后勤維修效率提升與財(cái)務(wù)成本控制探析

摘要：隨著高校成本壓力的增加，后勤維修管理面臨諸多挑戰(zhàn)，全面外包成為一種常見策略。本文研究發(fā)現(xiàn)，外包過程中的供應(yīng)商選擇、合同管理、文化差異和績效評估等問題成為主要挑戰(zhàn)。為應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，高校需通過優(yōu)化招標(biāo)程序、精細(xì)化合同條款、加強(qiáng)文化溝通和技術(shù)融合來提升外包服務(wù)的效率和質(zhì)量。全過程監(jiān)督和持續(xù)改進(jìn)機(jī)制的實(shí)施，可以確保外包實(shí)現(xiàn)成本控制和服務(wù)質(zhì)量提升的雙重目標(biāo)，最終支持高校核心教育與科研任務(wù)的有效開展。

關(guān)鍵詞：后勤外包;成本控制;效率提升;全過程監(jiān)督;高校管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20243045

隨著教育行業(yè)成本壓力的不斷增加，高校后勤維修管理面臨著重大的挑戰(zhàn)。全面外包后勤維修服務(wù)成為了一種流行的解決方案，旨在通過效率提升和成本節(jié)約來優(yōu)化資源分配。然而，外包的成功極大依賴于精確的招標(biāo)過程和嚴(yán)格的全程監(jiān)督。本文將深入探討這一策略的實(shí)施效果，并評估其在高校后勤管理中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，以期為相關(guān)政策制定和管理實(shí)踐提供依據(jù)。

一、高校后勤維修外包的動因與預(yù)期效益

（一）動因分析

隨著教育行業(yè)競爭的加劇和財(cái)政壓力的增大，高校越來越需要尋找減少運(yùn)營成本的方法。后勤維修工作雖然必要，但不屬于學(xué)校的核心競爭力范疇。高校通過外包，可以將資源更多地集中在提高教學(xué)質(zhì)量和科研能力上，這對于提升學(xué)校的整體競爭力是非常有利的。

外包可以引入專業(yè)化的維修服務(wù)，提高服務(wù)效率和質(zhì)量。專業(yè)維修公司通常擁有更先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和更豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)Ω鞣N維修問題做出更快速、更有效的響應(yīng)。

（二）預(yù)期效益

外包后勤維修服務(wù)能帶來多方面的預(yù)期效益。首先是成本控制。通過與服務(wù)供應(yīng)商簽訂合同，高校可以獲得更可預(yù)測的維修支出。合同通常包括固定的服務(wù)費(fèi)用，使得財(cái)務(wù)預(yù)算更為穩(wěn)定。此外，由于第三方公司的規(guī)模效應(yīng)和專業(yè)優(yōu)勢，它們能夠以更低的成本提供服務(wù)，這部分節(jié)約的成本可以用于其他更需要投資的領(lǐng)域。

效率的提升也是顯著的效益之一。專業(yè)維修團(tuán)隊(duì)能夠確保快速響應(yīng)和修復(fù)，減少設(shè)施的非計(jì)劃性停工時(shí)間。這種效率的提升不僅優(yōu)化了校園設(shè)施的使用壽命，也提高了校園整體的運(yùn)營效率。此外，全面的外包服務(wù)還包括了維修工作的預(yù)防性管理，這有助于發(fā)現(xiàn)潛在問題并提前解決，進(jìn)一步避免了更大的修復(fù)成本和運(yùn)營中斷。這種預(yù)防措施可以極大地延長設(shè)備的使用壽命，減少突發(fā)性維修的需求，從而降低長期的維護(hù)費(fèi)用[1]。

（三）外包服務(wù)的全過程監(jiān)督

為了確保外包帶來的預(yù)期效益得以實(shí)現(xiàn)，全過程的監(jiān)督和管理非常關(guān)鍵。高校需要建立一套完善的監(jiān)督體系，確保外包服務(wù)商能夠按照合同規(guī)定提供高質(zhì)量的服務(wù)。這包括定期的服務(wù)質(zhì)量評估，以及對服務(wù)商工作的直接監(jiān)控。通過這些措施，學(xué)?？梢源_保外包不僅僅是成本的轉(zhuǎn)移，而是真正的價(jià)值創(chuàng)造。

綜上所述，高校后勤維修外包不僅可以減輕學(xué)校的管理負(fù)擔(dān)，還可以在成本控制和服務(wù)質(zhì)量上帶來顯著的改進(jìn)。這種管理策略的成功實(shí)施，需要精確的策略規(guī)劃與嚴(yán)格的過程控制，以充分發(fā)揮外包的潛力，實(shí)現(xiàn)高校后勤管理的優(yōu)化。

