數(shù)字檔案館建設(shè)策略探究

一、引言

檔案館是保存歷史見證和文化記憶的重要場(chǎng)所，承擔(dān)著保護(hù)、傳承和利用檔案資料的職責(zé)和使命。隨著互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的普及和數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，一些檔案館仍然局限于傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式，整體服務(wù)水平以及工作成效均表現(xiàn)出嚴(yán)重不足，無(wú)法滿足社會(huì)公眾的需求。[1]數(shù)字檔案館能夠在單位決策、社會(huì)教育、公共活動(dòng)等多個(gè)方面提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。因此，檔案館亟須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。基于此，本文重點(diǎn)分析數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性、問(wèn)題以及實(shí)施途徑。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

隨著數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。其不僅體現(xiàn)了檔案工作對(duì)技術(shù)革新的積極擁抱，也是保護(hù)檔案資源、提升檔案資源利用效率的有效途徑。因此，加快數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)影響。

（一）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求

現(xiàn)如今，數(shù)字化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，數(shù)字檔案館建設(shè)是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必然要求。首先，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案館的運(yùn)作模式已無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。數(shù)字檔案館的建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化服務(wù)，提高檔案信息資源的利用效率。[1]其次，數(shù)字檔案館的建設(shè)有助于檔案信息的長(zhǎng)期保存和傳承。相較于紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案具有更好的穩(wěn)定性、安全性和可復(fù)制性，能夠有效避免檔案受損。因此，數(shù)字檔案館建設(shè)是推進(jìn)檔案轉(zhuǎn)型、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求和重要舉措。

（二）提升檔案服務(wù)能力的必然選擇

建設(shè)數(shù)字檔案館能夠改變檔案管理的模式，提升檔案服務(wù)能力，滿足公眾日益增長(zhǎng)的信息需求。一方面，數(shù)字檔案館通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線查閱和遠(yuǎn)程利用，打破傳統(tǒng)檔案館在時(shí)間、空間上的限制，提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，讓檔案服務(wù)更加貼近公眾需求。[2]另一方面，建設(shè)數(shù)字檔案館不僅能夠優(yōu)化檔案管理工作流程，還能拓寬檔案服務(wù)的外延。借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，數(shù)字檔案館通過(guò)與其他檔案信息系統(tǒng)、公共文化服務(wù)平臺(tái)互聯(lián)互通實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享，不僅能夠?yàn)閱挝粵Q策、企業(yè)發(fā)展、學(xué)術(shù)研究等提供有力支持，還能夠提供更豐富的信息咨詢服務(wù)，使更廣泛的人群受益。[3]

三、數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字檔案質(zhì)量有待提升

在數(shù)字檔案館建設(shè)中，數(shù)字檔案的質(zhì)量至關(guān)重要。由于檔案種類繁多，包括紙質(zhì)、照片、音頻、視頻等不同載體，因此在數(shù)字化處理過(guò)程中往往存在處理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、質(zhì)量控制不嚴(yán)格的情況。一些檔案館在數(shù)字化過(guò)程中，可能過(guò)于追求速度而忽略了質(zhì)量，導(dǎo)致數(shù)字檔案清晰度不足、信息丟失或無(wú)法準(zhǔn)確還原檔案原貌。此外，部分檔案館由于技術(shù)設(shè)備和人員技能的限制，難以達(dá)到理想的數(shù)字化效果。同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不同檔案館之間的系統(tǒng)兼容性較差，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合和共享。這些問(wèn)題不僅影響了檔案的長(zhǎng)期保存和利用，也降低了數(shù)字檔案館的可信度。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

當(dāng)前，數(shù)字檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面尚顯不足。首先，很多實(shí)體檔案館缺少高性能的服務(wù)器、大容量的存儲(chǔ)設(shè)備、高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備等必要硬件；還有一部分檔案館盡管配備了數(shù)字化設(shè)備，但設(shè)備老舊、軟件版本落后，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的建設(shè)。其次，部分檔案館在物理環(huán)境建設(shè)方面也存在問(wèn)題，如機(jī)房設(shè)計(jì)不合理，溫濕度控制不達(dá)標(biāo)，防火防盜措施不完善，這些都不利于數(shù)字圖書館的建設(shè)，對(duì)數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存造成潛在威脅。最后，數(shù)字檔案館的軟件系統(tǒng)建設(shè)同樣不容樂(lè)觀，缺乏專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案的數(shù)字化處理、存儲(chǔ)、檢索和利用等環(huán)節(jié)效率較低，這些都影響著數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展。

（三）數(shù)據(jù)和隱私存在風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字檔案館存儲(chǔ)了大量的檔案數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)和用戶隱私的安全問(wèn)題是數(shù)字圖書館建設(shè)中面臨的一大問(wèn)題。隨著現(xiàn)代技術(shù)的日益更新，數(shù)字檔案館面臨著數(shù)據(jù)泄露、非法訪問(wèn)、病毒攻擊等風(fēng)險(xiǎn)。目前，一些檔案館在數(shù)據(jù)安全防護(hù)方面存在明顯不足，如安全意識(shí)不強(qiáng)、防護(hù)措施不到位、應(yīng)急預(yù)案不完善等。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的隱私保護(hù)也面臨挑戰(zhàn)，如何平衡信息公開與個(gè)人隱私保護(hù)的關(guān)系，成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。這些問(wèn)題若不加以妥善處理，會(huì)威脅用戶群體的信息安全，阻礙數(shù)字檔案館的健康持續(xù)發(fā)展。

