水利水電工程電子文件歸檔四性檢測技術(shù)研究與應(yīng)用

摘要：為解決水利水電工程電子文件歸檔中存在的合法性、合規(guī)性以及憑證性等問題，針對水利水電工程電子文件歸檔中的真實性、完整性、可用性和安全性（以下簡稱“四性”）檢測技術(shù)進(jìn)行了研究。通過分析電子文件的特點(diǎn)及歸檔管理現(xiàn)狀，提出相應(yīng)的四性檢測技術(shù)方法，開發(fā)了基于水利水電工程電子歸檔的四性檢測服務(wù)平臺，并設(shè)計出一套實用的檢測系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用電子簽章、元數(shù)據(jù)收集與封裝、四性檢測等技術(shù)手段，實現(xiàn)了對電子文件在歸檔過程中的自動檢測與監(jiān)控，并可有效識別潛在風(fēng)險，保障電子文件達(dá)到四性要求。研究結(jié)果可為提高水利水電工程電子文件歸檔的管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：電子文件； 歸檔管理； 四性檢測； 水利水電工程

中圖法分類號：G275.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼：ADOI：10.15974/j.cnki.slsdkb.2024.S2.029

文章編號：1006-0081（2024）S2-0108-04

0引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件在水利水電工程領(lǐng)域的應(yīng)用日益廣泛，成為工程建設(shè)和管理過程中不可或缺的信息載體［1］。真實性、完整性、可用性和安全性（以下簡稱“四性”）作為電子文件的基本屬性，對電子文件本身的保存價值、利用價值以及憑證價值具有十分重要的意義［2］。然而，由于電子文件的特殊性質(zhì)，如易修改、易復(fù)制、易損壞等，使得電子文件歸檔面臨著諸多挑戰(zhàn)［3-4］。電子文件歸檔四性檢測技術(shù)，作為一種對電子文件質(zhì)量進(jìn)行評估和檢測的方法，可以有效解決電子文件管理中存在的問題，對于保障電子文件的質(zhì)量和安全具有至關(guān)重要的作用［5］。本文通過分析水利水電工程電子文件歸檔現(xiàn)狀及存在的問題，結(jié)合電子文件歸檔四性檢測業(yè)務(wù)需求，研究并探索基于水利水電工程的電子文件歸檔四性檢測方法，為提高水利水電工程電子文件歸檔的管理水平提供參考。

1現(xiàn)狀及問題

1.1現(xiàn)狀分析

水利水電工程是中國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)重點(diǎn)工程，涉及領(lǐng)域非常廣泛，包括水文、水土保持、水資源、水環(huán)境、水生態(tài)等［6］。水利水電工程在建設(shè)過程中會產(chǎn)生大量的文件和資料，對工程的建造、管理、驗收、維護(hù)等非常重要。然而，由于文件和資料大多是以紙質(zhì)形式存在，且隨著工程建設(shè)的推進(jìn)，紙質(zhì)文件和資料的數(shù)量和種類不斷增加，給文件管理和利用帶來了很大挑戰(zhàn)，電子文件歸檔顯得尤為重要。電子文件歸檔是指將各種文件和資料通過數(shù)字化手段進(jìn)行歸檔，并對其進(jìn)行分類、整理、存儲、管理、利用等一系列管理活動。電子文件歸檔可以有效解決紙質(zhì)文件和資料管理的問題，提高文件管理和利用效率。然而在過去很長一段時間里，由于電子文件在安全性、可靠性、可追溯性方面的問題一直未能解決，大部分企業(yè)或建設(shè)單位都采用傳統(tǒng)“雙套制”管理模式（紙質(zhì)資料歸檔保存、電子文件流轉(zhuǎn)利用）來管理歸檔文件，造成了資源和人力的浪費(fèi)。

1.2問題分析

1.2.1“雙套制”工作模式弊端

（1） 紙質(zhì)資料和電子文件并存，造成資源浪費(fèi)。在檔案形成環(huán)節(jié)，工作人員不僅要在線上填報提交材料，還需要整理、打印、包裝好紙質(zhì)材料，工作繁瑣復(fù)雜，且耗費(fèi)大量的費(fèi)用。在歸檔環(huán)節(jié)，檔案室不僅要審核線上的材料，還要審查線下的材料，工作重復(fù)且難以提高效率。

（2） 影響檔案的原生性、真實性和完整性。很多情況下，在對原生電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換以后，紙質(zhì)版只能顯示檔案上的基礎(chǔ)信息，而無法保留原生電子文檔上真實性、完整性的元數(shù)據(jù)，造成了信息的損失。

