數(shù)字化背景下高校人事檔案管理模式探究

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)成為高校人事檔案管理的必然趨勢(shì)。文章分析了當(dāng)前高校人事檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)策略。通過加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)、提高檔案管理人員素質(zhì)以及完善安全保障措施等，探討數(shù)字化背景下高校人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，為高校的各項(xiàng)工作提供有力支持。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；人事檔案；管理模式

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

高校人事檔案是記錄高校教職員工個(gè)人信息、工作經(jīng)歷和學(xué)術(shù)成果等重要資料的載體，對(duì)于高校的人才管理、教學(xué)科研等工作具有重要意義。在數(shù)字化背景下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)難以滿足高校發(fā)展的需求，如何構(gòu)建科學(xué)、高效的數(shù)字化人事檔案管理模式成為一項(xiàng)亟須解決的問題。

一、高校人事檔案管理的意義

1.個(gè)人信息記錄與證明：高校人事檔案詳細(xì)記錄了教職工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷、職稱評(píng)定和獎(jiǎng)懲情況等，是教職工個(gè)人成長和發(fā)展的重要記錄，也是證明其個(gè)人身份和資格的重要依據(jù)。

2.學(xué)校管理與決策支持：通過人事檔案，學(xué)?？梢匀媪私饨搪毠さ那闆r，為人員的招聘、選拔、任用、考核和薪酬管理等提供重要參考，有助于學(xué)校做出科學(xué)合理的管理決策。

3.教學(xué)科研工作支撐：人事檔案中的教學(xué)、科研成果等信息，為教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、科研項(xiàng)目申報(bào)與管理等提供了數(shù)據(jù)支持，對(duì)提高教學(xué)科研水平具有重要意義。

4.學(xué)校歷史與文化傳承：高校人事檔案反映了學(xué)校的發(fā)展歷程和教職工的貢獻(xiàn)，是學(xué)校歷史和文化的重要組成部分，有助于傳承和弘揚(yáng)學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)。

5.法律合規(guī)與責(zé)任追究：人事檔案是記錄高校教職工從入職到離職的重要文件，對(duì)于保障高校管理的合規(guī)性和規(guī)范化具有重要作用。

6.社會(huì)信用體系建設(shè)：完善的人事檔案管理有助于構(gòu)建誠信社會(huì)，提高教職工的信用意識(shí)，促進(jìn)社會(huì)信用體系建設(shè)。

7.人才隊(duì)伍建設(shè)與發(fā)展：人事檔案記錄了教職工的學(xué)歷、職稱和科研成果等重要信息，通過對(duì)教職工檔案的綜合分析和評(píng)估，可以更好地了解其學(xué)術(shù)水平、科研能力和教學(xué)質(zhì)量，為高校的人才選拔、評(píng)價(jià)和培養(yǎng)提供科學(xué)依據(jù)，推動(dòng)學(xué)校的持續(xù)發(fā)展。

8.信息共享與交流：通過信息化手段，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地域的共享與交流，為學(xué)校之間的合作與交流提供便利。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠，投入不足，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)滯后

目前，一些高校對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，可能將更多的關(guān)注和資源集中在教學(xué)、科研等方面，而對(duì)人事檔案管理的重視程度相對(duì)較低，對(duì)資金、設(shè)備設(shè)施和人員的投入不足。數(shù)字化建設(shè)需要一定的資金來購買相關(guān)的軟件和硬件設(shè)備設(shè)施，還需要專業(yè)的技術(shù)人員來實(shí)施系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)。由于投入不足，高校可能無法及時(shí)開展數(shù)字化建設(shè)，仍然依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和檢索相對(duì)困難，需要大量的空間和時(shí)間，效率低下，容易受到損壞、丟失或被篡改，影響檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

2.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，缺乏信息技術(shù)應(yīng)用能力和數(shù)據(jù)安全意識(shí)

部分檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案管理的理論和方法掌握不夠，導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量低下。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理越來越依賴信息技術(shù)，但部分檔案管理人員缺乏相關(guān)技能，無法有效利用電子檔案管理系統(tǒng)等工具，影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。另外，部分檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)安全的重要性認(rèn)識(shí)不足，可能存在未嚴(yán)格遵守保密規(guī)定、忽視數(shù)據(jù)備份等問題，增加了數(shù)據(jù)被泄露和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

