大數(shù)據(jù)時代基于信息化技術(shù)的實物檔案管理對策研究

摘 要：隨著社會的發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷提升，各行各業(yè)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，在如今信息多元化和多樣化發(fā)展的推動下，檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)了轉(zhuǎn)型升級，也加快了實物檔案的信息化與智能化管理。本文基于信息化技術(shù)的實物檔案管理進(jìn)行深入分析，針對當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀及難點提出相應(yīng)對策，明確今后行業(yè)發(fā)展的重點與優(yōu)勢，進(jìn)而提高實物檔案資源的管理服務(wù)水平、利用效率和利用價值，也為檔案相關(guān)部門提供未來發(fā)展的決策參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；信息化技術(shù)；實物檔案；智能化管理

實物檔案是指在社會各項活動中產(chǎn)生的具有紀(jì)念意義或保存價值的有形物品，經(jīng)過專業(yè)收集整理而轉(zhuǎn)化成檔案，其真實記載著社會的各項實踐活動，也反映出社會發(fā)展的歷史，不僅具有較高歷史文化內(nèi)涵，更具備良好的社會功能。在2022年4月，國家檔案局發(fā)布《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》，填補(bǔ)了國內(nèi)實物檔案數(shù)字化工作組織管理、檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)、影像處理和實物檔案驗收等制度體系的空白，充分體現(xiàn)了國家檔案主管部門對實物檔案管理的重視與信息化管理轉(zhuǎn)型的必要性。由于管理思路落后、人才資源缺乏、重視程度不夠和信息化技術(shù)應(yīng)用較淺等各種主客觀問題，大部分實物檔案僅停留在展覽展示層面，不能充分挖掘并展示其真實價值，需要相關(guān)部門單位以《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》為基礎(chǔ)，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的潮流，進(jìn)而滿足實物檔案數(shù)字化、信息化和智能化轉(zhuǎn)型的時代要求[1]。

1 實物檔案特點與高質(zhì)量管理的必要性

1.1 多樣性與復(fù)雜性

實物檔案作為客觀世界中真實存在的載體，與其他類型檔案相比，外形種類相對較多，尺寸高低與外觀大小也不盡相同，甚至部分大型檔案原件無法歸檔存放，整體層面上可歸檔實物檔案大致可分為獎品類（獎狀、獎牌、獎?wù)?、榮譽(yù)證書、光榮冊）、印章類（木印、石印、行政印、財務(wù)?。?、名人字畫類（題詞、簽名、書畫）和贈品類。在制作材料上，實物檔案更是多種多qmStJbGY/6Dp3oSNh/op3A==樣。例如，印章檔案。泛指將文字、符號、圖形和編碼等權(quán)威性較強(qiáng)、利用頻率較大的部門單位或個人關(guān)鍵信息，按照一定規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品，其制成材料有木質(zhì)、玉石、塑料、水晶或玻璃，制作形式既可以按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格和尺寸制作，也可根據(jù)個人喜好與興趣風(fēng)格隨意制成[2]。

1.2 直觀性與特色性

實物檔案作為客觀世界中真實存在的物體，能夠通過文字、圖像和外觀等介質(zhì)信息給予參觀者視覺和觸覺等感知信息，也可通過被儀器設(shè)備測量或通過人為的鑒定、測繪、分析與解讀，借助思維加工更好地呈現(xiàn)物質(zhì)形態(tài)，與其他類型檔案對比，具有特殊性、直觀性和原始性。實物檔案的特色性主要體現(xiàn)在對外展覽方面，由于實物檔案獨具的功能性、唯一性和多樣性，使其成為檔案展覽的主體與亮點，通過將實物檔案進(jìn)行內(nèi)容分類與排列，烘托出別具一格、與眾不同的風(fēng)格，放大化具備的特色因素，尤其在大數(shù)據(jù)時代，借助信息化管理與數(shù)字化展示等手段，實現(xiàn)實物檔案在線無障礙觀展，面向社會利用者提供滿意高效的觀展體驗，更加廣泛地體現(xiàn)獨有價值。

1.3 利用價值較為豐富

實物檔案是古往今來機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位或者個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化及軍事等活動形成的具有保存價值的物體，是清晰、明確、完整的固化信息，具有較高的歷史價值。例如，在相關(guān)企事業(yè)單位發(fā)生糾紛與爭執(zhí)時，印章類實物檔案可作為依法判決或仲裁的最直觀憑證，具有澄清事實真相、判明是非曲直、辨別文件真?zhèn)蔚淖C據(jù)作用，具有一定的權(quán)威性和法律效力[3]。名人字畫類實物檔案在宣傳教育活動中通過生動形象的實物檔案以其歷史性、直觀性、原始性和內(nèi)容豐富的優(yōu)點，使其成為宣傳教育的生動素材。在機(jī)關(guān)單位起草文件、制訂計劃、熟悉情況和總結(jié)經(jīng)驗時，部分實物檔案可提供進(jìn)行決策、研究案例和處理問題等方面的信息需要。

