人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用研究

摘要：隨著人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，其在高校檔案管理中的應(yīng)用日益受到重視。本文從智慧化檔案管理的內(nèi)涵出發(fā)，分析了人工智能在檔案收集立卷、檢索查閱、服務(wù)便利性和庫房管理等方面的應(yīng)用價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)人工智能在高校智慧化檔案管理中應(yīng)用的具體建議，包括引進(jìn)人工智能配套設(shè)備、重構(gòu)檔案管理模式、完善制度、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫等方面。

關(guān)鍵詞：人工智能；高校檔案管理；智慧化；應(yīng)用價(jià)值

高校檔案是高校發(fā)展歷程的重要記錄，是高校文化傳承的重要載體，也是高?？茖W(xué)研究的重要資源。隨著高校信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。人工智能技術(shù)的快速發(fā)展為高校檔案管理帶來了新的發(fā)展方向，為高校檔案管理的智慧化轉(zhuǎn)型提供了有力支撐。

一、智慧化檔案管理的內(nèi)涵

智慧化檔案管理是指利用人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)，對(duì)高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行智能化改造，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、智能化、高效化和便捷化。它不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，而是將檔案信息數(shù)字化，并通過智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)識(shí)別、分類、整理、檢索、利用和安全管理。智慧化檔案管理的核心在于將檔案管理與信息技術(shù)深度融合，構(gòu)建一個(gè)以數(shù)據(jù)為驅(qū)動(dòng)、以智能為核心、以服務(wù)為導(dǎo)向的全新檔案管理體系。它不僅能夠提高檔案管理效率，降低管理成本，還能夠提升檔案利用價(jià)值，為高校的教學(xué)、科研和管理工作提供更加便捷、高效、智能的服務(wù)。

二、人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）在檔案收集立卷中發(fā)揮前瞻性

人工智能技術(shù)能夠有效提升檔案收集立卷的效率和準(zhǔn)確性，為高校檔案管理工作帶來前瞻性改變。首先，人工智能可以利用圖像識(shí)別、自然語言處理等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別和分類，高?？梢宰R(shí)別檔案類型、提取關(guān)鍵信息、自動(dòng)生成目錄等，從而減少人工干預(yù)，提高檔案收集效率；其次，人工智能可以利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)自動(dòng)生成檔案目錄，并根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行智能化分類和整理，減少人工編制目錄的工作量，提高目錄的準(zhǔn)確性和一致性；最后，人工智能還可以利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)檔案收集過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行預(yù)警，如識(shí)別重復(fù)檔案、缺失信息等，確保檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。人工智能在檔案收集立卷中的應(yīng)用，不僅能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還有助于提高檔案管理的規(guī)范性和效率，為后續(xù)的檔案利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）為用戶提供智慧化的檢索和查閱服務(wù)

人工智能技術(shù)能夠?yàn)橛脩籼峁└颖憬?、高效、智能的檔案檢索和查閱服務(wù)，滿足用戶的多元化需求。首先，人工智能可以利用自然語言處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)用戶用自然語言進(jìn)行檢索，擺脫傳統(tǒng)關(guān)鍵詞檢索的局限性，提高檢索的效率和準(zhǔn)確性；其次，人工智能可以利用用戶行為分析技術(shù)，為用戶推薦相關(guān)檔案信息，如根據(jù)用戶的檢索歷史、瀏覽記錄等，推薦用戶可能感興趣的檔案，提高檔案利用率；最后，人工智能還可以利用虛擬現(xiàn)實(shí)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的多媒體展示，如將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并通過虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)進(jìn)行三維展示，提高檔案的趣味性和可讀性。人工智能在檔案檢索和查閱服務(wù)中的應(yīng)用，能夠?yàn)橛脩籼峁└觽€(gè)性化、智能化的服務(wù)體驗(yàn)，促進(jìn)檔案資源的深度挖掘和利用。

（三）提升檔案服務(wù)的便利性

首先，人工智能可以利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)用戶在線預(yù)約檔案查閱服務(wù)，用戶可以通過手機(jī)、電腦等設(shè)備隨時(shí)隨地預(yù)約查閱檔案，無須到現(xiàn)場排隊(duì)，提高服務(wù)效率；[1]其次，人工智能可以利用云計(jì)算技術(shù)，實(shí)現(xiàn)用戶遠(yuǎn)程查閱檔案，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案庫，打破時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地查閱檔案，提高服務(wù)便利性；最后，人工智能還可以利用人工智能技術(shù)，提供智能客服，解答用戶關(guān)于檔案管理的常見問題，如檔案查詢、借閱流程等，提高服務(wù)效率和用戶滿意度。人工智能在檔案服務(wù)中的應(yīng)用，能夠?yàn)橛脩籼峁└颖憬荨⒏咝?、智能的服?wù)體驗(yàn)，提升檔案管理的服務(wù)水平。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案庫房管理智能化

