異地辦學(xué)高校辦公自動(dòng)化建設(shè)實(shí)踐
——以浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院為例

文/浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院黨政辦公室 馬利文

異地辦學(xué)高校辦公自動(dòng)化建設(shè)實(shí)踐
——以浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院為例

文/浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院黨政辦公室 馬利文

本文以浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院為例，根據(jù)異地辦學(xué)高校辦公業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，進(jìn)行了學(xué)校特色的個(gè)性定制，逐步建設(shè)成為具有可操作性、可靠性、標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)同辦公平臺(tái)的經(jīng)驗(yàn)和做法。

異地辦學(xué)；高校；辦公自動(dòng)化；實(shí)踐

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院是由寧波市人民政府和浙江大學(xué)合作創(chuàng)辦的地方本科院校，作為異地辦學(xué)的高校之一，需要解決杭甬兩部分人員的辦公需求。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的辦公模式，消除了地域的阻隔。高校管理人員運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)旨在創(chuàng)造一個(gè)集成的辦公平臺(tái)，讓所有的辦公人員消除地域的阻隔，都在同一個(gè)桌面環(huán)境下協(xié)同工作。2010年，學(xué)校辦公室開始設(shè)計(jì)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，2012年各主要模塊正式投入運(yùn)行，在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上根據(jù)異地辦學(xué)高校辦公業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，進(jìn)行了學(xué)校特色的個(gè)性定制，逐步建設(shè)成為具有可操作性、可靠性、標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)同辦公平臺(tái)。目前，學(xué)校OA由我的首頁、個(gè)人事務(wù)、公文處理、會(huì)議管理、綜合事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)日程、公共信息七大一級(jí)模塊組成，集校外來文管理、校內(nèi)發(fā)文管理、校內(nèi)請(qǐng)示報(bào)告、督辦管理、院長信箱管理、會(huì)議申請(qǐng)審批、校領(lǐng)導(dǎo)日程安排等辦事功能于一體，已實(shí)現(xiàn)與校園信息門戶、學(xué)校短信平臺(tái)等系統(tǒng)集成的全方位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

一、化繁為簡：依章辦事、精簡流程

傳統(tǒng)的辦公模式以紙張為信息傳送的媒介，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將辦公模式從紙質(zhì)傳送轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游臋n為媒介傳送。在使用OA前，大多數(shù)業(yè)務(wù)需要辦公室人員通過打印、復(fù)印、郵件等進(jìn)行處理，有些公文會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出差、開會(huì)等延誤辦理時(shí)間，如何結(jié)合辦公室工作相關(guān)的制度，將OA設(shè)計(jì)和建設(shè)成擺脫紙質(zhì)流轉(zhuǎn)、又與相關(guān)制度一致的電子流程，浙江大學(xué)寧波理工學(xué)院主要從辦文、辦事、辦會(huì)三個(gè)方面進(jìn)行了OA流程再造。

（一）學(xué)校文件擬制。結(jié)合2012年國家對(duì)公文處理政策的調(diào)整，修訂了學(xué)校公文處理辦法，將電子公文處理納入到修訂條例中。以發(fā)文管理為例，實(shí)現(xiàn)了通過OA系統(tǒng)產(chǎn)生一份文件的全過程：起草公文、填寫發(fā)文稿紙、部門會(huì)簽、辦公室核稿、校領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、校領(lǐng)導(dǎo)修改或簽發(fā)公文、排版印制和發(fā)布公文。發(fā)文管理電子化流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵問題是能否將文件的修改痕跡作為歷史記錄保存下來，在學(xué)校OA系統(tǒng)建設(shè)中利用發(fā)文插件（公文正文采用微軟的word文檔編輯），充分實(shí)現(xiàn)了文件文檔的修改痕跡的多人不同顏色修訂模式保存，替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)批示。最后領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，直接進(jìn)入網(wǎng)上文件編號(hào)、網(wǎng)上套紅、網(wǎng)上排版、網(wǎng)上校對(duì)、網(wǎng)上公布、網(wǎng)上分發(fā)等環(huán)節(jié)，替代了傳統(tǒng)的文員錄入、人工校對(duì)、印制等環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。同時(shí)利用OA與學(xué)校辦公網(wǎng)集成的功能，同步將主動(dòng)公開的公文在學(xué)校文件中發(fā)布，供全校師生查閱。每一份公文從草擬到最后成文，每個(gè)節(jié)點(diǎn)上誰在處理都可以全程追溯。同時(shí)，OA集成學(xué)校短信平臺(tái)系統(tǒng)，對(duì)超過辦理時(shí)限的流程節(jié)點(diǎn)人員進(jìn)行系統(tǒng)短信提醒或管理員定向短信催辦，減少了公文流轉(zhuǎn)中人為的延誤。

