數(shù)字化時代檔案資源開發(fā)和利用分析

一、引言

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，數(shù)字化已然成為檔案資源管理的趨勢，各種前沿技術(shù)的引入為檔案資源的開發(fā)與利用開創(chuàng)了全新路徑。檔案事業(yè)在迎來新的發(fā)展機(jī)遇之余，也面臨更多的問題與挑戰(zhàn)，復(fù)雜化、多元化發(fā)展趨勢愈發(fā)明顯。作為檔案工作的核心內(nèi)容，檔案資源開發(fā)和利用工作如何順應(yīng)數(shù)字化時代的趨勢獲得新突破與新發(fā)展，成為備受關(guān)注的焦點(diǎn)。現(xiàn)階段檔案資源的開發(fā)和利用依舊存在諸多問題，如資源較為分散、利用效率低下、管理不規(guī)范等，給檔案事業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新帶來不小的阻礙，不但影響著檔案資源的開發(fā)與利用工作，也不利于檔案服務(wù)質(zhì)量與效率的提升。因此，對數(shù)字化時代檔案資源開發(fā)和利用的現(xiàn)狀與對策進(jìn)行探討，具有重要的現(xiàn)實意義。基于此，本文從數(shù)字化時代角度切入，對檔案資源的開發(fā)和利用從多個維度展開分析，并提出相應(yīng)的對策，以期實現(xiàn)對檔案資源的全面開發(fā)、準(zhǔn)確檢索、快速共享與高效利用，實現(xiàn)檔案管理工作向高質(zhì)量、高效率發(fā)展，為檔案相關(guān)工作的穩(wěn)步、有序推進(jìn)保駕護(hù)航。

二、數(shù)字化時代檔案資源開發(fā)和利用的現(xiàn)狀

（一）取得的成效

進(jìn)入數(shù)字化時代，檔案資源的開發(fā)和利用迎來前所未有的變革，檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，信息化水平大幅提升，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)持續(xù)拓展，這些都使檔案資源的保存、管理與利用獲得諸多便利，迎來重要的發(fā)展機(jī)遇。

首先，檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程不斷vHqdFpuLzyQj308Aa19oeA==加快。新形勢下越來越多單位積極致力于檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，借助掃描、錄入等手段將其存儲在設(shè)備或云端，為檔案資源的保存與管理帶來了極大的便利。受此影響，數(shù)字檔案資源的共享也變得更為便捷，用戶只需借助互聯(lián)網(wǎng)便可以隨時訪問、獲取所需的檔案資源，使檔案資源的利用突破了時空限制。其次，檔案資源的信息化水平得到了飛躍式提升。檔案管理部門通過建立完善的信息化系統(tǒng)，并設(shè)立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等，為用戶提供了檔案資源的在線查詢、檢索與利用服務(wù)。在信息化技術(shù)的助力下，不但使檔案資源利用的實效性與便捷性大幅提升，還實現(xiàn)了對檔案資源的數(shù)字化加工、處理與分析。最后，檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)也日趨完善。依托創(chuàng)建檔案網(wǎng)站、設(shè)置在線服務(wù)窗口等途徑，用戶可以直接享受到檔案資源的查詢、下載等服務(wù)。如此，用戶可以打破時間和地域的限制，便捷、高效地獲取和利用所需的檔案資源；還可以享受到個性化推薦、在線咨詢等增值服務(wù)，進(jìn)一步提高了用戶的滿意度。[1]

（二）面臨的問題

1.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，資源共享利用困難

檔案資源數(shù)字化進(jìn)程中，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一無疑是一項突出的問題。由于欠缺一套規(guī)范統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不同機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)之間的數(shù)字檔案資源很難實現(xiàn)有效共享，所采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范要求存在差異，便會使數(shù)字檔案資源的格式、編碼、接口等出現(xiàn)不同程度的偏差，加大了資源對接與互操作的難度。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一也不利于數(shù)字檔案資源的利用，受格式與編碼不兼容的影響，用戶在獲取、利用數(shù)字檔案資源的過程中通常要進(jìn)行較復(fù)雜的轉(zhuǎn)換與處理，降低了數(shù)字檔案資源的利用效率。[2]

2.復(fù)合型人才短缺，檔案工作受限制

數(shù)字化時代對檔案管理人員的技術(shù)技能提出了更高的要求。然而，現(xiàn)階段檔案領(lǐng)域的人才供給遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，尤其欠缺兼具信息技術(shù)素養(yǎng)與檔案管理技能的復(fù)合型人才。一些檔案管理人員的信息素養(yǎng)不高，難以勝任數(shù)字化檔案資源的管理與開發(fā)工作。而擁有信息技術(shù)背景的人才，其檔案管理技能往往不足，難以將所掌握的信息技術(shù)充分付諸檔案管理實踐中。復(fù)合型人才的缺乏嚴(yán)重影響了檔案資源的開發(fā)與利用，使檔案管理工作無法與數(shù)字化時代的發(fā)展需求相適應(yīng)。

