“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下會計檔案創(chuàng)新型管理策略研究

摘 要：隨著科技的發(fā)展與各行業(yè)信息化水平的不斷提高，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能和物聯(lián)網(wǎng)等技術逐步應用到信息數(shù)據(jù)管理工作中，加快數(shù)字資源建設，實現(xiàn)單套制管理，提高檔案管理效率及利用水平已成為大勢所趨。會計檔案也是如此，本文以“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下會計檔案創(chuàng)新型管理策略研究為題，在數(shù)字資源建設、管理體系建設、干部隊伍建設和一體化平臺建設等方面指出當下存在的難題及優(yōu)化策略，促進會計檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展，以期為相關部門單位提供決策參考。

關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；會計檔案；創(chuàng)新型管理；信息化

隨著科技的進步，會計行業(yè)逐漸走向電算化和智慧化的道路，實現(xiàn)會計檔案的信息化管理、電子化存儲和智慧化利用已成為新時期各部門單位重點探索的領域。在傳統(tǒng)的管理模式下，會計檔案存在收集歸檔零散、分類著錄混亂、對外利用較少、共建共享困難等問題。由此可見，通過現(xiàn)代化技術與會計檔案深度融合、深層次應用，構建較為完善的風險管理和控制體系，使其有效支持決策制定、增強業(yè)務透明度，在彰顯會計檔案潛在利用價值的同時可以推動智慧財務的發(fā)展。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下會計檔案創(chuàng)新型管理的要義分析

會計檔案是會計工作過程中形成的最原始數(shù)據(jù)，具有一定的經(jīng)濟價值與法律效率。管理好會計檔案，不僅能夠為部門單位提供參考依據(jù)和決策支持，還在相關民事案件和業(yè)務糾紛過程中對于維護個人或集體合法權益有著重要作用。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，利用數(shù)字化技術及現(xiàn)代化手段將各種結構化與非結構化的會計數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⑦M行精細化、規(guī)范化管理，從而發(fā)揮其利用價值已成為各部門單位面臨的一項重要任務。

d85b3705b32f488edfe7ee616d3e204a5cc49dd92efe4da97cd8ebbbebe6c1961.1 新時期會計檔案創(chuàng)新性管理的特質(zhì)

會計檔案是各單位日常經(jīng)濟活動中的資金交流、數(shù)據(jù)核算而產(chǎn)生的記錄文件，其不僅是反映工作情況的最原始記錄，還體現(xiàn)工作質(zhì)量成效、具有一定法律效力的最直接證據(jù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，會計檔案逐漸走向電子化、云端化和區(qū)塊鏈等多種形式，大大提高了數(shù)字化、分布式、科學性和共享性等特點，新形勢下會計檔案管理主要特征有以下幾個方面。一是內(nèi)容的豐富化。依托大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)多方會計信息在線匯總，使得檔案內(nèi)容不僅僅是財務數(shù)據(jù)，而且包括市場情況、客戶信息、社會責任等，變得更加全面化和多維化，更能夠直觀地反應各單位的經(jīng)營活動和價值創(chuàng)造。二是管理的智能化。依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，應用大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等技術手段，實現(xiàn)檔案的在線征集、自動分類、整合歸檔、安全保護及共享傳輸，極大地提升了檔案管理的效率及安全性[1]。三是應用的創(chuàng)新化。通過數(shù)據(jù)挖掘、機器學習和虛擬現(xiàn)實等技術，對現(xiàn)存會計檔案進行深度整理與價值挖掘，并將其以喜聞樂見的個性化模式進行展示與傳播，進而為部門單位提供決策支持與風險預警參考，提升檔案應用的多元性和有效性。

