新媒體時代檔案工作轉型及服務創(chuàng)新路徑研究

摘 要：隨著新媒體時代的到來，信息技術和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展已經(jīng)對各個領域產(chǎn)生了深遠影響。檔案工作作為信息管理和歷史記錄的重要組成部分，面臨著從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化轉型的迫切任務。本研究從依托現(xiàn)代技術構建數(shù)字化檔案資源庫、借助新媒體平臺、創(chuàng)新檔案服務方式、結合區(qū)塊鏈技術強化檔案信息安全保障等四個方面，探討新媒體環(huán)境下檔案工作的轉型路徑及服務創(chuàng)新方法，以提升檔案工作的效率與公眾服務能力。

關鍵詞：新媒體時代；檔案工作；新媒體平臺；數(shù)字化檔案

引言

隨著新媒體時代的到來，檔案工作的環(huán)境、對象和內(nèi)容均經(jīng)歷了前所未有的變革。一方面，檔案工作的數(shù)字化和信息化水平不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足新時代的訴求[1-2]。另一方面，公眾對檔案信息的需求日益多樣化，對檔案工作的服務質(zhì)量提出了更高的期望。鑒于此，檔案工作必須實現(xiàn)轉型升級，以適應新媒體時代的發(fā)展趨勢。同時，新媒體為檔案工作提供了前所未有的發(fā)展機遇。借助新媒體平臺，檔案信息得以更迅速、更廣泛地傳播，檔案工作的社會影響力得以提升[3]。此外，新媒體技術為檔案服務創(chuàng)新提供了豐富的手段和載體。通過融合新媒體技術，檔案工作可以實現(xiàn)服務方式、服務內(nèi)容、服務渠道的創(chuàng)新，為公眾提供更加便捷、高效和個性化的檔案服務。為此，本文將探討新媒體時代檔案工作的轉型及服務創(chuàng)新路徑，分析檔案工作轉型的方向和路徑及服務創(chuàng)新的方法和手段。希望通過本文的研究，為我國檔案工作的轉型升級及服務創(chuàng)新提供有益的借鑒和啟示。

1 新媒體時代對檔案工作產(chǎn)生的影響

1.1 新媒體時代助力檔案管理模式實現(xiàn)質(zhì)的飛躍

以往，檔案管理行業(yè)較為保守，其核心職能長期以來依賴于紙質(zhì)檔案和人工處理。然而，在社會持續(xù)發(fā)展和信息量激增的背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)代社會的需求。新媒體技術的融入為檔案管理注入了新活力，引領其朝著自動化與數(shù)字化的發(fā)展方向轉型升級，這不僅極大減輕了從業(yè)者的勞動強度，還顯著提高了檔案管理的整體效能。

1.2 在當今時代，檔案資源的利用效率得到了顯著優(yōu)化

相較于傳統(tǒng)模式，檔案資源的利用難題主要在于查詢與借閱流程煩瑣且耗時較長。然而，隨著新媒體時代檔案管理模式的創(chuàng)新，檔案資源的數(shù)字化與網(wǎng)絡化變得觸手可及，查詢與管理效率由此實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍?；诖?，檔案資源的利用頻率有望得到大幅提升。新媒體作為一種高效的信息傳播工具，不僅能夠安全儲存檔案信息，還能讓需求者輕松便捷地自主獲取，這極大地增強了檔案資源的可訪問性，進而提升了服務品質(zhì)。

2 新媒體時代推動檔案工作轉型及服務創(chuàng)新的路徑

2.1 依托現(xiàn)代技術，構建數(shù)字化檔案資源庫

在新媒體時代，檔案工作的轉型及服務創(chuàng)新路徑研究指出，構建數(shù)字化檔案資源庫是關鍵一步。這一做法順應新媒體時代的發(fā)展趨勢，以用戶需求為導向，通過整合現(xiàn)代技術，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，為檔案工作轉型和服務創(chuàng)新提供有力支撐。

2.1.1檔案工作者需采用先進的數(shù)字化技術，將各類傳統(tǒng)檔案轉化為數(shù)字化資源。這包括使用高精度的掃描儀將紙質(zhì)檔案轉化為電子圖像，利用拍攝設備將聲像檔案轉化為數(shù)字音頻及相關軟件的處理，確保檔案信息的原真性、完整性和可讀性。此外，還可以利用光學字符識別（OCR）技術將掃描得到的圖像文本轉換為可編輯的文本格式，便于后續(xù)的檢索和利用。