3.存在信息安全隱患，影響檔案的真實(shí)性和可靠性

傳統(tǒng)高校人事檔案管理存在諸多敏感信息，如教職工的個(gè)人身份信息、工作經(jīng)歷和學(xué)術(shù)成果等，由于管理人員的不當(dāng)行為等原因，導(dǎo)致個(gè)人隱私被泄露等問題。而惡意篡改則可能造成檔案記錄的不真實(shí)或不可靠，影響到相關(guān)人員的權(quán)益和學(xué)校的正常運(yùn)行。

4.缺乏有效整合與共享，各部門之間的檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立，信息難以互通

各個(gè)部門可能使用不同的軟件或平臺(tái)來管理人事檔案，并且沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或流程，使得信息在部門之間的傳遞變得困難，可能需要手動(dòng)的文件傳遞或重復(fù)錄入，增加了錯(cuò)誤和延誤的風(fēng)險(xiǎn)。由于信息的孤立，部門之間無法及時(shí)獲取和共享關(guān)鍵的人事數(shù)據(jù)。例如，人事部門可能無法及時(shí)了解教學(xué)部門對(duì)教師的評(píng)價(jià)和業(yè)績記錄以及科研項(xiàng)目信息，可能影響對(duì)教師的晉升和獎(jiǎng)勵(lì)決策。另外，缺乏有效整合與共享導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性。不同部門的檔案可能存在差異，如員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷或培訓(xùn)記錄等，給決策和管理帶來困擾，也會(huì)影響到學(xué)校的整體運(yùn)營效率。

三、數(shù)字化人事檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

數(shù)字化人事檔案管理模式在提高效率、信息共享、數(shù)據(jù)安全、存儲(chǔ)便利和實(shí)時(shí)更新等方面具有明顯優(yōu)勢(shì)，有助于高校更好地管理和利用人事檔案資源。

1.提高效率

數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)快速檢索、查詢、瀏覽、更新和分享，節(jié)省大量查找文件和信息的時(shí)間，提高工作效率。通過電子文檔管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和更新，減少人力、物力成本，提高管理效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還可以提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化的服務(wù)，滿足教職工和管理者的個(gè)性化需求，提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。

2.節(jié)約空間

數(shù)字化檔案不再需要大量的紙質(zhì)文件和存儲(chǔ)空間，可以節(jié)約辦公室空間。同時(shí)，數(shù)字化檔案減少對(duì)紙張的依賴，符合環(huán)保理念，降低了文件印刷、存儲(chǔ)和傳遞的成本。

3.保護(hù)信息安全和隱私

人事檔案中包含大量敏感信息，保護(hù)檔案安全和隱私是人事檔案管理工作的重要任務(wù)。采用數(shù)字化技術(shù)可以加強(qiáng)檔案信息的安全性，通過權(quán)限管理、加密技術(shù)等手段，確保檔案信息的保密性和完整性，防止信息被泄露和非法訪問，保護(hù)教職工的合法權(quán)益。

4.易于備份和恢復(fù)

數(shù)字化檔案可以有效避免紙質(zhì)檔案的老化、損壞或丟失等問題。同時(shí)，便于實(shí)施備份和遷移，提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案的安全性和長期保存。

5.提升準(zhǔn)確性

數(shù)字化檔案可以通過系統(tǒng)驗(yàn)證和自動(dòng)化流程提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少人為錯(cuò)誤的可能性，如數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤、文件遺漏等。信息更新更加及時(shí)，避免因紙質(zhì)檔案傳遞和處理過程中的延遲導(dǎo)致的信息不準(zhǔn)確，確保檔案的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

6.便于監(jiān)管和審計(jì)

數(shù)字化系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控人事檔案的變動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并發(fā)出預(yù)警，便于監(jiān)管部門及時(shí)采取措施。通過數(shù)據(jù)分析工具，監(jiān)管和審計(jì)人員可以更快速、準(zhǔn)確地分析人事檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)潛在的問題和風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)人事檔案的操作都可以被記錄和追溯，便于監(jiān)管和審計(jì)人員查看歷史記錄，明確責(zé)任。