二、成本節(jié)約機(jī)制：外包招標(biāo)策略的優(yōu)化

（一）招標(biāo)程序的優(yōu)化

高校在進(jìn)行后勤維修外包招標(biāo)時(shí)，需要明確服務(wù)的具體需求和標(biāo)準(zhǔn)。這包括維修服務(wù)的范圍、預(yù)期的服務(wù)質(zhì)量，以及必要的時(shí)間要求。明確這些基本點(diǎn)可以幫助減少在服務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的誤解和額外成本。此外，高校應(yīng)采用開放和透明的招標(biāo)程序，鼓勵多家服務(wù)提供商參與競標(biāo)，從而通過競爭降低服務(wù)成本。

采用電子招標(biāo)平臺可以進(jìn)一步提升招標(biāo)過程的效率和透明度。電子招標(biāo)不僅減少了紙質(zhì)文檔的處理，還能實(shí)時(shí)更新招標(biāo)狀態(tài)，為所有參與者提供即時(shí)的反饋和更正機(jī)會。這種方式有助于降低管理成本，并縮短招標(biāo)周期，從而加快項(xiàng)目的啟動速度。

（二）合同條款的精細(xì)化

在招標(biāo)過程中，合同條款的設(shè)計(jì)同樣關(guān)鍵。合同需要詳細(xì)列出服務(wù)提供商的責(zé)任、義務(wù)以及違約的后果，確保在服務(wù)過程中任何質(zhì)量問題都能得到及時(shí)有效的解決。此外，合同中可以設(shè)定激勵與懲罰機(jī)制，如績效獎勵和罰款條款，以激勵供應(yīng)商提供更高質(zhì)量的服務(wù)，同時(shí)避免服務(wù)滯后或不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況。

（三）成本控制的策略

成本控制的另一策略是實(shí)施成本透明化。通過要求服務(wù)提供商在合同中明確所有費(fèi)用的構(gòu)成，高?？梢愿玫乇O(jiān)控和控制成本。這不僅包括直接的維修費(fèi)用，還應(yīng)涵蓋任何可能的額外費(fèi)用，如緊急維修費(fèi)或特殊材料費(fèi)。透明化的費(fèi)用結(jié)構(gòu)有助于高校預(yù)算管理，避免在項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)預(yù)算外支出。

（四）全周期成本管理

長期合作關(guān)系的建立也是降低成本的有效方式。通過與特定服務(wù)供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，可以在雙方熟悉的基礎(chǔ)上減少溝通和操作錯誤，同時(shí)在合同續(xù)簽時(shí)通過批量購買或長期服務(wù)協(xié)議進(jìn)一步壓低價(jià)格。此外，長期合作使得服務(wù)提供商有動力投入資源進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量和效率的持續(xù)改進(jìn)，以保持其合作地位。

（五）利用技術(shù)提升效率

利用現(xiàn)代信息技術(shù)來監(jiān)控和分析維修服務(wù)的執(zhí)行情況，也是控制成本的有效手段。例如，通過建立綜合的維修管理系統(tǒng)，高?？梢詫?shí)時(shí)監(jiān)控服務(wù)進(jìn)度，分析維修數(shù)據(jù)，優(yōu)化維修計(jì)劃和預(yù)算分配。

三、提升維修效率：從內(nèi)部管理到外部協(xié)作

（一）內(nèi)部管理的優(yōu)化

在過渡到外部協(xié)作之前，內(nèi)部管理的優(yōu)化是提升維修效率的第一步。這包括建立一個中心化的維修請求處理系統(tǒng)，通過這個系統(tǒng)，所有的維修請求都可以被迅速記錄和分配。此系統(tǒng)不僅提高了問題報(bào)告的速度，還優(yōu)化了維修任務(wù)的調(diào)度。通過實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析，管理團(tuán)隊(duì)可以監(jiān)控維修工作的進(jìn)度，并對資源進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，以應(yīng)對高峰期的維修需求。此外，定期的維修和保養(yǎng)計(jì)劃也是提升內(nèi)部管理效率的關(guān)鍵。通過制定和執(zhí)行預(yù)防性維護(hù)計(jì)劃，可以大大減少突發(fā)故障的發(fā)生，這樣不僅延長了設(shè)備的使用壽命，還避免了因急修導(dǎo)致的高額成本[2]。

（二）外部協(xié)作的實(shí)施

在內(nèi)部管理基礎(chǔ)上，向外部協(xié)作的擴(kuò)展可以進(jìn)一步提升維修效率。選擇合適的外包合作伙伴是這一過程中的關(guān)鍵。合作伙伴的選擇需要基于其服務(wù)質(zhì)量、響應(yīng)時(shí)間、專業(yè)能力和歷史績效。通過與經(jīng)驗(yàn)豐富的服務(wù)提供商合作，高校可以利用其專業(yè)知識和技術(shù)，處理更復(fù)雜或不常見的維修問題。

