淺議人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺的建設(shè)與實施

一、人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺建設(shè)的背景、必要性

2022年3月，山東省委組織部印發(fā)的《2022—2025年山東省組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》中明確提出，要持續(xù)提升各級組織人事部門干部人事檔案數(shù)字化水平，扎實推動數(shù)字檔案在線聯(lián)查，鼓勵建設(shè)利用干部檔案智能庫房，逐步實現(xiàn)省直部門（單位）數(shù)字檔案集中管理，推進(jìn)多媒體資料與數(shù)字檔案有機結(jié)合。實現(xiàn)數(shù)字檔案集中管理，既是上級組織部門的明確要求，也是下步人事檔案管理的發(fā)展趨勢。

山東能源集團聯(lián)合重組后，組織機構(gòu)和人員規(guī)模進(jìn)一步擴大，管控難度不斷加大，人事檔案管理工作也日漸繁重。檔案作為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)地位愈加突出。目前能源集團人事檔案管理呈散點式分布、多層級管理的狀況，檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不一、審核政策尺度把握不一、檔案管理質(zhì)量參差不齊，在一定程度上加大了管理難度，影響了人事檔案的使用效率。如何運用信息化手段提升檔案管理的效率和質(zhì)量，實時動態(tài)掌握各類人員的信息情況，及時準(zhǔn)確地為集團科學(xué)決策提供詳實數(shù)據(jù)，成為當(dāng)下迫切需要解決的問題。將二三級單位掃描完成的檔案數(shù)據(jù)歸集起來，實現(xiàn)人事檔案電子信息的集中高效管理，也亟待建立一個統(tǒng)一的人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺。

經(jīng)過對集團人事檔案業(yè)務(wù)的全面梳理及過往經(jīng)驗的總結(jié)，提出建設(shè)全面覆蓋集團應(yīng)用的“人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺”的構(gòu)想。依托集團內(nèi)網(wǎng)，建立以集團總部管控為主、向下覆蓋二、三級管檔單位的應(yīng)用平臺，實現(xiàn)單位之間、上下級之間檔案轉(zhuǎn)遞、審核、利用和檔案工作協(xié)同管理為一體的人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺。目的是通過“人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺”的建設(shè)，進(jìn)一步鞏固專項審核的工作成果，進(jìn)一步提升人事檔案管理的規(guī)范化、信息化和科學(xué)化水平，充分挖掘人事檔案信息服務(wù)人才發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的價值，進(jìn)而將山東能源集團的組織人事工作推向一個新高度。

二、人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺建設(shè)的目標(biāo)、意義

結(jié)合能源集團人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，以“統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)管并舉、科學(xué)利用、服務(wù)決策”為目標(biāo)，建立覆蓋21家二級單位、200余家三級單位的人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺，按照人事管理權(quán)限，實現(xiàn)分級負(fù)責(zé)、集中管理的應(yīng)用要求。平臺的建立將進(jìn)一步提升人事檔案業(yè)務(wù)的信息化管理水平，提高檔案業(yè)務(wù)在線辦理的協(xié)調(diào)聯(lián)動能力，進(jìn)一步加強檔案分析研判的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，為組織工作科學(xué)決策提供精準(zhǔn)服務(wù)。

1.符合國產(chǎn)化建設(shè)要求，統(tǒng)一集團人事檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

平臺的建設(shè)應(yīng)符合國產(chǎn)化建設(shè)規(guī)范要求，滿足在自主可控環(huán)境下檔案數(shù)字資源管理、信息資源共享利用和電子檔案的安全保存。在人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)檢驗等方面遵循中組部《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，滿足檔案數(shù)字化采集、上報、接收相關(guān)技術(shù)要求，通過平臺建設(shè)實現(xiàn)全集團人事檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

2.建立人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺

建立集團應(yīng)用的人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺，統(tǒng)一檔案應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案查閱、借閱、審核、檔案轉(zhuǎn)遞、散材料收集加工等流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)原有審批流程，規(guī)范業(yè)務(wù)表格運用，提升檔案管理隊伍專業(yè)技術(shù)水平。同時建立完善管檔單位、管檔人員的組織架構(gòu)和管理機制，動態(tài)掌握機構(gòu)和人員信息。