2 實物檔案管理_{2JH1zsuQNZ7xgyEar4jmhw==}工作中存在的問題

2.1 征集范圍較狹窄

一是征集機(jī)構(gòu)不健全。由于機(jī)構(gòu)改革的影響，檔案部門人員結(jié)構(gòu)精簡，大多綜合檔案部門尚未設(shè)置專業(yè)的征集機(jī)構(gòu)，或者存在征集機(jī)構(gòu)，但往往由一兩個人負(fù)責(zé)，難以形成大范圍的征集網(wǎng)絡(luò)，使得征集機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)。二是征集意識不夠主動。檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員往往重視文書檔案、民生檔案的管理，對于實物檔案的征集流于形式，開發(fā)利用其文化價值的思想停留在較低水平，致使相當(dāng)一部分珍貴檔案散失在社會。三是征集方式單一。大多檔案部門每年定期面向社會發(fā)布實物檔案征集公告信息，主動性較差，形式大于內(nèi)容的問題較為突出。

2.2 制度體系不規(guī)范

一是管理制度不健全。大多檔案的主管部門缺乏實物檔案管理制度，管理人員無法按照科學(xué)合理、分工細(xì)致、流程精確的章程開展實物檔案管理工作，最終導(dǎo)致工作不細(xì)致，隨意性強(qiáng)，管理效果大打折扣。二是行業(yè)內(nèi)外配合較少。對于實物檔案的征集與管理，大多情況下僅是上層檔案主管部門負(fù)責(zé)，行業(yè)下級主管部門及行業(yè)外相關(guān)單位參與度較低，使得制度完善、流程優(yōu)化、相關(guān)工作創(chuàng)新性開展受限，嚴(yán)重制約未來管理水平的提升。三是重視程度不夠。日常調(diào)度與監(jiān)督工作開展較少，對于實物檔案管理過程中存在的問題置之不理、得過且過，整體水平嚴(yán)重滯后。

2.3 數(shù)字化資源建設(shè)基礎(chǔ)較差

實物檔案有著不可再生、不可逆轉(zhuǎn)、不能被代替等多種特征，其實體特性與管理的專業(yè)性使得在實際工作中對3D成像、虛擬現(xiàn)實和實物掃描等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用較少，大部分工作業(yè)務(wù)均線下辦理，未能形成電子目錄和數(shù)字化檔案，如果檔案資源受到損壞，就會造成難以彌補(bǔ)的損失，檔案價值無法得到充分發(fā)揮，給后期實物檔案歸檔整理、檢索利用、信息化轉(zhuǎn)型升級和檔案文化魅力展示等帶來了諸多困難。例如，在舉辦展覽過程中，需要將實物檔案從庫房人工搬出，展覽過程中參觀人員的接觸及展覽結(jié)束后搬回庫房，對于檔案實體的安全性無法得到充分保障，一旦出現(xiàn)磕損，將是不可逆的損傷。

2.4 信息化技術(shù)應(yīng)用水平薄弱

目前，各行各業(yè)大多樹立了現(xiàn)代信息化管理理念，在檔案管理層面，文書檔案信息化管理應(yīng)用較為廣泛，檔案主管部門逐漸通過數(shù)字檔案查詢利用平臺處理相關(guān)工作。但是對于實物檔案而言，其管理工作與信息化辦公脫節(jié)，對于其數(shù)字化轉(zhuǎn)型、虛擬化建設(shè)、共享化利用和社會化服務(wù)等相關(guān)工作開展較少，實物檔案數(shù)字化相關(guān)設(shè)備水平較低，財政資金不到位，檔案主管部門對于硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的開發(fā)優(yōu)化、安全設(shè)備的采集調(diào)研及各項技術(shù)的實際應(yīng)用不夠深入，無法充分發(fā)揮現(xiàn)代信息化技術(shù)的優(yōu)勢，在一定程度上制約了實物檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)度，難以發(fā)揮其文化效益與社會價值。