2.1.2檔案工作者需建立統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的標準化和規(guī)范化。這涉及制定數(shù)字檔案的元數(shù)據(jù)標準，即描述檔案屬性的數(shù)據(jù)，如檔案的標題、創(chuàng)建時間和作者等；著錄規(guī)則，即如何準確、規(guī)范地記錄檔案內(nèi)容；格式規(guī)范，即確定檔案存儲的格式，如PDF、JPEG等。通過制定檔案數(shù)字化的工作流程和質(zhì)量控制標準，確保數(shù)字化過程的準確性和一致性。

2.1.3檔案工作者需實施檔案資源整合與共享。通過電子政務外網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等渠道，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。這需要建立檔案資源共享平臺，通過云計算、大數(shù)據(jù)等技術手段實現(xiàn)檔案資源的集中管理和分布式訪問。此外，還需構建檔案資源的元數(shù)據(jù)索引體系，使用戶能夠快速準確地定位所需檔案，提高檔案資源的利用效率。

2.1.4檔案工作者需推進檔案工作流程的優(yōu)化與創(chuàng)新，以數(shù)字化檔案資源庫為依托重塑檔案工作流程。這包括采用電子文件管理系統(tǒng)（EDMS）實現(xiàn)檔案的電子化與自動化管理；利用自然語言處理（NLP）與機器學習等人工智能技術實現(xiàn)檔案內(nèi)容的智能檢索和分析；以及通過workflow引擎自動化檔案的創(chuàng)建、審批和歸檔等流程，提高檔案管理的效率和質(zhì)量[1]。

2.2 借助新媒體平臺，創(chuàng)新檔案服務方式

新媒體時代，新媒體作為一種新興的傳播媒介，具有高度的互動性、傳播速度快、覆蓋范圍廣及信息量大等特點，為檔案工作提供了全新的發(fā)展機遇。借助新媒體平臺創(chuàng)新檔案服務方式，不僅是提高檔案工作水平的重要手段，還是適應新時代發(fā)展的必然要求。

2.2.1檔案部門應加強新媒體平臺的建設與推廣。新媒體平臺的建設是檔案服務方式創(chuàng)新的基礎，也是檔案工作適應新時代發(fā)展的關鍵。檔案部門應充分利用官方網(wǎng)站、某信公眾號和某博等新媒體平臺發(fā)布檔案信息、宣傳檔案知識、開展檔案服務。官方網(wǎng)站作為權威的信息發(fā)布平臺應保持內(nèi)容的嚴謹性和及時性；某信公眾號和某博等社交媒體平臺則可以更加親民與活潑，通過發(fā)布系列檔案故事、檔案解密、檔案展覽等特色內(nèi)容，吸引更多用戶關注和參與。同時，注重平臺內(nèi)容的豐富與創(chuàng)新，以提高用戶粘性，使檔案工作更加貼近公眾、貼近生活。

2.2.2檔案部門應打破傳統(tǒng)服務模式，致力于打造定制化與多元化的服務新格局。隨著新媒體技術的不斷普及，檔案部門得以運用這一現(xiàn)代化手段，開辟全新的線上檔案檢索、使用及咨詢功能，使用戶能夠實現(xiàn)無縫對接、即時訪問各類檔案資料。此舉不僅使信息獲取途徑更便利，同時拓寬了服務維度。檔案部門進一步針對不同用戶類型提供專門化的服務方案。對于學術研究領域，檔案部門將提供深度的檔案資料研究與梳理服務；面向企業(yè)界，檔案部門將助力項目文檔的管理與知識產(chǎn)權的保護；針對公眾層面，檔案部門將推出家族史、個人發(fā)展歷程等獨具特色的檔案服務。通過一系列創(chuàng)新措施，使檔案服務更加精細、更加符合社會各界的期待。

2.2.3檔案部門應加強與新媒體平臺的互動與合作。檔案部門可以與新媒體平臺開展聯(lián)合活動，如線上檔案知識競賽、檔案講座和檔案攝影比賽等，以提高檔案工作的社會影響力。同時，可以邀請專家學者和社會公眾參與檔案討論，為檔案工作提供有益的建議，推動檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。通過與新媒體平臺的互動與合作，可以使檔案工作更加開放、更加包容，也有助于檔案部門聽取更多聲音，促進自身的改進與發(fā)展?？偟膩碚f，借助新媒體平臺，檔案部門可以提供更加豐富、更加個性化的服務，也可以更好地推廣檔案工作，提高檔案工作的社會影響力。這不僅有助于檔案部門的轉型與發(fā)展，也有助于推動我國檔案事業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。新媒體時代，檔案部門應積極擁抱變革，不斷探索創(chuàng)新，以更好地服務于社會、服務于公眾。

