淺析國企角度下基建檔案在物業(yè)管理中的應(yīng)用

【摘 要】國有企業(yè)在推動(dòng)城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，作為其資產(chǎn)管理的核心環(huán)節(jié)，物業(yè)管理在保障企業(yè)資產(chǎn)保值增值、提高運(yùn)營效率方面具有不可替代的作用。基建檔案作為記錄建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程的重要文件，不僅是工程建設(shè)的歷史憑證，也是物業(yè)管理的重要依據(jù)。隨著國有企業(yè)管理要求的不斷提升，規(guī)范化的基建檔案管理能夠有效發(fā)揮其支持作用與品牌效應(yīng)。然而在國企的物業(yè)管理中，基建檔案的應(yīng)用仍面臨檔案不夠健全、資料失真、信息化程度低等諸多問題。如何通過完善基建檔案管理來促進(jìn)物業(yè)管理的智能化發(fā)展，并為國企的綜合效益提升提供支持，已成為亟待研究的課題。論文從基建檔案的作用、問題及其與物業(yè)管理的互動(dòng)發(fā)展策略等方面進(jìn)行探討，旨在為國企物業(yè)管理提供理論支持和實(shí)踐路徑。

【關(guān)鍵詞】基建檔案；物業(yè)管理；互動(dòng)策略

【中圖分類號】F276.1；G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ?7c3/Zza8HBfReKZcgly2Vb4VwdoSSTz44/c1QKxvMKU=; 【文章編號】1673-1069（2024）08-0116-03

1 引言

隨著我國城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整，國有企業(yè)在基建投資和物業(yè)管理方面扮演了越來越重要的角色?；n案作為工程建設(shè)的全流程記錄，涵蓋了從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，是保障工程質(zhì)量、優(yōu)化物業(yè)管理、延長建筑物使用壽命的重要依據(jù)。國有企業(yè)不僅要確?；?xiàng)目的順利實(shí)施，還要對基建完工后的物業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理，以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值和提升企業(yè)整體運(yùn)營效率。在此過程中，基建檔案的科學(xué)管理和有效應(yīng)用成為物業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。基建檔案不僅僅是數(shù)據(jù)和文件的匯集，更是記錄國有企業(yè)建設(shè)過程的歷史憑證，對物業(yè)管理中的維護(hù)、維修、改造等工作提供了決策依據(jù)。通過查閱詳細(xì)的基建檔案，物業(yè)管理部門可以準(zhǔn)確掌握建筑結(jié)構(gòu)、設(shè)備安裝、材料使用等關(guān)鍵信息，從而有針對性地進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化管理。此外，基建檔案對于應(yīng)對突發(fā)事件、開展安全檢查、減少維護(hù)成本等方面具有重要的指導(dǎo)意義。

2 基建檔案概述

2.1 基建檔案的定義與構(gòu)成

基建檔案是記錄和反映國企基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目全過程的系統(tǒng)性資料集合，涵蓋了施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料、設(shè)備使用手冊等多種文檔形式，其不僅是對項(xiàng)目施工過程的全面記錄，更是項(xiàng)目建成后物業(yè)管理和運(yùn)營維護(hù)的重要依據(jù)。在國企的物業(yè)管理中，基建檔案作為信息的核心載體，為物業(yè)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)以及各項(xiàng)設(shè)施的歷史記錄提供了詳盡的說明。這些檔案涵蓋了建設(shè)初期至運(yùn)營管理各個(gè)階段的數(shù)據(jù)，不僅體現(xiàn)了國企在基建環(huán)節(jié)的工程質(zhì)量，也反映了各類設(shè)施設(shè)備的具體參數(shù)和使用壽命，為后續(xù)物業(yè)管理工作的科學(xué)化和精準(zhǔn)化開展奠定了基礎(chǔ)?；n案對物業(yè)管理的最大價(jià)值在于其信息的準(zhǔn)確性和全面性，這些信息不僅能夠支撐設(shè)備的日常維護(hù)與檢修，還能夠?yàn)槲飿I(yè)管理的升級改造提供決策依據(jù)。通過基建檔案，物業(yè)管理者能夠更深入地理解建筑物和設(shè)備的原始狀態(tài)及使用情況，進(jìn)而制定合理的管理和維護(hù)方案，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的有效保值和增值。因此，基建檔案的系統(tǒng)性管理和高效利用是提升國企物業(yè)管理水平的重要保障。

