數(shù)字化背景下衛(wèi)校檔案信息資源整合與利用研究

摘 要：新形勢(shì)下，衛(wèi)校要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要性和必要性，將其作為衛(wèi)校管理工作的重要組成部分，在推進(jìn)衛(wèi)校信息資源整合與利用開(kāi)發(fā)過(guò)程中，研究檔案工作存在的主要問(wèn)題。引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，搭建檔案信息管理平臺(tái)，挖掘衛(wèi)校檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值，為衛(wèi)校人事管理、學(xué)生服務(wù)、科研和教學(xué)工作提供必要的檔案信息支持。實(shí)現(xiàn)衛(wèi)校檔案信息資源的系統(tǒng)化、集約化和智能化，進(jìn)一步提升衛(wèi)校檔案信息資源管理質(zhì)量，發(fā)揮衛(wèi)校檔案信息資源的特殊價(jià)值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；衛(wèi)校檔案；信息資源整合；資源利用

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，特別是隨著“智慧校園”的提出，為學(xué)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了有利條件。當(dāng)前，很多衛(wèi)校在檔案信息資源整合和開(kāi)發(fā)利用方面主動(dòng)迎合數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，積極推進(jìn)衛(wèi)校檔案信息化建設(shè)，不僅在檔案信息資源收集、整合、開(kāi)發(fā)和利用方面取得了很多成就，同時(shí)也在積極推進(jìn)衛(wèi)校檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1 衛(wèi)校檔案信息化與整合化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息化檔案管理基礎(chǔ)薄弱

長(zhǎng)期以來(lái)，衛(wèi)校檔案管理工作由于起步晚、底子薄，工作水準(zhǔn)長(zhǎng)期落后于時(shí)代發(fā)展，在檔案信息化與整合化建設(shè)過(guò)程中還存在一些亟待解決的問(wèn)題。首先，專(zhuān)業(yè)人才缺乏。檔案信息資源整合是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要專(zhuān)業(yè)人員參與。但在整合過(guò)程中，如果缺少人才保障，勢(shì)必會(huì)影響檔案信息資源的整合效果，一旦整合的檔案信息資源出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)影響后續(xù)的開(kāi)發(fā)利用，也無(wú)法為衛(wèi)校相關(guān)工作開(kāi)展提供必要的檔案信息支持。當(dāng)前，衛(wèi)校系統(tǒng)信息化人才缺口較大，內(nèi)生動(dòng)力不足，無(wú)法為轉(zhuǎn)型升級(jí)提供強(qiáng)有力的保障。其次，硬件設(shè)施缺乏。衛(wèi)校檔案信息化需要必要的硬件設(shè)施作為保障。如果只是提供場(chǎng)所和辦公設(shè)備，沒(méi)有必要的硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)功能建設(shè)，也就無(wú)法引進(jìn)軟件系統(tǒng)，搭建平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合、開(kāi)發(fā)和利用。雖然部分黨校在圖書(shū)館有專(zhuān)門(mén)的檔案室，但卻沒(méi)有為其配備必要的硬件設(shè)施，在一定程度上影響了后續(xù)工作的開(kāi)展。比如，數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)水平較低，無(wú)法滿(mǎn)足互聯(lián)互通需要；軟件升級(jí)改造不到位，安全防護(hù)能力較弱，檔案領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)隱患較大等，這些都是由于基礎(chǔ)設(shè)施較差造成的。