3 實物檔案管理工作優(yōu)化對策

3.1 不斷拓寬實物檔案的征集渠道

一是加強(qiáng)組織建設(shè)。將實物檔案征集工作納入年度重點工作任務(wù)，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，提早謀劃，主動作為，扎實采取有效征集舉措，指導(dǎo)督促行業(yè)內(nèi)部門單位及相關(guān)業(yè)務(wù)科室開展實物檔案資源信息的整理上報工作，在本地區(qū)統(tǒng)籌調(diào)度工作進(jìn)展。二是建立專業(yè)團(tuán)隊。檔案主管部門要設(shè)置實物檔案征集領(lǐng)導(dǎo)小組和工作專班，制定具體實施的征集方案，確定年度征集的范圍和對象，列出問題清單和責(zé)任人，也可聘任文史專家、社會知名人士作為檔案征集工作的顧問，不斷優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，全面組建科學(xué)化、專業(yè)化的實物檔案征集人才隊伍。三是擴(kuò)大征集范圍。全面優(yōu)化征集方法，領(lǐng)導(dǎo)小組工作人員要定期走訪文化部門與紅色展館，建立合作機(jī)制，促進(jìn)協(xié)同發(fā)展。

3.2 建立健全實物檔案管理體系

一是提高管理意識。把實物檔案征集管理工作作為服務(wù)黨和國家工作大局、豐富人民群眾精神生活的重要舉措，進(jìn)一步明確實物檔案管理的任務(wù)與責(zé)任，細(xì)化推進(jìn)措施，完善工作機(jī)制，確保檔案收集管理與開發(fā)利用工作落實落地。二是強(qiáng)化制度建設(shè)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》與《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》等法律、規(guī)范，結(jié)合自身工作實際，建立完善的實物檔案管理工作實施細(xì)則，確保管理全流程有章可循、精準(zhǔn)規(guī)范。三是加強(qiáng)整體調(diào)度。面向基層檔案部門及相關(guān)單位檔案業(yè)務(wù)科室，定期召開實物檔案征集工作專題會與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)會，加強(qiáng)溝通協(xié)作，創(chuàng)新工作方法，進(jìn)一步強(qiáng)化指導(dǎo)服務(wù)，統(tǒng)一接收標(biāo)準(zhǔn)、格式和要求，及時解決工作中出現(xiàn)的問題和困難。例如，印章檔案管理。要建立完善的印章檔案管理備案制度，明確劃分印章檔案的收集范圍和利用范圍，對印章的征集、使用和歸還全程監(jiān)督，對于管理過程中出現(xiàn)的問題及時處理，嚴(yán)禁印章亂用與濫用，保證印章檔案材料的完整性。另外，在檔案主管部門建立印章實體檔案管理制度的同時，還應(yīng)對過去生成印章刻制申請、印章印模、管理員信息和用印登記等印章材料檔案的歸檔與保存建立相應(yīng)的管理制度，為后期印章檔案的有效開發(fā)與利用打下良好基礎(chǔ)[4]。

3.3 切實加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)開發(fā)

在實物管理過程中，深度利用虛擬現(xiàn)實等技術(shù)建立數(shù)字資源庫，避免其頻繁調(diào)用搬運(yùn)，大大降低其損壞概率并提高安全性與可靠性，同時也可將實物檔案進(jìn)行統(tǒng)一化和規(guī)范化管理，徹底解決過去檔案載體雜亂、復(fù)雜和無法復(fù)制備份等問題。通過建立規(guī)范化、合理化的實物檔案數(shù)字化加工體系，實現(xiàn)管理人員及參觀者通過點擊網(wǎng)頁進(jìn)行全景觀看、三維瀏覽或?qū)崟r瀏覽，其中涉及技術(shù)有以下幾方面：一是360全景技術(shù)。通過數(shù)碼相機(jī)將實物檔案進(jìn)行無死角拍攝，并利用軟件將各角度照片拼接、修復(fù)與整合，構(gòu)建三維模式，形成3D對象，使其在網(wǎng)上可交互、可瀏覽。同時依托此技術(shù)可對整體檔案館或者展覽館進(jìn)行三維成像，將其更加直觀、廣泛地呈現(xiàn)在大眾面前，讓參觀者對建筑空間結(jié)構(gòu)和具體細(xì)節(jié)表象特征有更深入的了解，身臨其境地感受檔案的魅力。二是Web3D技術(shù)。即是三維網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，依托Cult3D等建模技術(shù)打造3D區(qū)域場景，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，使得檔案利用者通過瀏覽界面的要求，通過鼠標(biāo)點擊網(wǎng)站中展館的信息，便可處在虛擬現(xiàn)實的 3D 場景當(dāng)中瀏覽和欣賞實物檔案，增加互動感與觸摸感，帶給人沉浸式體驗。三是虛擬漫游技術(shù)。借助計算機(jī)仿真技術(shù)建立真實檔案與虛擬場景漫游空間，真正做到以數(shù)字化形式將三維的實物檔案呈現(xiàn)出來，讓參觀者能夠在虛擬場景中漫游，借助圖文與視頻等多種方式深入了解各類檔案的歷史及實際價值，豐富人們獲取和感知信息渠道，也為資源共享和跨時空交流提供諸多便利。

