淺析博物館文物檔案的開放與利用

耿少平 呂慧媛 徐宏舉

摘 要：文物檔案就是文物的“身份證、名片牌”，具有的科學(xué)開放與社會(huì)利用價(jià)值，必須堅(jiān)持合理開放、利用才能服務(wù)社會(huì)。在新時(shí)代，應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新，從提高人員素質(zhì)、做好檔案管理工作和加快博物館數(shù)字化建設(shè)三方面入手，采取制定符合時(shí)代發(fā)展的開放與利用辦法、編制《文物檔案》等相關(guān)書籍等公開發(fā)行和組織專題展覽公開部分文物檔案三個(gè)措施，加快推進(jìn)文物檔案的開放與利用。做好文物檔案開放與利用工作。

關(guān)鍵詞：文物檔案;開放;利用;管理

博物館是集歷史文化、歷史文物研究與陳列布展于一體的場(chǎng)所，而連接這三者的橋梁就是文物檔案管理工作。可以說，文物檔案就是文物的“身份證、名片牌”，每一份文物檔案都詳實(shí)記錄了該文物的相關(guān)資料——調(diào)查、發(fā)掘、修復(fù)等情況，最終以照片、圖紙、文檔、報(bào)告、摹本等不同記載方式進(jìn)行匯總歸類，最終為科學(xué)管理和妥善保護(hù)文物提供保障、為文物工作研究提供依據(jù)。[1]

文物檔案能夠有效地反映文物工作中的基本活動(dòng)，同時(shí)文物檔案還可以真實(shí)地記載歷史文物的發(fā)生、發(fā)展、發(fā)現(xiàn)的基本歷史過程以及文物具有的歷史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值以及藝術(shù)價(jià)值。與文物本身不同，文物檔案具有可復(fù)制性，如果合理開放和利用，勢(shì)必能促進(jìn)文物研究和文物保護(hù)，但目前大多數(shù)博物館、紀(jì)念館對(duì)館藏文物檔案都“密不示人”，這其中既有客觀原因也有主觀原因，這樣既影響交流、又不利于文物的研究與保護(hù)。因此在今后一個(gè)時(shí)期必須采取一定的措施逐漸開放、利用，才能有益于社會(huì)。本文通過分析檔案開放與利用中存在的問題，提出相應(yīng)的對(duì)策，最終采取一定的合理措施來促進(jìn)文物檔案開放與利用，為文物、歷史研究和社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1 文物檔案開放利用存在的主要問題

1）人員素質(zhì)參差不齊。文博行業(yè)內(nèi)存在人員素質(zhì)參差不齊的問題，且管理人員組成不夠穩(wěn)定，一般而言，往往都比較重視第一次記錄與收集，輕視后續(xù)補(bǔ)充與管理，更談不到如何開放與利用。

2）制度落實(shí)不到位。一些博物館、尤其是基層博物館，沒有認(rèn)識(shí)到科學(xué)確定文物檔案資料收集內(nèi)容、開放與使用的程序、規(guī)范，或制定了一些開放利用制度，但并未認(rèn)真執(zhí)行，僅僅使制度停了在“紙面上”。實(shí)際上，《文物檔案管理制度》、《文物檔案開放利用制度》都應(yīng)該成為每一個(gè)博物館必須制定并認(rèn)真執(zhí)行的兩個(gè)制度，收集、整理、保管文物檔案資料是文物開放檔案利用的前提保障，而文物檔案開放利用則是文物研究、歷史研究的前提保障，是服務(wù)社會(huì)的保障。如果不嚴(yán)格執(zhí)行將造成檔案資料欠缺，在需要利用文物檔案時(shí)面臨無法利用的困境。

3）電子數(shù)字化程度不高。早期文物檔案卷宗皆為紙質(zhì)版，使用者必須去保存地點(diǎn)進(jìn)行查閱，客觀上為查閱、開放、流傳與利用帶來了障礙。近年來隨著電腦的普及，用電腦存貯電子檔案稱為趨勢(shì)，電子檔案可根據(jù)名稱、地點(diǎn)、材質(zhì)、級(jí)別等不同信息等檢索，從而高效檢索、查詢、利用文物檔案。但在文物檔案數(shù)字化的工作過程中，一方面是博物館自身財(cái)力有限，電腦的普及率并不是很高，另一方面是原始紙質(zhì)資料較少、信息不全，導(dǎo)致后期制作電子文本時(shí)資料不全，降低了檢索的準(zhǔn)確率，間接影響了文物檔案的流通、開放、與利用。當(dāng)下業(yè)內(nèi)普遍存在這種情況。

