新形勢下城建檔案數字化轉型的機遇及挑戰(zhàn)

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設不斷推進，在國家“十四五”規(guī)劃綱要中明確指出，要實施城市更新活動、建設海綿城市與韌性城市。在此過程中，城建檔案扮演著越來越重要的角色，城建信息數據的查詢利用需求也逐漸走向多元化，應用領域更加廣泛。本文以新形勢下城建檔案數字化轉型的機遇及挑戰(zhàn)為題，在治理體系、干部隊伍、平臺建設和安全建設等方面提出當下存在的問題及未來優(yōu)化的路徑，進而充分挖掘城建檔案潛在利用價值，以期為相關部門提供決策參考。

關鍵詞：城建檔案；數字化轉型

城建檔案是專業(yè)檔案，是城市建設活動的最原始記錄與反映工程建設成果的最直接體現，與其他類型檔案相比具有成套性、動態(tài)性、專業(yè)性、權威性和綜合性等特點。隨著信息全球化時代的到來，大數據、云計算和人工智能等現代科學技術逐步應用到各行各業(yè)，城建檔案數字化轉型升級也是時之所趨。這就需要構建城建檔案管理利用一體化交互平臺，形成城市數據資源體系，進而不斷推動數字資源信息化管理、智能化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案在城市建設中的利用價值，為推動各地區(qū)城市化發(fā)展貢獻檔案力量。

1 新形勢下城建檔案數字化轉型的意義

隨著時代的進步，智慧城市成為新時代城市化的主流趨勢，開發(fā)完善新一代檔案信息管理系統(tǒng)，為城建檔案也提供了新的政策與資金支持，從而進一步深度挖掘檔案價值，完善建筑建設、城市管理和環(huán)境保護等多方共同參與協(xié)同推進的共贏發(fā)展機制，在提升城市管理服務質量的同時也為檔案事業(yè)打開了提檔升級的廣闊空間。

1.1 高效化建設的重要抓手

城建檔案的數字化轉型，是城建檔案管理部門進行信息化建設的首要步驟。在傳統(tǒng)的工作模式下，城建檔案以紙質文件載體保管為主，無論是前期的收集整理還是后期的開發(fā)利用，大多需要人工操作完成，其過程的穩(wěn)定性與真實性難以保障。隨著城市建設項目數量的增加與復雜度的提升，利用大數據技術、云存儲手段與搜索引擎工具，可實現城建檔案文件的深度信息挖掘、多點海量備份與便捷檢索利用，進一步提升檔案管理效率，也規(guī)避在業(yè)務運行過程中由于人為因素導致數據丟失、文件損壞等不可逆損失，從真正意義上適應新時代城市建設發(fā)展的需要[1]。

1.2 智能化利用的關鍵舉措

與其他類型檔案管理工作不同的是，由于城市建設工作涉及多個部門團體與多家工程企業(yè)。例如，圖紙規(guī)劃設計、工程地點勘察、項目施工建設、質量監(jiān)督驗收和環(huán)保消防等，在過去的管理過程中信息共享困難、“各自為政”嚴重、出錯率較高，檔案數據信息的溝通交流大多由管理人員“跑腿”完成，使得檔案價值難以充分應用。在新形勢下，利用互聯(lián)網平臺融入多方技術，可打造區(qū)域性城建檔案利用中心，實現跨地域、跨行業(yè)、跨單位的城建檔案資源共享利用，徹底破除“信息孤島”弊端。使得檔案能夠在降低工程造價、滿足群眾需求、縮短施工周期、減少資源浪費等各項工作提供決策參考，進而釋放檔案社會價值。