3.4 全面應(yīng)用新時代信息化技術(shù)

一是檔案主管部門要向上級單位積極爭取財政資金。結(jié)合實物檔案管理工作的實際需求，定期匯報相關(guān)業(yè)務(wù)開展情況，加強(qiáng)實物檔案信息化管理建設(shè)與大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的程度。二是著力打造信息化的優(yōu)秀團(tuán)隊。通過外出研學(xué)與專家授課等方式定期開展繼續(xù)教育培訓(xùn)活動，助力員工創(chuàng)新實物檔案管理服務(wù)模式，進(jìn)而滿足大數(shù)據(jù)時代社會群眾對實物檔案的多樣化需求。三是引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。充分利用大數(shù)據(jù)、云計算、OCR和區(qū)塊鏈等技術(shù)，為社會呈現(xiàn)智慧化實物檔案管理的服務(wù)模式，推進(jìn)以大數(shù)據(jù)為核心的實物檔案信息化管理平臺建設(shè)，通過建模技術(shù)建立電子實物檔案數(shù)據(jù)庫，切實改變檔案人員管理方式與利用者的參觀模式，提高不同于一般陳列的視覺體驗，加強(qiáng)實物檔案資源信息的實時性、交互性、安全性與數(shù)字化水平，為后期挖掘?qū)嵨餀n案信息資源價值、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)打下良好基礎(chǔ)[5]。四是優(yōu)化元數(shù)據(jù)管理。在數(shù)字化背景下，做到實物檔案描述、作者和日期等信息的有效管理與檢索，相關(guān)部門單位要制定并實施統(tǒng)一科學(xué)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，保證其一致性與結(jié)構(gòu)化存儲，同時利用自動化工具和軟件向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫添加信息，不僅便于后期管理員及用戶快速搜索和便捷利用，還減少因人為手動錄入造成的不可避免的錯誤，最大限度地保證元數(shù)據(jù)的真實性與可操作性。五是加強(qiáng)印章檔案信息化管理。與其他類型實物檔案相比，由于印章檔案的權(quán)威性和特殊性，具有較強(qiáng)的法律效力，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對其檔案資源信息進(jìn)行高效管理與安全檢索。部門單位可在通過數(shù)字檔案管理利用平臺對印章檔案進(jìn)行信息化閉環(huán)管理，對于印模留存、印章刻制、印章利用、蓋章文件和失效印章歸檔管理環(huán)節(jié)進(jìn)行集中整合，嚴(yán)格遵循成套管理原則[6]。在利用過程中要全程監(jiān)控，明確具體流程，對不同級別的管理員設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，對平臺設(shè)置漏洞掃描、防火墻和殺毒軟件保障系統(tǒng)安全，同時采取人員審核、數(shù)字簽名和訪問限制等安全手段，實現(xiàn)無紙化、科學(xué)化、合理化和規(guī)范化開發(fā)利用，實現(xiàn)印章數(shù)據(jù)資源利用的安全性與便利性，進(jìn)而全面優(yōu)化印章檔案的管理水平和管理效能。

綜上所述，通過虛擬現(xiàn)實等現(xiàn)代化技術(shù)實現(xiàn)實物檔案的開發(fā)利用與共享推廣，可最大限度地擴(kuò)大實物檔案的育人價值與文化效益，檔案工作人員要緊跟時代潮流，轉(zhuǎn)變思想，在建立健全檔案管理體系、拓寬實物檔案利用途徑和推進(jìn)整體工作數(shù)字化建設(shè)上下功夫，進(jìn)一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，從而不斷擴(kuò)大檔案工作的影響力和服務(wù)能力，真正實現(xiàn)檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[5]歷佳.增強(qiáng)現(xiàn)實技術(shù)在實物檔案數(shù)字化展覽中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2022（05）：111-112.

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作者簡介：王珺，大學(xué)學(xué)歷，云南省紅河州檔案館助理館員，工作及研究方向：實物檔案管理。