3.建立人事檔案協(xié)同工作系統(tǒng)

通過平臺的建立，打通集團本部、二級單位、三級單位檔案管理工作，運用信息化手段，實現(xiàn)檔案工作的信息發(fā)布、政策宣傳、知識搜索、業(yè)務(wù)協(xié)同。各單位人事部門根據(jù)集團要求，及時在線開展檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，通過信息發(fā)布、在線交流互動，推進(jìn)業(yè)務(wù)線上的一體化管理。同時，對逾期工作產(chǎn)生的風(fēng)險及時預(yù)警，建立預(yù)警風(fēng)險防控規(guī)則，對重點工作實現(xiàn)督查督辦。

4.加強檔案深度數(shù)據(jù)分析與利用

利用大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的識別提取，形成干部檔案畫像。在檔案審核過程中，實現(xiàn)檔案審核要點的自動標(biāo)注、審核結(jié)果的自動生成，提高檔案審核的專業(yè)性、規(guī)范性，減輕檔案審核工作壓力提高檔案審核工作效率。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對檔案業(yè)務(wù)運行情況、檔案數(shù)字化加工進(jìn)展情況、檔案工作推進(jìn)情況、檔案預(yù)警風(fēng)險防控情況進(jìn)行動態(tài)分析，為及時了解集團人事檔案工作提供數(shù)據(jù)看板。

5.實現(xiàn)與集團人力資源系統(tǒng)對接

提供數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)檔案平臺與集團人力資源系統(tǒng)的信息共享，確保人事檔案平臺中的單位信息、人員信息與人力資源系統(tǒng)同步更新。

三、人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺建設(shè)的實施

（一）系統(tǒng)總體架構(gòu)

1.總體架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)建設(shè)以一個體系、兩套規(guī)范、多層結(jié)構(gòu)的模式，搭建1個平臺加 4大應(yīng)用的整體設(shè)計框架。通過統(tǒng)一權(quán)限認(rèn)證訪問系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案業(yè)務(wù)的網(wǎng)上辦理。平臺，指協(xié)同平臺；4大應(yīng)用，指檔案日常管理系統(tǒng)、檔案審核系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)。

一個體系，即系統(tǒng)以標(biāo)準(zhǔn)化為本，根據(jù)系統(tǒng)總體設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)以及接口標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，形成系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系。

兩個規(guī)范，即接口及安全訪問控制兩套規(guī)范。在接口服務(wù)方面提供對外訪問數(shù)據(jù)接口服務(wù)及其他檔案管理系統(tǒng)信息交互服務(wù)；在安全訪問控制方面，提供平臺配置管理、安全審計、用戶管理、日志管理等功能，確保平臺訪問的安全與穩(wěn)定。

多層結(jié)構(gòu)，即系統(tǒng)采用分層架構(gòu)設(shè)計，由基礎(chǔ)設(shè)施層、支撐層、業(yè)務(wù)層、展示層四部分組成。

2.技術(shù)架構(gòu)選型

在應(yīng)用層面采用符合J2EE（java 2 Platform Enterprise Edition）技術(shù)規(guī)范的多層構(gòu)架。整個系統(tǒng)運行于應(yīng)用服務(wù)器之上，利用應(yīng)用中間件支撐系統(tǒng)的運行。

J2EE平臺提供了一個基于組件的方法，進(jìn)行設(shè)計、開發(fā)、裝配及部署企業(yè)應(yīng)用程序。J2EE平臺提供了多層的分布式應(yīng)用模型、組件重用、一致化的安全模型以及靈活的事務(wù)控制。而且J2EE規(guī)范已是事實上的國際技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，各廠商的J2EE平臺必須符合J2EE規(guī)范，基于組件的J2EE解決方案不會被束縛在任何一個廠商的產(chǎn)品和API上，并完全可以做到跨系統(tǒng)平臺（硬件平臺、操作系統(tǒng)）、跨數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。