與外部供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，通過合同約定服務(wù)水平協(xié)議（SLA），明確維修響應(yīng)時(shí)間和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以確保外包服務(wù)的效率和效果。此外，通過定期的績效評估會議，高?？梢耘c供應(yīng)商共同審視服務(wù)提供過程中的問題，及時(shí)調(diào)整策略以滿足不斷變化的需求。

（三）技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用是提升維修效率的另一個重要方面。例如，使用移動技術(shù)和云計(jì)算可以實(shí)現(xiàn)維修信息的實(shí)時(shí)更新和共享，維修人員可以在現(xiàn)場直接接收到最新的工作訂單和必要的技術(shù)支持信息，大大縮短了響應(yīng)時(shí)間和維修周期。

此外，物聯(lián)網(wǎng)（IoT）技術(shù)可用于監(jiān)控校園內(nèi)關(guān)鍵設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，通過預(yù)測性維護(hù)來預(yù)防設(shè)備故障。這種技術(shù)能夠分析設(shè)備數(shù)據(jù)，識別潛在故障模式，并在問題發(fā)生前進(jìn)行干預(yù)，從而減少停機(jī)時(shí)間并優(yōu)化維修資源的分配。

（四）持續(xù)改進(jìn)和培訓(xùn)

為了持續(xù)提升維修效率，高校需要不斷評估和改進(jìn)維修管理流程。這包括對外包合作的持續(xù)監(jiān)督和評價(jià)，確保服務(wù)質(zhì)量與成本控制符合預(yù)期。同時(shí)，對內(nèi)部管理團(tuán)隊(duì)和與外包供應(yīng)商協(xié)作的員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，是保持高維修效率的另一關(guān)鍵。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)覆蓋最新的維修技術(shù)、流程優(yōu)化以及客戶服務(wù)技能，以確保團(tuán)隊(duì)能夠有效應(yīng)對各種維修挑戰(zhàn)。

四、全過程監(jiān)督：確保服務(wù)質(zhì)量與成本控制

在高校后勤維修外包的整個過程中，全過程監(jiān)督是確保服務(wù)質(zhì)量和成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這種監(jiān)督機(jī)制包括從服務(wù)開始到結(jié)束的各個階段，確保外包服務(wù)商在整個合同期內(nèi)都能達(dá)到預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和效果。

（一）確立監(jiān)督框架

首先，高校需要建立一個清晰的監(jiān)督框架，這包括定義服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督方法和周期性評估標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確列出服務(wù)提供者必須達(dá)到的具體指標(biāo)，如響應(yīng)時(shí)間、維修完成率、客戶滿意度等。此外，應(yīng)制定詳細(xì)的服務(wù)水平協(xié)議（SLA），并將其作為合同的一部分，以便在服務(wù)不達(dá)標(biāo)時(shí)可以采取相應(yīng)的措施。

（二）實(shí)施定期和不定期檢查

為了有效地監(jiān)督外包服務(wù)商的表現(xiàn)，高校應(yīng)實(shí)施定期和不定期的檢查。定期檢查依照預(yù)先設(shè)定的時(shí)間表進(jìn)行，主要目的是評估服務(wù)提供者的整體表現(xiàn)和合規(guī)性。不定期檢查則更側(cè)重于突擊性質(zhì)的評估，可以更真實(shí)地反映服務(wù)提供者的日常運(yùn)營狀況。通過這種方式，高?？梢约皶r(shí)發(fā)現(xiàn)問題并迅速采取措施，確保服務(wù)質(zhì)量始終符合預(yù)期。

（三）利用技術(shù)工具

利用現(xiàn)代技術(shù)工具是提高監(jiān)督效率的有效方法。例如，通過建立一個綜合的維修管理系統(tǒng)，高?？梢詫?shí)時(shí)跟蹤維修請求的處理進(jìn)度、服務(wù)商的響應(yīng)時(shí)間和維修質(zhì)量。此外，數(shù)據(jù)分析工具可以幫助高校分析服務(wù)提供者的表現(xiàn)數(shù)據(jù)，識別服務(wù)中的模式和趨勢，從而在必要時(shí)調(diào)整策略或采取糾正措施。

（四）反饋機(jī)制的建立

建立有效的反饋機(jī)制，對于監(jiān)督外包服務(wù)同樣重要。這包括從教職工和學(xué)生處收集關(guān)于維修服務(wù)的反饋，并將這些信息用作評估外包服務(wù)商績效的重要依據(jù)。通過定期的滿意度調(diào)查和反饋會議，高?？梢垣@得寶貴的第一手信息，了解服務(wù)中存在的問題及用戶的真實(shí)感受。

（五）強(qiáng)化后續(xù)行動和改進(jìn)