2 提高文物檔案開放與利用對(duì)策

1）提高人員素質(zhì)。首先要開設(shè)培訓(xùn)課程或讓負(fù)責(zé)專人參加培訓(xùn)課程。針對(duì)基層員工設(shè)計(jì)系列課程，幫助員工提升職業(yè)素養(yǎng)，內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理、專業(yè)技術(shù)、溝通、等各個(gè)方面，循序漸進(jìn)，持續(xù)提升。第二，建立師徒制度。新員工入職以后，通過師傅帶徒弟的方式，讓員工知道正確合理的作業(yè)方式是什么，文物檔案開放與利用的規(guī)定等等，若遇到難題也方便及時(shí)請(qǐng)教，養(yǎng)成良好的作業(yè)習(xí)慣和素養(yǎng)。在新的形勢(shì)下，文物檔案管理工作人員必須懂得創(chuàng)新，不能因循守舊，落后的思維與操作會(huì)使得文物檔案工作處于被動(dòng)，失去主導(dǎo)地位。

2）做好檔案管理工作。文物檔案要開放、利用，首先須按照科學(xué)方法進(jìn)行管理，做好文物檔案管理工作是文物檔案開放與利用的先決條件。做好文物檔案管理工作一是要求依據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度，務(wù)必使每一件文物要及時(shí)登記入賬、建立入館憑證;二是要求專人負(fù)責(zé)管理賬目，以防止文物檔案丟失、損壞;三是專人負(fù)責(zé)檔案的外借、流通、復(fù)制等工作，以方便文物檔案開放與利用。

3）加快博物館文物檔案數(shù)字化建設(shè)。要盡快建立文物電子身份證數(shù)據(jù)庫;要建立完善、詳實(shí)的文物檔案的信息資源庫。一是要對(duì)數(shù)據(jù)庫中的文物建立一一對(duì)應(yīng)的電子身份證，通過“電子身份證”來管理文物，節(jié)約檢索時(shí)間、簡(jiǎn)化節(jié)約手續(xù)。這是一項(xiàng)龐大、細(xì)致長遠(yuǎn)的工作，必須投入大量人力、物力和精力，所以各個(gè)博物館都應(yīng)該組織專門機(jī)構(gòu)并由專人負(fù)責(zé)完成該工作。二是要建立完善、詳實(shí)的文物檔案的信息資源庫，我國部分文物保護(hù)部門現(xiàn)已對(duì)部分文物進(jìn)行調(diào)查記錄和統(tǒng)計(jì)，初步建立信息資源庫、建立文物檔案的動(dòng)態(tài)信息檢測(cè)系統(tǒng)。從而有效提高我國文物檔案工作的進(jìn)程，這給文物檔案管理工作效率大為提高。目前，國家文博信息專網(wǎng)已建成并使用，大體實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的資源，文博工作人員可在短時(shí)間內(nèi)查到準(zhǔn)確信息。為文物檔案管理的工作人員提供了便利，同時(shí)為檔案保護(hù)工作提供了法律依據(jù)。現(xiàn)在急需基層各個(gè)博物館單位都建立相應(yīng)的文物檔案的信息資源庫。

3 文物檔案開放與利用措施

1）制定符合時(shí)代發(fā)展的開放與利用辦法。眾所周知，文物檔案與其他檔案一樣都具有一定的密級(jí)，不能隨意公布與使用。隨著時(shí)間推移，一些超過保密期限的文物檔案脫密后才可公開，可以廣泛的進(jìn)行查閱、利用。各級(jí)國家檔案館保存的檔案，一般自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可提前開放，涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，可自形成之日起滿五十年開放。上述所有檔案，如按國家有關(guān)規(guī)定需要繼續(xù)保密或應(yīng)控制使用，檔案館應(yīng)繼續(xù)延期開放。在制定博物館文物檔案開放利用辦法、規(guī)定時(shí)，應(yīng)當(dāng)參照檔案館的相關(guān)文件，這樣能節(jié)約人力、物力、財(cái)力。[2]如南京市市政府修訂印發(fā)了《關(guān)于批轉(zhuǎn)市檔案局〈南京市各級(jí)國家綜合檔案館館藏檔案開放與利用辦法〉的通知》，共四章二十五條，《辦法》分別明確了開放檔案和未開放檔案的利用主體、利用要求和利用程序等，并要求采取符合安全制度的、規(guī)范的技術(shù)、管理措施和手段，確保共享的館藏檔案信息存儲(chǔ)、傳輸、利用的安全。后來一些博物館與基層文管所、保管所相繼參照此制定與自身情況相符合的《文物檔案開放利用辦法》，逐漸對(duì)文物遺址點(diǎn)分布等可公開文物檔案進(jìn)行逐步公開，規(guī)范了南京市各博物館文物檔案開放及查檔利用行為，更好地為社會(huì)各界提供檔案信息利用服務(wù)。