（二）校內(nèi)請(qǐng)示報(bào)告。傳統(tǒng)的校內(nèi)請(qǐng)示報(bào)告，需要各單位辦公室人員將已成文的請(qǐng)示或報(bào)告，送本單位負(fù)責(zé)人審核簽字，并加蓋單位公章，然后復(fù)印多份呈送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門辦理，耗時(shí)、費(fèi)事，遇到部門間意見不一致時(shí)，還需要召開協(xié)調(diào)會(huì)議再?zèng)Q定。采用OA后，各單位向?qū)W校呈報(bào)的請(qǐng)示或報(bào)告，都可以在同一個(gè)平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)，單位需求、部門意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、請(qǐng)示事項(xiàng)回復(fù)、辦理進(jìn)程都一目了然，如同網(wǎng)上會(huì)議，請(qǐng)示是否可行，報(bào)告內(nèi)容共享，都可以通過學(xué)校辦公室上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)解決。

（三）會(huì)議申請(qǐng)審批。根據(jù)學(xué)校會(huì)議管理辦法，將學(xué)校會(huì)議室通過OA平臺(tái)實(shí)現(xiàn)預(yù)約申請(qǐng)，由會(huì)議室管理員審批，申請(qǐng)通過后以短信形式回復(fù)申請(qǐng)人預(yù)約結(jié)果。這樣大大提高了學(xué)校會(huì)議室的使用率，省去了工作人員電話詢問會(huì)議室閑忙、設(shè)備預(yù)借等情況。通過OA平臺(tái)會(huì)議管理系統(tǒng)就可查看會(huì)議室使用情況。

二、化虛為實(shí)：平臺(tái)應(yīng)用、共建共享

學(xué)校辦公室作為一個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，工作中涉及多部門協(xié)同辦理的事項(xiàng)時(shí)，往往比較難協(xié)調(diào)。將難協(xié)調(diào)但又有時(shí)限的事項(xiàng)，通過OA登記，按照不同內(nèi)容，再根據(jù)部門職責(zé)予以分送，由職能部門提出處理意見，充分協(xié)商，達(dá)成一致；不能取得一致意見的，列出各方理據(jù)，提出辦理建議。對(duì)于多方爭執(zhí)不下的事項(xiàng)，最后由學(xué)校辦公室提出意見或建議，報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審批，從而形成良好的工作作風(fēng)，提高辦事效率，提升群眾滿意度。

（一）信訪平臺(tái)：你反映，我回應(yīng)?！霸洪L信箱”作為公開的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，很多學(xué)校都流于形式，未能及時(shí)回復(fù)來信者，回復(fù)內(nèi)容也很官方。如果師生要約見校領(lǐng)導(dǎo)反映問題，對(duì)于大多數(shù)來辦事或反映問題的師生來說，根據(jù)現(xiàn)有的《校領(lǐng)導(dǎo)接待群眾來訪工作辦法》辦理，要填表登記預(yù)約，第一感覺會(huì)很繁瑣，有的匯報(bào)內(nèi)容也不好把握尺度。對(duì)于辦公室工作人員來說，辦公室工作頭緒多，事無巨細(xì)，樁樁件件都需要根據(jù)規(guī)章制度來辦。使用OA后，可以將這些問題都通過人機(jī)對(duì)話消除，將網(wǎng)上院長信箱來信涉及職能部門辦理的事項(xiàng)，通過OA“院長信箱管理”登記、批辦后實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)，及時(shí)辦理并反饋群眾來信中反映的問題。

