醫(yī)院科研檔案管理的邏輯必然、現(xiàn)實(shí)困境與邏輯進(jìn)路

摘 要：科研檔案在醫(yī)院治理體系中發(fā)揮著載體、憑證等基礎(chǔ)作用，如何做好科研檔案高質(zhì)量管理成為新的時(shí)代課題。本文認(rèn)為，在實(shí)踐中，醫(yī)院檔案管理存在著管理方式較為粗放、數(shù)據(jù)治理能力不足、檔案開放與產(chǎn)權(quán)之間的矛盾突出、服務(wù)能力較弱的問題，需要進(jìn)一步優(yōu)化科研檔案治理模式、推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、動(dòng)態(tài)平衡知識(shí)產(chǎn)權(quán)和檔案開放、在強(qiáng)化服務(wù)能力建設(shè)上下功夫，推動(dòng)檔案治理走向現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院科研檔案；現(xiàn)實(shí)困境；治理

科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻和視頻等各種形式和載體的文件材料及標(biāo)本、樣本等實(shí)物[1]。近年來，國(guó)家對(duì)科技檔案重視程度越來越高，2020年9月，修訂后的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》從內(nèi)容、機(jī)制和措施上規(guī)定更為明確，措施更加有力，為科研檔案規(guī)范化管理指明了方向。醫(yī)院科研檔案具有推動(dòng)醫(yī)學(xué)技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)社會(huì)大眾的重要作用，需要從醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的大局出發(fā)，做好醫(yī)院科研檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

1 醫(yī)院科研檔案管理的邏輯必然

科研水平是醫(yī)院間競(jìng)爭(zhēng)的核心，做好科研檔案規(guī)范化管理，有利于發(fā)揮檔案在助力科研水平提高、塑造競(jìng)爭(zhēng)新優(yōu)勢(shì)方面的重要作用。

1.1 醫(yī)院科研檔案是知識(shí)聚集的富礦

這些檔案是科研人員在醫(yī)學(xué)研究中的知識(shí)成果，原始數(shù)據(jù)、分析報(bào)告、研究成果的形式存在是大量科學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和提升，對(duì)于提高醫(yī)學(xué)技術(shù)水平，豐富科技資源儲(chǔ)備具有重要意義。管好用好這些好經(jīng)驗(yàn)好做法，能夠啟迪智慧、拓展思維、推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步和提升，避免無效重復(fù)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

1.2 醫(yī)院科研檔案是重要的歷史憑證

醫(yī)院科研檔案內(nèi)容豐富，主要包括項(xiàng)目指南、申報(bào)書、立項(xiàng)批復(fù)、任務(wù)合同書、進(jìn)展情況報(bào)告、工作總結(jié)報(bào)告、研究成果和結(jié)題書面通知等。項(xiàng)目完成情況需要以任務(wù)合同書為參考依據(jù)，財(cái)務(wù)審計(jì)需要審計(jì)報(bào)告、決算報(bào)告等相關(guān)支出憑證等。另外，這些文件在技術(shù)定型、再生產(chǎn)或發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)端時(shí)也可發(fā)揮依據(jù)憑證作用[2]。

1.3醫(yī)院科研檔案是實(shí)現(xiàn)治理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)

醫(yī)學(xué)研究是實(shí)踐—理論—再實(shí)踐—理論創(chuàng)新—再實(shí)踐的反復(fù)認(rèn)識(shí)過程，通過不斷地消化、吸收和利用前人成果而逐步豐富和發(fā)展起來，總體呈螺旋式上升過程，科研檔案具有的真實(shí)性、原始性和可用性特征，能促使醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平提高，進(jìn)一步弘揚(yáng)和傳承科學(xué)家精神，凝聚推動(dòng)進(jìn)步的強(qiáng)大力量，特別是隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的快速發(fā)展，更有利于加強(qiáng)科研檔案知識(shí)保護(hù)與內(nèi)涵挖掘，推動(dòng)醫(yī)院傳承精華與守正創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。因此，科研檔案在推動(dòng)醫(yī)院治理能力和治理體系現(xiàn)代化方面具有獨(dú)特作用。

