“小聯(lián)絡(luò)”托舉“大世界”

編者按：2024年4月，首都師范大學(xué)作為唯一疆外服務(wù)高校，派出具有“北京冬奧會(huì)”“服貿(mào)會(huì)”等大型賽會(huì)服務(wù)經(jīng)歷的25名師生志愿者，來(lái)到新疆烏魯木齊，參與到第八屆中國(guó)——亞歐博覽會(huì)的籌辦中，在博覽局對(duì)外聯(lián)絡(luò)部、策劃發(fā)展部、招商招展部等6個(gè)部門(mén)參與工作，累計(jì)服務(wù)時(shí)長(zhǎng)達(dá)1.82萬(wàn)小時(shí)。絲路新機(jī)遇，亞歐新活力，志愿者們協(xié)助奏響了開(kāi)放合作的“共贏曲”，展現(xiàn)了共建“一帶一路”倡議的澎湃活力。

2024年4月至6月，我作為第八屆中國(guó)——亞歐博覽會(huì)秘書(shū)處（新疆國(guó)際博覽事務(wù)局）對(duì)外聯(lián)絡(luò)部志愿者，負(fù)責(zé)邀請(qǐng)國(guó)外重要來(lái)賓，承擔(dān)外事、禮賓與翻譯工作。主要負(fù)責(zé)對(duì)接亞美尼亞共和國(guó)、孟加拉人民共和國(guó)、加納共和國(guó)、波斯尼亞和黑塞哥維那等國(guó)家。

“小聯(lián)絡(luò)”托舉“大世界”

在接觸工作前，我一直以為國(guó)別經(jīng)辦的工作很簡(jiǎn)單，無(wú)非就是和確定參展參會(huì)的國(guó)家對(duì)接基本信息。然而在第一次部門(mén)會(huì)議中，我才深刻了解到，作為國(guó)別經(jīng)辦，我們需要全流程對(duì)接自己的經(jīng)辦國(guó)家，包括從確認(rèn)是否出席到最后的送機(jī)，全程都需要國(guó)別經(jīng)辦親自參與。因此，我此次工作最為核心的任務(wù)之一，便是邀請(qǐng)并保障我的經(jīng)辦國(guó)家政要參會(huì)。

第一通外語(yǔ)電話

為了更好地邀請(qǐng)國(guó)家政要出席，我們需要與各國(guó)駐華使館進(jìn)行電話和郵件的雙溝通，使邀請(qǐng)兼具官方性與溫度感。作為一名思想政治教育專(zhuān)業(yè)的本科生，在撰寫(xiě)雙語(yǔ)邀請(qǐng)信的時(shí)候尚可以通過(guò)字斟句酌的打磨和與同伴之間的協(xié)作完成一封官方函件。但到了電話溝通時(shí)，便是“真刀真槍”考驗(yàn)英語(yǔ)水平了。

猶記得我的第一通外語(yǔ)電話——與亞美尼亞經(jīng)濟(jì)部的負(fù)責(zé)人Ms.Lusine的通話。那是一個(gè)驚心動(dòng)魄的午后，伴隨著一個(gè)自我介紹為亞美尼亞經(jīng)濟(jì)部對(duì)接負(fù)責(zé)人的好友申請(qǐng)的，是一個(gè)電話邀約，對(duì)方表示想在兩個(gè)小時(shí)后聊聊參會(huì)細(xì)節(jié)。

看到Twohourslater（兩小時(shí)后）的時(shí)候，我內(nèi)心警鈴大作，無(wú)數(shù)種最壞的可能性在腦海中走馬燈式閃過(guò)：聽(tīng)不懂怎么辦？不會(huì)說(shuō)怎么辦？來(lái)不及猶豫，我馬上打開(kāi)文檔，先寫(xiě)了一個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹，又快速整合了手頭現(xiàn)有的所有亞博會(huì)信息，把還未翻譯的中文信息迅速譯成英文。還有什么對(duì)了！我馬不停蹄地打開(kāi)了外交部的官方網(wǎng)站，點(diǎn)開(kāi)了亞美尼亞的國(guó)家概況，仔仔細(xì)細(xì)地又過(guò)了幾遍，確保能在交流間隙應(yīng)付對(duì)方可能會(huì)出現(xiàn)的隨機(jī)寒暄。

