新形勢(shì)下疾控中心文書檔案管理的現(xiàn)狀及規(guī)范化對(duì)策探究

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)環(huán)境的變化，各級(jí)疾控中心文書檔案管理進(jìn)入新階段。信息化管理成為重要趨勢(shì)，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)分析為疾控中心分析理解大量數(shù)據(jù)、預(yù)測(cè)疾病趨勢(shì)、評(píng)估健康風(fēng)險(xiǎn)和制定有效的公共衛(wèi)生策略提供依據(jù)?！稒n案法》及其實(shí)施條例的修訂與實(shí)施，將依法治檔推到了前所未有的高度，健康中國(guó)規(guī)劃下各級(jí)疾控中心承擔(dān)著更多責(zé)任，推進(jìn)健康醫(yī)療大數(shù)據(jù)應(yīng)用，檔案規(guī)范化管理是基礎(chǔ)。文章從新形勢(shì)下對(duì)疾控中心檔案管理的新要求切入，分析現(xiàn)狀及存在的問題，展開對(duì)規(guī)避對(duì)策的思考。

關(guān)鍵詞：疾控；文書檔案；規(guī)范化；

目前，信息技術(shù)飛速發(fā)展、依法治檔不斷強(qiáng)化，中共中央、國(guó)務(wù)院印發(fā)的《“健康中國(guó)2030”規(guī)劃綱要》中提出人民健康水平持續(xù)提升、主要健康危險(xiǎn)因素得到有效控制、健康服務(wù)能力大幅提升、防治重大疾病、提高突發(fā)事件應(yīng)急能力等具體目標(biāo)要求，對(duì)各級(jí)疾控中心工作提出更高要求。疾控中心文書檔案包含中心疫情防控組織領(lǐng)導(dǎo)、專家組、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、流行病學(xué)調(diào)查、信息宣傳、消殺、實(shí)驗(yàn)室管理、財(cái)務(wù)和后勤保障等方面的材料，涉及傳染病防控、地方病慢性病、免疫規(guī)劃、宣傳教育和黨群等多個(gè)領(lǐng)域，做好檔案管理工作意義重大。

1 新形勢(shì)對(duì)疾控中心檔案管理提出新要求

1.1 要充分認(rèn)識(shí)到做好疾控中心檔案管理工作的重要性

疾控中心依法承擔(dān)預(yù)防控制、健康危害因素監(jiān)測(cè)與干預(yù)、健康教育與健康促進(jìn)等公共職能，新形勢(shì)下的疾控中心檔案管理對(duì)于提高疾病預(yù)防控制能力、促進(jìn)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、保障公眾健康權(quán)益等方面有著重要的作用。疾控中心檔案包含大量的公共衛(wèi)生數(shù)據(jù)和信息，如傳染病發(fā)病率和死亡率、慢性病流行趨勢(shì)等，都是評(píng)估公共衛(wèi)生狀況和制定公共衛(wèi)生政策的重要依據(jù)。通過有效的檔案管理，可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，從而為公共衛(wèi)生決策提供科學(xué)依據(jù)，保障公眾的健康和安全。隨著全球化和城市化的加速，突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生頻率和影響范圍都在增加。在這種新形勢(shì)下，疾控中心需要通過檔案管理系統(tǒng)，有效地管理和利用歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)，以便更準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)和應(yīng)對(duì)未來的公共衛(wèi)生挑戰(zhàn)。同時(shí)，疾控中心的檔案管理系統(tǒng)包含大量的疾病預(yù)防和控制的數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)、公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的歷史記錄等，通過對(duì)這些數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用，可以進(jìn)一步提高疾病預(yù)防控制的能力，降低疾病的發(fā)病率和死亡率。