1.3 安全化存儲的根本基礎

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，城建檔案介質以紙質文件與磁帶光盤等載體為主，容易受潮濕、風化、蟲蛀等自然因素影響導致文件遭到不可逆的破壞。同時，在日常管理利用中容易人為造成關鍵信息篡改、重要文件丟失、主要數據被泄露等安全風險，嚴重的會給單位及社會造成較大損失。在信息化時代，城建檔案實現數字化轉型，原有介質的檔案逐漸演變?yōu)殡娮訖n案，并且其保管介質與安全防護手段也在不斷升級優(yōu)化。例如，采用光盤柜、云盤和雙機熱備等方式開展海量城建檔案資源的保管備份工作，一定程度上減少了檔案數據信息暴露在自然環(huán)境下。同時也可采用安全設備和防護手段等進一步提升城建檔案利用過程中的安全性，為檔案數字化轉型事業(yè)的穩(wěn)步前行奠定了堅實基礎[2]。

2 城建檔案數字化轉型面臨的困境及挑戰(zhàn)

隨著新型城市化建設的不斷推進，為檔案管理工作帶來極大的發(fā)展空間。但是在實際工作開展過程中仍然出現各種各樣的問題，整體發(fā)展環(huán)境較為松散。城市建設相關部門領導者與管理人員“重建設、輕管理”的思想嚴重，沒有根據自身發(fā)展情況科學制定管理體系，容易出現收集不齊全、管理不科學、應用不廣泛和共享有界限等問題，嚴重制約了數字化轉型進程。

2.1 治理體系不健全

一是組織架構不健全。城建檔案管理涉及部門較多，管理較為分散，大多城市地區(qū)對于城建檔案的管理組織架構不完整，沒有配套設置檔案數字化轉型領導小組，宏觀管理統(tǒng)籌機制不完善，沒有形成集中統(tǒng)一、自上而下的工作格局，容易出現職能職責不清晰、日常監(jiān)督不到位、任務分工不細化等問題，對于政策制定、制度出臺、技術應用和工作推進等領導力不夠，制約了數字化進程。二是制度標準不完整。目前，大多部門尚未出臺針對性的城建檔案管理辦法，往往沿用上級部門出臺的文件，使得業(yè)務推進與制度約束不匹配，容易在工作中出現錯誤、失誤或遺漏，對于電子檔案文件的完整性與真實性造成一定影響。三是日常監(jiān)管不科學。受檔案工作“邊緣化”意識的影響，城建檔案往往是被動管理，工作人員按照指示精神，按部就班，低標準地開展工作，相關行政主管部門執(zhí)法不嚴格，使得檔案資源存在單位或者個人手中情況較多，收集不齊全、管理不規(guī)范問題嚴重，容易造成資源流失。

2.2 人員素質不達標

城建檔案具有一定的專業(yè)性、保密性和科學性，對于管理工作而言，目前存在的較大問題是工作人員的綜合素質與行業(yè)發(fā)展不匹配，主要原因有以下幾點：一是干部隊伍結構零散。城市建設中環(huán)保、城管、住建等部門單位對于檔案管理人員的設定較為隨意，大多年齡較大、學歷不高且更換較為頻繁，流動性較強，甚至是兼職狀態(tài)，穩(wěn)定性較差，使得現代科學技術難以在城建檔案管理流程中很好地應用，在一定程度上制約了整體行業(yè)的發(fā)展。二是繼續(xù)教育機制缺失。工作人員檔案意識與信息化意識較為薄弱，上至部門單位下至建設公司開展培訓工作較少，無法掌握新時期檔案事業(yè)發(fā)展理念與現代化管理技能，最終導致工作水平始終處于較低狀態(tài)[3]。

2.3 技術應用不徹底

在新形勢下城建檔案實現數字化轉型，應充分發(fā)揮技術賦能作用，將檔案管理與平臺建設、服務利用等聯(lián)系起來，以信息化方式彰顯檔案價值，但是目前整體建設仍處于較為落后的狀態(tài)。一是平臺建設方面。受財政資金與信息化意識影響，城市建設相關部門尚未進行必要軟硬件基礎設施的采購，所謂信息化建設僅停留在紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案階段，日常管理滿足于錄入和存儲，甚至運行環(huán)境為單一模式，使得數字化轉型滯后于大數據時代發(fā)展，并未達到自動化與智慧化。二是技術應用方面。城市建設工作涉及多個部門，但是大多數地區(qū)沒有開發(fā)建設集成化、一體化檔案資源管理平臺，沒有實現互聯(lián)互通與共建共享，缺乏有效聯(lián)動機制，“信息孤島”問題嚴重，共享數據量極少，使得各類城建檔案散落在各部門，與新形勢下的管理思路和手段難以融合。