人工智能技術(shù)能夠有效提升檔案庫房安全和高效管理。首先，人工智能可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)檔案庫房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，高?？梢员O(jiān)控庫房的溫濕度、光照、人員進(jìn)出等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行預(yù)警，確保檔案安全；其次，人工智能可以利用高新技術(shù)，對(duì)檔案庫房的溫濕度進(jìn)行智能控制，如根據(jù)檔案類型和環(huán)境變化，自動(dòng)調(diào)節(jié)溫濕度，延長檔案保存時(shí)間；最后，人工智能還可以利用機(jī)器人技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房的智能巡檢，如利用機(jī)器人進(jìn)行庫房巡檢，識(shí)別安全隱患，提高巡檢效率。人工智能在檔案庫房管理中的應(yīng)用，能夠有效提升檔案庫房管理的智能化水平，確保檔案安全和高效管理，為高校檔案管理提供更加可靠的保障。

三、加強(qiáng)人工智能在高校智慧化檔案管理中應(yīng)用的具體建議

（一）引進(jìn)人工智能配套設(shè)備

為了有效推動(dòng)人工智能在智慧化檔案管理中的應(yīng)用，高校應(yīng)積極引進(jìn)人工智能配套設(shè)備，為人工智能技術(shù)的應(yīng)用提供硬件基礎(chǔ)。首先，高校應(yīng)引進(jìn)圖像識(shí)別設(shè)備，利用高分辨率掃描儀、圖像識(shí)別軟件等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并自動(dòng)識(shí)別和分類，提高檔案數(shù)字化效率；其次，高校應(yīng)引進(jìn)自然語言處理設(shè)備，如語音識(shí)別軟件、文本分析軟件等，對(duì)檔案文本進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別、提取關(guān)鍵信息、生成索引等，提高檔案檢索效率；最后，高校還應(yīng)引進(jìn)數(shù)據(jù)分析設(shè)備，如大數(shù)據(jù)平臺(tái)、數(shù)據(jù)挖掘軟件等，用于對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)規(guī)律和趨勢，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。總之，高校應(yīng)根據(jù)自身需求和實(shí)際情況，選擇合適的設(shè)備，并制訂合理的設(shè)備采購計(jì)劃，確保人工智能配套設(shè)備的完善和高效利用，為人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用提供堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)。

（二）基于人工智能重構(gòu)檔案管理模式

1.依托人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案智能收集

人工智能技術(shù)能夠有效提升檔案收集的效率和準(zhǔn)確性，為高校檔案管理工作帶來革命性改變。首先，高校可以利用圖像識(shí)別技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別和分類，識(shí)別檔案類型、提取關(guān)鍵信息、自動(dòng)生成目錄等，從而減少人工干預(yù)，提高檔案收集效率；其次，高?？梢岳米匀徽Z言處理技術(shù)對(duì)檔案文本進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別和提取，如識(shí)別檔案內(nèi)容、提取關(guān)鍵信息、自動(dòng)生成摘要等，從而提高檔案信息的提取效率和準(zhǔn)確性；[2]最后，高校還可以利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類和整理，如根據(jù)檔案內(nèi)容、時(shí)間、作者等信息進(jìn)行自動(dòng)分類，并生成相應(yīng)的目錄和索引，從而提高檔案整理效率和規(guī)范性。人工智能在檔案智能收集中的應(yīng)用，能夠有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案收集的效率和準(zhǔn)確性，為后續(xù)的檔案整理和利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.依托人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能管理

人工智能技術(shù)能夠有效提升檔案管理的效率和安全性，為高校檔案管理工作帶來更加智能化的管理模式。首先，高?？梢岳脭?shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，確定檔案數(shù)量、類型、利用率等，從而了解檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題和不足，并制定相應(yīng)的改進(jìn)措施；其次，高?？梢岳脵C(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)備份和安全監(jiān)控，如識(shí)別檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)進(jìn)行預(yù)警和處理，確保檔案安全；最后，高校還可以利用人工智能技術(shù)對(duì)檔案庫房進(jìn)行智能管理，如監(jiān)控庫房的溫濕度、光照、人員進(jìn)出等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行預(yù)警，確保檔案安全。人工智能在檔案智能管理中的應(yīng)用，能夠有效提升檔案管理的效率和安全性，為高校檔案提供更加智能化的管理模式，確保檔案安全和高效利用。[3]

3.依托人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案智能利用

人工智能技術(shù)能夠?yàn)楦咝５慕虒W(xué)、科研和管理工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。首先，高?？梢岳米匀徽Z言處理技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行智能檢索，如根據(jù)用戶輸入的關(guān)鍵詞或自然語言進(jìn)行檢索，提高檢索效率和準(zhǔn)確性；其次，高?？梢岳脵C(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行個(gè)性化推薦，如根據(jù)用戶的檢索歷史、瀏覽記錄等，推薦可能感興趣的檔案，提高檔案利用率；最后，高校還可以利用虛擬現(xiàn)實(shí)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行多媒體展示，如將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并通過虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)進(jìn)行三維展示，提高檔案的趣味性和可讀性。人工智能在檔案智能利用中的應(yīng)用，能夠有效提升檔案利用的效率和價(jià)值，為高校的教學(xué)、科研和管理工作提供更加便捷、高效的服務(wù)，促進(jìn)檔案資源的深度挖掘和利用。

