教育改革背景下高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理研究

摘 要：進入新時代，教育也要不斷推進改革以應(yīng)對時代發(fā)展所帶來的挑戰(zhàn)，而高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理作為高校開展學(xué)生工作的重要組成部分，對于提升育人質(zhì)量、提高人才培養(yǎng)水平至關(guān)重要。因此，高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理具有十分重要的現(xiàn)實意義，然而部分高校在開展學(xué)生檔案管理過程中仍然存在著學(xué)生檔案規(guī)范化管理理念滯后、重視程度不足、管理體系不健全、管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升及管理的信息化程度有待增強等問題。為此，應(yīng)該強化學(xué)生檔案規(guī)范化管理的重要性，革新管理理念。完善高校學(xué)生檔案管理體制，提升管理實效性。強化高校學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)，提高專業(yè)化水平。提高學(xué)生檔案信息化管理水平，增強服務(wù)創(chuàng)新性，才能助力高校育人水平與服務(wù)水平的提高，助力教育改革。

關(guān)鍵詞：教育改革；學(xué)生檔案；管理；路徑

高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理既反映了高校的服務(wù)水平，也是高校育人水平的重要體現(xiàn)。進入新時代，在教育改革背景下，規(guī)范和創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式，能夠客觀、科學(xué)地記錄學(xué)生的成長情況，反映學(xué)生的發(fā)展軌跡，助力教育改革，也是提高檔案管理水平的更好體現(xiàn)，對于實現(xiàn)立德樹人任務(wù)、樹立優(yōu)良學(xué)風(fēng)具有重要意義[1]。

1 教育改革背景下高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義

1.1 有益于客觀的評判反映學(xué)生的綜合素養(yǎng)

當(dāng)今高等教育的發(fā)展要求對學(xué)生的培養(yǎng)不僅側(cè)重于學(xué)生智育的發(fā)展，還強調(diào)德育的成長。學(xué)生檔案是記錄學(xué)生入學(xué)情況、學(xué)業(yè)習(xí)得、實踐活動、獎懲及心理健康的重要載體，能夠多維度地反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)。因此，學(xué)生檔案具有重要的作用。高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理與否，決定著學(xué)生檔案的質(zhì)量和反映效能。加強規(guī)范化的檔案管理，能夠更加科學(xué)、準(zhǔn)確、客觀且多維度地反映學(xué)生在大學(xué)期間的成長經(jīng)歷和學(xué)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，對于學(xué)生而言更有益于總結(jié)學(xué)段經(jīng)驗、反思個人不足，對綜合地審視和評價個人的成長具有十分重要的價值和現(xiàn)實意義。

1.2 有益于更好地利用學(xué)生檔案推動教育改革

高校教育教學(xué)效果的評價方式和方法是多元的，不能僅立足于課堂維度去評價學(xué)生，這樣是無法全面反映學(xué)生的成長和發(fā)展，也無法客觀地反映高等教育的育人實效，不利于推動高等教育改革。學(xué)生檔案是對學(xué)生學(xué)業(yè)發(fā)展及德育發(fā)展的綜合反映，學(xué)生的專業(yè)技能比賽、文化藝術(shù)活動、志愿服務(wù)等都記錄在檔案中，是對于課堂教學(xué)評價的有效補充。規(guī)范化的檔案管理則能夠真實有效地反映高校教育的育人質(zhì)量和教育體系中存在的不足和短板。因此，加強高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理則有助于為學(xué)校教育改革提供有效的參考和客觀的依據(jù)，助力高校的可持續(xù)發(fā)展。