1.2 要充分認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下疾控中心檔案管理的新變化

隨著信息化和數(shù)字化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足的需求。因此，疾控中心亟須加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立電子檔案管理系統(tǒng)。結(jié)合信息公開和數(shù)據(jù)共享的推進(jìn)要求，疾控中心檔案工作也要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)開放和共享，提高檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值和社會(huì)效益。疾控中心加強(qiáng)群眾疫情防控輿情引導(dǎo)、開展健康教育宣傳等成為檔案工作服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾的亮點(diǎn)，也對(duì)檔案管理工作提出新的要求。

檔案管理法治化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。新形勢(shì)下疾控中心檔案管理工作若想實(shí)現(xiàn)法治化與現(xiàn)代化，嚴(yán)格落實(shí)檔案工作法律法規(guī)，從組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)及開發(fā)利用等方面持續(xù)改進(jìn)檔案工作，為疾病防控、政府決策、科學(xué)研究和健康教育提供經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、資料儲(chǔ)備和技術(shù)參考，更好地適應(yīng)新時(shí)代公共衛(wèi)生工作的需要。要將《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》《檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》及《歸檔文件整理規(guī)則》相結(jié)合，同時(shí)與疾病預(yù)防與控制工作相結(jié)合，制定現(xiàn)代化檔案管理制度，確保檔案信息的安全性和真實(shí)性[1]。

1.3 要充分認(rèn)識(shí)到疾控中心檔案的特殊性

與其他機(jī)關(guān)文書檔案管理不同的是，疾控中心文書檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。它詳細(xì)記錄了疾病預(yù)防、傳染病流行病處置等情況，需要檔案管理人員具有豐富的檔案專業(yè)和衛(wèi)生專業(yè)知識(shí)才能科學(xué)地收集、分類和歸檔。疾控中心的檔案也具有系統(tǒng)性。疾控中心的工作內(nèi)容復(fù)雜，各個(gè)部門承擔(dān)著不同的工作職責(zé)，在檔案管理過程中，需要系統(tǒng)性地收集各類檔案，以確保檔案的完整性和全面性。在日常工作中，疾控中心要面臨重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，疾控中心檔案管理人員要精準(zhǔn)施策，做好相關(guān)的檔案工作。如某一病毒在傳播過程中其毒株也在不斷變異，使得當(dāng)前的疾控中心檔案管理工作大多是實(shí)時(shí)的，需要相關(guān)的工作人員及時(shí)更新檔案信息，并對(duì)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，以確保檔案信息的時(shí)效性、連續(xù)性和適用性，為醫(yī)學(xué)研究提供有效的資料和樣本。這對(duì)于突發(fā)疾病的預(yù)防和感染性疾病的預(yù)防等來說非常有利。在管理上，由于疾控中心的檔案涉及公共健康和個(gè)人隱私，其管理需要特別謹(jǐn)慎。包括對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的管理，都需要嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和政策。

2 疾控中心文書檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理規(guī)范化水平參差不齊

疾控中心工作職能繁多，工作任務(wù)量大。目前，各地疾控中心的檔案管理規(guī)范化水平存在差異，一些地方的疾控中心在檔案管理方面做得較好，能夠有效地管理和利用檔案資源，以支持他們的日常工作和決策過程，也有一些地方在檔案管理上存在不足，如檔案歸檔不規(guī)范、檔案整理混亂及檔案查詢不方便等問題突出。具體表現(xiàn)在檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和檢索等方面存在不明確的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，容易出現(xiàn)丟失或錯(cuò)放等情況。

但在實(shí)踐過程中，部分地區(qū)重視程度高，因而規(guī)范化水平較高，也為其他地區(qū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)提供了借鑒。如河北省石家莊市疾控中心全面修訂檔案管理手冊(cè)，完善檔案管理制度，新增檔案數(shù)字資源備份制度、檔案數(shù)字資源轉(zhuǎn)換和遷移制度、重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理制度、檔案開放審核制度、檔案應(yīng)急管理制度等；新增放射工作人員職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、扶貧檔案、高質(zhì)量發(fā)展檔案等整理歸檔作業(yè)指導(dǎo)書，補(bǔ)充完善各類檔案整理歸檔作業(yè)指導(dǎo)書中檔案管理信息系統(tǒng)著錄項(xiàng)的內(nèi)容；將檔案制度及檔案整理歸檔作業(yè)指導(dǎo)書中的使用表格全部掛接到OA系統(tǒng)，方便下載使用，檔案管理規(guī)范化與精細(xì)化持續(xù)推進(jìn)。部門間重視程度不一與基礎(chǔ)設(shè)備不同等導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化水平參差不齊。