7.促進(jìn)信息共享與協(xié)作

通過數(shù)字化平臺(tái)可以整合不同部門的人事檔案信息，消除信息壁壘，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨系統(tǒng)的信息共享。實(shí)時(shí)更新人事信息，確保各部門獲取的是最新、最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，避免因信息滯后導(dǎo)致的協(xié)作問題。團(tuán)隊(duì)成員可更方便地共享工作成果、經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，提高團(tuán)隊(duì)合作的效率和質(zhì)量。

8.提高數(shù)據(jù)分析能力

數(shù)字化將分散在不同系統(tǒng)和部門的人事檔案數(shù)據(jù)實(shí)施集成和整合，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)集，為數(shù)據(jù)分析提供更全面、準(zhǔn)確的信息。借助數(shù)據(jù)分析工具，可以從大量的人事檔案數(shù)據(jù)中挖掘有價(jià)值的信息，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)中的關(guān)聯(lián)和規(guī)律，為學(xué)校的決策提供科學(xué)依據(jù)，如人才盤點(diǎn)、績效分析等。

四、數(shù)字化背景下高校人事檔案管理模式的改進(jìn)策略

1.加強(qiáng)重視與投入

應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，將其納入學(xué)校的整體發(fā)展戰(zhàn)略中。定期聽取人事檔案管理工作匯報(bào)，提供必要的支持和指導(dǎo)。投入足夠的資金購買硬件設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)遷移和整合等方面的費(fèi)用。配備具備數(shù)字化技術(shù)和檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能的專業(yè)檔案管理人員，負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理和維護(hù)工作。

2.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

明確高校人事檔案管理的具體需求，包括檔案類型、數(shù)據(jù)字段、訪問權(quán)限以及用戶的需求和期望等?？紤]系統(tǒng)的功能、可擴(kuò)展性、安全性以及用戶友好性等因素，充分評(píng)估市場上現(xiàn)有的成熟系統(tǒng)，引入先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。通過掃描、OCR識(shí)別等技術(shù)將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并將其整合到新的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和管理。

3.加強(qiáng)信息安全保障

設(shè)置嚴(yán)格的用戶認(rèn)證機(jī)制，如使用強(qiáng)密碼、多因素認(rèn)證等。同時(shí)，根據(jù)用戶角色和職責(zé)，精細(xì)化授權(quán)，確保用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的信息。對(duì)敏感信息實(shí)施加密存儲(chǔ)和傳輸，即使數(shù)據(jù)被竊取，也難以被解密和讀取。建立數(shù)據(jù)備份策略，定期將人事檔案數(shù)據(jù)備份到安全的地方，以便在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)實(shí)時(shí)恢復(fù)。配置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部攻擊和非法訪問，確保檔案信息的安全性和完整性。

4.優(yōu)化流程與標(biāo)準(zhǔn)化管理

對(duì)現(xiàn)有的檔案管理流程實(shí)施全面評(píng)估，找出煩瑣、低效的環(huán)節(jié)，并實(shí)施優(yōu)化和簡化。通過流程再造，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。明確人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求，使管理工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，包括檔案的收集、整理、歸檔、借閱和銷毀等流程。

5.促進(jìn)信息共享與協(xié)同辦公

打造統(tǒng)一集中的信息平臺(tái)，使高校各部門能夠方便地訪問和共享人事檔案信息。制定明確的信息共享政策和規(guī)則，包括訪問賬戶、訪問范圍以及信息的使用方式等，根據(jù)不同用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的信息訪問權(quán)限，保證信息的安全。確保人事檔案管理系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)，如教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等能夠?qū)嵤?shù)據(jù)整合和互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)傳遞、共享和信息的無縫傳遞。利用云技術(shù)，使教職工可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地訪問人事檔案信息，便于協(xié)同辦公。

6.加強(qiáng)檔案利用和服務(wù)