2.2 基建檔案的作用

2.2.1 基建檔案對物業(yè)管理的支持作用

基建檔案在國企物業(yè)管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性的支持作用，首先體現(xiàn)在對物業(yè)設(shè)備維護(hù)和更新的指導(dǎo)上，檔案記錄了設(shè)備的安裝、驗(yàn)收和運(yùn)行過程的詳細(xì)信息，為設(shè)備故障排查、定期檢修和更換提供了直接依據(jù)；其次，準(zhǔn)確的基建檔案可以幫助物業(yè)管理人員迅速定位問題，減少設(shè)備停機(jī)時(shí)間，降低運(yùn)行維護(hù)成本，確保設(shè)備以最佳狀態(tài)服務(wù)于物業(yè)運(yùn)營；再次，基建檔案的詳細(xì)數(shù)據(jù)為物業(yè)的安全管理奠定了基礎(chǔ)，通過對施工和驗(yàn)收階段資料的查閱，管理者能夠準(zhǔn)確掌握各項(xiàng)設(shè)施的安全性能指標(biāo)，制定科學(xué)的安全檢查和應(yīng)急預(yù)案，提升物業(yè)管理的安全性；最后，基建檔案在節(jié)能減排方面也有著積極的影響，它能夠提供建筑節(jié)能設(shè)計(jì)、設(shè)備能耗等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，為物業(yè)管理的節(jié)能措施實(shí)施提供方向性指導(dǎo)，助力國企實(shí)現(xiàn)低碳環(huán)保的管理目標(biāo)。

2.2.2 基建檔案助力物業(yè)管理品牌提升

基建檔案在提升國企物業(yè)管理品牌效應(yīng)方面具有顯著作用，首先，檔案的規(guī)范化管理有助于物業(yè)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化，檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性使得物業(yè)管理能夠在科學(xué)的數(shù)據(jù)支持下進(jìn)行，更加符合現(xiàn)代化管理需求；其次，通過合理應(yīng)用基建檔案，物業(yè)管理部門能夠根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，優(yōu)化管理方案，不斷完善服務(wù)流程，提高工作效率和管理水平。這種基于檔案數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的管理模式，有效提升了物業(yè)管理的透明度和可控性，優(yōu)化提升了品牌形象，形成了國企物業(yè)管理的核心競爭力。

3 基建檔案在物業(yè)管理中的應(yīng)用問題

3.1 基建檔案不夠健全

現(xiàn)階段，基建檔案不夠健全是基建檔案在物業(yè)管理中應(yīng)用的常見問題。承接查驗(yàn)，是物業(yè)管理企業(yè)接管項(xiàng)目的標(biāo)志性工作，該項(xiàng)工作，能夠清晰地劃分責(zé)任，對于建筑物的平穩(wěn)及安全具有重要影響。受多種因素的影響，部分國企在管理物業(yè)與基建檔案時(shí)，并未將承接查驗(yàn)資料納入基建檔案管理范圍。在物業(yè)管理時(shí)，老舊小區(qū)增設(shè)停車場、增加垃圾分類裝置或加裝電梯設(shè)施等項(xiàng)目時(shí)有發(fā)生。建筑工程交付后，并未強(qiáng)制歸集新增設(shè)施的工程資料，此種現(xiàn)象導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)無法有效實(shí)現(xiàn)對建筑的后續(xù)管理。隨著物業(yè)投入使用，業(yè)主委員會或物業(yè)服務(wù)企業(yè)通常會結(jié)合日常的工作實(shí)際，經(jīng)常發(fā)起物業(yè)改造工作或維修工作。而在工程具體施工期間，并未歸集涉及重大工程信息變化的檔案，造成物業(yè)維修后檔案的指導(dǎo)性較差。工程建筑物交付之后，物業(yè)企業(yè)對建筑工程的調(diào)整、業(yè)主裝修對建筑信息的變動(dòng)等，均未被歸集到檔案當(dāng)中，致使建筑最新的信息與原始檔案信息不一致，容易出現(xiàn)消防安全隱患。此外，在部分國企的基建檔案管理工作中，工程檔案資料缺失是較為普遍的問題，主要表現(xiàn)在建筑工程檔案、維修記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等方面。檔案的缺失不僅會影響日常管理工作，也會導(dǎo)致在處理緊急情況時(shí)缺乏必要的信息支持。對其原因進(jìn)行分析，主要是物業(yè)企業(yè)在管理檔案時(shí)，具有隨意性特征，缺乏對工程檔案資料管理的重視。