1.2 檔案信息資源整合水平有待提高

由于前期準(zhǔn)備工作不足，無(wú)論是在硬件設(shè)施還是在人才保障上都缺少必要的支持。因此，當(dāng)前部分衛(wèi)校在檔案管理方面舉步維艱，在檔案信息資源整合和利用過(guò)程中手段不多。一方面，部分衛(wèi)校檔案信息存在著“信息孤島”問(wèn)題。特別是之前衛(wèi)校生成的大量紙質(zhì)檔案，并沒(méi)有通過(guò)硬件對(duì)其進(jìn)行掃描和加工形成電子文件，導(dǎo)致出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案進(jìn)展緩慢，而且紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相互隔絕，造成了衛(wèi)校檔案的時(shí)空斷檔，也就無(wú)法對(duì)衛(wèi)校檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用[1]。特別是前期的紙質(zhì)檔案如果存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，必然會(huì)出現(xiàn)變質(zhì)、發(fā)霉、字跡模糊等問(wèn)題，如果長(zhǎng)時(shí)間不處理，這部分檔案信息將無(wú)法再利用，檔案價(jià)值發(fā)展的空間和廣度受到制約。另一方面，檔案信息資源整合是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在動(dòng)態(tài)整合過(guò)程中，既需要軟件系統(tǒng)和先進(jìn)技術(shù)的支持，也需要相關(guān)部門(mén)的密切配合。目前，部分衛(wèi)校在檔案信息資源整合過(guò)程中，檔案管理部門(mén)與教研部門(mén)、學(xué)生管理部門(mén)和教學(xué)部門(mén)聯(lián)系不夠緊密，而且在檔案信息共享方面還存在著格式不同與數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)不同等問(wèn)題。檔案信息資源流通性與共享性較差，部分檔案信息被封存，難以對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，也就無(wú)法為衛(wèi)校的科研工作、教學(xué)工作和學(xué)生管理工作提供必要的檔案信息支持。由于衛(wèi)校檔案管理工作缺少宏觀的統(tǒng)一規(guī)劃和具體的管理措施，客觀上造成了衛(wèi)校檔案信息化與整合化建設(shè)滯后的現(xiàn)實(shí)窘境。

2 數(shù)字化背景下衛(wèi)校檔案信息資源整合策略

在數(shù)字化背景下，衛(wèi)校檔案信息資源整合需要關(guān)注多個(gè)方面，既要主動(dòng)落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案信息資源的相關(guān)政策要求，也要考量衛(wèi)校檔案信息資源的特殊性及目前數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案管理工作的新要求。唯有如此，才能夠制定更契合檔案信息資源整合需要的策略，進(jìn)一步提升衛(wèi)校檔案信息資源的整合效果。

2.1 依托數(shù)字化檔案館，推進(jìn)“全過(guò)程”管理

在數(shù)字化背景下，為充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源整合的必要性和重要性，既要為其提供必要的硬件設(shè)施，也要在人才隊(duì)伍上“下大力氣”，還要提供必要的場(chǎng)所和數(shù)據(jù)庫(kù)。利用衛(wèi)校現(xiàn)有的技術(shù)設(shè)備將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，不斷地豐富衛(wèi)校檔案信息資源規(guī)模。緊跟衛(wèi)校各項(xiàng)工作開(kāi)展，對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行全方位收集，確保重要檔案信息及時(shí)入庫(kù)，依托數(shù)字化檔案館，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，形成更為完善的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)和檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，并定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，為后續(xù)衛(wèi)校檔案信息資源全過(guò)程管理提供扎實(shí)的技術(shù)保障。

數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源整合和利用離不開(kāi)全方位的技術(shù)支持。在硬件基礎(chǔ)之上完善信息化系統(tǒng)，借助外部技術(shù)力量對(duì)信息系統(tǒng)更新，進(jìn)一步豐富信息系統(tǒng)的功能[2]。特別是檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)軟件的使用方法，夠靈活地利用各種軟件，隨時(shí)隨地對(duì)重要檔案信息進(jìn)行收集和管理。通過(guò)建立數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速收集、科學(xué)管理和系統(tǒng)開(kāi)放。要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源整合是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在具體實(shí)施過(guò)程中，要主動(dòng)與其他部門(mén)進(jìn)行溝通互動(dòng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行批量歸檔，提升檔案信息收集的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，在保存過(guò)程中要充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)容量大、存儲(chǔ)性強(qiáng)的特點(diǎn)，為后續(xù)的整合、利用和開(kāi)發(fā)提供保證。借助檔案信息化系統(tǒng)，工作人員還可以對(duì)上傳的檔案信息進(jìn)行審核、刪減和修改，與傳統(tǒng)的人工檔案管理模式相比，數(shù)字化背景下的衛(wèi)校檔案信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)更多功能，提供更多服務(wù)。對(duì)于過(guò)期檔案或沒(méi)有價(jià)值的檔案也可以借助信息系統(tǒng)銷(xiāo)毀，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)校檔案信息的“全過(guò)程”管理。通過(guò)對(duì)衛(wèi)校檔案信息資源的整合，確保有價(jià)值的檔案能夠安全地存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，并圍繞衛(wèi)校中心工作形成專(zhuān)題檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)對(duì)這部分檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為相關(guān)工作落實(shí)和衛(wèi)校決策提供檔案信息支持。