通過建立便捷、高效的人事檔案查詢和檢索機(jī)制，提供多樣化的在線服務(wù)方式，如在線查詢、預(yù)約服務(wù)、申請(qǐng)等，方便教職工遠(yuǎn)程辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，提高人事檔案的利用效率和便捷性。根據(jù)用戶的需求，提供定制化的檔案服務(wù)，滿足不同用戶的特殊要求。同時(shí)，通過對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的分析，為學(xué)校的決策提供支持，如人才引進(jìn)、師資培養(yǎng)等，更好地滿足教職工和學(xué)校管理的需求。

7.加強(qiáng)與教職工的溝通和培訓(xùn)

建立定期的溝通機(jī)制，如組織座談會(huì)、研討會(huì)或線上會(huì)議，與教職工開展面對(duì)面或遠(yuǎn)程交流，了解他們對(duì)人事檔案管理的需求、意見和建議。對(duì)于教職工提出的問題和建議，要及時(shí)給予反饋，并告知處理結(jié)果，增強(qiáng)教職工對(duì)檔案管理工作的信任和滿意度。舉辦相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，如講座、培訓(xùn)課程或工作坊，向教職工介紹人事檔案管理的重要性、流程和規(guī)范，增強(qiáng)他們的檔案管理意識(shí)和技能。針對(duì)個(gè)別教職工的特殊需求，提供個(gè)性化的指導(dǎo)和幫助。例如，對(duì)于新入職的教職工，可以開展專門的培訓(xùn)，幫助他們熟悉檔案管理的要求。利用學(xué)校的內(nèi)部網(wǎng)站、某信公眾號(hào)或其他線上平臺(tái)，發(fā)布人事檔案管理的相關(guān)信息、政策和常見問題解答，方便教職工隨時(shí)查閱。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)水平和安全意識(shí)，使其能夠適應(yīng)數(shù)字化管理的要求。

8.建立績效評(píng)估機(jī)制

設(shè)立相應(yīng)的績效指標(biāo)，如提高檔案管理的效率、準(zhǔn)確性和完整性，制定具體的評(píng)估指標(biāo)，如檔案整理的及時(shí)性、檔案查閱的準(zhǔn)確性、檔案安全管理等，并選擇合適的評(píng)估方法，如定期檢查、隨機(jī)抽查和滿意度調(diào)查等。確定績效評(píng)估的周期，如每月、每季度或每年開展一次評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，以提高績效水平。建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)績效優(yōu)秀的檔案管理人員實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)管理人員積極提升工作質(zhì)量和效率。

9.開展風(fēng)險(xiǎn)管理

在數(shù)字化建設(shè)過程中，要密切關(guān)注相關(guān)法律法規(guī)和政策的變化，確保人事檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。識(shí)別和評(píng)估數(shù)字化過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，如技術(shù)故障、數(shù)據(jù)丟失等，并制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

10.持續(xù)改進(jìn)與更新

隨著技術(shù)的發(fā)展和業(yè)務(wù)需求的變化，人事檔案管理模式應(yīng)不斷實(shí)施改進(jìn)和創(chuàng)新，以適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。明確持續(xù)改進(jìn)的目標(biāo)，如提高檔案管理的效率、增加信息的準(zhǔn)確性等。定期評(píng)估當(dāng)前的工作流程和系統(tǒng)，找出需要改進(jìn)的地方。利用數(shù)據(jù)分析工具，對(duì)檔案管理的數(shù)據(jù)實(shí)施分析，發(fā)現(xiàn)潛在的問題和改進(jìn)機(jī)會(huì)。根據(jù)評(píng)估和分析的結(jié)果，制定并實(shí)施具體的改進(jìn)措施，如優(yōu)化工作流程、更新軟件系統(tǒng)等。跟蹤改進(jìn)措施的實(shí)施效果，評(píng)估是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

通過以上改進(jìn)策略的實(shí)施，可以有效提高高校人事檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的管理需求。

五、結(jié)語

數(shù)字化人事檔案管理模式是高校適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。通過加強(qiáng)重視、提高人員素質(zhì)、保障信息安全和建立統(tǒng)一平臺(tái)等措施，高校人事檔案管理工作將能夠更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略。同時(shí)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用的不斷深入，高校人事檔案管理模式也將不斷創(chuàng)新和完善，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

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作者單位：山東交通學(xué)院作者簡介：趙霞（1987—），女，漢族，山東泰安人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。