3.2 工程資料內(nèi)容失真

在物業(yè)管理過程中，基建檔案的準(zhǔn)確性和完整性至關(guān)重要。然而，工程資料內(nèi)容失真問題仍時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了物業(yè)管理的效果和效率。首先，設(shè)計(jì)圖紙不準(zhǔn)確。工程資料中的設(shè)計(jì)圖紙存在內(nèi)容失真問題，如尺寸不準(zhǔn)確、布局錯(cuò)誤或材料規(guī)格不匹配。此種資料的失真，導(dǎo)致物業(yè)管理人員在維護(hù)和修繕過程中遇到困難，因?yàn)閷?shí)際情況與檔案資料不一致，使修復(fù)工作變得更加復(fù)雜和低效。其次，施工記錄不真實(shí)。施工過程中產(chǎn)生的記錄和報(bào)告如果出現(xiàn)失真問題，會影響后續(xù)的維護(hù)和檢修工作。一旦施工記錄中對使用材料的描述或施工步驟的記錄不準(zhǔn)確，極易導(dǎo)致對建筑結(jié)構(gòu)產(chǎn)生誤解，影響日常維護(hù)和突發(fā)問題的處理。最后，質(zhì)量檢測數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。工程資料中包含的質(zhì)量檢測數(shù)據(jù)如果存在失真問題，將直接影響對建筑物質(zhì)量的評估。此種失真掩蓋了潛在的安全隱患，使得物業(yè)管理人員無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，增加了管理和維護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 管理信息化程度低

在現(xiàn)代物業(yè)管理中，基建檔案的有效管理和利用對提升服務(wù)質(zhì)量和運(yùn)營效率至關(guān)重要。就物業(yè)管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理信息化程度低是基建檔案在物業(yè)管理中應(yīng)用的主要問題。部分物業(yè)企業(yè)仍依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)并不完善。此種現(xiàn)象，不僅導(dǎo)致檔案查找、檢索效率低下，也會增加檔案丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案的處理需要大量的人力和物力，且不便于快速更新和共享，系統(tǒng)整合難度較大。即使有些物業(yè)管理企業(yè)引入了檔案管理軟件，但此類系統(tǒng)往往與物業(yè)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等其他管理系統(tǒng)缺乏有效的整合。此種信息孤島現(xiàn)象使得檔案數(shù)據(jù)難以與其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互通，影響了數(shù)據(jù)的全面性和準(zhǔn)確性。除此之外，技術(shù)應(yīng)用成熟度不夠。部分國有物業(yè)企業(yè)在選擇檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，往往對技術(shù)應(yīng)用缺乏深入了解，導(dǎo)致系統(tǒng)功能不全或操作復(fù)雜。技術(shù)應(yīng)用的不成熟不僅影響系統(tǒng)的使用效果，也導(dǎo)致數(shù)據(jù)存在安全隱患，如系統(tǒng)漏洞或數(shù)據(jù)泄露。

4 基建檔案與物業(yè)管理互動(dòng)發(fā)展的策略

4.1 推進(jìn)基建檔案的信息化與智能化轉(zhuǎn)型

推進(jìn)基建檔案的信息化與智能化轉(zhuǎn)型是提升國企物業(yè)管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低、易出錯(cuò)，無法滿足現(xiàn)代物業(yè)管理對數(shù)據(jù)的高效需求。建立統(tǒng)一的基建檔案信息化平臺，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，不僅能夠?qū)⒎稚⒌臋n案資料整合為系統(tǒng)化的信息庫，還可以在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上為各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供精準(zhǔn)的支持。信息化平臺通過對數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化處理，使得檔案的調(diào)取和應(yīng)用變得更加快捷、精準(zhǔn)，極大地縮短了查閱和決策時(shí)間。智能化檔案管理系統(tǒng)的引入則進(jìn)一步提升了檔案的利用效率，基于大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，可以對檔案信息進(jìn)行智能化的分類、分析和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對歷史數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)追溯和對未來趨勢的預(yù)測分析。這類系統(tǒng)不僅能夠提高檔案的管理效率，也可以為物業(yè)管理的各項(xiàng)決策提供科學(xué)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)管理模式從被動(dòng)處理向主動(dòng)優(yōu)化的轉(zhuǎn)變。智能化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警，通過對基建數(shù)據(jù)的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，為物業(yè)的安全性和穩(wěn)定性提供強(qiáng)有力的保障，助力國企物業(yè)管理水平的全面提升。