忙完這一切，距離約定時(shí)間僅剩20分鐘了。我喝好水，清了清嗓子，坐在工位上靜靜等待電話響起。辦公室的同事知道我要打英語(yǔ)電話，也都大氣不敢出。終于！一聲微信電話鈴打破了辦公室的寂靜。當(dāng)對(duì)方說(shuō)出Hello的時(shí)候，先于緊張和膽怯的是我排練了無(wú)數(shù)遍、脫口而出的那句“Iamthecountry-focusedbusinesshandlerofthe8thChina-EuraisaExpoforRepublicofArmenia.”（我是第八屆中國(guó)—亞歐博覽會(huì)亞美尼亞共和國(guó)的國(guó)別經(jīng)辦）聽(tīng)到我的流利反應(yīng)，對(duì)方似乎也對(duì)這次溝通多了幾分信任。

接下來(lái)，她先讓我介紹了一下亞博會(huì)的基本概況，包括歷屆辦會(huì)規(guī)模、主辦單位信息等，這都是在我的預(yù)設(shè)之中的問(wèn)題，我回答得很順利。緊接著，她又讓我再次介紹了我們的優(yōu)惠政策。本以為這也只是個(gè)簡(jiǎn)單的陳述，沒(méi)想到在我說(shuō)完后，她突然問(wèn)可不可以幫忙多申請(qǐng)一些優(yōu)惠名額，爭(zhēng)取能保障更多的領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)。我有些慌神，盡量控制自己的語(yǔ)氣，表示請(qǐng)她給予我充分的信任，我會(huì)努力協(xié)調(diào)爭(zhēng)取，請(qǐng)耐心等待我的反饋。對(duì)方很滿(mǎn)意，又向我簡(jiǎn)單了解了一些新疆經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的相關(guān)情況，我的回答讓她在電話那頭不停說(shuō)“Great”“Nice”。在這通近20分鐘的電話結(jié)束后，對(duì)方對(duì)亞博會(huì)表現(xiàn)出了濃厚的興趣，并十分感謝我的幫助。沒(méi)多久，我便收獲了“喜報(bào)”：我成功邀請(qǐng)到了亞美尼亞經(jīng)濟(jì)部的兩位企業(yè)投資促進(jìn)和對(duì)外關(guān)系部門(mén)負(fù)責(zé)人前來(lái)參會(huì)。

兩個(gè)多月來(lái)，在處理了200余封英文郵件和日均四五通的雙語(yǔ)電話后，我成功邀請(qǐng)到了國(guó)會(huì)議員、駐華大使、商務(wù)參贊等多位國(guó)際政要前來(lái)參會(huì)，并完成了近10位政要的全程接待工作。接待過(guò)程中，我不僅帶領(lǐng)他們出席各個(gè)會(huì)議，還主動(dòng)承擔(dān)起了商業(yè)洽談的翻譯任務(wù)，陪同各國(guó)政要前往不同展館，幫助他們與我國(guó)各大企業(yè)進(jìn)行洽談?？吹剿麄兘粨Q一張張名片，聽(tīng)到他們一句句的“Thankyousomuchforyourhelp”（非常感謝你的幫助）的背后，是我在無(wú)數(shù)個(gè)深夜努力學(xué)習(xí)、翻譯亞博會(huì)的詳細(xì)信息與各類(lèi)商業(yè)名詞，在數(shù)不盡的清晨一個(gè)人對(duì)著鏡子模擬各類(lèi)對(duì)話場(chǎng)景的成果。

翻越“三座大山”保障國(guó)家形象館落地

走進(jìn)第八屆中國(guó)—亞歐博覽會(huì)的四號(hào)展區(qū)—共建“一帶一路”國(guó)家形象館，特色商品琳瑯滿(mǎn)目，商務(wù)洽談不絕于耳。在這50個(gè)國(guó)家和地區(qū)及國(guó)際組織、11個(gè)領(lǐng)域、6000多種產(chǎn)品順利參展的背后，離不開(kāi)每一位外聯(lián)人員日以繼夜的奮斗與付出。

在我本次經(jīng)辦的國(guó)家中，也有三個(gè)國(guó)家需要設(shè)立國(guó)家形象館。形象館成功的三大關(guān)鍵——參展商、參展產(chǎn)品以及形象館落地。因此，如何保障參展商順利參會(huì)，如何保證參展產(chǎn)品順利運(yùn)輸?shù)秸挂约叭绾未_保形象館設(shè)計(jì)獨(dú)一無(wú)二并如期落地，是我們面臨的“三座大山”。