1.2 會計檔案信息化管理的重要意義

一是推動檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重要抓手。目前“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”“無紙化辦公”“智慧辦公”等工作模式在各機關、企事業(yè)單位廣泛推進，相關單位內(nèi)部也建立了較為完善的管理系統(tǒng)，隨之對會計檔案高效管理的重視程度也在提升。通過利用現(xiàn)代技術，會計工作融合新思想和新手段，使檔案資源實現(xiàn)高度整合、深度開發(fā)和廣度應用，更好地發(fā)揮經(jīng)驗借鑒和輔助決策等潛在利用價值，從而促進單位向好發(fā)展。二是加大檔案開發(fā)力度的關鍵舉措。在傳統(tǒng)管理模式下，大多單位會計工作完成后形成的檔案資料放置庫房保存，開發(fā)利用工作開展較少。在電子信息化的背景下，利用數(shù)據(jù)挖掘技術實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)，形成圖表、流程圖等方式，為會計工作暴露的問題提供改進建議，從而實現(xiàn)工作水平的提高。三是維護單位內(nèi)部和諧的穩(wěn)定器。會計檔案事關單位資金流向與員工個人利益，通過信息化建設可使會計職能得到充分發(fā)揮。例如，可及時公示全體干部職工的收支情況，使其陽光化與透明化，避免不必要的糾紛與矛盾[2]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下會計檔案創(chuàng)新型管理存在的問題及面臨的挑戰(zhàn)

雖然在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下現(xiàn)代科學技術為會計檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、規(guī)范化管理和智慧化應用提供了良好的契機和強大的動力。但是礙于檔案工作“邊緣化”的屬性，仍存在較多單位的會計檔案工作尚未得到充分關注，使得出現(xiàn)管理體系不健全、數(shù)字建設不到位、干部隊伍不專業(yè)、管理平臺不科學和共建共享不充分等問題，在一定程度上難以發(fā)揮信息化技術優(yōu)勢，阻礙了各單位會計檔案行業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

2.1 重視程度不夠，難以實現(xiàn)單套制

大多數(shù)部門單位認為檔案工作僅僅是將各種各樣的會計文件擺放整齊即可，無需精細化分類、開發(fā)和利用，實際效用較為滯后，導致整體工作水平長期處于較低狀態(tài)。一是檔案信息化意識淡薄。部分單位仍采用過去較為傳統(tǒng)的手動方式進行會計檔案管理，技術難度低，重復性強，沒有充分發(fā)揮現(xiàn)代科學技術的優(yōu)勢，在降低工作效率的同時更容易出現(xiàn)人為錯誤，工作缺乏創(chuàng)造性和活力，久而久之形成惡性循環(huán)，不利于工作的常態(tài)化開展。二是數(shù)字化工作開展較少。過去大量的會計檔案堆積如山，各部門單位沒有利用科學合理的方法開展大規(guī)模的會計檔案數(shù)字化加工工作，隨著時間的推進，使得部分檔案受風化、蟲蛀和腐蝕等因素對其完整性造成影響，大大增加了數(shù)字化難度，導致目前部分單位仍以紙質(zhì)檔案管理為主，在降低工作效率的同時也造成了一定資源的浪費[3]。

2.2 制度建設混亂，難以實現(xiàn)科學化

當前在會計檔案管理工作中，制度標準混亂，數(shù)據(jù)治理體制機制不順暢，導致相關工作無章可循、無法可依。各級部門單位頂層設計出現(xiàn)漏洞，沒有根據(jù)上級部門下發(fā)的文件，結合自身工作情況完善會計檔案管理制度體系，缺乏統(tǒng)籌謀劃與管理細化，現(xiàn)有制度針對性與指導性不足，導致職能職責不清晰、任務權屬不細化，內(nèi)部聯(lián)動協(xié)調(diào)力度不夠，在全流程業(yè)務建設中的管控存在較多弊端。

2.3 人員培訓較少，難以實現(xiàn)專業(yè)化

各部門單位負責會計檔案工作的人員整體信息化素質(zhì)參差不齊。存在較多年齡較大、學歷不高的管理人員，且流動性較強，對大數(shù)據(jù)和云計算等技術手段應用的認知有限，思維理念陳舊，對于新時期會計檔案的信息化管理大多是“趕鴨子上架”，無法有效應對突發(fā)事件。同時，部門單位對于會計人員的檔案信息化有關培訓活動開展較少，互聯(lián)網(wǎng)思維意識薄弱，員工缺乏自主學習意識，使得相關管理人員工作經(jīng)驗不足，理論知識“碎片化”嚴重，甚至存在習慣性應用傳統(tǒng)管理辦法開展工作，制約了會計檔案管理效率的提升。