（四）專業(yè)人才欠缺

數(shù)字檔案館建設(shè)中對(duì)專業(yè)人才的需求十分迫切，但當(dāng)前面臨著專業(yè)人才匱乏的問(wèn)題。首先，數(shù)字化專業(yè)人才不足，缺乏既熟悉檔案業(yè)務(wù)又精通數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型人才，導(dǎo)致數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中難以有效利用數(shù)字化技術(shù)開展檔案的管理、保護(hù)和服務(wù)工作。其次，檔案編研和開發(fā)人才短缺，難以有效處理和挖掘數(shù)字檔案資源，影響著數(shù)字檔案館服務(wù)質(zhì)量的提升。最后，部分檔案館現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)老齡化態(tài)勢(shì)，部分工作人員沿用傳統(tǒng)工作模式，對(duì)數(shù)字化技術(shù)既缺乏了解，也缺乏學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，進(jìn)一步加劇了數(shù)字檔案館人才欠缺的現(xiàn)象，阻礙了數(shù)字檔案館的建設(shè)。[4]

（五）用戶需求尚未滿足

數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目的是更好地服務(wù)用戶，然而在實(shí)際運(yùn)行中，數(shù)字檔案館服務(wù)與用戶需求脫節(jié)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。首先，部分?jǐn)?shù)字檔案館的服務(wù)內(nèi)容單一，缺乏個(gè)性化、深層次的數(shù)字服務(wù)項(xiàng)目，難以滿足用戶多樣化的需求。其次，數(shù)字檔案館的用戶界面不夠友好，檢索系統(tǒng)影響用戶使用，導(dǎo)致用戶在使用過(guò)程中體驗(yàn)不佳。最后，數(shù)字檔案館的服務(wù)推廣和用戶教育也相對(duì)滯后。許多用戶對(duì)數(shù)字檔案館了解不足，缺少有效利用數(shù)字檔案資源的技能。這些問(wèn)題導(dǎo)致數(shù)字檔案館的服務(wù)效能未能充分發(fā)揮，影響了檔案資源的利用效率。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)策略

（一）保證數(shù)字檔案質(zhì)量

數(shù)字檔案的質(zhì)量是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要從以下幾個(gè)方面著手。首先，制訂嚴(yán)格的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，確保檔案在數(shù)字化過(guò)程中的完整性、真實(shí)性和可讀性。其次，選用高質(zhì)量的數(shù)字化設(shè)備，如高分辨率掃描儀、專業(yè)相機(jī)等，以獲取清晰的檔案圖像，同時(shí)要注意對(duì)設(shè)備進(jìn)行定期校準(zhǔn)和維護(hù)，確保其穩(wěn)定運(yùn)行。再次，加強(qiáng)檔案數(shù)字化前的預(yù)處理工作，包括檔案清潔、修復(fù)、平整等，以提高數(shù)字檔案質(zhì)量；采用高效的光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)將圖像檔案轉(zhuǎn)化為可編輯、可檢索的文本信息，提高檔案的利用效率；對(duì)OCR結(jié)果進(jìn)行人工校對(duì)和修正，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。[5]最后，要重視檔案數(shù)字化過(guò)程中的質(zhì)量控制，實(shí)行全過(guò)程監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決質(zhì)量問(wèn)題；對(duì)數(shù)字化處理后的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，包括圖像清晰度、色彩還原度、文件格式等，確保符合標(biāo)準(zhǔn)要求。以上措施能夠有效提升數(shù)字檔案的質(zhì)量，為數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是提升數(shù)字檔案館管理和服務(wù)能力的前提。首先，要制訂詳細(xì)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃，明確數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模、預(yù)算和實(shí)施步驟；設(shè)立專項(xiàng)資金，加大資金投入力度，確保數(shù)字檔案館有足夠的資金進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)積極爭(zhēng)取社會(huì)資金，通過(guò)項(xiàng)目合作、捐贈(zèng)、贊助等方式拓寬資金來(lái)源。其次，在硬件設(shè)施方面，要購(gòu)置高性能的服務(wù)器、大容量的存儲(chǔ)設(shè)備、高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備以及專業(yè)的數(shù)字化加工設(shè)備，為檔案的數(shù)字化處理提供物質(zhì)保障；在軟件系統(tǒng)方面，則要開發(fā)或采購(gòu)適合數(shù)字檔案館的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的采集、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、數(shù)字化處理，雙管齊下，兼顧軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而為數(shù)字檔案館的建設(shè)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