1.3 有益提升高校學(xué)生就業(yè)推薦的效度

高校學(xué)生檔案是對學(xué)生大學(xué)期間在學(xué)業(yè)發(fā)展、專業(yè)技能、思想道德及心理素質(zhì)等經(jīng)歷的系統(tǒng)而全面的記錄。學(xué)生檔案在學(xué)生求職過程中具有重要作用。用人單位遴選人才需要對錄用人員進行全面的考察，除了通過面試環(huán)節(jié)考察個人能力之外，還會通過查閱學(xué)生個人檔案對學(xué)生素養(yǎng)、思想道德等方面進行審查。因此，加強高校檔案規(guī)范化管理有助于提升高校學(xué)生檔案的效度和學(xué)生擇崗的成功率，有助于用人單位全面了解學(xué)生的具體情況。

2 教育改革背景下高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的基本內(nèi)容

2.1 高校學(xué)生檔案的接收

高校學(xué)生檔案接收是學(xué)生檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，尤為重要。新生需要將個人檔案密封并加蓋高中學(xué)校公章，以進一步保障高中檔案的完整性和安全性，采取統(tǒng)一郵寄或自帶的形式送達高校。在新生完成入學(xué)手續(xù)后一個月內(nèi)，由二級學(xué)院主管班級輔導(dǎo)員及學(xué)工辦開展學(xué)生檔案審核，重點審核檔案材料是否齊全、審核檔案內(nèi)容的真實性和審核檔案信息是否有誤，并及時反饋審核結(jié)果便于更正或完善。審核無誤的檔案統(tǒng)一按照要求送交學(xué)校檔案室集中保管。

2.2 高校學(xué)生檔案的整理

新生入學(xué)后，各學(xué)院應(yīng)及時對學(xué)生入學(xué)材料登記，整理學(xué)生檔案清單留存電子版和紙質(zhì)版，將檔案根據(jù)學(xué)校要求統(tǒng)一編號入庫存儲，如有檔案缺失及時補辦，以進一步保障檔案的規(guī)范性[2]。在畢業(yè)前將學(xué)生的學(xué)年鑒定表、成績單、學(xué)士學(xué)位申請表、實習(xí)鑒定表、正式黨員檔案、各類榮譽證書的評審表、各類實踐活動的獲獎評審表、學(xué)生違紀(jì)處分及學(xué)籍異動等材料一并歸入檔案。對于學(xué)籍有異動情況的要及時更新調(diào)整，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。

2.3 高校學(xué)生檔案的調(diào)閱工作

學(xué)生檔案是了解學(xué)生和掌握學(xué)生基本情況的重要參考內(nèi)容之一，通過檔案可以了解學(xué)生的教育背景、成長閱歷等相關(guān)內(nèi)容，為學(xué)工及教育工作的開展提供更為堅實的資料保障。為此，學(xué)生檔案管理部門要做好檔案歸檔和調(diào)閱手續(xù)的相關(guān)工作，便于實現(xiàn)學(xué)生檔案的二次利用。對于部分應(yīng)征入伍學(xué)生的檔案也要規(guī)范管理，及時做好登記和移交，便于檔案調(diào)閱。為了更好地推動學(xué)生就業(yè)，檔案管理部門還要簡化檔案調(diào)閱流程，助力用人單位完成檔案調(diào)閱及政審工作。

2.4 高校學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作

學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作在每年的畢業(yè)季開展，對于升學(xué)、就業(yè)和暫不就業(yè)人員的檔案進行整理轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞工作涉及數(shù)量多、對接單位多，需要根據(jù)不同類型的畢業(yè)情況分類制定檔案郵寄標(biāo)準(zhǔn)和流程表，以進一步保障檔案轉(zhuǎn)遞的科學(xué)性和安全性。涉及學(xué)生轉(zhuǎn)遞的地址、接收單位的信息等多項內(nèi)容，需要認(rèn)真核對確保信息準(zhǔn)確無誤。如有二次改派或臨時暫緩郵寄的檔案，也要建立規(guī)范的郵寄流程和管理制度，保證檔案轉(zhuǎn)遞工作能及時高效地完成。