1.2.2電子文件合法合規(guī)性不足

目前，大部分水利水電工程項目的電子文件歸檔只是把工程資料電子化，然后利用信息化手段建立電子文件和工程資料的對照關(guān)系，未進(jìn)行全過程元數(shù)據(jù)采集，無法保障歸檔資料和交付業(yè)主資料的一致性，更沒有引入四性檢測技術(shù)來保障文件的真實性、完整性、可用性以及安全性。更有甚者，歸檔電子文件沒有引入帶數(shù)字證書的電子簽章來保障電子文件的責(zé)任屬性，電子文件合法合規(guī)性不足。

1.2.3歸檔對象標(biāo)準(zhǔn)化不足

水利水電工程項目涉及規(guī)劃、移民、水工、水文、水環(huán)境治理等眾多專業(yè)門類，實際項目生產(chǎn)過程中參與部門和人員較多，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一致，很難保障歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。尤其是設(shè)計圖紙的標(biāo)準(zhǔn)化問題更為突出，不同專業(yè)的底圖規(guī)格、大小、版式、繪制工具均存在差異。圖框的樣式規(guī)范化、不統(tǒng)一，很難做到歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化。

2總體架構(gòu)設(shè)計

鑒于水利水電工程電子歸檔現(xiàn)狀和問題，迫切需要引入四性檢測技術(shù)，作為一種對電子文件質(zhì)量進(jìn)行評估和檢測的方法，來解決電子文件歸檔過程中存在的問題。為此，依據(jù)四性檢測規(guī)范和要求，開發(fā)了基于水利水電工程電子歸檔的四性檢測服務(wù)平臺，通過調(diào)用電子簽章服務(wù)、元數(shù)據(jù)采集及封裝服務(wù)、四性驗證服務(wù)等基礎(chǔ)服務(wù)，保障電子文件歸檔的質(zhì)量及憑證要求?？傮w架構(gòu)分為：運(yùn)行支撐層、數(shù)據(jù)存儲層、基礎(chǔ)組件層、系統(tǒng)應(yīng)用層，共計4層，如圖1所示。

（1） 運(yùn)行支撐層。運(yùn)行支撐層是指為系統(tǒng)提供運(yùn)行環(huán)境的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備等。這些硬件設(shè)備為系統(tǒng)的運(yùn)行提供了必要的物理基礎(chǔ)，確保了數(shù)據(jù)的存儲、處理和傳輸；軟件基礎(chǔ)設(shè)施包含應(yīng)用支撐平臺、Nginx代理服務(wù)等。這些軟件為系統(tǒng)的運(yùn)行提供了必要的邏輯基礎(chǔ)，確保了系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。

（2） 數(shù)據(jù)存儲層。數(shù)據(jù)存儲層主要存儲業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括案卷元數(shù)據(jù)、文件元數(shù)據(jù)以及電子文件等實體文件數(shù)據(jù)。

（3） 基礎(chǔ)組件層?；A(chǔ)組件層是指支撐系統(tǒng)運(yùn)行及協(xié)作交互的基礎(chǔ)軟件架構(gòu)，包括認(rèn)證/授權(quán)、消息服務(wù)、日志服務(wù)、接口安全、電子簽章服務(wù)、元數(shù)據(jù)采集服務(wù)、元數(shù)據(jù)封裝服務(wù)以及四性驗證服務(wù)。

（4） 業(yè)務(wù)應(yīng)用層。業(yè)務(wù)應(yīng)用層主要通過接口調(diào)用平臺打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的通道，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。

3關(guān)鍵技術(shù)研究

3.1電子簽章技術(shù)

本文研究的電子簽章基礎(chǔ)組件基于PKI體系，采用“電子簽章+CA證書+可信時間戳”的技術(shù)路線，實現(xiàn)了與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件蓋章、簽字相似的可視化效果，可確保數(shù)據(jù)源的真實性，即數(shù)據(jù)是從可靠的源頭獲取的，沒有經(jīng)過篡改或偽造；能夠保障數(shù)據(jù)的完整性，數(shù)據(jù)在傳輸或存儲過程中不會損壞或丟失；實現(xiàn)數(shù)據(jù)的不可否認(rèn)性，一旦數(shù)據(jù)被生成或傳輸，無法被相關(guān)方否認(rèn)。同時在基礎(chǔ)組件服務(wù)能力的基礎(chǔ)上，根據(jù)水利水電工程中涉及的報告、圖紙、圖冊類成果的電子簽章應(yīng)用場景，設(shè)計了滿足水利水電工程項目上典型使用場景的電子簽章服務(wù)模塊。內(nèi)部人員統(tǒng)一在電子簽章系統(tǒng)中對個人簽名和電子印章進(jìn)行管理參與校審的成果直接通過后臺服務(wù)自動調(diào)用電子簽章服務(wù)，實現(xiàn)對電子文件的簽署。其中，外部專家參與校審的成果，系統(tǒng)會直接通過微信平臺向外部專家發(fā)送一個專屬的簽字鏈接，外部專家接收到該鏈接后，只需點(diǎn)擊即可進(jìn)入到一個安全、便捷的在線簽名界面。在這個界面上，外部專家可以利用手寫簽名的方式，直接在電子設(shè)備（如手機(jī)或平板電腦）上簽署自己的姓名，以此確認(rèn)對電子文件內(nèi)容的認(rèn)可。完成手寫簽名后，調(diào)用電子文件簽章服務(wù)中的手寫簽名服務(wù)完成與電子簽章服務(wù)的數(shù)據(jù)交互。電子簽章技術(shù)應(yīng)用見圖2。