2.2 檔案管理信息化有待提升

當(dāng)前，雖然疾控中心的檔案管理信息化取得了一些進(jìn)展，但仍面臨諸多挑戰(zhàn)，包括信息化程度的提升、信息化設(shè)施的完善、信息化管理人才的培養(yǎng)、信息化技術(shù)的跟進(jìn)、信息化管理規(guī)范的統(tǒng)一以及信息安全的保護(hù)等。多數(shù)疾控中心檔案管理部門普遍存在信息化程度不高的問題，在基層疾控中心尤為突出。一些疾控中心信息化設(shè)施尚不完善。例如，缺乏必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，無法實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，并且缺乏專業(yè)的信息化管理人才，無法有效地進(jìn)行檔案信息化管理。還存在部分疾控中心檔案信息化管理規(guī)范不統(tǒng)一，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，給檔案信息化管理帶來一定的困難。此外，疾控中心文書檔案多有保密要求，隨著社會(huì)的發(fā)展和新形勢(shì)的出現(xiàn)，疾控中心的檔案管理工作也需要適應(yīng)新的變化和要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如何更有效地管理和利用檔案信息資源成為新的挑戰(zhàn)，需要更加注重信息化與智能化，以適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)和需求。

2.3 檔案管理人員能力有待進(jìn)一步提高

疾控中心的檔案管理工作需要專業(yè)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，要兼顧醫(yī)療衛(wèi)生知識(shí)和檔案管理知識(shí)。然而實(shí)踐過程中，檔案管理人員卻缺乏科學(xué)的指導(dǎo)與嚴(yán)格的約束，檔案信息的完整性與真實(shí)性也可能無法得到保障。此外，一些疾控中心檔案管理信息化程度低，雖然已經(jīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，但利用率不高，使得信息技術(shù)在疾控中心檔案管理工作的作用完全無法發(fā)揮出來。對(duì)于一些重要的疫情檔案和疾病防治信息，如果檔案管理不夠安全，存在著信息被泄露或篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。將直接影響到疾控工作的順利開展，甚至可能造成嚴(yán)重的社會(huì)危害，在很多疾控中心的管理工作中，由于檔案管理工作沒有得到足夠的重視，在某種程度上會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作受到影響。

3 疾控中心文書檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

疾控中心的檔案管理人員作為規(guī)范管理檔案的重要實(shí)施者，其綜合素質(zhì)能力會(huì)直接影響到檔案管理成效。因此，疾控中心應(yīng)當(dāng)注重加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)力度，嚴(yán)格要求管理人員遵守《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，樹立正確的檔案管理意識(shí)，承擔(dān)其維護(hù)檔案完整性和安全性的職責(zé)，不斷學(xué)習(xí)以強(qiáng)化自身的能力，確保在符合崗位工作之需的同時(shí)，不斷提高檔案管理能力與水平[2]。一要提升服務(wù)意識(shí)。檔案管理不僅僅是簡(jiǎn)單的收發(fā)存取，還為疾控中心的日常工作和決策提供有效的支持和幫助。因此，檔案管理人員需要具備良好的服務(wù)意識(shí)和溝通能力，能夠及時(shí)提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。二要強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的重要組成部分。檔案管理人員需要掌握相關(guān)的信息技術(shù)知識(shí)，如計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)備份和網(wǎng)絡(luò)安全等，以適應(yīng)檔案管理的新形勢(shì)和新要求。