3.檔案存儲空間需求大，檔案安全風(fēng)險多

數(shù)字化檔案資源包括文本、圖像、視頻、音頻等不同類型的數(shù)據(jù)文件，需要占用大量的存儲空間，如何將這些數(shù)據(jù)有效存儲、妥善保護(hù)是檔案管理工作中的一大挑戰(zhàn)。由此可見，數(shù)字化檔案資源的管理面臨著巨大挑戰(zhàn)，需要采用先進(jìn)的存儲技術(shù)，并且不斷優(yōu)化管理流程。與此同時，數(shù)字化檔案資源還面臨著數(shù)據(jù)丟失、篡改等安全風(fēng)險，一旦出現(xiàn)硬件故障、自然災(zāi)害、病毒感染、網(wǎng)絡(luò)攻擊等情況，這些數(shù)據(jù)就會面臨丟失或篡改的風(fēng)險。[3]因此，必須落實好數(shù)據(jù)安全管理措施，比如要設(shè)置有效的訪問控制機(jī)制、對敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、監(jiān)測數(shù)據(jù)訪問行為等，以提高數(shù)據(jù)的安全性。

4.知識產(chǎn)權(quán)問題須重視，權(quán)限控制機(jī)制須健全

數(shù)字化檔案資源還涉及知識產(chǎn)權(quán)與權(quán)限管理問題。一方面，數(shù)字化檔案資源有時會涉及知識產(chǎn)權(quán)問題，在開發(fā)和利用期間須依循相關(guān)規(guī)定，盡可能地確保檔案資源的合規(guī)性與相關(guān)權(quán)利人的權(quán)益。另一方面，數(shù)字化檔案資源的開發(fā)與利用涉及多方主體，要求設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)有效的權(quán)限控制機(jī)制，基于用戶的身份與需求界定訪問權(quán)限，以確保數(shù)據(jù)的安全性與使用的合規(guī)性，避免權(quán)限濫用或非法操作問題，這些皆需要引起相關(guān)人員的重視。[4]

三、數(shù)字化時代檔案資源開發(fā)和利用的對策

（一）注重規(guī)范管理，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程中，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)鍵所在，這不但可以確保數(shù)字檔案的規(guī)范性，還有助于促進(jìn)不同機(jī)構(gòu)與系統(tǒng)之間的資源共享。對此，應(yīng)致力于建立和完善統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步明確數(shù)字化檔案的具體格式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)規(guī)范等細(xì)則。首先，要明確檔案資源的格式標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定不同類型的檔案資源（諸如文本、圖像、音頻、視頻等）應(yīng)采取何種格式，方能確保檔案資源在不同系統(tǒng)與軟件中的兼容性與可訪問性。其次，要明確數(shù)字化檔案資源的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具體應(yīng)包括數(shù)字化檔案資源的分辨率、色彩深度、壓縮比等參數(shù)，使數(shù)字化檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)，為檔案資源利用提供數(shù)據(jù)支持。[5]最后，要細(xì)化元數(shù)據(jù)規(guī)范。元數(shù)據(jù)作為描述數(shù)字化檔案的重要信息，包含文件名稱、文件大小、創(chuàng)建日期以及作者等內(nèi)容。設(shè)置統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)規(guī)范有助于用戶更便捷、準(zhǔn)確地查找、使用數(shù)字化檔案資源，增強(qiáng)資源的可發(fā)現(xiàn)性與可訪問性。需要注意的是，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制訂僅僅是檔案資源數(shù)字化建設(shè)的第一步，后續(xù)的推廣與實踐同樣不可忽視，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)以有效手段促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的宣傳與應(yīng)用，提供相應(yīng)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，確保檔案管理人員深刻了解并遵循這一標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)數(shù)字化檔案資源互聯(lián)互通。[6]

（二）重視人才隊伍建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

復(fù)合型人才不足是導(dǎo)致檔案資源數(shù)字化開發(fā)和利用工作難以高效推進(jìn)的重要原因，對此，相關(guān)機(jī)構(gòu)須將人才隊伍建設(shè)置于重要位置。一方面，要強(qiáng)化對現(xiàn)有檔案管理人員的管理與培訓(xùn)，開展專業(yè)培訓(xùn)活動，引導(dǎo)他們踴躍參加。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋數(shù)字化技術(shù)、檔案管理理論、信息安全管理等不同方面的知識，使檔案管理人員可以全面應(yīng)對數(shù)字化時代的挑戰(zhàn)。要使檔案管理人員通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案管理理論知識，掌握信息化管理技術(shù)，了解相關(guān)法律法規(guī)等，進(jìn)而增強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)、精進(jìn)自身能力。另一方面，要積極引入復(fù)合型人才，這樣的人才除了應(yīng)具備扎實的檔案管理知識，還應(yīng)熟練掌握數(shù)字化技術(shù)，為檔案資源的開發(fā)與利用提供有力支持。對于新引進(jìn)的人才，要多組織他們參與實踐活動，諸如參與檔案數(shù)字化項目、投身于檔案咨詢服務(wù)工作等，使他們可以通過實踐不斷積累經(jīng)驗，增強(qiáng)實操技能。[7]除此之外，在實際工作中，應(yīng)設(shè)置合理可行的獎懲機(jī)制，借助行之有效的獎懲措施充分調(diào)動檔案管理人員參與培訓(xùn)的熱情與投身工作的積極性；并且拓展檔案人員的晉升渠道，為其提供更多發(fā)展機(jī)會，引導(dǎo)他們在學(xué)習(xí)知識、增強(qiáng)技能的過程中拓展職業(yè)發(fā)展空間。

