深刻且正確的認(rèn)識(shí)，加之相關(guān)業(yè)務(wù)不熟練，不僅嚴(yán)重降低了人事檔案管理效率和質(zhì)量，還使得檔案的利用價(jià)值被明顯弱化，從而在極大程度上阻礙了醫(yī)院綜合管理水平的提高。

三、人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理策略

1.積極革新人事檔案管理理念

第一，在人才流動(dòng)背景下，各級(jí)醫(yī)院務(wù)必深刻意識(shí)且正確認(rèn)識(shí)人才流動(dòng)常態(tài)化的含義與特點(diǎn)，并站在客觀角度綜合審視人才流出現(xiàn)象。同時(shí)，醫(yī)院的人事檔案管理人員還要全面、精準(zhǔn)地掌握現(xiàn)階段業(yè)界的人才流動(dòng)實(shí)況，深層次認(rèn)識(shí)到人才流出后依舊有回流的概率，在人才流出后務(wù)必妥善保管好流出人才的人事檔案信息。

第二，人事檔案管理人員需要綜合考慮時(shí)代背景下的人才流入實(shí)況以及變化趨勢(shì)，精準(zhǔn)把握機(jī)會(huì)及時(shí)拓展人才檔案的信息獲取渠道。不僅如此，管理人員還應(yīng)該正確看待現(xiàn)階段社會(huì)招聘比重增加的現(xiàn)象，依照社會(huì)招聘形式以及理念，積極完善和改進(jìn)招聘人才檔案信息的獲取方法，并把相應(yīng)的方法科學(xué)實(shí)踐至已有員工以及流出人才的人事檔案管理工作中，切實(shí)保護(hù)檔案信息安全。

第三，醫(yī)院人事檔案管理人員還需要精準(zhǔn)掌握人才流動(dòng)中的合作關(guān)系以及價(jià)值，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員需要深刻意識(shí)到，部分人才流動(dòng)屬于服務(wù)醫(yī)聯(lián)體內(nèi)部合作的范疇，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)事先完成檔案交接、檔案信息服務(wù)等工作，以此有效提高醫(yī)院的人事檔案管理效率。

2.建立健全人事檔案交接步驟與標(biāo)準(zhǔn)

第一，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格遵守我國(guó)相關(guān)部門頒布并實(shí)施的人事檔案管理法律法規(guī)與政策文件，高效開展針對(duì)現(xiàn)有人事檔案的接收、轉(zhuǎn)交、服務(wù)等規(guī)范化工作，大力管控和監(jiān)督人事檔案的查閱服務(wù)以及全部檔案流動(dòng)情況，并基于此明令禁止出現(xiàn)人事檔案被泄露、遺失、篡改等現(xiàn)象。

第二，制定極具規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性的醫(yī)院人才流動(dòng)人事檔案轉(zhuǎn)檔制度。在該制度建設(shè)階段，相關(guān)人員需要綜合考慮線上線下的檔案轉(zhuǎn)遞工作，科學(xué)簡(jiǎn)化人事檔案的轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)、移交、接收等工作步驟，并基于此詳細(xì)且全面地界定各工作步驟的監(jiān)督記錄要求，以此讓新舊用人單位之間有效提高人事檔案交接效率。

第三，科學(xué)打造檔案交接期間的人事檔案內(nèi)容填充與優(yōu)化機(jī)制。對(duì)于人事檔案交接期間流動(dòng)人才獲取的新職稱、新學(xué)歷、新科研成果、新獎(jiǎng)勵(lì)與處罰等信息，需要新用人單位的人事檔案管理部門承擔(dān)上述內(nèi)容的填充編制職責(zé)，要求嚴(yán)格根據(jù)相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并于監(jiān)管部門的約束管控下完成相應(yīng)的檔案資料的填補(bǔ)完善工作，有效提升和保證人事檔案信息的時(shí)效性與精準(zhǔn)性。

3.科學(xué)提高人事檔案資源利用率

第一，妥善完成人事檔案數(shù)據(jù)信息采集工作。人事檔案管理工作中的信息獲取、整合、鑒定、歸檔等均屬于核心工作，檔案管理人員務(wù)必對(duì)其予以嚴(yán)格管控。具體來(lái)講，人事檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該嚴(yán)格履行自身的管理職責(zé)和義務(wù)，完善檔案信息的實(shí)時(shí)獲取工作，并基于此高效處理各類資料，編制出健全完善的人事檔案。同時(shí)，應(yīng)該依照人事檔案的類型與特征，制定出具有針對(duì)性的管理措施，確保檔案信息能夠第一時(shí)間被獲取和應(yīng)用，以此為人力資源部門落實(shí)相應(yīng)工作貢獻(xiàn)檔案支持。不僅如此，為切實(shí)提升人事檔案資料的質(zhì)量，管理人員在開展信息獲取工作期間，必須落實(shí)全面嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?shí)與檢查，確保檔案信息具備相應(yīng)的利用價(jià)值。此外，檔案管理人員還需要依照檔案智慧化管理特性，主動(dòng)應(yīng)用信息化、數(shù)字化技術(shù)，科學(xué)完善醫(yī)院人事檔案管理體系，提高其信息化建設(shè)與管控水平，讓人事檔案資料以及管理工作更具價(jià)值，進(jìn)而切實(shí)推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)。