（三）建立安全保障與長(zhǎng)效管理機(jī)制

數(shù)字檔案館的安全保障是建設(shè)的重中之重，其核心在于構(gòu)建一個(gè)全方位、多層次的安全防護(hù)體系。首先，必須建立一套牢固的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，這包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，以形成一道堅(jiān)實(shí)的數(shù)字防線，有效防止檔案信息被非法訪問(wèn)、篡改或泄露。其次，要制訂嚴(yán)格的檔案信息安全管理規(guī)定，其中應(yīng)涵蓋檔案數(shù)字化流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保所有操作都有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使數(shù)字檔案安全管理工作更加有序。再次，數(shù)字檔案館還應(yīng)建立健全長(zhǎng)效的管理機(jī)制，這包括檔案的定期檢查、備份、維護(hù)和更新。定期的檢查和維護(hù)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞和潛在風(fēng)險(xiǎn)，而備份則能確保數(shù)據(jù)丟失后得到迅速恢復(fù)。最后，應(yīng)急預(yù)案的建立是數(shù)字檔案館安全保障體系中不可或缺的一部分。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)針對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡(luò)攻擊等緊急情況制訂具體的應(yīng)對(duì)措施，這樣能夠迅速有效地采取措施，使損失最小化，確保數(shù)字檔案館的穩(wěn)定運(yùn)行和檔案信息的安全。通過(guò)這些措施的綜合運(yùn)用，數(shù)字檔案館的安全保障將得到全面加強(qiáng)，為檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。[5]

（四）打造專業(yè)人才隊(duì)伍

數(shù)字檔案館作為檔案保護(hù)、管理和服務(wù)的新型載體，對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)提出了更高要求。首先，應(yīng)明確人才隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合數(shù)字檔案館發(fā)展方向制訂系統(tǒng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃。其次，加大人才引進(jìn)力度，注重選拔兼具數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用能力和檔案專業(yè)背景的高素質(zhì)人才，優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)在職人員的培訓(xùn)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和行業(yè)交流，提高員工綜合素質(zhì)；還要注重理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐工作相結(jié)合，鼓勵(lì)員工在日常工作和館內(nèi)培訓(xùn)之余主動(dòng)學(xué)習(xí)，提升個(gè)人綜合素養(yǎng)。再次，建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工參加職稱評(píng)定、學(xué)歷提升等活動(dòng)，激發(fā)員工的工作積極性和主觀能動(dòng)性；關(guān)注員工職業(yè)生涯規(guī)劃，為人才提供發(fā)展平臺(tái)，營(yíng)造良好的成長(zhǎng)環(huán)境。最后，要完善人才評(píng)價(jià)體系，實(shí)行績(jī)效考核，激發(fā)員工的工作熱情?？傊?，要建立一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)性強(qiáng)的數(shù)字化人才隊(duì)伍，真正使數(shù)字檔案館成為人才聚集的平臺(tái)，為我國(guó)檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

（五）提供個(gè)性化的檔案服務(wù)

個(gè)性化服務(wù)是數(shù)字檔案館區(qū)別于實(shí)體檔案館的一大功能優(yōu)勢(shì)。在數(shù)字檔案館建設(shè)的過(guò)程中，必須重視并強(qiáng)化這一功能的實(shí)現(xiàn)。首先，在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)用戶需求調(diào)研。通過(guò)線下訪談和線上調(diào)查深入了解用戶的需求和期望，為檔案服務(wù)提供重要參考。其次，在調(diào)研基礎(chǔ)上優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，根據(jù)用戶需求提供個(gè)性化、多樣化的數(shù)字檔案信息服務(wù)，如定制化檔案查詢服務(wù)、專題檔案推送等，并簡(jiǎn)化線上服務(wù)流程，提高服務(wù)效率，確保用戶能夠便捷地獲取所需檔案信息。再次，要優(yōu)化數(shù)字檔案館現(xiàn)有的使用界面，使檔案信息檢索、線上服務(wù)項(xiàng)目等模塊更加簡(jiǎn)潔明了，方便用戶使用。最后，完善用戶反饋機(jī)制，及時(shí)收集用戶意見和建議，對(duì)服務(wù)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)分析、人工智能等，對(duì)用戶信息行為進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)用戶需求，使數(shù)字檔案館的個(gè)性化服務(wù)更加精準(zhǔn)適用。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著數(shù)字化時(shí)代發(fā)展進(jìn)程不斷加快，檔案館也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，向智慧化、數(shù)字化方向發(fā)展。當(dāng)前，數(shù)字檔案館建設(shè)已小有成就，但仍然面臨諸多的挑戰(zhàn)。因此，無(wú)論是當(dāng)下還是未來(lái)，數(shù)字檔案館的建設(shè)要結(jié)合實(shí)際，保證數(shù)字檔案質(zhì)量、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立安全保障與長(zhǎng)效管理機(jī)制、打造專業(yè)人才隊(duì)伍、提供個(gè)性化的檔案服務(wù)。除此之外，還要做好長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，掌握檔案館未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，以保證數(shù)字檔案館能夠持續(xù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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（作者簡(jiǎn)介：鄺靜雯，女，本科，中山火炬高技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)制度創(chuàng)新研究中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>