4.2 建立基建檔案與物業(yè)檔案的聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立基建檔案與物業(yè)檔案的聯(lián)動(dòng)機(jī)制是推動(dòng)國企落實(shí)物業(yè)全生命周期管理的重要舉措。當(dāng)前，基建檔案和物業(yè)檔案在系統(tǒng)層面往往處于割裂狀態(tài)，數(shù)據(jù)之間難以有效銜接，導(dǎo)致在實(shí)際管理中存在信息孤島現(xiàn)象，無法實(shí)現(xiàn)對檔案資源的最大化利用。推動(dòng)基建檔案與物業(yè)檔案的系統(tǒng)集成，可以實(shí)現(xiàn)從建設(shè)到運(yùn)營的無縫銜接，使檔案資料能夠在建筑物的不同生命周期持續(xù)發(fā)揮作用。這種聯(lián)動(dòng)機(jī)制的構(gòu)建需要打破傳統(tǒng)檔案管理的界限，通過系統(tǒng)的集成和數(shù)據(jù)的共享，建立起貫穿項(xiàng)目建設(shè)、交付、運(yùn)營和維護(hù)各個(gè)階段的檔案管理鏈條。實(shí)現(xiàn)基建檔案與物業(yè)檔案的深度融合，這不僅能夠讓管理者全面掌握建筑物及設(shè)備的真實(shí)歷史信息，還可以為物業(yè)的日常管理、維修保養(yǎng)、改造升級等工作提供持續(xù)的技術(shù)支持。全生命周期的檔案管理能夠有效避免信息丟失和誤用問題，使各類工程資料真正成為物業(yè)管理的“活檔案”，提升管理的連續(xù)性和前瞻性，實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理的動(dòng)態(tài)優(yōu)化，為國企在物業(yè)服務(wù)市場中的競爭力提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。此外，國企應(yīng)提高對基建檔案管理工作的重視程度，最大限度確保檔案資料無誤差、無遺漏。

4.3 加強(qiáng)物業(yè)管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)物業(yè)管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)是基建檔案在物業(yè)管理中有效應(yīng)用的重要保障，人才的不足是當(dāng)前國企物業(yè)管理面臨的核心問題之一，尤其是在檔案與工程技術(shù)深度融合的管理需求下，復(fù)合型人才的缺失問題尤為明顯。培養(yǎng)兼具基建檔案管理和物業(yè)服務(wù)能力的復(fù)合型人才，是提升物業(yè)管理水平的重要手段。專業(yè)人才不僅需要具備檔案管理的基礎(chǔ)能力，還需要熟悉建筑結(jié)構(gòu)、設(shè)備運(yùn)行和物業(yè)服務(wù)的各項(xiàng)技術(shù)細(xì)節(jié)，能夠在檔案應(yīng)用中為物業(yè)管理提供全方位的支持。國企通過有針對性的培訓(xùn)計(jì)劃和崗位實(shí)踐，提升現(xiàn)有人員的檔案管理技能，同時(shí)，引進(jìn)具有工程背景和檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，能夠有效增強(qiáng)物業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的綜合實(shí)力。為提高基建檔案在物業(yè)管理中的應(yīng)用水平，國企需要在人才管理中注重對其實(shí)踐能力和創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，使其能夠主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理與應(yīng)用中的問題，形成高效的工作閉環(huán)。只有相關(guān)工作人員擁有扎實(shí)的專業(yè)技能和敏銳的管理意識，才能確?；n案在物業(yè)管理中得到科學(xué)利用，為國_{1oZ/HLo9YwVLdSfjIyXNUA==}企物業(yè)管理的持續(xù)優(yōu)化和品牌價(jià)值的提升提供強(qiáng)大的人才支撐。

5 結(jié)語

在現(xiàn)代社會的發(fā)展進(jìn)程中，國家相關(guān)部門逐漸提高了對城市建設(shè)與物業(yè)管理的重視程度。目前，國家及地方政府對城市建設(shè)和物業(yè)管理提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)了基建檔案與物業(yè)管理的整合與互動(dòng)。從某種角度來講，基建檔案與物業(yè)管理的互動(dòng)發(fā)展既是應(yīng)對城市管理挑戰(zhàn)的必然趨勢，也是提升城市運(yùn)行效率和居民生活質(zhì)量的關(guān)鍵途徑。文章在明確基建檔案在物業(yè)管理中的應(yīng)用問題的基礎(chǔ)上，從推進(jìn)基建檔案的信息化與智能化轉(zhuǎn)型、建立基建檔案與物業(yè)檔案的聯(lián)動(dòng)機(jī)制、加強(qiáng)物業(yè)管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)等方面，研究基建檔案與物業(yè)管理互動(dòng)發(fā)展的策略。期望通過本文的研究，能夠?yàn)槿蘸筇岣呋n案與物業(yè)管理的互動(dòng)發(fā)展水平提供參考。

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