3.2 健全管理制度

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中強(qiáng)調(diào)，要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，疾控中心要完善檔案組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)，明確檔案管理的重要性，建立獨(dú)立的檔案管理部門，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類和歸檔。國(guó)家檔案局全面推行機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度[3]。疾控中心檔案管理部門要建立完善的檔案室管理制度，特別是應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，出臺(tái)本單位歸檔文件管理三合一制度，有效規(guī)范和指導(dǎo)檔案的形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀工作。規(guī)范檔案管理全流程，避免檔案管理的隨意性和人為性，進(jìn)一步提升文書檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化水平。建設(shè)覆蓋更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、機(jī)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系建設(shè)，維護(hù)國(guó)家檔案資源的完整與安全、促進(jìn)檔案事業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.3 完善管理設(shè)施

數(shù)字化時(shí)代，檔案管理設(shè)施最核心的便是檔案信息化管理系統(tǒng)，疾控中心檔案室要結(jié)合自身實(shí)際情況，配置先進(jìn)的電子檔案管理軟件，建立檔案信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)，在檔案管理軟件的支持下，做好檔案立卷、編目和統(tǒng)計(jì)工作，并提供檔案檢索與借閱等服務(wù)。要完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括但不限于檔案存儲(chǔ)空間、檔案柜等物理設(shè)施及相關(guān)的軟件系統(tǒng)。（下接74頁）

（上接71頁）中國(guó)疾病預(yù)防控制中心已經(jīng)設(shè)計(jì)并全面升級(jí)改造檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)與應(yīng)用門戶集成，采用個(gè)人數(shù)字證書雙因子認(rèn)證方式登錄，統(tǒng)一LDAP服務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)和用戶信息同步。

3.4 強(qiáng)化開發(fā)利用

檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的目標(biāo)要求強(qiáng)調(diào)檔案資源開發(fā)利用。以疫情防控檔案為例，國(guó)家檔案局對(duì)“兩類檔案”歸集工作提出要求后，各級(jí)疾控中心作為疫情防控檔案重要的產(chǎn)生部門，應(yīng)當(dāng)對(duì)疫情防控檔案資源進(jìn)行收集、利用和創(chuàng)新研究。新冠疫情防控工作留下的珍貴資料是對(duì)疫情防控工作的記錄與留痕，能夠使人們?cè)谝咔檫^后有機(jī)會(huì)、有渠道對(duì)疫情防控期間的各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)與反思，更為今后疾控系統(tǒng)應(yīng)對(duì)大規(guī)模突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供重要參考。疾控中心對(duì)各種檔案歸檔及時(shí)完整、手續(xù)完備，室藏檔案全部進(jìn)行系統(tǒng)化整理，排列規(guī)范、條理清楚，案卷質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，可為檔案開發(fā)利用提供硬件基礎(chǔ)。疾控中心相關(guān)工作人員主動(dòng)思考，積極研究，推動(dòng)開發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果研究是文書檔案開發(fā)利用的趨勢(shì)與服務(wù)方向。

結(jié)語

在新形勢(shì)下，疾控中心文書檔案管理面臨著多方面的挑戰(zhàn)。由于缺乏明確的制度規(guī)定，部分疾控中心的檔案管理流程存在不規(guī)范的問題；一些疾控中心的檔案管理信息化水平較低，仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段，存在信息化水平低、數(shù)據(jù)不夠精準(zhǔn)和不便于檢索等問題。對(duì)于一些重要的疫情檔案和疾病防治信息，如果檔案管理不夠安全，存在著被泄露和篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。建立完善的檔案管理制度和流程、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)、推進(jìn)檔案管理信息化、加強(qiáng)科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，探索適合自身實(shí)際情況的檔案管理工作模式和技術(shù)手段，提高檔案管理工作的專業(yè)化和智能化水平，是疾控中心文書檔案管理改善和提升的策略。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：劉宇（1989—），大學(xué)學(xué)歷，四川省疾病預(yù)防控制中心館員，工作及研究方向：文書檔案及規(guī)范化管理。