2.4 技術應用較淺，難以實現(xiàn)共享化

一是現(xiàn)代化技術應用不夠。部分單位對于會計檔案信息化進程停留在數(shù)字化加工階段，僅僅是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，沒有利用大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等新興科學技術加強對資金數(shù)據(jù)、業(yè)務流水和信息資源的深度挖掘與快捷利用，信息化管理的真正意義尚未體現(xiàn)。二是共享化機制建設不夠。在“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺下，最為顯著的特點就是共建共享，各機關部門之間、部門與社會之間、人員之間的資金往來具有較強關聯(lián)性，產(chǎn)生的檔案文件溝通交流性較強，但是由于會計檔案管理系統(tǒng)平臺建設初期沒有統(tǒng)一部署，在信息傳輸層面存在技術壁壘，“各自為政”現(xiàn)象較為嚴重，導致資金數(shù)據(jù)信息無法實現(xiàn)安全快速傳遞，對于利用率的提升有一定的掣肘作用。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下會計檔案創(chuàng)新型管理優(yōu)化路徑及策略

針對現(xiàn)階段會計檔案的管理過程中存在的各方面問題，國家通過頂層設計明確提出會計檔案依法依規(guī)創(chuàng)新發(fā)展的方向。財政部會同國家檔案局于2015年修訂了《會計檔案管理辦法》，首次提出電子會計檔案的管理要求，為電子會計檔案的推廣實施提供了保障。2020年，財政部、國家檔案局印發(fā)《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，從制度層面認可了電子會計憑證的有效性。中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也明確指出，切實推動各類符合標準的電子文件進行單套制歸檔，“在線辦公”“無紙化辦公”“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”理念的不斷推進，在為會計檔案的信息化建設提供政策支持與原則依據(jù)的同時也營造了良好的環(huán)境。

3.1 以資金為保障，推動數(shù)字資源建設

一是要創(chuàng)新檔案管理理念。及時轉(zhuǎn)變發(fā)展思維，把推進會計檔案信息化作為本單位檔案工作的重要內(nèi)容，在思想上充分認識現(xiàn)代科學技術應用的優(yōu)勢及對未來發(fā)展方向的全面把握，同時要積極深入行業(yè)內(nèi)部調(diào)研，結合自身情況探索適合發(fā)展的信息化道路，堅決破除傳統(tǒng)檔案模式下的落后思想，從根本上認可檔案信息化工作，樹立服務大局思維，從而最大程度地保障相關工作順利開展。二是加強數(shù)字資源建設。部門領導者要規(guī)劃本單位會計檔案數(shù)字化工作開展的方案，在行業(yè)內(nèi)選擇具有涉密資質(zhì)、口碑良好和技術成熟的第三方數(shù)字化加工公司。同時在單位成立工作專班，一方面，對現(xiàn)存會計檔案進行全方位篩選，劃定優(yōu)先級，將利用率高、無需修復、有較大價值的檔案進行優(yōu)先加工，形成由易到難、由“重點”到“邊緣”的數(shù)字化加工順序。另一方面，做好數(shù)字化加工的日常監(jiān)督管理工作，提升會計檔案數(shù)據(jù)庫的真實性與完整性。