2 醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境

2.1 管理方式較為粗放

醫(yī)院科研課題從立項(xiàng)到結(jié)題大多需要1—3年時(shí)間，檔案從建檔、收集和歸檔也需要耗費(fèi)1—3年時(shí)間，這對(duì)檔案管理體系建設(shè)提出了更高要求。但是，醫(yī)院對(duì)科研檔案管理制度的更新不及時(shí)，科研檔案數(shù)量增長(zhǎng)與制度供給不充分的矛盾逐步顯現(xiàn)。比如，缺乏有針對(duì)性的“三合一”管理制度，科研工作者無法對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的收集和歸檔，導(dǎo)致科研課題材料不完整，外表不美觀，甚至造成材料丟失，從而影響后續(xù)辦理科研課題結(jié)題、驗(yàn)收和申報(bào)科研獎(jiǎng)項(xiàng)的開展。再比如，檔案管理體制頂層設(shè)計(jì)不夠，“重管輕用”的傳統(tǒng)思想限制了制度轉(zhuǎn)型，檔案開發(fā)利用制度不健全，科研檔案發(fā)揮價(jià)值的空間不夠廣闊。

2.2 數(shù)據(jù)治理能力不足

隨著檔案管理進(jìn)入數(shù)據(jù)化時(shí)代，醫(yī)院檔案治理模式發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)據(jù)共享開發(fā)利用成為大勢(shì)所趨，但是醫(yī)院科研檔案數(shù)據(jù)管理尚處于初級(jí)階段，主要表現(xiàn)在：一是共享能力較弱。檔案查詢利用還處于“借閱”階段，專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)、專網(wǎng)共享與數(shù)據(jù)共享尚未破題，檔案信息化成果未能發(fā)揮潛能。二是數(shù)據(jù)分級(jí)不夠充分?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《國(guó)家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理規(guī)范》未對(duì)科研檔案進(jìn)行明確分級(jí)，由于缺乏統(tǒng)一的分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，各醫(yī)院對(duì)科研檔案分級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，阻礙了檔案數(shù)據(jù)的共享利用。三是科研檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量不高?！犊茖W(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-2023）規(guī)定：與科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接，接口具備數(shù)據(jù)封裝、傳輸、檢測(cè)、反饋、標(biāo)記等基本功能。但是大多數(shù)醫(yī)院科研檔案管理與其他關(guān)系系統(tǒng)銜接不夠緊密，處于“數(shù)據(jù)孤島”狀態(tài)，檔案數(shù)據(jù)流動(dòng)性不夠。四是安全治理體系不夠完善?？蒲袡n案不同于其他類型，具有保密性強(qiáng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)性高的特點(diǎn)，但是醫(yī)院科研檔案安全建設(shè)較為薄弱，主要表現(xiàn)為：網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任制落實(shí)不到位、安全防護(hù)措施不到位和安全設(shè)施建設(shè)不到位等。

2.3 檔案開放與產(chǎn)權(quán)之間的矛盾突出

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中明確指出“科研檔案的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求，涉密科研檔案的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定”?！稒n案法》《檔案法實(shí)施條例》規(guī)定：利用檔案不得違反有關(guān)知識(shí)產(chǎn)品保護(hù)規(guī)定。上述法律在科研檔案產(chǎn)權(quán)和開放利用的平衡上未給予明確表述，缺乏相對(duì)成熟的利用開放規(guī)則，造成醫(yī)院檔案利用與產(chǎn)權(quán)之間存在不可調(diào)和的矛盾，多數(shù)醫(yī)院基于產(chǎn)權(quán)保護(hù)的需要，不敢開放有關(guān)檔案資源，即給利用者帶來查詢利用的困難，又無法發(fā)揮科研檔案在助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展方面的作用。

2.4 科研檔案服務(wù)能力較弱

科研檔案開發(fā)是提升服務(wù)能力的關(guān)鍵所在，《規(guī)定》要求各單位要加強(qiáng)對(duì)科研檔案資源的深度開發(fā)工作。目前，醫(yī)院科研檔案服務(wù)能力與科研需求還有較大差距，主要表現(xiàn)在：一是檔案利用服務(wù)機(jī)制不健全。對(duì)醫(yī)院、科研人員的利用需求知之甚少，還處于提供“查詢服務(wù)”階段，科研檔案信息的精準(zhǔn)性、及時(shí)性和有效性難以保證。二是檔案編研破題不充分。科研檔案資政服務(wù)功能未能充分發(fā)揮，圍繞醫(yī)院重大科研項(xiàng)目、攻關(guān)項(xiàng)目和科研難點(diǎn)提供檔案資政服務(wù)的水平較低，編研成果服務(wù)效能不夠。三是檔案開發(fā)模式較為陳舊。檔案開發(fā)局限于出版、展覽、音視頻制作，方式較為單一、服務(wù)效果不明顯；科研服務(wù)、科研誠(chéng)信的能力水平不夠，未能發(fā)揮檔案助立科研誠(chéng)信的作用。

3 醫(yī)院科研檔案管理的邏輯進(jìn)路

科研檔案管理要按照“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的目標(biāo)定位，強(qiáng)化精細(xì)化管理，優(yōu)化治理方式，推動(dòng)治理能力的提高。