首先，為保障參展商順利參會(huì)，需要統(tǒng)計(jì)其相關(guān)信息，如姓名、工作單位、身份證件等，以幫助其制作參會(huì)證件。由于我們對(duì)接的多是國(guó)外參展商，因此還需要專(zhuān)門(mén)為其制作簽證邀請(qǐng)函，幫助其辦理來(lái)華簽證。難以忘記，每當(dāng)收集到負(fù)責(zé)國(guó)家的人員信息時(shí)，便需要呼朋引伴，讓大半個(gè)辦公室的同伴都來(lái)幫忙一起校對(duì)Excel里的信息與其身份證、簽證信息是否一致，因?yàn)橛幸粋€(gè)字母或一個(gè)數(shù)字的填寫(xiě)錯(cuò)誤，便會(huì)導(dǎo)致審核不通過(guò)以及隨之而來(lái)的更長(zhǎng)辦理周期；難以忘記，為了幫忙辦理證件，我們每個(gè)人都化身“PS大師”，對(duì)著參展商提交的各類(lèi)迥異的證件照精修不停；難以忘記，由于參展人員的不確定性，我們?cè)诹璩咳狞c(diǎn)還堅(jiān)守在證件中心，只為第一時(shí)間拿到辦理好的證件在大家的共同努力下，幾千人的人證信息與簽證邀請(qǐng)函無(wú)一遺漏、全部正確并順利按時(shí)辦理完成，第一座大山被我們成功翻越。

其次，參展產(chǎn)品的順利到展是又一座大山。

在前期我與孟加拉國(guó)溝通時(shí)，孟方非常配合，表示將重點(diǎn)組織一個(gè)由孟加拉國(guó)紡織黃麻部部長(zhǎng)率領(lǐng)的黃麻制品代表團(tuán)參展，預(yù)計(jì)將有近千件展品。同時(shí)還將邀請(qǐng)孟加拉國(guó)議會(huì)、駐孟加拉人民共和國(guó)大使館、孟加拉人民共和國(guó)駐華大使館與孟加拉出口促進(jìn)局的多位領(lǐng)導(dǎo)共同出席。

然而，天有不測(cè)風(fēng)云。就在展會(huì)開(kāi)幕的前四天，孟加拉國(guó)東北部地區(qū)遭遇洪水侵襲。在經(jīng)過(guò)與其部長(zhǎng)秘書(shū)反復(fù)確認(rèn)后確定，由于交通等各種困難，孟方不僅參會(huì)人員銳減至原計(jì)劃人數(shù)的五分之一，國(guó)內(nèi)原定的參展產(chǎn)品也將完全無(wú)法到展。此時(shí)距離展會(huì)開(kāi)幕僅剩不到兩天的時(shí)間，相較于人員的缺席，更關(guān)鍵的問(wèn)題是產(chǎn)品的缺位會(huì)導(dǎo)致孟加拉國(guó)國(guó)家形象館開(kāi)天窗。作為孟加拉國(guó)的國(guó)別經(jīng)辦，我的腦海中只剩一個(gè)想法：如果孟方展館上沒(méi)有展品，各國(guó)政要在巡館時(shí)看到空館，會(huì)對(duì)他們的國(guó)家形象造成怎樣的影響？情急之下，在與部長(zhǎng)秘書(shū)的溝通后，我決定與孟方的各個(gè)參展企業(yè)進(jìn)行直接對(duì)接。

我先緊急擬了一封情況說(shuō)明的郵件給各個(gè)企業(yè)發(fā)了過(guò)去。也許是因?yàn)楫?dāng)時(shí)已經(jīng)是孟加拉國(guó)的晚上9點(diǎn)，我并未收到任何回復(fù)。由于開(kāi)幕迫在眉睫，在征得局里領(lǐng)導(dǎo)的同意后，我直接撥打了第一家企業(yè)的聯(lián)系電話。在十幾聲的響鈴未接后，通話自動(dòng)掛斷了。我沒(méi)放棄，又連著打了好幾次。終于在第五次撥打時(shí)，對(duì)方接起了電話。為了防止對(duì)方認(rèn)為是騷擾電話，我在接通的第一秒以最快的語(yǔ)速迅速表明了我的身份。可能是說(shuō)得太快，對(duì)方沉默了幾秒，把電話掛了。出師不利，我內(nèi)心有些許焦急。我再次撥打了對(duì)方的電話，這次在通了之后，我試圖以態(tài)度取勝，連說(shuō)了好幾遍“I'mverysorrytobotheryou，pleasedon'thangupyet.”（非常抱歉打擾你，請(qǐng)先不要掛斷）這次對(duì)方聽(tīng)明白了我打電話的目的，但可惜的是他們表示雖然很想?yún)⒓?，由于交通不便，無(wú)法將產(chǎn)品運(yùn)輸過(guò)來(lái)，這次只能先不參會(huì)了。聽(tīng)到這話，我的心涼了大半，預(yù)感其他幾家企業(yè)可能也會(huì)因?yàn)檫@個(gè)原因拒絕我。果然，后續(xù)我又打了幾十通電話，有些看到我是國(guó)外號(hào)碼直接拒接并拉黑，有些則同樣表示無(wú)法運(yùn)輸放棄參會(huì)。