2）編制《文物檔案》等相關(guān)書籍等公開發(fā)行。解密的文物檔案應(yīng)該依照《中華人民共和國文物保護(hù)法》的要求，對(duì)珍貴文物的收藏情況、鑒定定級(jí)情況、信息記錄資料、收藏流轉(zhuǎn)情況等做進(jìn)一步的核對(duì)和完善，并及時(shí)將文物檔案的主要信息公之于眾，以提升公共文化服務(wù)的能力和水平，而編制《文物檔案》等相關(guān)書籍公開發(fā)行是一個(gè)較為直接、容易實(shí)現(xiàn)的方式。如2018年出版的《山西珍貴文物檔案》，以文物收藏單位為基礎(chǔ)、器類為分卷標(biāo)準(zhǔn)，采取順序編碼法則，內(nèi)容涵蓋收藏文物目錄、文物基礎(chǔ)信息、文物圖片的成書形式，[3]這是學(xué)術(shù)界首創(chuàng)以科學(xué)方式編制的“文物檔案”。各個(gè)單位編制的、公開發(fā)行的《文物檔案》都應(yīng)是本單位依法保護(hù)、管理、利用珍貴文物的工具書。通過這種方式為社會(huì)提供文物信息共享，最終促進(jìn)公共文化服務(wù)和文物活化利用。

3）組織專題展覽公開部分文物檔案。“組織專題展覽公開部分文物檔案”一般是各檔案館的日常工作。為了讓文物檔案得到開放與利用，各個(gè)博物館亦應(yīng)當(dāng)借鑒這一方式，組織一些文物檔案展覽，因?yàn)槌宋奈镏猓恍┯幸饬x、有年代的文物檔案本身也是文物，應(yīng)當(dāng)組織館藏文物的檔案展覽可迅速引起公眾關(guān)注從而擴(kuò)大影響。博物館應(yīng)當(dāng)圍繞文物檔案工作確定主題，以檔案文件、票證實(shí)物、歷史老照片等形式為載體，展現(xiàn)有關(guān)本館在征集、管理、利用等方面的工作內(nèi)容，結(jié)合本館的文物陳列，從一個(gè)側(cè)面反映文物檔案工作所取得的成就。

4 結(jié)語

文物，固然是作為歷史的見證，但文物檔案則更為重要，它可作為保護(hù)文物恢復(fù)文物的有效措施，且其具備時(shí)間久、載體形態(tài)別致等特點(diǎn)，價(jià)值甚至?xí)哂谒d文物的價(jià)值，文物檔案的開放與利用具備幫人“答疑解惑”的屬性，肩負(fù)著歷史引導(dǎo)重任，具備較強(qiáng)的社會(huì)責(zé)任所以。必須深刻認(rèn)識(shí)到文物檔案具有的科學(xué)開放與社會(huì)利用價(jià)值。在新時(shí)代，應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新，從提高人員素質(zhì)、做好檔案管理工作和加快博物館數(shù)字化建設(shè)三方面入手，采取制定符合時(shí)代發(fā)展的開放與利用辦法、編制《文物檔案》等相關(guān)書籍等公開發(fā)行和組織專題展覽公開部分文物檔案三個(gè)措施，加快推進(jìn)文物檔案的開放與利用。做好文物檔案開放與利用工作，不僅是文物建設(shè)的發(fā)展需要，也是我國歷史文化與全世界共享的需要。

參考文獻(xiàn)

[1]胡金華.田野考古檔案資料規(guī)范化管理的思考[J].中國文物科學(xué)研究，2007（3）：29-36.

[2]國家檔案局.各級(jí)國家檔案館開放檔案辦法[J].檔案，1992（2）：4-5.

[3]山西省文物局.山西珍貴文物檔案[M].北京：科學(xué)出版社，2018：4.

作者簡(jiǎn)介

耿少平（1964-），男，漢，山東省煙臺(tái)市，本科，高級(jí)實(shí)驗(yàn)師/紀(jì)委書記，研究方向：中醫(yī)藥文化。

呂慧媛（1989-），女，漢，山東省煙臺(tái)市，研究生，館員/山東省中醫(yī)藥文化博物館宣教部，研究方向：考古學(xué)及博物館學(xué)

徐宏舉（1978-），男，漢，山東省新泰市，本科，副教授/山東省中醫(yī)藥文化博物館展陳部，研究方向：中醫(yī)學(xué)。