3 教育改革背景下高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)存問題

3.1 檔案規(guī)范化管理重視程度不足，理念滯后

首先，部分學(xué)校沒有給予相應(yīng)的資金支持，檔案管理部門無法實現(xiàn)硬件的更新?lián)Q代，沒有投入充足及專業(yè)的人員隊伍，現(xiàn)有的教職工對檔案管理水平有限，極大程度地限制了檔案管理的規(guī)范性和高效性。其次，部分高校的檔案管理理念滯后，缺乏創(chuàng)新性。大部分檔案管理工作始終采取傳統(tǒng)的管理方式，既難以適應(yīng)教育改革的要求，又難以滿足學(xué)校發(fā)展的需要。導(dǎo)致檔案閱檔和歸檔工作效率低下、調(diào)閱程序煩瑣等。

3.2 檔案規(guī)范化管理體系不夠健全

部分高校檔案管理體制不健全，嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案歸檔和檔案的利用效率。主要體現(xiàn)為部分學(xué)校沒有完善的檔案管理制度，檔案管理流程較為煩瑣，造成了人力資源的浪費和人員贅余的現(xiàn)象。還有責(zé)任主體不明確，存在檔案管理歸屬多頭分工，缺乏有效的合作和交流機制。因此，學(xué)生檔案在接收、整理、調(diào)閱及轉(zhuǎn)接方面存在諸多漏洞，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理不規(guī)范或丟失，給學(xué)生造成諸多困擾和不便，導(dǎo)致檔案管理部門在學(xué)生心中的地位不斷下降。

3.3 部分高校學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)較為滯后

學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理質(zhì)量高低的重要影響因素，部分高校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)差強人意。首先，部分學(xué)校針對學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)不足，致使部分檔案管理者的理論素養(yǎng)較低，難以應(yīng)對檔案管理工作的要求。其次，學(xué)生檔案管理者缺乏交流溝通的機會。學(xué)校沒有為學(xué)生檔案管理者創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機會，檔案管理者的創(chuàng)新能力尤其是解決問題的能力不足。最后，部分高校檔案管理隊伍人員不足?，F(xiàn)有人員難以有效支撐當(dāng)下的檔案管理工作，工作效率不足。

3.4 部分高校學(xué)生檔案管理的信息化程度有待增強

部分高校學(xué)生檔案管理仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，以紙質(zhì)檔案的接收、整理、調(diào)閱和轉(zhuǎn)遞為主，工作信息化水平較低，無法滿足當(dāng)前檔案借閱量日益增多和學(xué)生需求多元化的要求。傳統(tǒng)檔案管理方式比較耗費人力物力，工作效率低下，部分高校學(xué)生檔案管理平臺信息化功能開發(fā)不足，教師和學(xué)生不能訪問平臺，僅有工作人員可以登錄平臺開展工作，這既不利于師生調(diào)閱檔案，也不利于檔案的二次利用。

4 教育改革背景下高校學(xué)生檔案規(guī)范化管理路徑

4.1 革新管理理念，強化檔案規(guī)范化管理的重要性

思維模式和管理理念決定行為方式。在教育改革的時代背景下，學(xué)生檔案管理理念和重視程度決定著學(xué)生檔案管理的水平及結(jié)果。信息化時代的發(fā)展要求檔案管理更加規(guī)范化且具有一定的創(chuàng)新性，需要不斷革新檔案管理理念。因此，高校學(xué)生檔案管理者要擺正心態(tài)、樹立服務(wù)意識，加強規(guī)范化管理。首先，要高度重視學(xué)生檔案的管理工作。對檔案管理的政策、制度、流程及學(xué)生分時段檔案管理的側(cè)重點等內(nèi)容定時定期進行宣傳和解讀。要引導(dǎo)高校學(xué)生檔案管理的責(zé)任人認(rèn)識到檔案管理的重要性及其價值及對學(xué)生未來發(fā)展的影響。其次，要革新管理理念。采取先進的管理模式，規(guī)范檔案管理的流程和制度，進一步提升檔案管理效能。要充分結(jié)合高校學(xué)生檔案管理的特點和實際，革新管理模式，運用現(xiàn)代化手段提升管理的便捷性。