在打完幾輪電話無(wú)果后，我的唯一希望寄托在了一家打了幾次未接通的企業(yè)身上，期待他們只是暫時(shí)無(wú)法聯(lián)系，還有溝通的余地。功夫不負(fù)有心人，在當(dāng)?shù)貢r(shí)間晚上11點(diǎn)多的時(shí)候，我總算聽(tīng)到對(duì)方充滿(mǎn)困意的一句“Hello？”我趕緊曉之以理動(dòng)之以情，表達(dá)出了十二分的期盼并致以最誠(chéng)懇的請(qǐng)?jiān)?，拜托?duì)方能有產(chǎn)品前來(lái)參展。終于，他們表示企業(yè)有中國(guó)區(qū)代理，可以請(qǐng)代理參會(huì)，這樣一方面確保有人員出席，另一方面可以讓人將國(guó)內(nèi)的產(chǎn)品直接隨身攜帶到展館參會(huì)，也保證了產(chǎn)品的到場(chǎng)。聽(tīng)到這話，我的眼眶幾近濕潤(rùn)，對(duì)著電話不停地表示感謝。最終，在多方共同努力下，我們?cè)?月26日凌晨1點(diǎn)接到了這位雪中送炭的中國(guó)區(qū)代理負(fù)責(zé)人，并于凌晨4點(diǎn)將展品擺放完畢。此時(shí)距離正式開(kāi)館僅剩4個(gè)小時(shí)，第二座大山終于有驚無(wú)險(xiǎn)地拿下了。

最后是保障形象館的設(shè)計(jì)獨(dú)特。作為國(guó)家形象館，不僅需要具有擺放參展產(chǎn)品的實(shí)用性，更要體現(xiàn)國(guó)家特色，展示國(guó)家風(fēng)采。此時(shí)，我不僅是亞博會(huì)與參會(huì)國(guó)家間的溝通橋梁，更是設(shè)計(jì)公司與參展商之間的聯(lián)絡(luò)“中間商”，小到每一件展品的擺放位置，大到整個(gè)展館結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)意圖在一次次的聆聽(tīng)、翻譯、修改與反饋后，最終我完成了三個(gè)形象館的協(xié)助搭建工作，合計(jì)展覽面積222m2，保障了9家企業(yè)順利參展，展示了葡萄酒、黃麻編織包、木雕、手工鼓等特色產(chǎn)品。

至此，“三座大山”全部翻越成功，我們成功實(shí)現(xiàn)國(guó)際化辦展的新突破！

共謀亞歐福祉，共創(chuàng)絲路未來(lái)

“外事無(wú)小事”。工作中，我始終以高站位、高效率、高質(zhì)量嚴(yán)格要求自己，力爭(zhēng)以個(gè)人“小實(shí)踐”講好中國(guó)“大故事”，用語(yǔ)言“小聯(lián)絡(luò)”托舉國(guó)際“大世界”。

八方來(lái)賓齊聚絲路盛會(huì)，萬(wàn)商云集共襄新疆機(jī)遇。習(xí)近平總書(shū)記指出，亞歐大陸充滿(mǎn)發(fā)展活力和潛力，是共建“一帶一路”國(guó)際合作重點(diǎn)區(qū)域。近年來(lái)，新疆充分發(fā)揮區(qū)位優(yōu)勢(shì)，積極推進(jìn)絲綢之路經(jīng)濟(jì)帶核心區(qū)建設(shè)，千年絲路已蛻變成為貫穿亞歐各國(guó)的現(xiàn)代通衢。作為新時(shí)代青年，不僅能以“首都師大人”的身份代表母校，更是以“中國(guó)——亞歐博覽會(huì)秘書(shū)處”工作人員的身份代表新疆，甚至代表祖國(guó)，為圓滿(mǎn)舉辦這場(chǎng)高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高水平的博覽會(huì)，為亞歐國(guó)家間架起溝通橋梁貢獻(xiàn)青春力量，我深感榮幸與自豪。在送別各國(guó)參會(huì)政要和參展商時(shí)，當(dāng)聽(tīng)到他們說(shuō)出“Thanksfortheinvitation”（感謝邀請(qǐng)）時(shí)，我深知這一刻，他們感受到了一個(gè)機(jī)遇無(wú)限的新疆。

青春獻(xiàn)西部，志愿連京疆。感謝我的學(xué)校、我的國(guó)家給予我此次寶貴的志愿服務(wù)經(jīng)歷。愿有朝一日，我能將青春之花，再次綻放在千年絲路之上。

責(zé)任編輯：周瑩瑩