（二）收文平臺(tái)：你來文，我辦理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的政府機(jī)關(guān)開始使用OA來下發(fā)公文。收到校外公文的渠道不同，有的是通過政府專線下發(fā)，有的是通過信件寄送，有的是通過傳真急辦，不管是什么方式，都通過校內(nèi)OA收文管理平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一登記、批示、抄辦、催辦、答復(fù)，這樣可以避免文件丟失、漏收文件、延誤辦理等情況的發(fā)生。收文管理分為學(xué)校收文和部門收文兩個(gè)應(yīng)用，學(xué)校收文由學(xué)校辦公室專人負(fù)責(zé)收文登記和流轉(zhuǎn)，部門收文由各部門或二級(jí)學(xué)院辦公室專人負(fù)責(zé)收文登記和流轉(zhuǎn)。同時(shí)，在設(shè)計(jì)收文登記表單時(shí)將公文必備的要素涵蓋其中，將標(biāo)題、文號(hào)、來文單位、成文日期、正文、密級(jí)、緊急程度、限辦日期、頁數(shù)等關(guān)鍵信息在表單中呈現(xiàn)，有利于承辦部門及時(shí)辦理，有利于檢索時(shí)抓取關(guān)鍵信息。

三、化零為整：集思廣益、共謀發(fā)展

學(xué)校辦公室上對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)，下對(duì)各個(gè)職能部門，發(fā)揮中間的橋梁作用，政令暢通十分關(guān)鍵。辦公室工作需要有敢想大事、能做小事、不怕雜事、善解難事的工作態(tài)度，將大事、小事、雜事、難事都化零為整，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，落深、落細(xì)、落實(shí)。

（一）領(lǐng)導(dǎo)日程。鑒于學(xué)校小機(jī)關(guān)、大學(xué)院的規(guī)劃布局，學(xué)校辦公室工作人員少，校領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)多，無法一一對(duì)應(yīng)服務(wù)，開發(fā)OA平臺(tái)校領(lǐng)導(dǎo)日程平臺(tái)時(shí)，就將此日程的編輯權(quán)限同時(shí)開放給校領(lǐng)導(dǎo)本人，對(duì)于需要辦公室安排的日程，由辦公室人員添加填寫，對(duì)于校領(lǐng)導(dǎo)自己的日程安排，由校領(lǐng)導(dǎo)本人添加填寫。最后，所有校領(lǐng)導(dǎo)的一周日程安排以表單形式匯總呈現(xiàn)。通過權(quán)限設(shè)置，將領(lǐng)導(dǎo)日程開放給所有校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校辦公室人員查看。在協(xié)調(diào)校領(lǐng)導(dǎo)參加相關(guān)活動(dòng)時(shí)，這樣大大提高了工作效率，同時(shí)一定程度上起到了日程安排提醒的作用。

（二）督辦管理。為及時(shí)貫徹落實(shí)學(xué)校黨政聯(lián)席會(huì)議、黨委會(huì)決定事項(xiàng)，切實(shí)解決學(xué)校黨政聯(lián)席會(huì)議、黨委會(huì)討論通過的擬印發(fā)文件會(huì)簽時(shí)間長，文件修改、審核、報(bào)批環(huán)節(jié)工作效率低，對(duì)文件是否落實(shí)到位缺乏經(jīng)常性督促檢查等問題，設(shè)計(jì)OA督辦管理應(yīng)用，將會(huì)議決定事項(xiàng)、校領(lǐng)導(dǎo)批示事項(xiàng)等，通過督辦管理平臺(tái)，傳達(dá)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，專門布置，建立臺(tái)賬，跟蹤督辦，逐一落實(shí)，并及時(shí)報(bào)告。每件督辦，件件有限期，件件有回音。這樣，事后督查，件件可追蹤，件件可督查。

（三）公共信息。將辦公室相關(guān)規(guī)章制度，通過OA平臺(tái)固化辦事流程后，對(duì)于每一位使用者來說，最需要的就是一份標(biāo)準(zhǔn)的操作手冊(cè)。設(shè)計(jì)OA平臺(tái)時(shí)，將公共信息作為一個(gè)模塊，提供所有模塊操作流程的上傳渠道，實(shí)現(xiàn)信息共享，有利于所有使用者查看，并按照原有標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。