4.2 提升管理的實效性，完善高校學(xué)生檔案管理體系

完善高校學(xué)生檔案管理制度是提升檔案規(guī)范化管理、優(yōu)化學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的重要策略。首先，高校分管學(xué)生檔案管理的主要負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，按照《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)文件的要求，結(jié)合校方學(xué)生檔案管理的工作實際分析學(xué)生檔案管理的問題和短板，制定“有針對性、可操作性的管理制度，明確各工作環(huán)節(jié)的細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)，讓相關(guān)工作人員明確自身職責(zé)和工作范圍”[3]，以規(guī)避資源浪費和人員贅余現(xiàn)象。其次，明確主體責(zé)任制，完善協(xié)同制度。加強學(xué)生檔案管理的監(jiān)督和執(zhí)行力，促進學(xué)生工作部、就業(yè)部門、研究生部和各學(xué)院之間的協(xié)同合作，優(yōu)化學(xué)生檔案信息交流機制，及時做好學(xué)生檔案的接收、調(diào)閱、整理和轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案管理的安全和完整。

4.3 提高專業(yè)化水平，強化高校學(xué)生檔案隊伍的建設(shè)

學(xué)生檔案管理人員的工作水平至關(guān)重要，直接決定著檔案管理質(zhì)量的高低。因此，高校要加強AYwr854+mmUV6alGxIzEyg==對檔案管理人員隊伍的建設(shè)，多措并舉地提高檔案管理者的業(yè)務(wù)能力。首先，開展常態(tài)化培訓(xùn)。提升檔案工作者的專業(yè)技能和理論知識。依托校方平臺，針對檔案管理中存在的問題開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是“加強相關(guān)人員對信息技術(shù)設(shè)備、管理方法、前沿技術(shù)與工作理念等方面的學(xué)習(xí)和理解”[4]，提高檔案管理者發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力。其次，創(chuàng)造機會促進檔案管理者進行交流和學(xué)習(xí)。積極為學(xué)生檔案管理者提供走出去學(xué)習(xí)交流的機會，拓寬視野，以掌握先進技術(shù)和理論。最后，充實學(xué)生檔案管理隊伍。遴選一些業(yè)務(wù)素質(zhì)扎實、工作能力突出、理論底蘊深厚的人員充實到學(xué)生檔案管理隊伍當(dāng)中，加強隊伍的組織保障。

4.4 增強服務(wù)創(chuàng)新性，提高學(xué)生檔案信息化管理水平

提高學(xué)生檔案管理的信息化水平，增強服務(wù)創(chuàng)新性，對檔案規(guī)范化管理至關(guān)重要，既能降低管理成本，也能提升管理效率。為此，建議高校檔案管理部門建立信息化管理平臺。依托信息化管理平臺將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提升檔案的利用率，有助于檔案的調(diào)閱和審查。此外，提升檔案信息化管理平臺功能的開發(fā)，授予學(xué)生和教師相應(yīng)的使用權(quán)。學(xué)生可以及時了解和查閱自己的檔案，實現(xiàn)復(fù)印、借閱等便捷化操作。教師亦可以通過檔案全面了解學(xué)生，做好學(xué)情分析。

參考文獻

[1]張中妍.高校學(xué)生檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新研究[J].大眾文藝，2023（02）：211-213.

[2]馬仁杰，李銀銀.新形勢下學(xué)生檔案管理的若干思考[J].中國檔案，2023（07）：44-45.

[3]賈艷芳.高校學(xué)生檔案管理工作的探討——以南京財經(jīng)大學(xué)紅山學(xué)院為例[J].教育觀察，2023，12（04）：29-31+39.

[4]陳令杰.淺談高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策[J].文化產(chǎn)業(yè)，2023（03）：16-18.

作者簡介：邢佳歡（1992—），大學(xué)學(xué)歷，寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館助理館員，主要從事人事檔案，學(xué)生檔案，文書檔案查詢利用整理工作。