3.數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

可擴展標(biāo)記語言（XML）是Web上的數(shù)據(jù)通用語言。XML是一種開放的標(biāo)準(zhǔn)，XML語言不受任何實體的控制也不歸任何實體所有。XML可以擴展，XML標(biāo)簽可以被任何人創(chuàng)建并被其他人所采用。它使開發(fā)人員能夠?qū)⒔Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，從許多不同的應(yīng)用程序傳遞到桌面，進(jìn)行本地計算和演示。XML允許為特定應(yīng)用程序創(chuàng)建唯一的數(shù)據(jù)格式，它是在服務(wù)器之間傳輸結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的理想格式。在本系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳輸和處理均采用XML規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計，并采用標(biāo)準(zhǔn)的XML語言來描述系統(tǒng)接口，以適合可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。

4.部署模式

人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺依托集團內(nèi)網(wǎng)，將集團各級人事部門檔案系統(tǒng)進(jìn)行有機串聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)的整合。以集團黨委組織部為中心，建立一體化人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺，實現(xiàn)賬戶及權(quán)限的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)各級管檔單位的業(yè)務(wù)互通，從管理角度達(dá)到自上而下的業(yè)務(wù)管理與指導(dǎo)，對檔案工作實現(xiàn)平臺化管理與監(jiān)督管控，形成集團本部、二級單位、三級單位聯(lián)通的檔案業(yè)務(wù)及工作協(xié)同機制，為跨地域跨部門跨單位檔案應(yīng)用提供技術(shù)支撐。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計

1.檔案信息保密

人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺對安全功能的要求包括信息保密性、身份的確定性、身份的不可否認(rèn)性、文件的不可修改性、訪問控制、身份驗證和授權(quán)等。每一部分都非常重要。安全管理平臺的各個組件基于統(tǒng)一的安全框架，提供了各方面的安全解決方案，降低了應(yīng)用安全處理的復(fù)雜性。

2.信息保密性

由于網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)性和開放性，信息在網(wǎng)絡(luò)中的傳輸不可避免地存在被監(jiān)聽的可能，提供針對數(shù)字證書的接口、數(shù)據(jù)加密傳輸，實現(xiàn)信息傳輸?shù)谋Ｃ苄灾挥袑π畔⑦M(jìn)行加密，以密文方式傳輸，即使被監(jiān)聽，監(jiān)聽者也無法明白密文所表示的信息。對采集或傳輸?shù)臄?shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)的加密組件進(jìn)行了數(shù)據(jù)的加密，當(dāng)數(shù)據(jù)到達(dá)后由對應(yīng)的解密組件進(jìn)行解密，提供了信息的加解密機制。

3.身份驗證

安全管理結(jié)合現(xiàn)有的認(rèn)證手段，可與已有的安全管理（身份認(rèn)證）系統(tǒng)結(jié)合，利用身份認(rèn)證證書實現(xiàn)系統(tǒng)安全登錄。用戶在進(jìn)行身份認(rèn)證過程中，支持多種認(rèn)證方式，方便可靠地確認(rèn)數(shù)據(jù)交換雙方的身份，最大限度地保證了數(shù)據(jù)傳輸?shù)目煽啃浴?/p>

（1）不可否認(rèn)性

由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)敏感性、嚴(yán)肅性，使用統(tǒng)一的認(rèn)證服務(wù)，保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的各個環(huán)節(jié)都必須是不可否認(rèn)的。

（2）不可修改性

傳輸后的信息是不可被修改的，一旦修改會造成巨大的損失或者承擔(dān)一定的責(zé)任，信息的不可修改性保證了整個數(shù)據(jù)傳輸過程的嚴(yán)肅和公正。

（3）授權(quán)管理

系統(tǒng)應(yīng)按信息安全“三員權(quán)限”模式，建立系統(tǒng)管理員、安全管理員和審計管理員角色。系統(tǒng)管理員主要對系統(tǒng)賬戶進(jìn)行管理，具有建立、修改、刪除功能，對用戶登錄口令可進(jìn)行修改和初始化；對平臺運行狀態(tài)進(jìn)行維護(hù)，對系統(tǒng)服務(wù)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控、管理。