2.4 安全建設不到位

城建檔案涉及較多專業(yè)數據信息。例如，工程建設中產生的會計檔案，功能研發(fā)過程中產生的科技檔案，干部檔案中的個人信息等，具有較強的隱私性和涉密性，其安全工作較為重要。但是在城市建設的相關部門，對檔案的安全保管和科學利用重視程度不夠，在思想上疏于管理，在數字化轉型升級過程中沒有配套設置專業(yè)安全設備及防護手段，使得城建檔案關鍵數據與重要信息暴露在網絡中，容易造成社會不法分子侵入并造成數據損壞、丟失和被竊等風險。

3 城建檔案數字化轉型未來優(yōu)化路徑及策略

雖然城建檔案管理工作發(fā)展仍處于初期階段，但是在宏觀層面上已形成了良好的發(fā)展環(huán)境。在政策上，國家“十四五”規(guī)劃中明確對智慧城市建設提出了新的要求，并凸顯了城建檔案信息資源的重要意義和價值。在中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也提出促進信息化轉型，強化部門協(xié)同發(fā)展等相關要求。在此背景下需要相關領導應及時轉變思想、牢固樹立數字化意識、積極應用現代化手段、全面打造協(xié)同管理的新模式，進而為本地區(qū)城市建設提供“檔案力量”。

3.1 完善標準制度，構建科學管理體系

一是明確領導組織。各城市建設主管部門要設置城建檔案信息化領導小組，由分管同志任組長，各參建部門負責人為副組長，進一步明確職責分工，細化各單位的工作任務，同時配套設立監(jiān)督檢查與追責問責機制，形成科學合理、上行下效、齊抓共管的工作格局。二是健全管理體系。領導小組要深入學習《中華人民共和國檔案法》《建設項目檔案管理規(guī)范》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等政策文件，結合實際管理利用、開發(fā)共享業(yè)務需求，制定針對性強、約束力強、執(zhí)行度高的制度標準體系，在檔案收集整理、分類著錄、安全保存、共建共享和開發(fā)利用等業(yè)務全流程做到有法可依、有章可循，不斷提升城建檔案管理的科學性和規(guī)范性。三是優(yōu)化檔案監(jiān)管。相關部門要提升對檔案管理工作的認知，重視檔案管理保存價值，在項目實施中實時監(jiān)督，在行政執(zhí)法過程中督促各方盡職盡責，以標準化建設推動城建檔案數字化轉型工作的穩(wěn)定運行。

3.2 加大引進力度，培養(yǎng)專業(yè)素質人才

一是積極引才。城市建設相關部門要定期與上級溝通，爭取檔案管理崗編制數量，面向社會通過招聘、考錄的方式選拔高素質專業(yè)人才，要以熟知大數據技術、計算機網絡技術、人工智能技術理論知識與操作技能的人才為主，加強崗前檔案管理業(yè)務培訓，進一步提高就業(yè)門檻，從而為城建檔案管理行業(yè)注入源源不斷的活力[4]。二是大力育才。城市建設主管部門要召開檔案管理干部隊伍專題會議，專項研究各主體檔案管理人才培養(yǎng)方案，在日常業(yè)務開展過程中通過邀請業(yè)內專家、高校教授對于城建檔案行業(yè)政策環(huán)境、前沿技術與典型案例進行講解，幫助管理人員形成完整的知識架構，以備更好地開展工作，平穩(wěn)處置突發(fā)事件。同時，相關領導也可帶隊前往發(fā)達地區(qū)學習工作經驗，進一步開闊視野、取長補短，引導干部職工勇于創(chuàng)新，提高主觀能動性，從而推動整體數字化進程。