2.3 結合區(qū)塊鏈技術，強化檔案信息安全保障

新媒體時代，檔案信息安全問題是檔案工作必須面對和解決的問題之一。區(qū)塊鏈技術作為一種新興的技術，具有去中心化、安全性強和透明度高等特點，為檔案信息安全保障提供了新的思路和方法。

2.3.1檔案工作者可依托區(qū)塊鏈技術構建先進的檔案信息管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)利用區(qū)塊鏈的分布式賬本特性，打破傳統(tǒng)信息孤島的壁壘，實現(xiàn)檔案信息資源的全面共享。同時，區(qū)塊鏈的加密機制和去中心化共識協(xié)議確保了檔案信息的安全性和不可篡改性，大幅降低了數(shù)據(jù)被泄露和惡意篡改的風險[2]。更為重要的是，區(qū)塊鏈智能合約的引入可實現(xiàn)檔案信息的自動化管理及高效利用，不僅優(yōu)化了檔案信息處理的流程，還提升了管理的精準度和效能。這一創(chuàng)新性舉措將為檔案管理領域帶來革命性的進步，推動信息服務向更加專業(yè)化和智能化的方向發(fā)展。

2.3.2檔案工作者可以利用區(qū)塊鏈技術實現(xiàn)檔案信息的可信認證。在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案信息的認證主要依賴于人工審核和紙質(zhì)文件核對，這一方式不僅效率較低，還存在較高的出錯概率。區(qū)塊鏈技術的融入為檔案信息的可信驗證開辟了新的途徑，極大提升了檔案信息管理的效率和精準度。具體而言，檔案工作者可通過將檔案信息的元數(shù)據(jù)上鏈，確保檔案信息的獨一性和不可篡改性。同時，借助區(qū)塊鏈技術的數(shù)字簽名與時間戳功能，實現(xiàn)對檔案信息真實性和可信度的嚴格驗證。

2.3.3檔案工作者可以利用區(qū)塊鏈技術達成檔案信息的完整追溯與精準定位。在傳統(tǒng)的檔案管理實踐中，信息的追溯與定位往往充滿挑戰(zhàn)。然而，區(qū)塊鏈技術的融入可確保檔案信息自產(chǎn)生至歸檔的全鏈路追蹤，從而顯著提升檔案信息管理的透明度和信賴度。具體而言，通過將檔案信息變動的每一環(huán)節(jié)上鏈，檔案工作者能夠實現(xiàn)對檔案信息變動的全面監(jiān)控與歷史軌跡的完整記錄。

2.3.4在保障檔案信息安全的基礎上，檔案工作者還必須關注檔案實體的物理安全。為此，檔案室的建設規(guī)劃至關重要，其中包括對檔案室位置的精確選擇，以確保易于監(jiān)管且遠離潛在的危險源；合理規(guī)劃檔案室面積，以滿足存儲需求并留有足夠的安全通道；進行承重測算，確保建筑結構能夠支撐檔案存放的重量。此外，負責密集架和檔案柜的定制和采購，這些家具應符合行業(yè)標準，以確保檔案的穩(wěn)定存放和易于檢索。室內(nèi)環(huán)境的管理也不容忽視，需配備溫濕度計以維持適宜的環(huán)境條件及滅火器、空調(diào)等設備以應對緊急情況和調(diào)節(jié)環(huán)境因素。在此基礎上，實施嚴格的八防工作——防火、防潮、防塵、防有害生物、防盜、防光、防高溫和防污染，以全面保障檔案實體安全[3]。

2.3.5隨著電子檔案管理的重要性日益增加，檔案工作者必須確保電子檔案信息的安全。根據(jù)單位的具體工作需求制定完善的檔案收集、管理和利用制度及應急預案，以提高應對風險的能力。此外，推動電子檔案管理的科學化、規(guī)范化和制度化是保障電子檔案安全的關鍵。對于存儲檔案信息的盤片，檔案工作者需要定期進行檢查和維護，防止人為錯誤或自然因素導致的損壞，避免電子檔案信息的丟失。