3.2 以制度為依托，形成集中調(diào)控體系

一是完善制度建設。各級部門單位要根據(jù)電子會計檔案與紙質(zhì)檔案管理工作需求，持續(xù)完善發(fā)展方案、制度建設、歸檔標準和利用規(guī)范，進一步為檔案管理工作人員開展各項活動提供指引并約束規(guī)范其操作。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國會計法》《會計基礎工作規(guī)范》《會計檔案管理辦法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等政策文件，結合自身工作開展情況與未來發(fā)展方向，進一步建立健全會計檔案管理體系。制定會計檔案管理的目標原則、范圍標準、流程程序、職責權限和考核激勵，明確工作路徑、主體分工和業(yè)務開展等流程細節(jié)，從而提升電子化和信息化建設水平，保障檔案文件數(shù)據(jù)的安全性，搭建合理科學的制度架構，從而推進信息化進程的有序開展。二是規(guī)范業(yè)務流程。確保檔案數(shù)據(jù)移交過程中做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確，管理員接收后要確保電子檔案文件數(shù)量、檢索條目與來源方登記信息保持一致，同步做好抽查和檢測工作，定期審核損壞與遺失問題，保障數(shù)據(jù)的安全性與完整性。

3.3 以人才為核心，加大干部培養(yǎng)力度

未來，會計檔案事業(yè)競爭的重要一點是人才之間的競爭，為此，各單位要注重復合型人才的培養(yǎng)，全方位、多層次招募、培養(yǎng)優(yōu)秀會計檔案管理人員，可采用“引進來+走出去”的模式。一方面，邀請專業(yè)教授、業(yè)內(nèi)專家針對會計工作開展檔案文件收集、信息資料分類和信息化技術應用等方面進行專業(yè)性、系統(tǒng)性的理論知識培訓；另一方面，可帶領業(yè)務骨干前往先進地區(qū)開展專題調(diào)研，進一步開拓視野，完善知識結構，彌補管理漏洞，實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展、優(yōu)勢互補，進而為未來會計檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供充足的人才保障[4]。

3.4 以網(wǎng)絡為基礎，構建檔案管理平臺

一是優(yōu)化系統(tǒng)建設。根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784—2021），選擇技術含量高、口碑較好的第三方服務公司進行系統(tǒng)平臺研發(fā)，充分應用數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈和物聯(lián)網(wǎng)等相關技術，按照檔案收集、分類歸檔、安全存儲和保管期限等固定模式將相應的功能嵌入系統(tǒng)中，真正促進現(xiàn)代科學技術與會計檔案管理工作相融合，提升成本和收益的性價比。二是推動共建共享。全面打造一體化檔案信息共享平臺，在“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的發(fā)展模式下，各級政府要最大程度地提高各機關會計檔案管理系統(tǒng)的兼容性，在區(qū)域內(nèi)整合會計檔案資源，充分發(fā)揮檔案的獨特價值，要立足互聯(lián)互通，以云計算技術為依托進行統(tǒng)一的頂層設計，可通過局域網(wǎng)、服務域?qū)⒏鲉挝痪o密鏈接，結合數(shù)據(jù)加密、電子簽章和身份識別等安全手段，實現(xiàn)會計檔案數(shù)據(jù)的在線歸檔、高效檢索、實時應用和安全保障，打通信息傳輸“最后一公里”，切實提升檔案數(shù)字治理效能[5]。

結語

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的會計檔案管理，不僅提高了工作效率和工作質(zhì)量，還極大地提高了會計檔案資源的利用率。為此，相關部門單位務必與時俱進，實施數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，為深入開展會計檔案管理利用與共享服務創(chuàng)造有利條件，提供全方位的保障。作為一線管理人員，更要做到緊跟時代潮流、及時轉(zhuǎn)變工作模式，以保障會計檔案的完整性與安全性為基礎，做到與信息化技術相融合，構筑較為完善的電子會計檔案管理體系，全面搭建風險監(jiān)督防控環(huán)境，推動實現(xiàn)財務共享服務輻射面拓展，優(yōu)化電子檔案管理利用與儲存保管流程，進而促進為以會計檔案為單位的科學決策提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，為新時代經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展貢獻“檔案力量”。

參考文獻

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作者簡介：柯友誼（1972—），大學學歷，貴陽市公共交通投資運營集團有限公司館員，研究方向：檔案管理。