3.1 優(yōu)化科研檔案治理模式

制定并嚴(yán)格落實(shí)科研檔案管理的“職責(zé)清單”“責(zé)任清單”“任務(wù)清單”，不斷完善管理機(jī)制。一是強(qiáng)化科研檔案管理頂層設(shè)計(jì)。成立科研檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌謀劃科研檔案管理工作，同時(shí)將檔案工作融入干部日常考核內(nèi)容。要理順工作責(zé)任制，建立從科研人員、科室和檔案室三者歸檔責(zé)任，確保檔案閉環(huán)管理。二是強(qiáng)化責(zé)任情況。要建立科研檔案“三合一”制度，科學(xué)制定檔案分類方案，以在科研活動(dòng)中形成的各種形式、各種載體的全部檔案為對(duì)象，明確本單位科研檔案分類方法和檔號(hào)編制要求。合理確定文件材料的歸檔范圍，在進(jìn)一步規(guī)范科研文書檔案的同時(shí)，重點(diǎn)做好照片、錄音、錄像、網(wǎng)頁信息和實(shí)物等門類文件材料歸檔范圍和保管期限表的研究編制工作，確保科研檔案能夠全面系統(tǒng)地反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。全面分析和鑒別文件材料的利用價(jià)值、憑證價(jià)值和查考價(jià)值，準(zhǔn)確判定保管期限[3]。三是明確科研檔案的發(fā)展規(guī)劃。把科研檔案工作擺在更加突出位置，在項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、管理和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)制定配套措施，健全工作機(jī)制，加強(qiáng)全周期管理。要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，嚴(yán)格各項(xiàng)材料歸檔規(guī)范，對(duì)歸檔內(nèi)容細(xì)致把關(guān)，構(gòu)建完整的科研檔案資源體系。

3.2 推動(dòng)科研檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

一是強(qiáng)化科研檔案共享平臺(tái)建設(shè)。加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部科研檔案與其他系統(tǒng)的有效銜接，將檔案資源延伸到科研人員和團(tuán)隊(duì)，優(yōu)化查詢利用路徑，為科研工作提供及時(shí)的檔案查詢通道。要適時(shí)加強(qiáng)科研檔案的醫(yī)院外共享，建立科研檔案共享制度，強(qiáng)化共同利用與研究，發(fā)揮好科研檔案潛在的價(jià)值。二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分級(jí)管理。參照數(shù)據(jù)分級(jí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》，科研檔案數(shù)據(jù)與檔案管理級(jí)別設(shè)置的基本原則為：程度適當(dāng)、過程覆蓋、自主與強(qiáng)制相結(jié)合及動(dòng)態(tài)調(diào)整[4]。根據(jù)醫(yī)院技術(shù)分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，做好科研檔案的劃控與開放，做到既滿足醫(yī)療事業(yè)發(fā)展需求，又符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)得法規(guī)要求。三是加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全體系建設(shè)。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、傳輸和共享等環(huán)節(jié)的安全風(fēng)險(xiǎn)與隱患，建立醫(yī)院科研檔案工作責(zé)任制，健全數(shù)據(jù)安全治理體系，建立檔案數(shù)據(jù)全生命周期的數(shù)據(jù)安全技術(shù)保障手段。要聚焦檔案利用、數(shù)據(jù)共享與使用等重點(diǎn)治理場(chǎng)景，研究探索科研檔案數(shù)據(jù)管理的負(fù)面清單及安全保障技術(shù)要求，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的安全合理流動(dòng)。

3.3 動(dòng)態(tài)平衡知識(shí)產(chǎn)權(quán)和檔案開放

檔案開放是檔案信息和知識(shí)的傳播過程，需要明晰產(chǎn)權(quán)歸屬，確保所有權(quán)人的合法利益。科技檔案的內(nèi)容具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)屬性，應(yīng)當(dāng)受到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。當(dāng)前，醫(yī)技水平成為醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)的核心因素，需要加強(qiáng)科技檔案得開放與研究。要堅(jiān)持制度先行，從夯實(shí)工作基礎(chǔ)、強(qiáng)化制度落實(shí)、優(yōu)化工作機(jī)制、聚焦重點(diǎn)領(lǐng)域等方面努力，不斷提升醫(yī)院知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作水平，激發(fā)科研工作者創(chuàng)新創(chuàng)造活力。要完善檔案利用規(guī)則，醫(yī)院在利用科技檔案過程中，需要征求產(chǎn)權(quán)所有者的同意，消除產(chǎn)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題的隱患。同時(shí)，醫(yī)院要?jiǎng)討B(tài)調(diào)整知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)力度，深入實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)化運(yùn)用，推動(dòng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可轉(zhuǎn)讓，切實(shí)增強(qiáng)保護(hù)創(chuàng)新的能力水平。