2.4 利用數(shù)據(jù)挖掘技術，深化檔案內(nèi)容研究

數(shù)據(jù)挖掘技術是一種從大量數(shù)據(jù)中自動發(fā)現(xiàn)模式和關聯(lián)信息的方法。在新媒體時代，檔案內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還包括電子檔案、音頻檔案和視頻檔案等多種形式。這些檔案內(nèi)容往往以數(shù)字化形式存在，并具有海量的數(shù)據(jù)量。因此，利用數(shù)據(jù)挖掘技術對這些檔案內(nèi)容進行深入研究，可以助力檔案工作者更好地理解和利用檔案信息。

2.4.1為確保數(shù)據(jù)挖掘的順利進行，需要構建一個集中存儲和管理檔案數(shù)據(jù)的檔案數(shù)據(jù)倉庫。這個檔案數(shù)據(jù)倉庫不僅需要具備海量的數(shù)據(jù)存儲能力，還需要支持數(shù)據(jù)的快速檢索和查詢功能，以提高檔案內(nèi)容研究的效率。同時，這個檔案數(shù)據(jù)倉庫還需要對不同形式和來源的檔案數(shù)據(jù)進行整合和統(tǒng)一管理，為數(shù)據(jù)挖掘提供完整、準確的數(shù)據(jù)源。然而，檔案數(shù)據(jù)往往存在噪聲、缺失值和不一致性等問題，這就需要檔案工作者在數(shù)據(jù)挖掘之前進行數(shù)據(jù)預處理操作，包括但不限于數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)轉換和數(shù)據(jù)歸一化等步驟，為后續(xù)的數(shù)據(jù)挖掘提供準確的基礎數(shù)據(jù)。

2.4.2運用數(shù)據(jù)挖掘算法進行檔案內(nèi)容分析。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的特點和研究目標，檔案工作者可以選擇合適的數(shù)據(jù)挖掘算法，如關聯(lián)規(guī)則挖掘算法、聚類分析算法和文本挖掘算法等。例如，檔案管理人員可以借助關聯(lián)規(guī)則挖掘算法探尋檔案內(nèi)容的相互關聯(lián)，進而披露檔案資源之間的深層聯(lián)系；運用聚類分析算法對檔案資源內(nèi)容實施分類與整理，以便更高效地組織和控制檔案信息資源。除此之外，檔案管理人員還可以利用文本挖掘算法對檔案文本進行情感分析、主題建模等深度處理，以深度發(fā)掘檔案資源中的潛在知識與價值。

2.4.3通過構建檔案內(nèi)容知識圖譜將檔案中的知識直觀展示，幫助用戶更好地理解和利用檔案信息。檔案內(nèi)容知識圖譜是一種將檔案內(nèi)容中的實體、概念和關系可視化和結構化的方法。通過知識圖譜的應用還能夠支持語義檢索和智能推薦等高級功能，從而提升檔案信息處理的智能化程度。最后，檔案工作人員可以利用這些研究成果來開展定制化的檔案服務。例如，根據(jù)用戶的特定需求和興趣推薦相關的檔案材料，提供個性化的檔案檢索和查詢服務。同時，通過數(shù)據(jù)挖掘技術分析用戶行為和偏好可以進一步優(yōu)化檔案網(wǎng)站的用戶交互體驗，提升檔案服務的整體質(zhì)量和用戶滿意度。

結束語

綜上所述，在新媒體時代，檔案工作的轉型及服務創(chuàng)新已勢在必行。伴隨著信息技術的迅猛發(fā)展，檔案工作正由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式逐步邁向數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化的新階段。這種變革不僅極大地提升了檔案管理的效率和質(zhì)量，還為廣大用戶帶來了更為便捷、高效的服務體驗。因此，檔案工作者需順應這一趨勢，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與技能水平，以適應新媒體時代檔案工作的全新要求。同時，還應深入探討和研究檔案服務創(chuàng)新的路徑，不斷推出創(chuàng)新的服務模式和內(nèi)容，以滿足廣大用戶日益增長的需求。

參考文獻

[1]林雅琴.淺談新媒體時代檔案宣傳利用方式方法[J].檔案記憶，2024（02）：54-56.

[2]林挺拔.新媒體對學校檔案管理的影響與應對措施研究[J].新聞研究導刊，2023，14（21）：163-166.

[3]張敏.高校學生黨員檔案管理模式對團員檔案管理的借鑒研究[J].湖北開放職業(yè)學院學報，2023，36（13）：119-120+126.

作者簡介：王曉琳（1972.3—），大學學歷，大同市退役軍人服務中心館員。主要從事檔案管理研究。