監(jiān)督的最后一個環(huán)節(jié)是強(qiáng)化后續(xù)行動和持續(xù)改進(jìn)。每次評估后，應(yīng)當(dāng)對結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)分析，并與服務(wù)提供者討論如何改進(jìn)服務(wù)。如果發(fā)現(xiàn)服務(wù)水平持續(xù)低于標(biāo)準(zhǔn)，高校應(yīng)考慮采取包括終止合同在內(nèi)的更嚴(yán)厲措施。此外，高校應(yīng)定期更新監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)和流程，以適應(yīng)外部環(huán)境的變化和學(xué)校運(yùn)營的新需求[3]。

五、外包實(shí)施的挑戰(zhàn)與對策：高校后勤管理的實(shí)踐觀察

（一）服務(wù)供應(yīng)商的選擇

選擇合適的服務(wù)供應(yīng)商是外包成功的首要步驟。錯誤的選擇可能導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量低下、成本超支甚至合作關(guān)系破裂。高校在選擇服務(wù)供應(yīng)商時(shí)應(yīng)進(jìn)行徹底的市場調(diào)研，評估潛在供應(yīng)商的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性、歷史業(yè)績、技術(shù)能力及行業(yè)聲譽(yù)。此外，建議高校進(jìn)行試點(diǎn)項(xiàng)目，通過小規(guī)模的合作測試供應(yīng)商的服務(wù)效果，這可以在正式簽訂長期合同前發(fā)現(xiàn)潛在的問題。

（二）合同管理和監(jiān)控

合同管理是確保外包服務(wù)按預(yù)期執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校需要確保合同條款明確、全面，尤其是對服務(wù)水平、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任的規(guī)定。此外，高校應(yīng)建立一套有效的合同監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)跟蹤服務(wù)執(zhí)行情況，確保任何偏離合同規(guī)定的行為都能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正。通過定期的審核和評估，可以持續(xù)改進(jìn)合同管理策略，防止合作中的漏洞。

（三）文化和溝通差異

外包合作中常常涉及不同組織文化的碰撞，尤其是當(dāng)服務(wù)供應(yīng)商和高校的工作方式和價(jià)值觀存在較大差異時(shí)。這種文化差異可能導(dǎo)致溝通不暢和合作摩擦。為此，高校需在合作開始階段就積極與供應(yīng)商交流，明確雙方的期望和職責(zé)。同時(shí)，定期組織雙方的聯(lián)合培訓(xùn)和交流活動，可以幫助雙方更好地理解對方的工作方式和文化，促進(jìn)溝通和協(xié)作。

（四）績效評估與反饋機(jī)制

外包服務(wù)的績效評估對于持續(xù)改進(jìn)和問題解決至關(guān)重要。高校應(yīng)制定科學(xué)、公正的評估機(jī)制，定期對外包服務(wù)的效率和效果進(jìn)行評價(jià)。此評估不僅應(yīng)包括成本和時(shí)間效率，還應(yīng)考量服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度等指標(biāo)?；谠u估結(jié)果，高校需要及時(shí)反饋給服務(wù)供應(yīng)商，并根據(jù)反饋結(jié)果調(diào)整合作策略。設(shè)置明確的激勵與懲罰機(jī)制，鼓勵供應(yīng)商不斷優(yōu)化服務(wù)水平。

（五）技術(shù)和創(chuàng)新的融合

技術(shù)在后勤維修外包中扮演著重要角色。高校與外包服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)共同探索如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)、自動化和智能化解決方案來提升服務(wù)效率和質(zhì)量。例如，通過引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)監(jiān)控校園設(shè)施的運(yùn)行狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)預(yù)測性維護(hù)，可以顯著降低故障率和維護(hù)成本。同時(shí)，雙方應(yīng)共同關(guān)注行業(yè)內(nèi)的創(chuàng)新發(fā)展，探討將新技術(shù)和新模式融入現(xiàn)有服務(wù)中，以持續(xù)提升服務(wù)水平和響應(yīng)速度。

六、結(jié)語

在高校后勤維修外包的探索中，通過優(yōu)化招標(biāo)策略、提升維修效率、實(shí)施全過程監(jiān)督以及應(yīng)對外包挑戰(zhàn)，高校可以有效控制成本并提升服務(wù)質(zhì)量。這不僅支持了教育機(jī)構(gòu)的核心使命，還增強(qiáng)了運(yùn)營效率。持續(xù)的改進(jìn)和合作伙伴間的良好溝通是確保外包成功的關(guān)鍵，這一模式成為高校后勤管理的有力支撐。

參考文獻(xiàn)：

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[3]胡厚臻，劉鑫琳，李澤，等.基于CCSI的高校后勤維修服務(wù)滿意度測評模型及其服務(wù)質(zhì)量提升研究[J].黑龍江科學(xué)，2024，15（01）：48-51.

（作者單位：江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院）