3.4 強(qiáng)化醫(yī)院科研檔案服務(wù)能力建設(shè)

檔案開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)能力提升的主渠道，要深入挖掘科研檔案得時(shí)代價(jià)值，用真理精神引導(dǎo)群眾樹立正確的科學(xué)觀。一是創(chuàng)新利用服務(wù)機(jī)制。建立以醫(yī)生和群眾為導(dǎo)向的科研檔案服務(wù)體系，定向把握醫(yī)生科研所需所盼，在資源建設(shè)、服務(wù)手段創(chuàng)新上下功夫。比如，對(duì)照醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的醫(yī)學(xué)轉(zhuǎn)型、學(xué)科建設(shè)、醫(yī)學(xué)教育創(chuàng)新、?？迫瞬排囵B(yǎng)、國(guó)際醫(yī)療服務(wù)和疑難病例等方面，對(duì)照科研檔案結(jié)構(gòu)，提供服務(wù)信息的精準(zhǔn)性、及時(shí)性和有效性。二是提升編研服務(wù)質(zhì)效。要細(xì)致謀劃編研選題，針對(duì)檔案編研選題不夠開闊、研究不夠深入、結(jié)合科研工作不緊密等問題，通過深入調(diào)研、以編促研等方式，圍繞醫(yī)院重大科研項(xiàng)目和實(shí)踐所需，拓寬檔案編研路徑，提高檔案編研水平。比如，根據(jù)某一學(xué)科研究需要，通過編纂科研匯編融入對(duì)策建議，實(shí)現(xiàn)從資政參考到推出深加工成果的質(zhì)變。三是創(chuàng)新開發(fā)利用形式。著眼于醫(yī)院文化軟實(shí)力建設(shè)，通過舉辦專欄和拍攝專題片等形式，展示醫(yī)院科研成果。比如，在中國(guó)醫(yī)師節(jié)等節(jié)點(diǎn)推出年度科研人物展、科研成果展等，展示成果、激發(fā)科研動(dòng)力。要根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)科研誠(chéng)信建設(shè)的若干意見》得要求，積極發(fā)揮科研檔案在助力誠(chéng)信建設(shè)方面的作用，通過提供原始檔案材料、印證研發(fā)過程等形式，推動(dòng)科研誠(chéng)信走深走實(shí)。進(jìn)一步優(yōu)化全宗設(shè)計(jì)，建立科研名人全宗、重大攻關(guān)項(xiàng)目全宗等形式，更好地服務(wù)于科學(xué)家精神的傳承。

3.5 扎實(shí)做好科研檔案管理的保障措施

一是在資金投入上下功夫。充分認(rèn)識(shí)做好科研檔案管理工作的重要性，發(fā)揮醫(yī)院資金優(yōu)勢(shì)，加大對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的投入，足額安排保護(hù)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，支持科研檔案信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高資金使用效益，確保有限的資金花在刀刃上。二是在人才隊(duì)伍建設(shè)上下功夫。積極引進(jìn)各類高層次人才，通過公開選拔、統(tǒng)一招考等方式，面向社會(huì)招錄檔案專業(yè)優(yōu)秀人才，尤其是信息化建設(shè)人才，著力構(gòu)建高層次的檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，結(jié)合檔案工作人員不同年齡的結(jié)構(gòu)層次，采取多種培訓(xùn)形式，滿足不同檔案人員的培訓(xùn)需求，使檔案工作者相互交流經(jīng)驗(yàn)、互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高管理水平。三是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。提高檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的水平，做好檔案管理設(shè)施定期檢修和更換，更新配備空調(diào)、加濕機(jī)和除濕機(jī)，安裝庫房溫濕度監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，推動(dòng)科研檔案管理走向現(xiàn)代化。

結(jié)語

檔案工作承擔(dān)“存史資政育人”的重要使命，醫(yī)院要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，尤其重點(diǎn)做好重大科研項(xiàng)目檔案的管理工作，切實(shí)做好檔案工作與科研工作同部署、同實(shí)施、同檢查，為助力科技創(chuàng)新和科研管理規(guī)范開展發(fā)揮檔案作用。要加強(qiáng)科研檔案利用體系建設(shè)，規(guī)范利用流程，解決好產(chǎn)權(quán)和利用的不平衡，創(chuàng)新信息化利用新模式，為科技工作者創(chuàng)造良好環(huán)境。

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作者簡(jiǎn)介：韓倩（1986—），碩士研究生學(xué)歷，濟(jì)南市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院副研究館員，研究方向：電子文件管理、人事檔案管理、醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)共享等。