（4）訪問控制

系統(tǒng)采用字段級方式進(jìn)行權(quán)限控制，系統(tǒng)管理員能夠進(jìn)行有效的權(quán)限訪問控制，根據(jù)用戶登錄的信息，提供在用戶權(quán)限之內(nèi)的訪問資源，有效地避免內(nèi)部攻擊，保證了系統(tǒng)資源的安全和完整性。

（5）安全審計

記錄系統(tǒng)資源使用情況，可以實時監(jiān)控本區(qū)域內(nèi)的使用情況，為信息安全的執(zhí)法提供依據(jù)。

（6）訪問日志

安全管理平臺具有完善的日志管理功能，能完整地記錄系統(tǒng)資源使用情況、用戶登錄及訪問等應(yīng)用情況。通過日志信息的分析可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)級和應(yīng)用級的安全問題，消除安全隱患。

四、人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺實施后的效益評價

1.經(jīng)濟和社會效益明顯

能夠整合分散的人事檔案信息資源，消除信息孤島，實現(xiàn)信息的暢通流轉(zhuǎn)與快速應(yīng)用，達(dá)到資源的合理配置和實時共享。通過提供及時準(zhǔn)確的人事信息，進(jìn)一步提高人事管理工作的效率和決策水平。此外，數(shù)字化檔案能夠有效避免檔案造假行為，降低組織人事部門辨別分析和糾錯處理難度，提高工作效率。保護(hù)干部的同時，營造風(fēng)清氣正的干事創(chuàng)業(yè)氛圍。

人事檔案數(shù)字化應(yīng)用平臺，易于實現(xiàn)集約化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，有效避免重復(fù)投資建設(shè)。通過集團化應(yīng)用有利于提升管理水平、提高管理效率、優(yōu)化管理流程、保障信息安全、節(jié)約管理成本，提高組織系統(tǒng)工作的經(jīng)濟效益。

2.業(yè)務(wù)部門效益突出

（1）減少維護(hù)成本。打通與人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，將減輕人事部門對于檔案系統(tǒng)的人員、單位的信息維護(hù)的工作，實現(xiàn)一處維護(hù)多處利用。

（2）精準(zhǔn)干部畫像。通過深度數(shù)據(jù)分析，提取有價值的檔案信息形成檔案畫像，進(jìn)一步總結(jié)歸納人員特點、政治品德、成長經(jīng)歷、任用培養(yǎng)等，為集團選人用人提供決策依據(jù)。

（3）提升審核效率。通過OCR識別人工智能語義分析，實現(xiàn)智能查找缺失材料、在多份材料中印證檔案的真實性、準(zhǔn)確性，為檔案審核提供智能審檔服務(wù)。把檔案審核流程化，邏輯化的思路由計算機替代完成，解決檔案審核繁瑣、復(fù)雜的工作，輔助人工檔案審核，提供檔案審核效率，增強檔案審核全面性和嚴(yán)謹(jǐn)性。同時從檔案識別出的信息與結(jié)構(gòu)信息進(jìn)行比對分析進(jìn)而預(yù)警提醒差異信息。

（4）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。提拔、調(diào)動等業(yè)務(wù)發(fā)生需要對下級單位管轄檔案進(jìn)行查看時，可以通過平臺直接對檔案進(jìn)行瀏覽，無須下級單位配合；檔案業(yè)務(wù)發(fā)生時，通過平臺進(jìn)行審批 ，生成相應(yīng)的業(yè)務(wù)臺賬；通過授權(quán)后，黨委組織部、人力資源、薪酬管理等相應(yīng)的部門都可以根據(jù)授權(quán)使用檔案支撐工作。

（5）方便保管保護(hù)。減少使用紙質(zhì)檔案的頻次，有效保護(hù)原始檔案免受再次損壞；退休職工檔案社會化移交后，仍保有電子檔案，可供需要時使用。