第二，合理制定科學(xué)完善的人事檔案利用制度。醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人在制定人事檔案利用制度階段，應(yīng)該綜合考慮信息安全以及應(yīng)用等多元化標(biāo)準(zhǔn)和需求，并基于此制定出具有針對(duì)性的檔案資料保護(hù)方案。首先，應(yīng)重視人事檔案資料利用階段的安全性?？梢酝ㄟ^制定管理制度，清楚界定和掌握檔案借調(diào)人的資格，加大檔案調(diào)閱管理力度，全力保障信息安全，助力醫(yī)院科學(xué)規(guī)避檔案信息被泄露、遺失以及篡改等風(fēng)險(xiǎn)；其次，應(yīng)該依照人事檔案管理環(huán)境展開深層剖析，基于網(wǎng)絡(luò)安全制定出高效的管理方案，并依托專業(yè)人員的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)操作，顯著降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案安全。

4.規(guī)范建檔，依法管檔

第一，各級(jí)醫(yī)院需要積極制定針對(duì)內(nèi)部的人事檔案管理制度，通過統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，嚴(yán)格約束工作人員以及部門的職責(zé)權(quán)限與工作行為，以此有效加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理工作。

第二，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地審查醫(yī)院外部檔案質(zhì)量，務(wù)必保證與職工切身利益有關(guān)的檔案信息無(wú)任何差錯(cuò)。具體來(lái)講，各級(jí)醫(yī)院可以利用公函、電話等方式向人才原單位核實(shí)和查詢?nèi)瞬判畔?shí)況，進(jìn)而有效保證人才檔案資料中的學(xué)歷證明、工作待遇、技術(shù)水平、專業(yè)能力、科研成果等信息，具有較強(qiáng)的全面性、時(shí)效性以及精準(zhǔn)性。

第三，醫(yī)院人事檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)形成正確的管理責(zé)任意識(shí)，并于日常管理工作期間養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)的習(xí)慣，積極掌握有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)與政策內(nèi)容。同時(shí)，人事檔案管理人員還應(yīng)該深刻意識(shí)到人事檔案管理對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的作用，將醫(yī)院工作特性視為基礎(chǔ)，打造出基于各部門科室、機(jī)構(gòu)以及個(gè)人的緊密協(xié)作關(guān)系。不僅如此，還應(yīng)該高度關(guān)注并有效提高人事檔案管理部門獲取、鑒定、歸檔以及儲(chǔ)存檔案資料的能力，以此保證每一項(xiàng)檔案管理工作均被落到實(shí)處，并能夠充分體現(xiàn)其價(jià)值。此外，醫(yī)院管理人員還需要不斷整改和更新人事檔案內(nèi)容，確保其檔案資料時(shí)刻具備真實(shí)性，為醫(yī)院提高人事檔案管理水平與快速實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展建設(shè)目標(biāo)創(chuàng)造良好條件。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院綜合管理體系中的重要組成部分，能夠有效推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，助力醫(yī)院實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。人才流動(dòng)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)之一，為保證醫(yī)院的建設(shè)效果，基于人才流動(dòng)背景應(yīng)積極加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理。因此，各級(jí)醫(yī)院與相關(guān)管理者應(yīng)對(duì)人事檔案管理給予高度重視，精準(zhǔn)把握人才流動(dòng)這一時(shí)代機(jī)遇，主動(dòng)革新自身的管理理念與模式，積極將科學(xué)先進(jìn)的信息化、數(shù)字化技術(shù)融入人事檔案管理工作中，并深層探索人事檔案價(jià)值，正確領(lǐng)悟人事檔案對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的必要性，制定出科學(xué)、高效、合理的人事檔案管理體系，以此有效提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量與效率，促進(jìn)醫(yī)院真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，為我國(guó)社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者單位：山東省煙臺(tái)市福山區(qū)人民醫(yī)院作者簡(jiǎn)介：李明珠（1972—），女，漢族，山東煙臺(tái)人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。