3.3 優(yōu)化技術融合，打造先進發(fā)展模式

一是打造智慧平臺。相關領導者要積極開展市場調研，結合自身實際發(fā)展情況，爭取專項信息化資金用于采購服務器、存儲器、網絡設備和安全設備，搭建高水平機房，從而為實現數字化轉型奠定堅實的硬件基礎。二是推動共建共享。各地區(qū)城市建設主管部門要充分應用“互聯(lián)網+政務服務”基礎平臺，要根據未來發(fā)展方向與日常工作應用，全面打造區(qū)域性一體化城建檔案管理利用服務系統(tǒng)，深度應用云計算與大數據技術，將散落在各部門單位的城建檔案數據信息根據統(tǒng)一標準形式進行精細化處理，并上傳至云端存儲，同時為各單位提供數據接口，使廣大用戶可通過互聯(lián)網實現檔案信息檢索，破除過去時空限制，讓“數據多跑路、用戶少跑腿”，打通城建檔案利用服務“最后一公里”。三是強化利用服務。城建檔案資源的對外服務主要在于檔案的精細化管理與高效化開發(fā)利用。一方面利用數據挖掘與云存儲技術，對數據庫中檔案信息進行對比檢查，保證數據的正確性與完整性，同時可對部門涉密內容進行權限分級，對非結構化信息予以整合歸類，實現檔案數據資源的合理分類，從而保證安全性。另一方面利用人工智能技術中的語義識別，實現檔案信息的合理分類和科學存儲，使得系統(tǒng)能夠準確識別用戶檢索需求進行智能化檢索，進而提升檔案搜索效率。

3.4 守牢安全底線，營造可靠發(fā)展環(huán)境

一是提高安全意識。不斷完善城建檔案管理全流程中的安全管理制度，同時要定期召開城建檔案信息安全專題會議，邀請當地檔案主管部門與保密主管部門針對上級的政策落實、工作經驗做法、安全工作重要性及文件涉密的危害進行全面講解，從而將安全工作深入人心。二是搭建安全體系，一方面采購漏洞掃描、日志審計等安全防護硬件設備，另一方面加強城建檔案對外利用過程中的安全工作，深度應用人臉識別、權限劃定、數字簽章、殺毒軟件和入侵檢測等安全措施，保障電子檔案資源在傳輸、檢索和利用過程中不被黑客及不法分子盜取與損壞[5]。

結語

綜上所述，在新時期城建檔案管理模式下，利用信息化技術對于數據資源管理無疑提供了強大助力，使得整體工作逐漸走向科學化、安全化、個性化和便捷化。因此，城市建設相關單位要做好城市檔案管理利用服務，提高政治站位，按照標準化、規(guī)范化和現代化的要求，進一步提高檔案資源的綜合利用，嚴格執(zhí)行檔案收集整理、分類著錄、開發(fā)利用和共建共享等業(yè)務流程，補齊工作的短板與不足，切實提升依法治檔、科學管檔、高效用檔的水平，充分發(fā)揮現代科學技術的特點和優(yōu)勢，以高質量的檔案管理引領城市建設高水平發(fā)展。

參考文獻

[1]趙向英.城建檔案管理工作為城市精細化管理服務的策略探索[J].辦公室業(yè)務，2023（24）：71-73.

[2]張曦.大數據時代城建檔案信息資源協(xié)同管理路徑分析[J].蘭臺內外，2024（03）：37-38+41.

[3]劉嬌嬌.城建檔案數字化與信息化管理模式探討[J].未來城市設計與運營，2024（01）：87-89.

[4]何純全.人工智能技術在城建檔案管理工作中的應用研究[J].未來城市設計與運營，2024（02）：90-92.

[5]劉飛飛.智慧城市背景下城建檔案管理利用方向探析[J].蘭臺內外，2024（03）：52-54.

作者簡介：扈萍萍（1990—），大學學歷，深圳市城市建設開發(fā)（集團）有限公司館員，研究方向：檔案管理。