（三）引入前沿技術(shù)，推進(jìn)檔案資源數(shù)字化進(jìn)程

引進(jìn)新興技術(shù)手段可以為加快檔案資源數(shù)字化進(jìn)程提供有力保障，依托這些技術(shù)可以快速、準(zhǔn)確地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲與檢索。例如，配備高速率、高精度的掃描設(shè)備，其自動雙面掃描、批量掃描、多格式輸出等功能可以大幅提升掃描質(zhì)量與效率，減少不必要的人工干預(yù)。依靠圖像識別技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案圖像內(nèi)容的自動識別與規(guī)范分類，提高檔案管理與檢索的自動化水平。通過自然語言處理技術(shù)如文字識別、OCR技術(shù)等可以準(zhǔn)確且高效地識別檔案中的文本信息，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為可以編輯和搜索的數(shù)字化文檔。利用數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以廣泛挖掘、深入分析檔案資源中的隱藏信息與關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，致力于檔案資源的智能化管理與利用。依托云計算技術(shù)可實現(xiàn)對檔案信息資源的云端存儲、快速共享與高效利用，提高檔案的可訪問性與檔案資源利用的便捷性。隨著科技的持續(xù)進(jìn)步，各種新興的數(shù)字化技術(shù)手段，比如虛擬現(xiàn)實、增強(qiáng)現(xiàn)實、區(qū)塊鏈等也被應(yīng)用于檔案數(shù)字化領(lǐng)域，為檔案資源的存儲、展示與保護(hù)提供了更多可能性。因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)還應(yīng)密切留意數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展動態(tài)，并且應(yīng)用好這些新技術(shù)，促進(jìn)檔案數(shù)字化水平的持續(xù)提升。[8]

（四）強(qiáng)化安全管理，夯實檔案安全管理的基礎(chǔ)

檔案資源的安全是檔案工作的基石，當(dāng)前檔案安全管理所面臨的挑戰(zhàn)不斷升級。為有效應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，須施以一系列兼具針對性與實效性的措施，以確保檔案資源的安全性和可靠性。

首先，要建立全面、細(xì)致的檔案安全管理規(guī)范，規(guī)范中應(yīng)將檔案管理的職責(zé)與要求細(xì)化到位，為檔案管理工作提供明確的工作標(biāo)準(zhǔn)。無論是檔案信息的收集、整理、數(shù)字化處理，還是存儲、利用與銷毀，每一環(huán)節(jié)皆須明確具體工作流程，安排具體的責(zé)任人，使檔案工作的整個過程皆受到嚴(yán)密監(jiān)控與科學(xué)管理。其次，強(qiáng)化技術(shù)防范是保障檔案安全的另一有力手段。面對層出不窮的安全風(fēng)險因素，須及時引入先進(jìn)的安全技術(shù)手段。綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)加密、訪問控制、入侵檢測等多元管理措施，為數(shù)字化檔案的安全存儲、順利傳輸與高效利用筑牢安全防線；持續(xù)加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度，通過設(shè)置防火墻、配備入侵檢測系統(tǒng)、落實網(wǎng)絡(luò)流量監(jiān)控等，確保檔案管理系統(tǒng)不會受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或者惡意程序的入侵。[9]最后，為保證檔案資源的安全性，還要有條不紊地推進(jìn)定期的安全審計與漏洞評估，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患并采取針對性的應(yīng)對之策。檔案資源在存儲與利用期間可能遭遇各種突發(fā)情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)編制應(yīng)急預(yù)案，明確檔案資源的應(yīng)急處置流程與具體措施，確保及時響應(yīng)、有效應(yīng)對。

四、結(jié)語

總體而言，數(shù)字化時代為檔案資源的開發(fā)和利用帶來了更多的可能性，但是，其間存在的諸多問題同樣不可忽視。數(shù)字化時代檔案資源的開發(fā)和利用工作本身是一項需要持續(xù)推進(jìn)、不斷改進(jìn)的長期任務(wù)，而非一蹴而就的短期工程。[10]對此，相關(guān)機(jī)構(gòu)必須立足現(xiàn)狀，從注重規(guī)范管理、重視人才培養(yǎng)、引入前沿技術(shù)、強(qiáng)化安全管理等方面著手，以促進(jìn)檔案管理工作在數(shù)字化時代實現(xiàn)更好的發(fā)展。

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（作者簡介：趙閩麗，女，本科，三明市勞動人事爭議仲裁院，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）