（三）完善高校檔案管理制度

為了更好地推動(dòng)人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用，高校應(yīng)制定完善的人工智能應(yīng)用相關(guān)制度，明確人工智能在檔案管理中的應(yīng)用范圍、責(zé)任主體、安全規(guī)范等，為人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用提供制度保障。首先，高校應(yīng)制定人工智能應(yīng)用的總體規(guī)劃，明確人工智能在檔案管理中的應(yīng)用目標(biāo)、應(yīng)用范圍、實(shí)施步驟等，為人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用提供方向指引；其次，高校應(yīng)制定人工智能應(yīng)用的管理制度，明確人工智能應(yīng)用的責(zé)任主體、管理流程、安全規(guī)范等，確保人工智能應(yīng)用的規(guī)范性和安全性。[4]例如，制定人工智能應(yīng)用的審批流程，明確人工智能應(yīng)用的審批權(quán)限、審批標(biāo)準(zhǔn)等，確保人工智能應(yīng)用合法合規(guī)；再次，高校應(yīng)制定人工智能應(yīng)用的安全保障制度，明確人工智能應(yīng)用的安全風(fēng)險(xiǎn)、安全措施、應(yīng)急預(yù)案等，確保人工智能應(yīng)用的安全可靠。例如，制定人工智能應(yīng)用的數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的安全規(guī)范，確保數(shù)據(jù)安全；最后，高校還應(yīng)制定人工智能應(yīng)用的倫理規(guī)范，明確人工智能應(yīng)用的倫理原則、倫理風(fēng)險(xiǎn)、倫理責(zé)任等，確保人工智能應(yīng)用的倫理道德。例如，制定人工智能應(yīng)用的隱私保護(hù)制度，明確用戶數(shù)據(jù)的收集、使用、保護(hù)等方面的倫理規(guī)范，確保用戶隱私安全。完善高校檔案管理制度，能夠?yàn)槿斯ぶ悄茉诟咝n案管理中的應(yīng)用提供制度保障，確保人工智能應(yīng)用的規(guī)范性、安全性、合法性和倫理性，促進(jìn)人工智能在高校檔案管理中的健康發(fā)展。[5]

（四）加強(qiáng)智慧化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

為有效推動(dòng)人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用，高校應(yīng)加強(qiáng)智慧化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)掌握人工智能技術(shù)、熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，為人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用提供人才保障。首先，高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理人員的數(shù)字化素養(yǎng)和人工智能應(yīng)用能力。例如，組織檔案管理人員參加人工智能技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人工智能的基本原理、應(yīng)用場景、技術(shù)工具等，提升檔案管理人員對(duì)人工智能技術(shù)的理解和應(yīng)用能力；其次，高校應(yīng)引進(jìn)人工智能專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，為人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用提供專業(yè)支撐。例如，招聘人工智能專業(yè)人才，擔(dān)任檔案管理部門的技術(shù)顧問，負(fù)責(zé)人工智能技術(shù)的應(yīng)用研究、系統(tǒng)開發(fā)、技術(shù)支持等工作；最后，高校還應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員與人工智能專業(yè)人員合作，共同開展人工智能在檔案管理中的應(yīng)用研究，促進(jìn)檔案管理人員與人工智能專業(yè)人員的交流學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的人工智能應(yīng)用能力?？傊?，高校應(yīng)加強(qiáng)智慧化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)掌握人工智能技術(shù)、熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，為人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用提供人才保障，促進(jìn)人工智能在高校檔案管理中的深度融合和應(yīng)用推廣。

（五）加強(qiáng)高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

為有效推動(dòng)人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用，高校應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將檔案信息數(shù)字化，為人工智能在檔案管理中的應(yīng)用提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。首先，高校應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，將所有檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，并存儲(chǔ)到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，方便人工智能進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和處理。例如，將紙質(zhì)檔案掃描數(shù)字化，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，方便人工智能進(jìn)行識(shí)別、分類、檢索等操作；其次，高校應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式，確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性，方便人工智能進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和處理。例如，制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性；最后，高校還應(yīng)建立數(shù)據(jù)安全保障體系，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。例如，建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失，建立數(shù)據(jù)加密機(jī)制，對(duì)敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)泄露。高校應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將檔案信息數(shù)字化，為人工智能在檔案管理中的應(yīng)用提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，促進(jìn)人工智能在高校檔案管理中的深度融合和應(yīng)用推廣。

四、結(jié)束語

人工智能技術(shù)的應(yīng)用為高校檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，能夠有效提升檔案管理的效率和效益，為高校的教學(xué)、科研和管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校應(yīng)積極探索人工智能在檔案管理中的應(yīng)用，不斷提升高校檔案管理的智慧化水平。高校檔案管理將更加智能化、便捷化、高效化，為高校發(fā)展提供更加強(qiáng)有力的支持。

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作者簡介： 吳平，女，漢族，上海人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：高校檔案管理。