2.2 借助數(shù)字化方式，實(shí)現(xiàn)“全方位”整合

前文已經(jīng)對(duì)衛(wèi)校檔案信息資源整合的重要性和必要性進(jìn)行了系統(tǒng)介紹。為進(jìn)一步提升檔案信息資源的整合效率，就必須借助數(shù)字化的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)衛(wèi)校檔案信息資源的全方位整合[3]。為此，衛(wèi)校要成立專(zhuān)門(mén)的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，衛(wèi)校的主要領(lǐng)導(dǎo)要擔(dān)當(dāng)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，對(duì)衛(wèi)校檔案信息整合工作進(jìn)行整體規(guī)劃和布局，進(jìn)一步明確衛(wèi)校檔案信息整合的重點(diǎn)和難點(diǎn)。組織全校各部門(mén)主動(dòng)參與到衛(wèi)校檔案信息的整合中來(lái)，明確各自任務(wù)，了解各自工作重點(diǎn)和范疇，定期與衛(wèi)校檔案管理部門(mén)取得聯(lián)系，按照相關(guān)要求上傳衛(wèi)校檔案信息，為全方位的檔案信息整合提供豐富的檔案信息素材。同時(shí)，協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)還要對(duì)衛(wèi)校檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和組織領(lǐng)導(dǎo)，從衛(wèi)校發(fā)展大局出發(fā)，制定衛(wèi)校檔案未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，明確衛(wèi)校檔案的具體目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)衛(wèi)校檔案信息資源整合工作的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)和統(tǒng)一整合，凝聚檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的強(qiáng)大力量?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為衛(wèi)校檔案信息資源整合提供了更豐富的技術(shù)手段。在具體實(shí)施過(guò)程中，要善于利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，借助數(shù)字化方式對(duì)衛(wèi)校檔案信息資源進(jìn)行整理和加工，使檔案信息資源更完整和系統(tǒng)。比如，將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理，對(duì)利用數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)分析，進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)服務(wù)和管理利用，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路，發(fā)揮檔案工作賦能衛(wèi)校建設(shè)的價(jià)值。

不同的整合方式會(huì)獲得不同的整合結(jié)果。因此，在衛(wèi)校檔案信息資源整合過(guò)程中要對(duì)整合方式進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步提升衛(wèi)校檔案信息資源整合效果。一是對(duì)文件方式整合。檔案管理人員可以在數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)中以文件名的方式對(duì)檔案信息實(shí)行命名，將具有關(guān)聯(lián)性的檔案信息聚合在一起，為后續(xù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供支持。二是以數(shù)據(jù)庫(kù)的方式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合。數(shù)據(jù)庫(kù)具有容量大、存儲(chǔ)便捷的特點(diǎn)，將相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)檔案存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以借助大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。三是以主題樹(shù)的方式對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合。通過(guò)主目錄間接地連接多個(gè)實(shí)際數(shù)據(jù)資源，使檔案信息整合變得一目了然。四是根據(jù)衛(wèi)校檔案信息資源的載體不同進(jìn)行整合。按照文字、圖像、聲音和視頻等進(jìn)行整合。通過(guò)對(duì)衛(wèi)校檔案信息資源的全方位整合，能夠形成更直觀的檔案信息資源分類(lèi)，有利于衛(wèi)校檔案信息資源的管理，同時(shí)為下一步開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。

3 數(shù)字化背景下衛(wèi)校檔案信息資源利用效率的提升

在數(shù)字化背景下，衛(wèi)校檔案信息資源整合并不是最終目的，對(duì)其進(jìn)行合理利用才能夠體現(xiàn)出衛(wèi)校檔案信息資源的特殊價(jià)值。為此，可以結(jié)合更先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)整合后的衛(wèi)校檔案信息資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)1+1>2的目的，為進(jìn)一步提升衛(wèi)校檔案信息資源利用效率，有必要從以下幾方面入手。