3.2元數(shù)據(jù)收集與封裝

按照GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，在原生電子文件的收集與歸檔工作過程中必須滿足四性的要求，電子檔案與元數(shù)據(jù)之間應(yīng)存有內(nèi)在關(guān)聯(lián)，確保二者之間可以實現(xiàn)互相索引，便于后續(xù)的檢索與使用。非通用格式的電子文件在正式移交之前，必須全部轉(zhuǎn)換為通用格式，并與原始文件一起存檔。此外，按照CJJ/T 187-2012《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》要求，建設(shè)類電子檔案元數(shù)據(jù)的存儲格式應(yīng)采用XML格式存儲。本文研究的元數(shù)據(jù)收集與封裝服務(wù)基于建設(shè)類電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，首先把元數(shù)據(jù)分為案卷元數(shù)據(jù)和文件元數(shù)據(jù)，并分別對其進(jìn)行了擴(kuò)展（案卷級元數(shù)據(jù)96項，其中標(biāo)準(zhǔn)元數(shù)據(jù)74項，擴(kuò)展元數(shù)據(jù)22項；文件級元數(shù)據(jù)107項，其中標(biāo)準(zhǔn)元數(shù)據(jù)76項，擴(kuò)展元數(shù)據(jù)31項），并結(jié)合信息系統(tǒng)實現(xiàn)靈活配置功能，具體見圖3。

基于元數(shù)據(jù)實體及元數(shù)據(jù)配置，開發(fā)了元數(shù)據(jù)收集及元數(shù)據(jù)封裝服務(wù)。通過獨(dú)立的接口調(diào)用平臺建立與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)系。業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以按照業(yè)務(wù)規(guī)則調(diào)用元數(shù)據(jù)采集服務(wù)，實時采集元數(shù)據(jù)信息，存入元數(shù)據(jù)實體中；調(diào)用元數(shù)據(jù)封裝服務(wù)生成相應(yīng)的元數(shù)據(jù)XML文件和EEP封裝包，收集和封裝服務(wù)調(diào)用具體見圖4。

3.3四性檢測及方案設(shè)計

主要依據(jù)CJJ/T 187-2012《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》和DA/T 70-2018《文書類電子檔案檢測一般要求》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合水利水電工程項目業(yè)務(wù)特點(diǎn)，在文件形成、歸檔、移交與接收、長期保存4個階段分別對電子文件進(jìn)行了四性檢測。由于不同階段檢測項和檢測要求不盡相同，因此對電子文件的四性檢測方案提供靈活的配置功能，見圖5。

4元數(shù)據(jù)收集和封裝服務(wù)調(diào)用圖5四性檢測方案配置基于檢測方案配置，開發(fā)了四性檢測服務(wù)。通過獨(dú)立的接口調(diào)用平臺建立與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)系。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照業(yè)務(wù)需求，分階段對電子文件質(zhì)量進(jìn)行評估和檢測。四性檢測服務(wù)調(diào)用具體見圖6。

4應(yīng)用實例

長江設(shè)計集團(tuán)內(nèi)部基于水利水電工程的“單套制”電子文件歸檔系統(tǒng)，利用“電子簽章技術(shù)+元數(shù)據(jù)收集與封裝+四性檢測”的技術(shù)手段，基本實現(xiàn)了對報告、圖紙、圖冊類電子文件在線歸檔數(shù)據(jù)的四性檢測，確保了歸檔電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，同時隨著新技術(shù)的引入，對集團(tuán)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化及業(yè)務(wù)流程規(guī)范化起到了很大的促進(jìn)作用（圖7）。

5結(jié)語

四性檢測技術(shù)，作為一種對電子文件質(zhì)量進(jìn)行評估和檢測的方法，提升了電子文件保存、利用以及憑證價值。但是目前中國對電子檔案的四性檢測還處于起步探索階段，在水利水電工程領(lǐng)域，國家層面也沒有出臺相關(guān)檢測標(biāo)準(zhǔn)，目前各企事業(yè)單位嘗試電子檔案的四性檢測，都是參考2018年國家檔案局發(fā)布的DA/T 70-2018《文書類電子檔案檢測一般要求》實施。隨著人工智能、大模型技術(shù)的普及和相關(guān)政策措施的完善，可進(jìn)一步推動四性檢測的深入應(yīng)用。

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（編輯：張爽）