3.1 充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)作用

新時(shí)期，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和區(qū)塊鏈等技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮了重要作用，既實(shí)現(xiàn)了海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、分析和整合，也確保了數(shù)據(jù)信息的安全[4]。因此，衛(wèi)校在檔案信息資源利用過(guò)程中，可以將這些技術(shù)手段融入檔案信息資源的利用之中，借助已有的衛(wèi)校數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，剔除沒(méi)有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息，提煉出有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而提升檔案信息資源的利用效率。同時(shí)，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠確保數(shù)據(jù)安全，也方便衛(wèi)校檔案數(shù)據(jù)備份。因此，可以將其作為衛(wèi)校檔案信息資源利用的重要手段。在利用過(guò)程中不能唯技術(shù)論，在資源利用開(kāi)發(fā)過(guò)程中只能將其作為技術(shù)手段，在大方向上還需要檔案管理人員把關(guān)；在審核和監(jiān)督過(guò)程中也要有人工參與，這樣衛(wèi)校檔案管理工作才會(huì)沿著正確的軌道不斷向前，同時(shí)也有助于規(guī)范衛(wèi)校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

3.2 要結(jié)合衛(wèi)校重點(diǎn)工作形成專(zhuān)門(mén)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

新時(shí)期對(duì)衛(wèi)校檔案管理工作提出了新要求。要想讓衛(wèi)校檔案管理工作得到學(xué)校的肯定和重視，就必須發(fā)揮衛(wèi)校檔案信息資源的特殊作用。為此，衛(wèi)校檔案管理部門(mén)應(yīng)定期向?qū)W校主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)當(dāng)前工作，了解當(dāng)前衛(wèi)校的重點(diǎn)工作。圍繞重點(diǎn)工作形成專(zhuān)門(mén)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合重點(diǎn)工作的具體問(wèn)題，提供必要的檔案信息支持，不斷地拓寬問(wèn)題解決思路，這樣學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)看到衛(wèi)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性，才會(huì)為其提供必要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)。在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中要將教學(xué)工作、科研工作和學(xué)生服務(wù)工作作為三大板塊[6]。特別是要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生提供及時(shí)的檔案信息服務(wù)，免除學(xué)生來(lái)回奔波的時(shí)間和費(fèi)用成本。

3.3 要加強(qiáng)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)

檔案管理人員能力和素質(zhì)直接決定著衛(wèi)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的質(zhì)量，也決定著后續(xù)檔案信息資源的整合與利用。因此，衛(wèi)校檔案管理部門(mén)有必要將檔案管理人員的教育培訓(xùn)作為衛(wèi)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要方面，主動(dòng)向?qū)W校申請(qǐng)更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，并邀請(qǐng)檔案管理人員到衛(wèi)校指導(dǎo)，相關(guān)工作對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源整合與利用的重要性。同時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理工作的新技術(shù)與新手段[5]，并將其作為安身立命之本。檔案信息資源整合利用是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，技術(shù)手段是工具，檔案管理人員才是完成此項(xiàng)工作的根本，在教育培訓(xùn)過(guò)程中要使檔案管理人員對(duì)此項(xiàng)工作產(chǎn)生熱情，主動(dòng)投身到檔案信息資源整合與利用之中，不斷地更新知識(shí)理念，形成檔案信息資源整合與利用研究的新方向與新課題。

總之，數(shù)字化背景下，衛(wèi)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造有利條件，衛(wèi)校檔案信息資源在整合開(kāi)發(fā)過(guò)程中既要在頂層設(shè)計(jì)方面大膽創(chuàng)新，完善相應(yīng)的制度機(jī)制，為衛(wèi)校檔案管理工作和信息資源整合利用提供全方位的政策支持。在微觀層面主動(dòng)作為，加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)校檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使衛(wèi)校檔案管理人員熟知各類(lèi)檔案信息技術(shù)，了解衛(wèi)校數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和作用。同時(shí)還要在技術(shù)引進(jìn)方面“做足文章”，無(wú)論是衛(wèi)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型還是開(kāi)發(fā)與利用都離不開(kāi)數(shù)字信息技術(shù)的支持。特別是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和區(qū)塊鏈等技術(shù)已經(jīng)證明在檔案信息資源管理開(kāi)發(fā)方面的優(yōu)勢(shì)，以數(shù)字化推動(dòng)衛(wèi)校檔案的管理工作，以智能化豐富衛(wèi)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)的手段，以信息化提升衛(wèi)校檔案管理的質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：周凌（1978—），大學(xué)學(xué)歷，廣西南寧市衛(wèi)生學(xué)校館員，研究方向：檔案管理。